Budjetin hallinnan määritys

  • Artikkeli

Koskee kohdetta: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Budjetin hallinta on käytettävissä lähdeasiakirjoille ja kirjanpidon kirjauskansioille. Lähdeasiakirjoja ovat ostoehdotukset, ostotilaukset, toimittajan laskut, matkustusehdotukset ja kuluraportit. Kirjanpidon kirjauskansioita ovat päivittäiset kirjauskansiot, kohdistuksen kirjauskansiot, projektin kulukirjauskansiot ja käyttöomaisuuden kirjauskansiot. Budjetin hallinnan määrityksestä riippuen lähdeasiakirjojen ja kirjanpidon kirjauskansioiden lisäkäsittely voidaan estää, kun budjetin tarkistus ilmaisee, että budjetoidut summat eivät ole käytettävissä.

Huomautus

Määritä perusbudjetointi, ennen kuin määrität budjetin hallinnan. Lisätietoja on kohdassa Lisätietoja basic budjetointi. Jos aiot käyttää budjetoinnin työnkulkuja, luo työnkulut ja liitä ne budjettikoodeihin, kun asetat perusbudjetoinnin. Lisätietoja on kohdassa Aseta Budjettityövirrat. Aseta budjetin hallinnan määritykset ennen budjettirekisterimerkintöjen lähettämistä.

Huomautus

Budjetin hallinnan määritys tarjoaa aktiivisen version ja luonnosversion. Voit muokata luonnosversiota, kun aktiivinen versio on käytössä ja budjetin hallinta on toiminnassa. Voit valita Palauta käytössä olevasta aina, kun käytät luonnosversiota. Jos kuitenkin valitset Palauta käytössä olevasta, kaikki luonnosversioon tehdyt muutokset menetetään. Jos budjetin hallinnan määritys on käytössä, sinun on napsautettava Muokkaa, jotta voit muokata budjetin hallinnan määritystä.

Määritä budjetin hallintaparametrit

  1. Napsauta kohdetta Budjetointi > Asetukset > Budjetin hallinta > Budjetin hallinnan konfiguraatio.

  2. Valitse tilirakenne. Jos tilikartassa on useita aktiivisia tilirakenteita, valitse se tilirakenne, jota käytetään tulos- tai kulutileille. Tämän tilirakenne sisältää päätilin alueen kulutileille.

    Kun valitset tilirakenteen, kaikki sen tilirakenteen budjetoinnille määritetyt taloushallinnon dimensiot näytetään Budjetin dimensiot-luettelossa.

  3. Valitse taloushallinnon dimensio ja siirrä se Budjetin hallinnan dimensiot-luetteloon.

    Voit valita budjetin hallinnan taloushallinnon dimensiot budjetoinnille määrittämistäsi taloushallinnon dimensioista. Näin voit kehittää budjetit yhdellä tasolla ja määrittää budjetin hallinnan toisella tasolla. Voisit esimerkiksi valita päätilin, osaston ja kustannuspaikan taloushallinnon dimensiot budjetoinnille ja valita sitten vain osaston ja kustannuspaikan dimensiot budjetin hallinnalle. Voit myös käyttää budjetin ohjaussääntöjä taloushallinnon dimensioiden yhdistelmien määrittämiseen budjetin hallinnalle. Katso lisätietoja tämän ohjeaiheen kohdasta "Määritä budjetin hallintasäännöt".

  4. Valitse budjetin hallinnan aikaväli, kuten Tilikausi tai Tilikauden päättymispäivämäärä.

    Budjetin hallinnan aikaväli toimii yhdessä budjettijakson kanssa ja määrittää kuinka summat lasketaan yhteen budjetin tarkistamiseksi. Jos valitset esimerkiksi Tilikausi , tilikauden kaikki tilikauden varat yhdistetään budjetin tarkistuksessa. Jos valitset Tilikauden päättymispäivämäärä tai Budjetin päättymispäivämäärä, lopetuspäivämäärä määritetään tarkistettavan lähdeasiakirjan tai kirjanpidon kirjauskansion tilikaudesta ja kirjauspäivästä.

  5. Valitse budjettijakson aikaväli, joka määrittää budjettijakson pituuden. Lisätietoja on kohdassa Budjettijaksojen määrittäminen.

  6. Valitse budjettipäällikkö, joka on budjetin työnkulut hyväksyvä käyttäjä. Toinen budjettipäällikkö voidaan määrittää budjetin ohjaussäännön avulla.

  7. Kirjoita Budjetin raja-arvo-kenttään budjetin prosenttiosuus, joka voidaan käyttää.

    Raja-arvoa voidaan käyttää varoitusten antamiseen tai budjetin käyttöoikeuksien määrittämiseen, jotta voidaan estää tiettyjä käyttäjäryhmiä ylittämästä budjetin raja-arvoa. Tämä raja-arvo voi ylittää 100 prosenttia.

  8. Valitse Näytä sanoma, kun budjetin raja-arvo ylitetään-valintaruudun valinta, jos haluat näyttää ilmoituksen, kun budjetin raja-arvo ylittyy.

Budjetin ylitysoikeuksien määrittäminen käyttäjäryhmille

Voit antaa tietyille käyttäjäryhmille oikeuden käytettävissä olevan budjetin ylittämiseen tai estää käyttäjäryhmiä ylittämästä käytettävissä olevaa budjettia tai budjetin raja-arvoja. Estä käsittely budjetin ylityksen raja-arvossa-asetusta käytetään kaikille käyttäjille, jotka eivät kuulu käyttäjäryhmään. Budjetin ohjaussääntö tai budjettiryhmä voi ohittaa tämän lomakkeen asetukset.

  1. Napsauta kohdetta Budjetointi > Asetukset > Budjetin hallinta > Budjetin hallinnan konfiguraatio.

  2. Valitse Budjetin ylitysoikeudet.

  3. Napsauta Lisää ja valitse käyttäjäryhmä.

    Huomautus

    Jos sinulla ei ole määritettyjä käyttäjäryhmiä, napsauta hiiren kakkospainikkeella Ryhmä-kenttää ja avaa Käyttäjäryhmät-lomake, jossa voit luoda ryhmiä ja lisätä käyttäjiä, napsauttamalla Näytä tiedot.

  4. Valitse Budjetin ylitysasetukset-kentässä sopiva vaihtoehto tälle käyttäjäryhmälle.

    • Estä budjetin ylittävä käsittely – tämän ryhmän käyttäjät eivät voi käsitellä budjettirekisterimerkintää, jos käytettävissä oleva budjetin saldo ei riitä kattamaan tapahtumaa.

    • Salli budjetin ylittävä käsittely – tämän ryhmän käyttäjät voivat käsitellä budjettirekisterimerkinnän, jos käytettävissä oleva budjetin saldo ei riitä kattamaan tapahtumaa.

    • Estä käsittely budjetin ylityksen raja-arvossa – tämän ryhmän käyttäjät eivät voi käsitellä budjettirekisterimerkintää, jos taloushallinnon dimensio tai kirjanpito ylittää merkinnälle määritetyn raja-arvon.

    Huomautus

    Jos budjetin raja-arvo on suurempi kuin 100 prosenttia, Estä käsittely budjetin ylityksen raja-arvossa-asetus on vähemmän rajoittava kuin Estä budjetin ylittävä käsittely.

Määritä laskelma, joka määrittää käytettävissä olevan budjettirahoituksen

Käytettävissä olevat budjettivarat-alueella, voit valita valintaruudut, jotka määrittävät käytettävissä olevista budjetin varoista vähennettävät ja niihin lisättävät summat. Alkuperäinen budjetti ja Toteutuneet kulut ovat oletusarvon mukaan valittuina, jotta oletuslaskelma on: käytettävissä olevat talousarvion varat = alkuperäinen budjetti - todelliset menot. Budjetin varojen laskelma näkyy valintaruutujen alapuolella, jotta voit tarkastella kuinka laskelma muuttuu, kun valitset valintaruutujen valintoja ja poistat niitä.

  1. Napsauta kohdetta Budjetointi > Asetukset > Budjetin hallinta > Budjetin hallinnan konfiguraatio.

  2. Valitse Käytettävissä olevat budjettivarat.

  3. Valitse Sisällytä siirtokirjaussummat-valintaruutu, jos haluat sisällyttää summia, jotka siirretään eteenpäin osana ostotilauksen tilinpäätösprosessia ja myös siirtää eteenpäin budjettirekisterimerkintöjä joiden budjettityyppi on Siirrettävä budjetti.

    Avointen ostotilausten budjettisummat voidaan siirtää eteenpäin seuraavalle tilikaudelle osana ostotilauksen tilinpäätösprosessia. Siirtokirjaus suoritetaan myös kaikille varausten budjettivarauksille. Kun laskut kirjataan siirtokirjatuille ostotilauksille, budjetin hallinta käsittelee myös todelliset kulut siirtokirjattuina summina. Tämän vuoksi kyselyt ja raportit voivat näyttää nämä summat erillään niistä summista joita ei siirtokirjattu.

  4. Voit valita seuraavien valintaruutujen avulla laskentaan sisällytettävät summat.

    Vaihtoehto

    Summat sisällytetään laskentaan

    Alkuperäinen budjetti

    Alkuperäiset budjettirekisteritapahtumat, joiden asiakirjan tila on Valmis. Mukaan sisällytetään myös Projekti-, Käyttöomaisuus-, Kysynnän ennuste- ja Tarjontaennuste-budjettityypit, joiden asiakirjan tila on Valmis, joita käsitellään alkuperäisinä budjettisummina, kun ne on siirretty muista moduuleista.

    Budjettirekisterimerkintöjen summat, joiden budjettityyppi on Alkuperäinen budjetti, Aliversio, Siirto, Siirrettävä budjetti, Projekti, Käyttöomaisuus, Kysynnän ennuste ja Tarjontaennuste.

    Preliminary budget

    Alustavat budjettirekisteritapahtumat, joiden asiakirjan tila on Valmis. Näitä käytetään luomaan alustavan budjetti, kun todellista budjettia tarkastetaan ja hyväksytään.

    [!Huomautus]
    Tämä ohjausobjekti on käytettävissä vain, jos Public Sector-konfigurointiavain on valittu.

    Budjettipäivitykset

    Budjettirekisteritapahtumat, jotka lisäävät muutoksia alkuperäisiin budjetteihin ja joiden asiakirjan tila on Valmis.

    Budjettiversioluonnokset

    Budjettirekisteritapahtumat, jotka lisäävät muutoksia alkuperäisiin budjetteihin ja joiden asiakirjan tila on Luonnos.

    Budjettisiirrot

    Budjettirekisteritapahtumat, jotka siirtävät budjettisummia yhdestä taloushallinnon dimensioarvosta toiseen ja joiden asiakirjan tila on Valmis.

    Budjettilisäysten luonnokset

    Siirtobudjettirekisteritapahtumat, jotka kasvattavat budjettia ja joiden asiakirjan tila on Luonnos.

    Budjettivähennysten luonnokset

    Siirtobudjettirekisteritapahtumat, jotka vähentävät budjettia ja joiden asiakirjan tila on Luonnos.

    Budget apportionments

    Budjettirekisteritapahtumat, joiden asiakirjan tila on Valmis. Jakoja käytetään julkisella sektorilla näyttämään erotusta budjetoitujen summien ja kulutukseen hyväksyttyjen summien välillä. Julkisen sektorin organisaation tilin alkuperäinen budjetti saattaa olla 10 000,00, ja kulutukseen on määritetty jako 5000. Vain jakosumma on kulutettavissa.

    [!Huomautus]
    Tämä ohjausobjekti on käytettävissä vain, jos Public Sector-konfigurointiavain on valittu.

    Toteutuneet kulut

    Todelliset kirjanpitoon kirjatut menot kuluraporteista, toimittajan laskuista ja kirjanpidon kirjauskansioista. Lähdeasiakirjojen tai kirjanpidon kirjauskansioiden summat sisällytetään budjetin tarkistukseen vain, jos budjetin hallinnassa on käytössä lähdeasiakirja tai kirjanpidon kirjauskansio.

    Kirjaamattomat toteutuneet kulut

    Todelliset menot, joita ei ole vielä kirjattu kirjanpitoon kuluraporteista, toimittajan laskuista ja kirjanpidon kirjauskansioista. Lähdeasiakirjojen tai kirjanpidon kirjauskansioiden summat sisällytetään budjetin tarkistukseen vain, jos budjetin hallinnassa on käytössä lähdeasiakirja tai kirjanpidon kirjauskansio.

    Varausten budjettivaraukset

    Budjettivaraukset, jotka on luotu vahvistetuille tilauksille, yleiset budjettivaraukset tai matkapyynnöt, sekä budjettirekisterin merkinnät, joilla on seuraava asiakirjan asema Valmis ja jotka käyttävät Varaus budjettityyppiä.

    Vahvistamattomien varausten budjettivaraukset

    Budjettivaraukset, jotka on luotu vahvistamattomille tilauksille, yleiset budjettivaraukset tai matkapyynnöt, sekä budjettirekisterin merkinnät, joilla on seuraava asiakirjan asema Luonnos ja jotka käyttävät Varaus budjettityyppiä. Nämä ovat manuaalisia budjettivarauksia, jotka eivät vielä sisälly koko budjettisaldoon.

    [!Huomautus]
    Jos et valitse tätä valintaruutua, budjetin tarkastukset voidaan silti suorittaa lähdeasiakirjojen luonnoksista, kuten ostotilaukset, yleiset budjettivaraukset ja matkustuspyynnöt. Budjettivarauksen summa ei kuitenkaan sisälly seuraavien lähdeasiakirjojen budjetin tarkastukseen. Voit tehdä tämän suorittaaksesi budjetin tarkastuksen asiakirjaluonnoksille vahvistettua varausta luomatta.

    Vahvistamattomien varausten budjettivarausten vähennys

    Summat, jotka vähentävät niitä summia, jotka on varattu vahvistamattomien sitoumusten maksettavaksi. Koska ostotilauksen korjaus voidaan palauttaa, tämä vaihtoehto on tarkoitettu budjettivarauksen summan vähentämiseksi ostotilauksen korjauksesta johtuen, kunnes korjaus on vahvistettu.

    Alustavien varausten budjettivaraukset

    Budjettivaraukset, jotka on luotu hyväksytyille ja vahvistetuille ostoehdotuksille, ja budjettirekisterimerkinnät joiden tila on Valmis ja jotka käyttävät Alustava varaus-budjettityyppiä.

    Vahvistamattomien alustavien varausten budjettivaraukset

    Budjettivaraukset, jotka on luotu hyväksymättömille ja vahvistamattomille ostoehdotuksille, ja budjettirekisterimerkinnät joiden tila on Luonnos ja jotka käyttävät Alustava varaus-budjettityyppiä. Nämä manuaaliset budjettivaraukset luodaan budjettirekisterimerkintöjen kautta, mutta niitä ei sisällytetä koko budjettisaldoon.

    [!Huomautus]
    Jos et valitse tätä valintaruutua, budjetin tarkastukset voidaan yhä suorittaa ostoehdotusten luonnoksille. Budjettivarauksen summa ei kuitenkaan sisälly seuraavien lähdeasiakirjojen budjetin tarkastukseen. Voit tehdä tämän suorittaaksesi budjetin tarkastuksen asiakirjaluonnoksille vahvistettua varausta luomatta.

Valitse budjetin hallinnan lähdeasiakirjat

Valitse lähdeasiakirjat-alueella voit määrittää valintaruutujen avulla budjetin hallinnan alaiset lähdeasiakirjat. Voit myös asettaa budjetin tarkastus -valintaruudut, kun lähdeasiakirjojen rivit kirjoitetaan ja tallennetaan.

Sinun tulisi täsmätä valitsemasi lähdeasiakirjat niiden valintaruutujen kanssa, jotka valitsit käytössä olevien budjettivarojen laskelmassa Käytettävissä olevat budjettivarat-alueella. Jos olet esimerkiksi valinnut Varausten budjettivaraukset-kohdan sisällytettäväksi käytettävissä olevat budjettivarat -laskelmaan, voit valita Ostotilaukset-valintaruudun. Kun budjetin tarkistus suoritetaan ostorivin summille ja tileille, varaukseen määritetty budjetin hallinnan luokka on Varaus.

Huomautus

Budjetin tarkistus suoritetaan, kun lähdeasiakirja luodaan, mutta ei silloin, kun sitä muokataan. Budjetin tarkistus suoritetaan, kun lähdeasiakirja lähetetään työnkulkuun, ja kun se on hyväksytty ja vahvistettu.

  1. Napsauta kohdetta Budjetointi > Asetukset > Budjetin hallinta > Budjetin hallinnan konfiguraatio.

  2. Valitse Valitse lähdeasiakirjat.

  3. Valitse Ostoehdotukset -valintaruutu. Järjestelmä valitsee Ostotilaukset- ja Toimittajan laskut-valintaruudun automaattisesti.

    Jos et valitse Ostoehdotukset-valintaruutua ja valitset sen sijaan Ostotilaukset-valintaruudun, järjestelmä valitsee automaattisesti Toimittajan laskut-valintaruudun.

    Voit valita Toimittajan laskut-, Matkahankinnat- ja Kuluraportit-valintaruudut muista lähdeasiakirjoista riippumatta.

    Huomautus

    Kun valitset Toimittajan laskut, budjetin hallinnassa otetaan käyttöön myös laskun kirjauskansiot, laskun hyväksymiskirjauskansiot ja laskurekisterin kirjauskansiot.

  4. Valinnaista: Jos olet julkisella sektorilla ja tulet käyttämään yleisiä talousarviovarauksia, valitse General budget reservations valintaruutu. Lisätietoja on kohdassa Set up general budget reservation rules and reservation types (Public sector).

  5. Voit valita jokaiselle lähdeasiakirjalle Ota käyttöön merkinnän rivinimikkeen budjetin hallinta-valintaruudun asettaaksesi käyttöön budjetin tarkistuksen kullekin riville, kun rivi syötetään ja tallennetaan.

    Huomautus

    Kun ostoehdotus muunnetaan ostotilaukseksi, budjetin tarkistus suoritetaan, vaikka rivitason tarkistus ei ole käytössä. Tämä vapauttaa alustavan varauksen, ja määrittää varauksen luonnokseksi. Kun järjestelmä luo ostotilauksesta laskun, se suorittaa budjetin tarkistuksen, vaikka rivitason tarkistus ei olisi käytössä.

Valitse kirjanpidon kirjauskansiot budjetin hallintaa varten

Valitse kirjanpidon kirjauskansiot-alueella voit määrittää valintaruutujen avulla budjetin hallinnan alaiset kirjanpidon kirjauskansiot. Lisäksi voit asettaa budjetin tarkistus -valintaruudut, kun kirjanpidon kirjauskansioiden rivit kirjoitetaan ja tallennetaan.

Huomautus

Budjetin tarkistus suoritetaan, kun kirjanpidon kirjauskansio luodaan, mutta ei silloin, kun sitä muokataan. Budjetin tarkistus suoritetaan, kun kirjanpidon kirjauskansio lähetetään työnkulkuun, ja kun se on hyväksytty ja kirjattu.

  1. Napsauta kohdetta Budjetointi > Asetukset > Budjetin hallinta > Budjetin hallinnan konfiguraatio.

  2. Valitse Valitse kirjanpidon kirjauskansiot.

  3. Valitse mikä tahansa seuraavista valintaruuduista ottaaksesi käyttöön budjetin hallinnan kirjanpidon kirjauskansioille:

    • Päivittäiset kirjauskansiot

    • Kohdistuskirjauskansiot

    • Projektin kulukirjauskansiot

    • Käyttöomaisuuden kirjauskansiot

  4. Voit valita jokaiselle kirjanpidon kirjauskansiolle Ota käyttöön merkinnän rivinimikkeen budjetin hallinta-valintaruudun asettaaksesi käyttöön budjetin tarkistuksen kullekin riville, kun rivi syötetään ja tallennetaan.

Liitä budjettimallit budjettijaksoihin

Voit määrittää budjettimallin budjettijaksoon, kun haluat suorittaa budjettijaksolle budjetin tarkistuksen. Budjettijaksolla voi käyttää vain yhtä budjettimallia. Budjetin tarkistus suoritetaan, kun lähdeasiakirjan tai kirjanpidon kirjauskansion budjetin hallinnassa käyttöön otettu kirjauspäivä on budjettijakson sisällä.

Huomautus

Budjettijakso on määritettävä, ennen budjettijakson ja budjettimallin liittämistä. Määritä budjettimallit-alueella voit napsauttaa Budjettimallit-linkkiä avataksesi Budjettimalli-lomakkeen ja voit napsauttaa Budjettijakson aikavälit-linkkiä avataksesi Budjettijakson aikavälit-lomakkeen.

  1. Napsauta kohdetta Budjetointi > Asetukset > Budjetin hallinta > Budjetin hallinnan konfiguraatio.

  2. Valitse Määritä budjettimallit.

  3. Valitse budjettijakson aikaväli napsauttamalla Lisää.

  4. Valitse budjettijakso.

  5. Valitse budjettimalli. Vain ne budjettimallit, jotka eivät sisällä alimalleja, ovat budjetin hallinnan käytettävissä.

Huomautus

Budjetin hallintaan käytettävä budjettijakso voidaan myös määrittää budjettijakson aikavälinä, joka valitaan budjetin ohjaussäännölle.

Määritä budjetin hallintasäännöt

Budjetin hallinta vaatii budjetin ohjaussääntöjen käyttämistä. Ne määrittävät taloushallinnon dimensioarvojen yhdistelmät budjetin hallinnalle. Jos olet valinnut budjetin hallinnalle osaston ja kustannuspaikan taloushallinnon dimensiot, voit määrittää säännöt tiettyjen osastojen ja kustannuspaikkojen yhdistelmille, joita budjetin hallinta koskee. Voit esimerkiksi määrittää Osasto = myynti ja Kustannuspaikka = *, kun * on yleismerkki, joka sisältää kaikki kustannuspaikat.

Huomautus

Ehtoa kahdessa tai useammassa säännössä, jotka kattavat samat taloushallinnon dimensioarvot, ei sallita. Jos budjetin hallinnassa otetaan käyttöön kaikki taloushallinnon dimensioarvojen yhdistelmät, voit määrittää budjetin ohjaussäännön ilman ehtoa.

Budjetin ohjaussäännöt vahvistetaan vertaamalla kirjanpitotileihin joita käytetään lähdeasiakirjan kirjanpidollisessa jaossa ja kirjanpidon kirjauskansioissa. Budjetin tarkistus suoritetaan, jos kirjanpitotilien taloushallinnon dimensiot vastaavat taloushallinnon dimensioita budjetin ohjaussäännöissä.

Hh242453.collapse_all(fi-fi,AX.60).gifEsimerkki: Budjetin ohjaussääntöjen asettaminen poikkeavan budjetin raja-arvon määrittämiseksi yhdelle osastolle

Määritä parametrit-alueella kirjoitettuja budjetin hallinnan oletusparametriarvoja käytetään, ellet määritä yksittäisille säännöille eri budjettijakson aikaväliä, budjettiväliä tai budjettipäällikköä. Voit esimerkiksi määrittää eri budjetin raja-arvon vain yhteen osastoon asettamalla kaksi budjetin ohjaussääntöä: yksi sääntö tietylle osastolle ja sen budjetin raja-arvolle, ja toinen sääntö kaikkien muiden osastojen raja-arvoille.

  1. Napsauta kohdetta Budjetointi > Asetukset > Budjetin hallinta > Budjetin hallinnan konfiguraatio.

  2. Valitse Määritä budjetin hallintasäännöt.

  3. Määritä sääntö, jossa osaston 010 budjetin raja-arvo on 90.

    1. Luo sääntö napsauttamalla Uusi ja kirjoita sitten säännön nimi ja kuvaus.

    2. Valitse Kriteeri-pikavälilehden Lisää suodatin.

    3. Valitse Missä-luettelosta Osasto taloushallinnon dimensio.

    4. Valitse Operaattori-luettelosta on ja kirjoita sitten 010 osaston numeroksi.

    5. Kirjoita Budjetin raja-arvo-kenttään 90.

  4. Määritä toinen sääntö, jossa kaikkien muiden osastojen budjetin raja-arvo on 100.

    1. Luo toinen sääntö napsauttamalla Uusi ja kirjoita sitten säännön nimi ja kuvaus.

    2. Valitse Kriteeri-pikavälilehden Lisää suodatin.

    3. Valitse Missä-luettelosta Osasto taloushallinnon dimensio.

    4. Valitse Operaattori-luettelosta on suurempi kuin sisältäen ja kirjoita 020, joka sisältää kaikki osastot, lukuun ottamatta osastoa 010.

    5. Kirjoita Budjetin raja-arvo-kenttään 100.

Hh242453.collapse_all(fi-fi,AX.60).gifEsimerkki: Käyttäjäryhmän käyttöoikeuksien määrittäminen yhdelle käyttäjäryhmälle budjetin ohjaussäännöissä

Voit määrittää budjetin ohjaussäännön tarjotaksesi yksilölliset käyttäjäryhmän käyttöoikeudet tiettyjen taloushallinnon dimension yhdistelmien budjettisummille. Jos budjetin ylityksen oletusvaihtoehto kaikille käyttäjille on Estä budjetin ylittävä käsittely, voit määrittää säännön, joka sisältää erilaisen budjetin ylityksen vaihtoehdon yhdelle käyttäjäryhmälle tietyissä taloushallinnon dimensioiden yhdistelmissä. Jos esimerkiksi määrität budjetin ohjaussäännön, jossa osaston 010 budjetin raja-arvo on 90, voit sallia yhdelle osaston 010 käyttäjäryhmälle oikeuden käsitellä budjetin ylittävät tapahtumat.

  1. Napsauta kohdetta Budjetointi > Asetukset > Budjetin hallinta > Budjetin hallinnan konfiguraatio.

  2. Valitse Määritä budjetin hallintasäännöt.

  3. Määritä sääntö, jossa osaston 010 budjetin raja-arvo on 90.

  4. Valitse Käyttäjäryhmän budjetinkäyttöoikeudet.

  5. Valitse yhdelle osaston 010 käyttäjäryhmälle Salli budjetin ylittävä käsittely-asetus Budjetin ylitysasetukset-kentässä.

    Huomautus

    Jos määrität budjettiryhmiä, sinun on valittavan budjetin ylitysasetukset, jotta voit sallia tai estää budjettiryhmän tarkastuksen, kun budjetin varat eivät ole käytettävissä. Lisätietoja on tämän aiheen kohdassa "Budjettiryhmien määrittäminen".

  6. Voit ohittaa nykyiset käyttäjäryhmän budjetin hallinnan määrityksen budjettisäännöt napsauttamalla Kopioi. Valitse käyttäjäryhmä, johon haluat kopioida ja muokkaa sitten tietyn käyttäjäryhmän budjettioikeuksia.

Valitse päätilit

Jos budjetin hallinnassa ei ole määritetty päätilin taloushallinnon dimensiota, voit valita päätilit, joissa budjetin ohjaussääntöjä käytetään. Jos päätilin taloushallinnon dimensio on määritetty budjetin ohjausdimensioksi, päätilin taloushallinnon dimensio sisältyy budjetin ohjaussääntöihin ja tämä vaihe ei ole pakollinen.

Vain ne päätilit voidaan valita, joiden tyyppi on Yhteensä, Tulos ja Kulu, koska näitä tilejä käytetään tavallisesti todellisiin menoihin. Mukaan sisällytetään tilit, joiden tyyppi on Yhteensä, koska voit kirjoittaa budjettisummat päätileille joiden tyyppi on Yhteensä.

  1. Napsauta kohdetta Budjetointi > Asetukset > Budjetin hallinta > Budjetin hallinnan konfiguraatio.

  2. Valitse Valitse päätilit.

  3. Valitse päätilit valitsemalla valintaruudut tai napsauta Valitse kaikki valitaksesi kaikki päätilit.

  4. Voit myös napsauttaa Valitse määrittääksesi kyselyn, joka suodattaa päätilien luettelon.

Valinnainen: Budjettiryhmien määrittäminen

Voit määrittää Määritä budjettiryhmät-alueella budjettiryhmät, jotka muodostavat budjettijoukon tai kokoelman taloushallinnon dimension arvoja, joiden budjetit yhdistetään sekundaariseen budjetin tarkistukseen. Budjetin ohjaussäännössä olevat taloushallinnon dimensioiden yhdistelmät tarkastetaan aina budjettisummien osalta. Jos taloushallinnon dimensioyhdistelmä löytyy myös budjettiryhmästä, budjettiryhmän tasolla suoritetaan toinen budjetin tarkistus.

Jos kaikille osastojen ja kustannuspaikkojen taloushallinnon dimensioiden yhdistelmille on olemassa budjetin ohjaussääntö, voit myös määrittää budjettiryhmän osastolle 010, joka sisältäisi kaikki osaston kustannuspaikat. Tämä budjettiryhmä yhdistäisi kaikkien osaston 010 kustannuspaikkojen budjetit. Jos ensimmäinen budjetin tarkistus epäonnistuisi osaston 010 kustannuspaikalle, järjestelmä suorittaisi toisen budjetin tarkistuksen kaikkien osaston 010 kustannuspaikkojen yhteenlasketusta budjetista.

Huomautus

Budjettiryhmälle voidaan määrittää useita ehtoja. Kaikkia ehtoja käytetään märittämään budjettiryhmän taloushallinnon dimensioiden yhdistelmät. Budjettiryhmien välillä ja budjettiryhmän jäsenille ei sallita päällekkäisiä ehtoja.

  1. Napsauta kohdetta Budjetointi > Asetukset > Budjetin hallinta > Budjetin hallinnan konfiguraatio.

    Valitse Määritä budjettiryhmät.

    Kirjanpidon nimi näkyy hierarkian ylimmällä tasolla.

  2. Luo budjettiryhmän jäsen napsauttamalla Lisää. Kirjoita budjettiryhmän nimi ja kuvaus.

    Kun lisäät ryhmän jäsenen, voit lisätä suodatusehdon, muuttaa käyttäjäryhmän käyttöoikeuksia ja muokata budjetin hallinnan oletusominaisuuksia.

  3. Valitse Kriteeri-pikavälilehden Lisää suodatin.

  4. Tässä esimerkissä valitset Missä-luettelosta Osasto-taloushallinnon dimension.

  5. Valitset Operaattori-luettelosta on ja kirjoitat sitten numeron 010 osaston numeroksi.

    Huomautus

    Jotta voit suorittaa sekundaarisen budjetin tarkistuksen, Käyttäjäryhmän budjetinkäyttöoikeudet-lomakkeen budjetin ohjaussääntöjen Budjettiryhmän tarkistuksen ylibudjetointivalinta-asetuksen on oltava asetettuna arvoon Tee budjettiryhmän tarkistus, jos budjettivaroja ei ole käytettävissä.

Valinnainen: Käyttäjäryhmien sanomatasojen määrittäminen

Määritä sanomatasot-alueella voit määrittää, että budjetin ohjauksen varoitusviestejä ei näytetä valituille käyttäjäryhmille. Valittujen käyttäjäryhmien käyttäjät saavat edelleen virhesanomia, jotka perustuvat heidän budjetin ylityksen käyttöoikeuksiin.

  1. Napsauta kohdetta Budjetointi > Asetukset > Budjetin hallinta > Budjetin hallinnan konfiguraatio.

  2. Valitse Määritä sanomatasot.

  3. Napsauta Valitse kaikki tai valitse valintaruudut niiden käyttäjäryhmien vieressä, joille ei lähetetä budjetin hallinnan varoitussanomia.

    Huomautus

    Jos käyttäjä kuuluu useaan käyttäjäryhmään ja valitset yhden ryhmän, joka sisältää kyseisen käyttäjän, käyttäjälle ei lähetetä varoitussanomia.

Ota budjetin hallinta käyttöön

Ota budjetin hallinta käyttöön-alueella voit asettaa budjetin ohjauksen luonnosmäärityksen aktiiviseksi valitsemalla Aktivoi. Kun otat budjetin hallinnan käyttöön, käytössä oleva budjetin hallinnan konfiguraatio astuu voimaan.

Huomautus

Jos poistat budjetin ohjauksen käytöstä, ne lähdeasiakirjat ja kirjanpidon kirjauskansiot, joiden tila on Luonnos, poistetaan budjetin ohjauksen seurantajärjestelmästä. Muita budjetin lisätarkistuksia ei suoriteta. Jos otat budjetin hallinnan käyttöön uudelleen, voit joutua säätämään budjettia manuaalisesti varattujen budjettimäärien korjaamiseksi.

  1. Napsauta kohdetta Budjetointi > Asetukset > Budjetin hallinta > Budjetin hallinnan konfiguraatio.

  2. Valitse Ota budjetin hallinta käyttöön.

  3. Aseta budjetin hallinnan määrityksen luonnosversio aktiiviseksi napsauttamalla Aktivoi.

    Edellinen käyttöpäivä-kentässä näkyy kuluvan päivän päivämäärä ja Käyttöönottaja-kenttä näyttää käyttäjätunnuksesi.

  4. Aloita budjetin hallinnan käyttö aktiivisella määrityksellä napsauttamalla Ota käyttöön.

    Budjetin ohjauksen tilaksi muuttuu Käytössä ja Ota käyttöön-asetus vaihtuu muotoon Poista käytöstä.