Vahvistettujen ostotilausten muutosten tarkasteleminen ja hyväksyminen
Hankintasuunnittelun aikana kaikki vahvistettuihin ostotilauksiin tehdyt muutokset voivat vaikuttaa merkittävästi loppupään prosesseihin, kuten suunniteltuun tuotantoon, huoltotöihin tai myyntitilauksiin. Uusi Muutoksia sisältävät vahvistetut ostotilaukset -työtila tekee sellaisten muutosten tunnistamisesta ja uudelleenvahvistamisesta helppoa, joiden loppupään vaikutusten riski on pieni. Siksi hankintapäälliköt voivat keskittyä suurten vaikutusten muutoksiin arvioidakseen vaikutuksia loppupään tilauksiin ja viestiäkseen suoraan toimittajien kanssa.
Edellytykset
Muutoksia sisältävät vahvistetut ostotilaukset -työtila on oletusarvoisesti käytössä. Sen tekoälypohjaiset ja Copilot-toiminnot on kuitenkin otettava käyttöön erikseen. Jos haluat myös hyödyntää avustaja toimintoja, katso lisätietoja avustaja - ja ostotilausten muutosten hallitsemista varten sekä niiden käyttöoikeuksien käyttöoikeuksien hallinnassa.
Muutoksia sisältävät vahvistetut ostotilaukset -työtila
Avaa työtila siirtymällä kohtaan Hankinta > Työtilat > Muutoksia sisältävät vahvistetut ostotilaukset.
Työtilassa luetellaan kaikki aiemmin vahvistetut toimitusostotilaukset, joita on muutettu vahvistuksen jälkeen. Tämä helpottaa tarkistusprosessia tunnistamalla sen aikana mahdolliset vaikutukset kysyntään, kuten tuotantotyöhön, palvelutyötilauksiin ja myyntitilauksiin.
Toimitusostotilausten ja kysynnän väliset suhteet voivat perustua eri lähteisiin, kuten pääsuunnittelun tarvekohdistukseen, varastomerkintöihin ja ostotilaukset, jotka luodaan vastaamaan projekteissa ilmenevään kysyntään.
Työtilan yläosassa olevat kolme ruutua sisältävät yhteenvedon vahvistettujen ostotilausten muutoksista ja niihin liittyvistä vaikutuksista loppupään kysyntään.
- Vähäisten vaikutusten muutokset – Tämä ruutu korostaa muutokset ostotilauksiin, joilla ei ole tunnettuja vaikutuksia loppupään kysyntään. Tunnettuja vaikutuksia ei oleteta olevan, jos muutokset määrään tai toimituspäiviin eivät vaikuta näihin kysynnän tarpeisiin. Esimerkkejä näistä muutoksista ovat esimerkiksi suurempi määrä tai aiempi päivämäärä. Luotava muutosten yhteenveto auttaa arvioimaan ja tarkistamaan ostotilaukset.
- Suurten vaikutusten muutokset – Tämä ruutu korostaa ostotilaukset, joilla on tunnettuja loppupään vaikutuksia kysyntään. Nämä muutokset vedetään yhteen niiden havaittujen kysyntävaikutusten kanssa, jotta voit tutkia tilannetta tarkemmin ja päättää toteutettavista toimenpiteistä.
- Vaikutusalueen loppupään tilaukset – Tämä ruutu sisältää yhteenvedon erilaisista loppupään kysynnän tilauksista tilaustyypin kokonaismäärän mukaan. Nämä tiedot auttavat tarkastamaan mahdollisia vaikutuksia kysyntään ja tunnistamaan kaikki tästä aiheutuvat muutokset.
Jokaisessa ruudussa on Näytä-linkki. Kun valitset tämän linkin, alla kentässä näkyvät toimituksen ostotilausten muutokset sekä ruudun luokituksen ja suodattimen mukainen kysyntä.
Vahvistettujen ostotilausten muutosten tarkasteleminen
Ostajat käyttävät työtilaa vahvistettujen ostotilausten muutosten tarkastelemiseen ja hyväksymiseen. He toimivat yleensä seuraavasti.
- Tutki kaikki vahvistettuihin ostotilauksiin tehdyt muutokset ja niiden loppupään vaikutukset.
- Keskity muutoksiin, joilla on pieni loppupään vaikutusten riski.
- Tarkista muutokset, joilla on suuri loppupään vaikutusten riski.
- Tarkista loput vaikutukset loppupään kysyntätilauksiin.
Seuraavissa alikohdissa vaiheet kuvataan tarkemmin.
Vaihe 1: Tutki kaikki vahvistettuihin ostotilauksiin tehdyt muutokset ja niiden loppupään vaikutukset
Ostaja avaa ensin Muutoksia sisältävät vahvistetut ostotilaukset -työtilan ja tutkii kaikki muutokset, jotka on lähetetty käyttäen ostotilausten muutoksenhallintaprosessia. Toimittajat voivat lähettää nämä muutokset useiden kanavien välityksellä.
Kun aiemmin vahvistettua ostotilausta muutetaan, se siirretään takaisin Hyväksytty-tilaan. Työtilassa näkyvät kaikki aiemmin ostotilaukset, joita on muutettu vahvistuksen jälkeen.
Työtilassa näkyy kaksi luetteloa: yksi ostotilauksille ja toinen ostotilausriveille.
Ostotilausluettelossa näkyy ostotilauksen otsikon ostotilauksen numero, toimittaja ja pyydetty vastaanottopäivä. Voit tarkastella liittyviä tietueita valitsemalla luettelosta ostotilauksen tai toimittajalinkin.
Ostotilausrivien luettelossa näkyvät kunkin sellaisen rivin tiedot, joilla on ehdotettuja muutoksia. Nämä tiedot sisältävät nimikenumeron, tuotteen nimen, alkuperäisen määrän, uuden määrän, alkuperäisen vahvistetun vastaanottopäivän ja uuden vahvistetun vastaanottopäivän. Työtila sisältää myös hierarkianäkymän mahdollisista loppupään vaikutuksista. Viite-kenttä ilmaisee loppupään vaikutuksen tyypin, kuten tuotantotilauksen suunnitellun kanbanin, myyntitilauksen tai huoltotyötilauksen.
Vaihe 2: Keskity muutoksiin, joilla on pieni loppupään vaikutusten riski
Jotta toimenpiteet alkaisivat tehokkaasti ja vaikuttavasti, ne aloitetaan yleensä keskittymällä vaikutuksiltaan vähäisiin muutoksiin. Näillä muutoksilla ei kulloisenkin suunnitelman mukaan ole tunnettuja loppupään vaikutuksia.
Vaikutuksiltaan vähäiset muutokset -ruutu työtilan yläosassa sisältää tekoälyn luonnollisella kielellä luoman yhteenvedon muutoksista, joilla on vähäinen vaikutusten riski. Avaa vastaava suodatettu näkymä valitsemalla Näytä-linkki.
Ostaja tarkistaa muutokset ja voi sitten hyväksyä ne valitsemalla yksittäisiä tai useita ostotilauksia ja valitsemalla sitten luettelon yläpuolella olevasta työkalupalkista Vahvista ostotilaukset. Muutosten vahvistusmenettely on sama kuin ostotilauksen ensimmäistä kertaa vahvistaminen, ja se tukee eräkäsittelyä. Myös kaikki ostotilaukselle rekisteröidyt laajennukset suoritetaan.
Kun valitut ostotilaukset on vahvistettu uudelleen, ne siirretään takaisin Vahvistettu-tilaan.
Vaihe 3: Tarkista muutokset, joilla on suuri loppupään vaikutusten riski
Ostaja käyttää enemmän aikaa muutoksiin, joilla on suuri loppupään vaikutusten riksi. Näille muutoksille on määritetty loppupään tilauksia, ja loppupään vaikutus on tunnistettu.
Vaikutuksiltaan suuret muutokset -ruutu sisältää tekoälyn luonnollisella kielellä luoman yhteenvedon muutoksista, joilla on suuri vaikutusten riski. Valitsemalla Näytä-linkin voit avata suodatetun näkymän, jossa voit keskittyä näihin vaikutuksiin ja ryhtyä toimenpiteisiin.
Huomautus
Huomioon otetaan vain suoraan loppupäässä olevat vaikutukset. Välillisiä loppupään vaikutuksia, kuten muusta tuotantotyöstä riippuvaista tuotantotyötä, ei vielä oteta huomioon.
Tästä näkymästä voit ottaa yhteyttä toimittajaan sähköpostitse tai Microsoft Teamsin kautta. Järjestelmä luo toimittajan yhteyshenkilön yhteystietoja käyttäen ehdotetun viestitekstin ja lisää sen uuteen sähköpostiviestiin tai Microsoft Teamsin keskusteluun. Tämän jälkeen voit tarkastaa, päivittää ja lähettää viestin.
Kun olet ollut yhteydessä toimittajaan, voit päivittää tilausta edelleen ja lähettää sen sitten takaisin toimittajalle vahvistusta varten. Vaihtoehtoisesti voit peruuttaa tilauksen ja suunnitella vaihtoehtoista toimitusta.
Vaihe 4: Tarkista loput vaikutukset loppupään kysyntätilauksiin
Kun suurin osa tilausmuutoksista on käsitelty, ostaja voi tarkastaa jäljellä olevien avointen tilausmuutosten loppupään kokonaisvakutukset.
Vaikutusalueen loppupään tilaukset -ruutu sisältää yhteenvedon loppupään vaikutuksista. Valitsemalla Näytä-linkin voit avata suodatetun näkymän, jossa voit keskittyä näihin vaikutuksiin ja ryhtyä toimenpiteisiin.
Tässä näkymässä voit analysoida muutoksia loppupään vaikutuksen näkökulmasta ja tunnistaa ne ostotilauksen muutokset, jotka aiheuttavat vaikutuksen. Tämän jälkeen voit ryhtyä toimenpiteisiin kyseisten ostotilausten osalta.
Hyvä tapa keskittyä pakottavimpiin loppupään vaikutuksiin on lajitella ja suodattaa luettelo vaikutusten päivämäärien (loppupään tilauksen pyydetty päivämäärä) mukaan. Tämän jälkeen voit ryhtyä toimenpiteisiin olemalla yhteydessä loppupään sidosryhmien kanssa. Nämä sidosryhmät vuorostaan voivat ottaa yhteyttä vaikutuksen kohteena oleviin asiakkaisiin ja suunnitella loppupään tilaukset uudelleen.