Poissaolovastausten (OOF) ymmärtäminen ja vianmääritys

OOF-poissaolovastaukset voivat olla arvoituksellisia. Miten ne toimivat? Miksi niitä ei aina toimiteta muille käyttäjille, ja mitä voi tehdä, jos niin käy? Tässä artikkelissa käsitellään OOF-poissaolovastauksia Exchange Online -määrityksen näkökulmasta. Suuri osa tästä keskustelusta koskee kuitenkin myös paikallista määritystä.

(Jos olet joskus ihmetellut, miksi "Poissa toimistosta" eli "Out of Office" on lyhennetty nimellä "OOF" eikä "OOO", katso tämä blogikirjoitus).

Mitä poissaolovastaukset ovat?

OOF-poissaolovastaukset tai automaattiset vastaukset ovat Saapuneet-kansion sääntöjä, jotka asiakasohjelma asettaa käyttäjän postilaatikkoon. OOF-säännöt ovat palvelinpuolen sääntöjä. Siksi ne käynnistyvät riippumatta siitä, onko asiakasohjelma käynnissä.

Automaattiset vastaukset voidaan määrittää seuraavasti:

• Käyttämällä Outlookin automaattista vastaustoimintoa tässä kuvatulla tavalla
• Käyttämällä muita asiakasohjelmia, kuten Outlookin verkkoversiota (OWA)
• Suorittamalla PowerShell-komennon (Set-MailboxAutoReplyConfiguration)

Järjestelmänvalvojat voivat määrittää OOF-poissaolovastauksia Microsoft 365 -hallintaportaalista käyttäjien puolesta.

Jos automaattiset vastaukset ovat käytössä, vain yksi vastaus lähetetään kullekin lähettäjälle, vaikka vastaanottaja saisi useita viestejä lähettäjältä.

Asiakasohjelmaan sisäänrakennetun OOF-toiminnon lisäksi joskus käytetään sääntöjä poissa toimistosta -viestin luomiseen.

Exchange Online Protection on suunniteltu käyttämään suuren riskin toimitusvarantoa (HRDP) OOF-poissaolovastausten lähettämiseen, koska poissaolovastaukset ovat matalamman prioriteetin viestejä.

OOF-sääntöjen tyypit

OOF-sääntöjä on kolmenlaisia:

• Sisäinen
• Ulkoinen
• Tunnetut lähettäjät (yhteystietoluettelo)

Nämä säännöt määritetään erikseen käyttäjän postilaatikossa. Kullakin säännöllä on tietty viestiluokka ja nimi. Säännön nimi on tallennettu PR_RULE_MSG_NAME-ominaisuuteen. Seuraavassa taulukossa on lueteltu kuhunkin OOF-sääntöön liittyvät viestiluokat ja nimet.

Kirjoita	Viestiluokka	PR_RULE_MSG_NAME
Sisäinen	IPM.Rule.Version2.Message	Microsoft.Exchange.OOF.KnownExternalSenders.Global
Ulkoinen	IPM.Rule.Version2.Message	Microsoft.Exchange.OOF.AllExternalSenders.Global
Tunnetut lähettäjät	IPM.ExtendedRule.Message	Microsoft.Exchange.OOF.KnownExternalSenders.Global

Huomautus

OOF-sääntöjen lisäksi myös muissa säännöissä (kuten Roskaposti-säännössä) on IPM. ExtendedRule.Message-viestiluokka. MSG_NAME-muuttuja määrittää, miten sääntöä käytetään.

OOF-säännön tiedot

Kaikkia Saapuneet-kansion sääntöjä voidaan tarkastella MFCMapi-työkalun avulla:

1. Kirjaudu työkaluun.
2. Valitse profiili, joka liittyy postilaatikkoon, jossa on OOF-säännöt.
3. Valitse tietosäilön yläosasta Saapuneet ja napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella Avaa liittyvä sisältötaulukko.

OOF-säännöt MFCMapissa:

OOF-sääntömallit MFCMapissa:

OOF-poissaolovastaushistoria

OOF-poissaolovastaus lähetetään kerran vastaanottajaa kohden. Luettelo vastaanottajista, joille OOF-poissaolovastaus lähetetään, on tallennettu OOF-historiaan, joka tyhjennetään joko, kun OOF-tila muuttuu (otetaan käyttöön tai poistetaan käytöstä) tai kun OOF-sääntöä muokataan. OOF-historia tallennetaan käyttäjän postilaatikkoon, ja sitä voi tarkastella MFCMapi-työkalulla kohdassa: Freebusy Data>PR_DELEGATED_BY_RULE.

Huomautus

Jos haluat lähettää vastauksen lähettäjälle joka kerta eikä vain kerran, voit käyttää postilaatikon palvelinpuolen sääntöä "pyydä palvelinta vastaamaan tietyllä viestillä" OOF-säännön sijaan. Tämä vaihtoehtoinen sääntö lähettää vastauksen aina, kun viesti vastaanotetaan.

OOF-ongelmien vianmääritys

Seuraavissa osioissa käsitellään tilanteita, joissa OOF-poissaolovastauksia ei lähetetä lähettäjälle. Niissä on mahdollisia korjauksia ja useimmin havaittuja OOF-määritysongelmia, joita olet saattanut kohdata.

Siirtosääntöihin liittyvät OOF-ongelmat

Jos OOF-poissaolovastausta ei ole lähetetty kaikille vuokraajan käyttäjille, syy on yleensä siirtosäännössä. Tarkista kaikki siirtosäännöt, jotka saattavat koskea kyseistä postilaatikkoa käyttämällä tämän artikkelin vaihetta 2.

Jos epäilet toimitusongelmaa, suorita viestin jäljitys Microsoft 365 -vuokraajasta. OOF-poissaoloviesteissä alkuperäisen viestin lähettäjästä tulee vastaanottaja seurannan aikana. Sinun pitäisi pystyä selvittämään, onko OOF-poissaolovastaus lähetetty ulkoiselle tai sisäiselle vastaanottajalle. Viestin jäljitys osoittaa selvästi, estääkö siirtosääntö OOF-poissaolovastauksen.

On yksi skenaario, johon kannattaa kiinnittää huomiota, kun on kyse OOF-poissaolovastauksia estävistä siirtosäännöistä. Oletetaan, että siirsit MX-tietueen kolmannen osapuolen roskapostisuodatinohjelmaan. Olet luonut siirtosäännön, joka hylkää mistä tahansa muusta IP-osoitteesta kuin kolmannen osapuolen roskapostisuodatinohjelmasta lähetetyt sähköpostiviestit.

Siirtosääntö näyttää tältä:

Kuvaus:
Jos viesti: Vastaanotettu organisaation ulkopuolelta, tee seuraavat toimet: hylkää viesti ja lisää selitys "Sinulla ei ole lupaa ohittaa MX-tietuetta!" tilakoodilla: '5.7.1' Paitsi jos viesti: lähettäjän ip-osoitteet kuuluvat johonkin seuraavista alueista: '1xx.1xx.7x.3x'
ManuallyModified: False
SenderAddressLocation: Envelope

Koska Poissa-säännöillä on tyhjä<> () palautuspolku, OOF-sääntö vastaa odottamatta siirtosääntöä ja OOF-vastaukset estetään.

Voit korjata tämän ongelman muuttamalla Vastaa lähettäjän osoitetta viestissä -siirtosäännön ominaisuudeksi Otsikko tai kirjekuori niin, että tarkistukset tehdään myös kentille Kohteesta (toiselta nimeltään Otsikko kohteesta), Lähettäjä tai Vastaanottaja. Lisätietoja postinkulun säännön ehdoista on tämän artikkelin Lähettäjät-osiossa.

JournalingReportNdrTo-postilaatikkoasetus

Jos kyseinen postilaatikko on määritetty JournalingReportNdrTo-asetuksen mukaisesti, OOF-poissaolovastauksia ei lähetetä kyseiseen postilaatikkoon. Tämä saattaa myös vaikuttaa viestien kirjaamiseen. Suositeltu käytäntö on luoda JournalingReportNdrTo-asetukselle erillinen postilaatikko. Vaihtoehtoisesti voit määrittää tietyn postilaatikon ulkoiseen osoitteeseen.

Lisätietoja tämän ongelman ratkaisemisesta on kohdassa Siirto- tai postilaatikon säännöt Exchange Onlinessa tai paikallisessa Exchange-palvelimessa eivät toimi odotetulla tavalla.

SMTP-edelleenlähetysosoite on otettu käyttöön postilaatikossa

Jos kyseessä olevan käyttäjän postilaatikossa on käytössä SMTP-edelleenlähetys, OOF-poissaolovastauksia ei luoda. Sen voi tarkistaa missä tahansa seuraavista sijainneista:

• Käyttäjän postilaatikon asetuksissa asiakasohjelmassa (kuten Outlookin verkkoversiossa):

  

• PowerShellissa:

  Get-Mailbox -Identity Daniel | fl DeliverToMailboxAndForward, ForwardingSmtpAddress, ForwardingAddress
  

  

• Käyttäjän ominaisuuksissa Microsoft 365 -portaalissa:

  

Lisätietoja tämän ongelman ratkaisemisesta on tässä artikkelissa.

OOF-poissaolovastaustyyppi, joka on määritetty etätoimialueille

Kiinnitä huomiota siihen, mikä OOF-poissaolovastaustyyppi on määritetty etätoimialueissa, koska se vaikuttaa OOF-poissaolovastaukseen. Jos OOF-poissaolovastaustyypin määritys on virheellinen, OOF-poissaolovastausta ei ehkä luoda lainkaan.

OOF-poissaolovastaustyyppejä on neljä:

• Ulkoinen
• UlkoinenVanha
• SisäinenVanha
• Ei mitään

Lisätietoja näistä OOF-poissaolovastaustyypeistä on Set-RemoteDomain-kohdan Parametrit-osion AllowedOOFType-merkinnässä.

Voit tarkistaa OOF-poissaolovastaustyypin Exchangen hallintakeskuksen>postinkulun>etätoimialueista.

Vaihtoehtoisesti voit tehdä tämän suorittamalla seuraavan cmdlet-komennon PowerShellissä:

Get-RemoteDomain | ft -AutoSize Name, DomainName, AllowedOOFType

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on yhdistelmäorganisaatio postilaatikoilla, joita ylläpidetään sekä Exchangessa paikallisesti että Exchange Onlinessa. Tässä skenaariossa vain ulkoiset viestit lähetetään paikalliseen Exchangeen, jos AllowedOOFType-arvona on Ulkoinen. Jos haluat lähettää sisäisiä OOF-poissaoloviestejä paikalliseen Exchangeen hybridiympäristössä, määritä AllowedOOFType-arvoksi SisäinenVanha.

Postilaatikon määritystasolla (ExternalAudience: Known) voit myös lähettää ulkoisia OOF-poissaolovastauksia vain henkilöille, jotka on merkitty yhteystietoihisi. Tarkista määritys suorittamalla seuraava komento:

Get-MailboxAutoReplyConfiguration daniel | fl ExternalAudience

Etätoimialue estää OOF-poissaolovastaukset

Etätoimialueissa on myös asetus, jonka avulla sallit tai estät organisaatiossasi viestit, jotka ovat asiakasohjelman sähköpostiohjelmien automaattisia vastauksia.

Tämä asetus löytyy Exchangen hallintakeskuksen>postinkulun>etätoimialueista.

Vaihtoehtoisesti voit tehdä tämän suorittamalla seuraavan cmdlet-komennon PowerShellissä:

Get-RemoteDomain | ft -AutoSize Name, DomainName, AutoReplyEnabled

Huomautus

Jos asetuksen arvo on epätosi, kyseisen toimialueen käyttäjille ei lähetetä automaattisia vastauksia. Tämä asetus on etusijalla automaattisiin vastauksiin nähden, jotka on määritetty postilaatikon tasolla tai OOF-tyypin yhteydessä (kuten edellä mainittiin). Muista, että tosi on luomiesi uusien etätoimialueiden oletusarvo ja sisäänrakennettu etätoimialue Oletus Exchange Onlinessa. Epätosi taas on oletusarvo sisäänrakennetulle etätoimialueelle Oletus paikallisessa Exchangessa.

Jos sähköpostiviesti on merkitty roskapostiksi ja lähetetty Roskaposti-kansioon, automaattista vastausta ei luoda lainkaan

Tämä on itsestään selvää.

Viestin jäljitys näyttää toimitusvirheen

Kun tutkit OOF-poissaolovastausongelmaa, saatat huomata viestin jäljityksessä seuraavan virhemerkinnän:

"550 5.7.750 Palvelu ei ole käytettävissä. Asiakasohjelma ei voi lähettää rekisteröimättömistä toimialueista."

Jos huomaat tämän merkinnän, ota yhteyttä Microsoftin tukeen saadaksesi lisätietoja siitä, miksi rekisteröimätön toimialuelohko otettiin käyttöön.

Viestin jäljitys näyttää pudotustapahtuman

Viestin jäljityksessä saattaa näkyä pudotustapahtuma, jonka kuvaus muistuttaa seuraavaa esimerkkiä:

250 2.1.5 RESOLVER.OOF.IntToExt; käsiteltiin ulkoiselle vastaanottajalle tarkoitettu sisäinen OOF

Tämä on tavallinen lokimerkintä.

Kun Exchange Online luo OOF-poissaolovastauksia, se luo ja lähettää sekä sisäisiä että ulkoisia vastauksia. Kun vastaukset lähetetään, viestit, joita ei käytetä, poistetaan. Jos esimerkiksi etätoimialueen vastaanottajille lähetettävien OOF-poissaolovastausten tyypiksi on määritetty Ulkoinen tai UlkoinenVanha, sisäinen vastaus poistetaan ja pudotustapahtuma kirjataan. Sisäisille vastaanottajille lähetettävien vastausten osalta käy samanlainen ExtToInt-tapahtuma.

Muut OOF-ongelmat

Kun luot, määrität tai hallinnoit poissaolovastauksia, saatat kohdata myös seuraavia ongelmia.

Lähetetään vanha OOF-poissaoloviesti tai OOF-viesti kaksoiskappaleena

Jos lähetät joko vanhan OOF-viestin tai viestin kaksoiskappaleena, etsi Saapuneet-kansion säännön kaksoiskappale ja poista se, jos löydät sellaisen.

Jos Saapuneet-kansion ylimääräistä sääntöä ei ole, tämä ongelma voi ilmetä myös, jos OOF-historian raja saavutetaan. OOF-historian merkintöjen enimmäismäärä on 10 000. Jos tämä raja-arvo saavutetaan, uusia käyttäjiä ei voi lisätä historialuetteloon. Tässä tilanteessa OOF-poissaolovastauksia lähetetään jatkossakin vastaanottajille, jotka eivät ole vielä luettelossa – yksi vastaus jokaista vastaanottajien lähettämää viestiä kohden. Kaikki käyttäjät, jotka ovat jo luettelossa, eivät saa OOF-poissaolovastauksia kaksoiskappaleina.

Voit kiertää tämän ongelman käyttämällä jotain seuraavista menetelmistä:

Tapa 1:

1. Poista OOF-säännöt ja OOF-sääntöjen mallit postilaatikosta. Jos haluat etsiä säännöt, katso OOF-säännön tiedot -osio.
2. Poista käytöstä postilaatikon OOF-toiminto ja ota se sitten uudelleen käyttöön.
3. Tarkista uudelleen, toimiiko OOF-ominaisuus odotetulla tavalla eikä oireita ilmene.

Tapa 2:

Jos tapa 1 ei ratkaise ongelmaa, poista OOF-poissaolovastaushistoria.

1. Poista automaattiset vastaukset käytöstä Outlookissa, jos ne ovat käytössä, ja sulje Outlook.

2. Kirjaudu MFCMapi-työkaluun ja valitse Työkalut>Asetukset.

3. Valitse seuraavat valintaruudut:

   • Käytä MDB_ONLINE-lippua kutsuessasi OpenMsgStorea
   • Käytä MAPI_NO_CACHE-lippua kutsuessasi OpenEntryä

4. Valitse Istunto>Kirjautuminen.

5. Valitse postilaatikon Outlook-profiili ja avaa se kaksoisnapsauttamalla sitä.

6. Laajenna Pääsäilö ja valitse sitten Freebusy Data.

7. Napsauta Muut nimet -sarakkeessa hiiren kakkospainikkeella PR_DELEGATED_BY_RULE-ominaisuutta, jossa on 0x3FE30102-tunniste, osoita kohtaa Muokkaa virtana ja valitse sitten Binaari.

8. Valitse kaikki teksti Virta (binaari) -ruudussa ja poista se.

Kaksi erilaista OOF-poissaoloviestiä lähetetään

Jos lähetetään kaksi erilaista OOF-viestiä, etkä huomaa ylimääräistä Saapuneet-kansion sääntöä, syyllinen on todennäköisesti OOF-sääntö Outlook-asiakasohjelmassa. Voit tarkistaa kyseisen säännön ja poistaa sen seuraavasti:

1. Valitse Outlook-asiakasohjelmassa Tiedosto>Automaattiset vastaukset>Säännöt.

2. Valitse OOF-sääntö ja valitse sitten Poista sääntö.

   

Automaattisia vastauksia ei voi ottaa käyttöön, ja saadaan virhesanoma

Kun yrität käyttää automaattisia vastauksia Outlook-asiakasohjelmasta, saat seuraavan virhesanoman:

"Automaattisen vastauksen asetuksia ei voi näyttää, koska palvelin ei ole tällä hetkellä käytettävissä. Yritä myöhemmin uudelleen."

Voit rajata ongelman tekemällä seuraavat toimet:

• Varmista, että EWS-protokolla on käytössä postilaatikossa. OOF-poissaolovastaukset perustuvat tähän protokollaan. (Huomaa, että protokollan uudelleen käyttöön ottamiseen voi mennä useita tunteja.)

• Ota OOF-ominaisuus käyttöön suorittamalla seuraava cmdlet-komento:

  Set-MailboxAutoReplyConfiguration <identity> -AutoReplyState Enabled
  

• Tarkista, toimiiko OOF-ominaisuus odotetulla tavalla.

• Jos ongelma jatkuu, tarkista postilaatikon sääntökiintiö:

  Get-mailbox -identity <mailbox> | fl RulesQuota
  

  

  RulesQuota-parametrin enimmäisarvo on oletusarvoisesti 256 kt (262 144 tavua). Tämä määräytyy sääntöjen koon, ei sääntöjen määrän mukaan.

• Poista OOF-säännöt ja OOF-sääntöjen mallit postilaatikosta. Jos haluat etsiä säännöt, katso OOF-säännön tiedot -osio. Kun olet poistanut säännöt, voit ottaa OOF-ominaisuuden uudelleen käyttöön ja testata uudelleen.

Automaattinen vastaus lähetetään, vaikka OOF olisi poistettu käytöstä

Joissakin tilanteissa OOF-viestejä lähetetään edelleen, vaikka ominaisuus on poistettu käytöstä. Näin voi käydä, jos sääntö luodaan manuaalisesti käyttämällä OOF-mallia.