Dokumenttien hallinta Microsoft Teams -integraatiolla

SharePointin tiedostojen hallinnan avulla voit hallita yleisiä tiedostotyyppejä, kuten Wordia, Exceliä, PowerPointia ja OneNotea. Voit myös luoda kansioita SharePointiin tallennettujen asiakirjojen tallentamista ja hallintaa varten asiakkaan osallistamissovelluksissa (kuten Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing ja Dynamics 365 Project Service Automation).

Microsoft Teamsin ja Dynamics 365:n integroinnin avulla voit käyttää tiedostojen hallintaa Microsoft Teamsin kanssa. Sen avulla käyttäjä voi yhteismuokata asiakirjoja ja synkronoida tiedostoja automaattisesti asiakkaan osallistamissovelluksiin SharePointin avulla. Kullekin vuokraajalle on yksi SharePoint-esiintymä. Dynamics 365:n tiedostot ja Microsoft Teamsin tiedostot ovat kaikki samassa SharePoint-sivustossa. Alisivustot voivat olla erilaisia, mutta juurisivusto on sama.

SharePoint-käyttöoikeuksien ja asiakkaan osallistamissovellusten käyttöoikeuksien välillä ei ole automaattista suhdetta. Jos haluat käyttää tiedostoja Microsoft Teamsin ja asiakkaan osallistamissovellusten välillä, tarvitset nimenomaisen oikeuden käyttää tiedostojen hallintaa asiakkaan osallistamissovelluksissa ja SharePointissa. Lisätietoja: Tiedostojen hallintatehtäviin tarvittavat käyttöoikeudet

Microsoft Teamsin Tiedostot-välilehden tai asiakkaan osallistamissovellusten Tiedostot-välilehden avulla voit tallentaa ja hallita tiedostoja SharePoint-palvelimen tietueen kontekstissa. Asiakirjat tallennetaan SharePoint-palvelimelle, jonka avulla Microsoft Teamsin käyttäjä voi käyttää SharePoint Serverin tiedostoja – kunhan käyttäjällä on asianmukaiset käyttöoikeudet.

Käyttäjän pääsy Microsoft Teamsin tai asiakkaan osallistamissovellusten tiedostoihin määräytyy sen SharePoint-sivuston käyttöoikeuden mukaan, johon tiedosto on tallennettu.

Huomautus

• Microsoft Teamsin vieraskäyttäjä saa virhesanoman, kun hän yrittää käyttää kiinnitettyä customer engagementmnt -sovellustietuetta.
• Käyttäjä, joka on osa Microsoft Teams -kanavaa tai ryhmää, jolla on pääsy asiakkaan osallistamissovelluksiin, ei voi käyttää tietuetta Microsoft Teamsissa.

Usein kysytyt kysymykset

1. Voivatko Microsoft Teamsin vieraskäyttäjät käyttää Dynamics 365 -sovellustietueita?

Ei, näkyviin tulee virhesanoma, kun he yrittävät käyttää kiinnitettyä tietuetta.

2. Näkevätkö Microsoft Teams -keskustelujen ja -kanavien osallistujat kiinnitetyn Dynamics 365 -sovellustietueen, jos heillä ei ole Dynamics 365 -käyttöoikeutta?

Ei, näkyviin tulee virhesanoma, kun he yrittävät käyttää kiinnitettyä tietuetta.

3. Voinko lisätä asiakirjan tietueeseeni, jos sitä ei ole kiinnitetty Microsoft Teams -kanavaan?

Se riippuu siitä, onko Dynamics 365 -vuokraajassa määritetty SharePoint-integrointi. Jos SharePoint-integrointi on käytössä, voit lisätä asiakirjan.

Jos SharePoint-integrointi ei ole käytössä, tietue on kiinnitettävä Microsoft Teams -kanavaan, muuten et voi lisätä asiakirjaa tietueeseen.

4. Mitä tapahtuu, kun lisään tiedostoja Microsoft Teams -kanavaan, joka on yhdistetty Dynamics 365 -sovellustietueeseen, ja poistan sitten jäsenen kanavasta?

Se riippuu siitä, onko käyttäjällä Dynamics 365 -sovellustietueen käyttöoikeudet.

Jos käyttäjällä on sovellustietueen käyttöoikeudet, hän voi muokata tietuetta Dynamics 365:ssä, mutta hän ei voi käyttää tiedostoja Dynamics 365:stä, SharePointista tai Microsoft Teamsista.

Jos käyttäjällä ei ole oikeutta käyttää Dynamics 365 -sovellustietuetta, käyttäjä saa virheilmoituksen, eikä hän voi käyttää tiedostoa Dynamics 365:stä, SharePointista tai Microsoft Teamsista

5. Mitä käyttöoikeuksia käyttäjä saa, kun lisään hänet Microsoft Teams -kanavaan, joka on kiinnittänyt tiedostoja ja tiedostoja, jotka on lisätty Tiedostot-välilehteen?

Se riippuu siitä, onko käyttäjällä Dynamics 365 -sovellustietueen käyttöoikeudet.

Jos käyttäjällä on Dynamics 365 -sovellustietueen käyttöoikeus, hän voi muokata tietuetta Dynamics 365:ssä ja Microsoft Teamsissa. He ovat myös lukeneet, kirjoittaneet. poistaa tiedostoja Dynamics 365:stä, SharePointista ja Microsoft Teamsista.

Jos heillä ei ole oikeutta käyttää Dynamics 365 -sovellustietuettasi, he saavat virheilmoituksen, mutta heillä on luku-, kirjoitus- ja poisto-oikeudet, kun he käyttävät tiedostoa Dynamics 365:stä, SharePointista ja Microsoft Teamsista.

6. Mikä on Microsoft Teams -tiedostot-välilehden SharePoint-sijainti verrattuna siihen liittyvään Dynamics 365 -tietueen Tiedostot-välilehteen?

Alla olevat tiedot ovat voimassa, kun SharePoint-integrointia ei ole otettu käyttöön entiteetissä Dynamics 365:ssä.

Kun lisäät tiedoston Dynamics 365 -sovellustietueesta, joka on linkitetty Microsoft Teams -kanavaan, asiakirja tallennetaan SharePoint-kansioon, jonka tiedostopolku on [Ryhmän nimi] > Tiedostot > [Kanavan nimi] > [Tiedoston nimi]. Tiedosto näkyy Microsoft Teams -kanavan Tiedostot-välilehdessä ja Dynamics 365 -sovellustietueen asiakirjaan liittyvässä ruudukossa.

Tiedoston lisääminen Dynamics 365 -sovellustietueesta, jota ei ole linkitetty Teams-kanavaan, ei ole mahdollista, koska SharePoint-integrointi ei ole käytössä.

Kun lisäät tiedoston Microsoft Teams -kanavasta, joka on linkitetty Dynamics 365 -sovellustietueeseen, tiedosto tallennetaan SharePoint-kansioon, jonka tiedostopolku on [Ryhmän nimi] > Tiedostot >[Kanavan nimi] > [Tiedoston nimi]. Tiedosto näkyy sekä Microsoft Teams -kanavan Tiedostot-välilehdessä että Dynamics-tietueen asiakirjaan liittyvässä ruudukossa.

Kun lisäät tiedoston Teams-kanavasta, jota ei ole linkitetty Dynamics 365 -sovellustietueeseen, tiedosto tallennetaan SharePoint-kansioon, jonka tiedostopolku on [Ryhmän nimi] > Tiedostot > [Kanavan nimi] > [Tiedoston nimi]. Tiedosto näkyy Microsoft Teams -kanavan Tiedostot-välilehdellä.

Kun Microsoft Teams -kanavaan on liitetty useita Dynamics 365 -sovellustietueita, tiedosto tallennetaan SharePoint-kansioon, jonka tiedostopolku on [Ryhmän nimi] > Tiedostot >[Kanavan nimi] > [Tiedostonimi]. Tiedosto näkyy Microsoft Teams -kanavassa Tiedostot-välilehdessä ja tiedostoon liittyvässä ruudukossa kaikille kanavaan liittyville Dynamics 365 -sovellustietueille.

Kun Dynamics 365 -sovellustietue on linkitetty Microsoft Teams -kanavaan, kyseiseen Microsoft Teams -kanavaan jo lisätyt tiedostot näkyvät kyseisen Dynamics 365 -sovellustietueen asiakirjaan liittyvässä ruudukossa.

Jos Dynamics 365 -sovellustietue on aiemmin liitetty Microsoft Teams -kanavaan ja käyttäjä liittää sen uuteen Microsoft Teams -kanavaan, Dynamics 365:een lisätään toinen tiedoston sijainti tietueeseen liitetylle uudelle Microsoft Teams -kanavalle. Käyttäjät voivat vaihtaa edestakaisin dokumenttien sijaintien välillä.

7. Mikä on Microsoft Teams -tiedostot-välilehden SharePoint-sijainti verrattuna siihen liittyvään Dynamics 365 -sovellustietueen Tiedostot-välilehteen?

Alla olevat tiedot ovat voimassa, kun SharePoint-integrointi on otettu käyttöön Dynamics 365 -entiteetissä.

Kun lisäät tiedoston Dynamics 365 -sovellustietueeseen, joka on linkitetty Microsoft Teams -kanavaan Microsoft Teams -kanavan tiedostosijainnista, asiakirja tallennetaan SharePoint-kansioon, jonka tiedostopolku on [Ryhmän nimi] > Tiedostot > [Kanavan nimi] > [Tiedostonimi]. Tiedosto näkyy sekä Microsoft Teams -kanavan Tiedostot-välilehdessä että Dynamics 365 -sovellustietueen asiakirjaan liittyvässä ruudukossa Microsoft Teams -kanavan asiakirjan sijainnissa.

Kun Dynamics 365 -sovellustietueeseen lisätään tiedosto, joka on linkitetty Microsoft Teams -kanavaan oletussivuston tiedostosijainnin kautta, tiedosto tallennetaan oletusarvoiseen SharePoint-sivustoon, joka on määritetty Dynamics 365 -ympäristössä. Asiakirja ei näy tietueeseen liittyvän kanavan Microsoft Teams -tiedostot-välilehdessä.

Kun Dynamics 365 -sovellustietueesta lisätään tiedosto, jota ei ole linkitetty Microsoft Teams -kanavaan, asiakirja tallennetaan oletusarvoiseen SharePoint-sivustoon, joka on määritetty Dynamics 365 -ympäristössä.

Kun lisäät tiedoston Microsoft Teams -kanavasta, joka on linkitetty Dynamics 365 -sovellustietueeseen, tiedosto tallennetaan SharePoint-kansioon, jonka tiedostopolku on [Ryhmän nimi] > Tiedostot > [Kanavan nimi] > [Tiedoston nimi]. Tiedosto näkyy sekä Microsoft Teams -kanavan Tiedostot-välilehdessä että Dynamics 365 -sovellustietueen asiakirjaan liittyvässä ruudukossa Microsoft Teams -kanavan asiakirjan sijainnissa.

Kun Microsoft Teams -kanavaan on liitetty useita Dynamics-tietueita, asiakirja tallennetaan SharePoint-kansioon, jonka tiedostopolku on [Tiimin nimi] > Tiedostot > [Kanavan nimi] > [Tiedostonimi]. Tiedosto näkyy Microsoft Teams -kanavan Tiedostot-välilehdessä ja asiakirjaan liittyvässä ruudukossa Microsoft Teams -kanavan asiakirjan sijainnissa kaikille kanavaan liittyville Dynamics 365 -sovellustietueille.

Kun Dynamics-tietue on linkitetty Microsoft Teams -kanavaan, kyseiseen Microsoft Teams -kanavaan jo lisätyt tiedostot näkyvät kyseisen Dynamics 365 -sovellustietueen asiakirjaan liittyvässä ruudukossa Microsoft Teams -kanavan asiakirjan sijainnissa.

Kun Dynamics-tietue on linkitetty Microsoft Teams -kanavaan, tiedostot, jotka on jo lisätty kyseiseen Dynamics 365 -sovellustietueeseen (oletusarvoisessa SharePoint-sivustossa, joka määritettiin Dynamics 365 -ympäristössä), tiedostot eivät näy Microsoft Teams -kanavan Tiedostot-välilehdessä ja ne pysyvät oletusarvoisessa SharePoint-sivustossa, joka on määritetty Dynamics 365 -ympäristössä.

Jos Dynamics 365 -sovellustietue on aiemmin liitetty Microsoft Teams -kanavaan ja käyttäjä liittää sen uuteen Microsoft Teams -kanavaan, Dynamics 365 -sovellukseen lisätään toinen tiedoston sijainti tietueeseen liitetylle uudelle Microsoft Teams -kanavalle. Käyttäjät voivat vaihtaa edestakaisin dokumenttien sijaintien välillä.

8. Kuka näkee minkäkin sijainnin?

Sijainnin näkemisen oikeus määräytyy käyttäjän oikeudesta kansioon SharePointissa. Jos SharePoint-kansio on luotu Microsoft Teams -kanavalla, käyttäjällä on luku- ja kirjoitusoikeudet.

9. Olen poistanut käyttäjän Microsoft Teams -kanavasta, mutta hänellä on edelleen pääsy Dynamics 365:n liittyvään tietueeseen. Miten voin rajoittaa heidän mahdollisuuttaan avata, muokata ja poistaa asiakirjaa Dynamics 365:stä?

Tiedostojen käyttöoikeus määräytyy käyttäjän SharePoint-käyttöoikeuksien mukaan. Jos haluat estää käyttäjää käyttämästä näitä tiedostoja, poista käyttäjä SharePoint-sivustosta.

10. Mitä tapahtuu, kun poistan Microsoft Teams -tilin?

Tiedostot poistetaan Dynamics 365:stä ja SharePointista.