Luo tarjouspyyntö

Tässä menettelyssä näytetään, miten tarjouspyyntö luodaan. Se on yleensä ostoedustajan tehtävä. Voit käyttää tätä menettelyä USMF-demoyrityksen tiedoilla tai omilla tiedoillasi. Ennen aloittamista on määritettävä pyyntötyypit. Kun olet suorittanut tämän tehtävän ja luonut sekä lähettänyt tarjouspyynnön, voit sitten määrittää toimittajakohtaiset vastaukset, tehdä niistä vertailun ja myöntää sopimuksen.

Valmistele uusi tarjouspyyntö

1. Siirry kohtaan Hankkiminen ja hankinta > Tarjouspyynnöt > Kaikki tarjouspyynnöt.
2. Valitse Uusi. Käytettävissä ovat seuraavat ostotyypit: ostotilaus (oletusarvo): asiakirja, jolla vahvistetaan tarjous ostaa tuotteita, tai hyväksyntä tarjouksesta myydä tuotteita maksua vastaan. Ostoehdotus: tämä tyyppi valitaan automaattisesti, jos luot tarjouspyynnön suoraan ostoehdotuksesta. Jos valitset tämän tyypin manuaalisesti, saat virhesanoman. Ostosopimus: sopimus tietyn tuotemäärän tai tietyn arvoisen tuotemäärän ostamiseksi toimittajalta tiettynä ajanjaksona. Jos valitset tämän asetuksen, ostosopimusta koskeva päivämääräväli on syötettävä.
3. Syötä Asiakirjan otsikko -kenttään arvo.
4. Syötä tai valitse arvo Pyyntötyyppi-kentässä.
   • Jos tulosmalli on liitetty pyyntötyyppiin, tämä on luotavan tarjouspyynnön oletusarvoinen pisteytystapa. Pisteytystavan voi muuttaa jälkikäteen.
   • Kirjoita päivämäärä Vastaanottopäivämäärä-kenttään.
   • Valitse päivämäärä, johon mennessä haluat saada pyydetyt nimikkeet.
   • Anna päivämäärä ja kellonaika Vanhentumispäivä ja -aika -kenttään.
   • Määritä päivämäärä ja kellonaika, johon mennessä toimittajien on vastattava tarjouspyyntöön.
5. Anna tai valitse Varasto-kentässä arvo. Oletusarvoinen toimitusosoite on varaston osoite.
6. Valitse OK.

Lisää rivejä

Kun olet määrittänyt tarjouspyynnön perustiedot, määritä tavarat tai palvelut, joihin haluat saada tarjouksen toimittajilta. Rivin oletustyyppi on nimike.

1. Syötä tai valitse arvo Nimiketunnus-kentässä. Jos käytössä on USMF, voit valita T0020.
2. Anna Määrä-kentässä numero.
3. Valitse Lisää rivi.
4. Valitse Rivin tyyppi -kenttään "Luokka". Luokkarivin tyypin avulla voi luoda tarjouspyyntöjä muille kuin varastotuotteille tai palveluille. Tavaran tai palvelun tyyppi on sitten valittava hankintaluokkien hierarkiasta.
5. Kirjoita tai valitse arvo Hankintaluokka-kenttään.
6. Kirjoita arvo Tuotteen nimi-kenttään.
7. Anna Määrä-kentässä numero.
8. Syötä tai valitse arvo Yksikkö-kenttään.

Lisää toimittajia

1. Napsauta Otsikko vaihtaaksesi rivinäkymästä otsikkonäkymään.
2. Laajenna Toimittaja-osa.
3. Napsauta kohtaa Toimittajien lisääminen automaattisesti. Voit lisätä toimittajia tarjouspyyntöön automaattisesti hankintaluokan pyydettyjen nimikkeiden perusteella. Jos riveillä oleville luokille ei ole hyväksytty toimittajia, voit lisätä toimittajat manuaalisesti.
4. Valitse Lisää.
5. Anna tai valitse arvo Toimittajatili-kentässä.
6. Valitse Lisää.
7. Anna tai valitse arvo Toimittajatili-kentässä. Kun olet valinnut toimittajan, tila on Luotu. Tämä tarkoittaa sitä, että toimittajatiedot on tallennettu tarjouspyyntöön, mutta et ole vielä lähettänyt tarjouspyyntöä toimittajalle. Voit lisätä toimittajan tarjouspyyntöön toimittajan tilasta riippumatta.

Lähetä tarjouspyyntö toimittajille

1. Valitse toimintoruudussa Lähetä. Tarkista Lähetetään tarjouspyyntöä -sivulta, että luettelo sisältää ne toimittajat, jolle haluat lähettää tarjouspyynnön.
2. Valitse Tulosta. Tämän valintaikkunan avulla voit tulostaa tarjouspyynnön. Voit tulostaa halutessasi vastauslomakkeen, jonka sisältö määritellään hankintaparametreissa Voit valita vastauslomakkeiden tulostustavan, napsauttamalla Tulostuksen lisäasetuksia, kun olet avannut Tulosta-valintaikkunan. Yksi tarjouspyyntö tulostetaan kullekin toimittajalle, joka sisältää rivit, joiden tila on Luotu tai Lähetetty. Järjestelmä ei tulosta peruutettuja rivejä eikä rivejä, joilla on rekisteröityjä vastauksia.
3. Valitse Peruuta.
4. Valitse OK.
5. Sulje sivu.
6. Sulje sivu.

Näytä tarjouspyyntöjen kirjauskansio

1. Valitse Hankinnat > Tarjouspyynnöt > Tarjouspyynnön seuranta > Tarjouspyynnön kirjauskansiot.
2. Napsauta Esikatselu/tulostus.
3. Valitse Alkuperäisen esikatselu.
4. Sulje sivu.
5. Sulje sivu.