Säilytä tai poista sisältöä säilytysotsikon avulla automaattisesti

Microsoft 365 :n käyttöoikeusohjeet suojauksen & vaatimustenmukaisuuteen.

Huomautus

Tätä skenaariota ei tueta sääntelytietueissa tai oletusotsikoissa järjestelyrakenteelle, kuten tiedostojoukolle tai kirjastolle SharePointissa tai Exchangen kansiolle. Nämä skenaariot edellyttävät julkaistua säilytystunnistekäytäntöä.

Yksi säilytystunnisteiden tehokkaimmista ominaisuuksista on kyky käyttää niitä automaattisesti määritettyjä ehtoja vastaavaan sisältöön. Tässä tapauksessa organisaatiosi käyttäjien ei tarvitse käyttää säilytystunnisteita. Microsoft 365 tekee työn heidän puolestaan.

Säilytystunnisteita käytetään automaattisesti, koska:

  • Sinun ei tarvitse kouluttaa käyttäjiäsi kaikissa luokitteluissasi.
  • Sinun ei tarvitse luottaa siihen, että käyttäjät luokittelevat kaiken sisällön oikein.
  • Käyttäjien ei enää tarvitse tietää tietojen hallintakäytännöistä – he voivat keskittyä työhönsä.

Voit käyttää säilytysotsikoita sisällössä automaattisesti, kun kyseisessä sisällössä ei ole vielä käytössä säilytystunnistetta ja se sisältää luottamuksellisia tietoja, avainsanoja tai haettavia ominaisuuksia tai vastaavuutta harjoitettavia luokituksia varten. Nyt esikatselussa voit myös käyttää säilytystunnistetta automaattisesti SharePointiin tai OneDriveen tallennetuissa pilvipalveluliittikeissä.

Vihje

Tunnista Teams-kokoustallenteet ja kohteet, joissa on käytössä luottamuksellisuustunniste, haettavien ominaisuuksien avulla.

Prosessit, joiden avulla säilytystunniste otetaan automaattisesti käyttöön näiden ehtojen perusteella:

Roolien ja tehtävien kaavio automaattisesti käytössä oleville otsikoille.

Noudata seuraavia ohjeita kahdelle järjestelmänvalvojan vaiheelle.

Huomautus

Automaattiset käytännöt käyttävät palvelupuolen tunnisteita ehdoilla, jotta säilytysotsikot otetaan automaattisesti käyttöön kohteissa. Voit myös ottaa automaattisesti käyttöön säilytysmerkinnän otsikkokäytännöllä, kun teet seuraavaa:

  • Säilytysotsikon käyttäminen asiakirjan tietoja SharePoint Syntex
  • Käytä oletusarvoista säilytysotsikkoa SharePointissa ja Outlookissa
  • Säilytysotsikon käyttäminen sähköpostissa Outlook-sääntöjen avulla

Katso nämä skenaariot kohdasta Julkaise säilytystunnisteet ja ota ne käyttöön sovelluksissa.

Alkuvalmistelut

Organisaatiosi yleisellä järjestelmänvalvojalla on täydet oikeudet luoda ja muokata säilytystunnisteita ja niiden käytäntöjä. Jos et ole kirjautumassa sisään yleisenä järjestelmänvalvojana, katso tietueiden hallinnan tai tietojen elinkaaren hallinnan käyttöoikeustiedot käyttämästäsi ratkaisusta riippuen.

Varmista, että olet luonut säilytysotsikot , joita haluat käyttää kohteissa.

Säilytysotsikon käytännön luominen automaattisesti

Päätä ennen säilytysotsikon käytännön luomista, onko se mukautuva vai staattinen. Lisätietoja on kohdassa Mukautuvat tai staattiset säilytyskäytännön vaikutusalueet. Jos päätät käyttää mukautuvaa käytäntöä, sinun on luotava vähintään yksi mukautuva vaikutusalue, ennen kuin luot säilytysotsikon käytännön, ja valittava ne sitten säilytysotsikon luomisen käytäntöprosessin aikana. Katso ohjeet artikkelista Mukautuvien käyttöalueiden määritystiedot.

Kun luot automaattisen ota käyttöön -käytännön, valitset säilytysotsikon, jota käytetään sisällössä automaattisesti määrittämissäsi ehdoissa.

  1. Siirry Microsoft Purview -yhteensopivuusportaali johonkin seuraavista sijainneista:

    • Jos käytät tietueiden hallintaa:

      • Ratkaisuja > Tietueiden hallinta > Otsikkokäytännöt-välilehti > Lisää selite automaattisesti
    • Jos käytät tietojen elinkaaren hallintaa:

      • Ratkaisuja > Tietojen elinkaaren hallinta > Microsoft 365 > Otsikkokäytännöt-välilehti > Lisää selite automaattisesti

    Etkö näe ratkaisuasi heti siirtymisruudussa? Valitse ensin Näytä kaikki.

  2. Kirjoita nimi ja kuvaus tälle automaattisen tunnisteen käytännölle ja valitse sitten Seuraava.

  3. Valitse Valitse sisältötyyppi, johon haluat käyttää tätä selitettä, valitse jokin käytettävissä olevista ehdoista. Lisätietoja valinnoista on tämän sivun kohdassa Ehtojen määrittäminen säilytysotsikoille automaattisesti .

  4. Valitse Valitse luotavan säilytyskäytännön tyyppi -sivulla Mukautuva tai Staattinen riippuen ennen aloittamista -ohjeiden valinnasta. Jos et ole vielä luonut mukautuvia vaikutusalueita, voit valita Mukautuvat , mutta koska valittavissa olevia mukautuvia vaikutusalueita ei ole, et voi viimeistellä ohjattua toimintoa tällä asetuksella.

  5. Valitun vaikutusalueen mukaan:

    • Jos valitsit mukautuvan vaihtoehdon: valitse Valitse mukautuvat käytäntöalueet ja -sijainnit -sivulla Lisää vaikutusalueita ja valitse vähintään yksi luotu mukautuva vaikutusalue. Valitse sitten yksi tai useampi sijainti. Valittavissa olevat sijainnit riippuvat lisätyistä käyttöaluetyypeistä . Jos olet esimerkiksi lisännyt vain käyttäjä-alueen tyypin, voit valita Exchange-sähköpostin , mutta et SharePoint-sivustoja.

    • Jos valitsit Staattinen: Valitse sijainnit -sivulla voit ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä jonkin sijainnin. Voit jättää kunkin sijainnin oletusarvoon, jos haluat ottaa käytännön käyttöön koko sijainnissa tai määrittää sisällytykset ja pois jäljet

    Lisätietoja sijaintivaihtoehdoista on kohdassa Sijainnit.

  6. Valitse säilytysotsikko ohjatun toiminnon kehotteiden mukaisesti ja tarkista ja lähetä määritysvaihtoehdot.

Jos haluat muokata olemassa olevaa säilytysotsikon käytäntöä (käytäntötyyppi on Automaattinen, valitse se ja valitse sitten Muokkaa-vaihtoehto Muokkaa-säilytyskäytännön määrityksen aloittamiseksi.

Kun sisältö on merkitty käyttämällä automaattista tunnistekäytäntöä, käytettyä tunnistetta ei voi poistaa tai muuttaa automaattisesti muuttamalla sisältöä tai käytäntöä tai uudella automaattisella tunnistekäytännöllä. Lisätietoja on kohdassa Vain yksi säilytystunniste kerrallaan.

Huomautus

Automaattisesti käyttöön otettu säilytystunnistekäytäntö ei koskaan korvaa olemassa olevaa säilytystunnistetta, jota käytetään sisällössä. Jos haluat otsikoida sisällön uudelleen käyttämällä määrittämiäsi ehtoja, sinun on poistettava nykyinen säilytystunniste manuaalisesti olemassa olevasta sisällöstä.

Määritetään säilytysotsikoiden automaattisen käytön ehtoja

Voit käyttää säilytysotsikoita sisällössä automaattisesti, kun sisältö sisältää:

Voit myös käyttää säilytystunnisteita automaattisesti uusissa jaetuissa pilvipalveluliitteissä.

Kun määrität säilytysotsikot käyttämään automaattisesti luottamuksellisten tietojen, avainsanojen, haettavien ominaisuuksien tai harjoitettavien luokitusten perusteella, käytä seuraavaa taulukkoa tunnistamaan, milloin säilytyskoosteita voidaan käyttää automaattisesti.

Exchange:

Kunnossa Siirrettävät kohteet (lähetetty tai vastaanotettu) Olemassa olevat kohteet (levossa olevat tiedot)
Luottamukselliset tietotyypit – sisäänrakennettu Kyllä Ei
Luottamukselliset tietotyypit – mukautettu Kyllä Ei
Tietyt avainsanat tai haettavat ominaisuudet Kyllä Kyllä
Koulutettavat luokitukset Kyllä Kyllä (vain viimeiset kuusi kuukautta)

SharePoint ja OneDrive:

Kunnossa Uudet tai muokatut kohteet Aiemmin luodut kohteet
Luottamukselliset tietotyypit – sisäänrakennettu Kyllä Kyllä
Luottamukselliset tietotyypit – mukautettu Kyllä Ei
Tietyt avainsanat tai haettavat ominaisuudet Kyllä Kyllä
Koulutettavat luokitukset Kyllä Kyllä (vain viimeiset kuusi kuukautta)

Lisäksi tässä skenaariossa ei tueta SharePoint-kohteita, jotka ovat luonnoksessa tai joita ei ole koskaan julkaistu.

Käytä selitteitä automaattisesti sisällössä, jossa on tietyntyyppisiä arkaluonteisia tietoja

Tärkeä

Jos käytät sähköpostia automaattisesti tunnistamalla luottamuksellisia tietoja, kaikki postilaatikot sisällytetään automaattisesti, mukaan lukien Microsoft 365 -ryhmien postilaatikot.

Vaikka ryhmän postilaatikot sisällytetään yleensä valitsemalla Microsoft 365 -ryhmät sijainti, tässä nimenomaisessa käytäntömäärityksessä ryhmien sijainti sisältää vain Microsoft 365 -ryhmään yhdistetyt SharePoint-sivustot.

Kun luot luottamuksellisille tiedoille automaattisen käytön säilytysotsikon käytännöt, näet saman käytäntömallien luettelon kuin luodessasi Microsoft Purview -tuotteen tietojen menetyksen esto (DLP) -käytännön. Jokainen malli on esimääritetty etsimään tietyntyyppisiä arkaluonteisia tietoja. Seuraavassa esimerkissä luottamukselliset tietotyypit ovat Tietosuoja-luokasta ja Yhdysvaltain henkilökohtaisesti tunnistettavien tietojen (PII) tietomallista :

Käytäntömallit, joissa on luottamuksellisia tietotyyppejä.

Lisätietoja luottamuksellisuustietotyypeistä on artikkelissa Lisätietoja luottamuksellisista tietotyypeistä. Tällä hetkellä tarkkaa tietojen vastaavuutta luottamuksellisten tietotyyppien ja asiakirjojen sormenjälkien kanssa ei tueta tässä skenaariossa.

Kun olet valinnut käytäntömallin, voit lisätä tai poistaa minkä tahansa tyyppisiä arkaluonteisia tietoja, ja voit muuttaa luotettavuustasoa ja esiintymien määrää. Edellisessä esimerkissä näitä asetuksia on muutettu siten, että säilytysotsikko otetaan käyttöön automaattisesti vain seuraavissa tilanteissa:

  • Havaittujen luottamuksellisten tietojen tyyppi vastaa vähintään yhden luottamuksellisen tietotyypin tarkkuutta (tai luotettavuustasoa) vähintään keskitasoa ja yhtä luottamuksellista tietotyyppiä. Myös yhden tietotyyppien luotettavuus on suuri . Monet luottamukselliset tietotyypit on määritetty useilla malleilla, joissa parempi vastaavuustarkkuus edellyttää enemmän todisteita (kuten avainsanoja, päivämääriä tai osoitteita), kun taas kuvio, jonka vastaavuustarkkuus on pienempi, edellyttää vähemmän todisteita. Mitä alhaisempi luotettavuustaso on, sitä helpompaa on, että sisältö vastaa ehtoa, mutta sillä on mahdollisuus saada enemmän vääriä positiivisia.

  • Sisältö sisältää 1–9 esiintymää näistä kolmesta arkaluonteisesta tietotyypistä. - arvon oletusarvo on Mikä tahansa.

Lisätietoja näistä vaihtoehdoista on seuraavissa DLP-dokumentaation säätösääntöjen ohjeissa, jotta niitä on helpompi tai vaikeampi sovittaa yhteen.

Tärkeä

Luottamuksellisilla tietotyypeillä on kaksi eri tapaa määrittää yksilöllisten esiintymien enimmäismäärän parametrit. Lisätietoja on artikkelissa SIT:n tuettujen arvojen määrä.

Ota huomioon, kun käytät luottamuksellisia tietotyyppejä säilytystunnisteiden automaattiseen käyttöön:

  • Jos käytät mukautettuja luottamuksellisia tietotyyppejä, nämä eivät voi merkitä automaattisesti SharePointin ja OneDriven aiemmin luotuja kohteita.

  • Et voi valita sähköpostien kohdalla tiettyjä sisällytettävien tai pois jätettävien vastaanottajia. vain Kaikki vastaanottajat - asetusta tuetaan, ja vain tässä määrityksessä se sisältää Microsoft 365 -ryhmien postilaatikot.

Lisää otsikoita automaattisesti sisältöön, jossa on avainsanoja tai haettavia ominaisuuksia

Voit lisätä otsikoita sisältöön automaattisesti käyttämällä kyselyä, joka sisältää tiettyjä sanoja, lauseita tai haettavissa olevien ominaisuuksien arvoja. Voit tarkentaa kyselyä käyttämällä hakuoperaattoreita, kuten AND, OR ja NOT.

Kyselyeditori.

Lisätietoja avainsanan kyselykieltä (KQL) käyttavastä kyselyn syntaksista on artikkelissa Avainsanan kyselykielen (KQL) syntaksiviittaus.

Kyselypohjaiset automaattisen käytön käytännöt käyttävät samaa hakuindeksiä kuin eDiscovery-sisältöhaku sisällön tunnistamiseen. Jos haluat lisätietoja käytettävistä hakuominaisuuksista, tutustu sisältöhaun avainsanakyselyihin ja hakuehtoihin.

Joitakin huomioon otettavia seikkoja käytettäessä avainsanoja tai haettavia ominaisuuksia säilytysotsikoiden automaattiseen käyttöön:

  • SharePointissa indeksoidut ominaisuudet ja mukautetut ominaisuudet eivät ole tuettuja näissä KQL-kyselyissä, ja sinun on käytettävä vain esimääritettyjä hallittuja ominaisuuksia asiakirjoissa. Voit kuitenkin käyttää yhdistämismäärityksiä vuokraajatasolla esimääritetyillä hallituilla ominaisuuksilla, jotka on oletusarvoisesti otettu käyttöön tarkennuksena (TarkennettavaPäivämäärä00–19, TarkennettavaString00-99, TarkennettavaInt00-49, TarkennettavaNköimals00-09 ja RefinableDouble00-09). Lisätietoja on artikkelissa Yleiskatsaus indeksoiduista ja hallituista ominaisuuksista SharePoint Serverissä. Katso ohjeet kohdasta Uuden hallitun ominaisuuden luominen.

  • Jos yhdistät mukautetun ominaisuuden johonkin tarkennusominaisuuteen, odota 24 tuntia, ennen kuin käytät sitä KQL-kyselyssä säilytysotsikolle.

  • Vaikka SharePointin hallitut ominaisuudet voidaan nimetä uudelleen aliaksilla, älä käytä niitä KQL-kyselyissä otsikoissasi. Määritä aina hallitun ominaisuuden todellinen nimi, esimerkiksi "RefinableString01".

  • Jos haluat hakea arvoja, jotka sisältävät välilyöntejä tai erikoismerkkejä, käytä lainausmerkkejä (" "), jotka sisältävät lauseen; subject:"Financial Statements"esimerkiksi .

  • Käytä DocumentLink-ominaisuutta Polun sijaan kohteen vastaamiseen sen URL-osoitteen perusteella.

  • Jälkiliitehakuja (kuten *cat) tai alimerkkijonon yleismerkkejä (kuten *cat*) ei tueta. Etuliitteen yleismerkkihaut (kuten cat*) ovat kuitenkin tuettuja.

  • Huomaa, että osittain indeksoidut kohteet voivat olla vastuussa siitä, että et ole nimennyt haluamiesi kohteiden otsikkoja, tai kohteiden otsikoimisesta, joiden odotat jäävän pois otsikoimasta, kun käytät NOT-operaattoria. Lisätietoja on kohdassa Osittain indeksoidut kohteet sisältöhaussa.

  • Suosittelemme, että et käytä asiakirjoissa välilyöntejä sanojen välissä Tarkennusmerkkijonon arvot -kohdassa. RefinableString ei ole sananvaihto-ominaisuus.

Esimerkkejä kyselyistä:

Työmäärä Esimerkki
Exchange subject:"Financial Statements"
Exchange recipients:garthf@contoso.com
SharePoint contenttype:document
SharePoint site:https://contoso.sharepoint.com/sites/teams/procurement AND contenttype:document
Exchange tai SharePoint "customer information" OR "private"

Monimutkaisempia esimerkkejä:

Seuraava SharePoint-kysely tunnistaa Word-asiakirjat tai Excel-laskentataulukot, kun nämä tiedostot sisältävät avainsanojen salasanan, salasanan tai pw:n:

(password OR passwords OR pw) AND (filetype:doc* OR filetype:xls*)

Seuraavassa Exchange-kyselyssä tunnistetaan mikä tahansa Word-asiakirja tai PDF-tiedosto, joka sisältää sanan nda tai lausekkeen salassapitosopimuksen , kun kyseiset asiakirjat on liitetty sähköpostiin:

(nda OR "non disclosure agreement") AND (attachmentnames:.doc* OR attachmentnames:.pdf)

Seuraavassa SharePoint-kyselyssä tunnistetaan asiakirjat, jotka sisältävät luottokorttinumeron:

sensitivetype:"credit card number"

Seuraava kysely sisältää joitakin tyypillisiä avainsanoja, joiden avulla tunnistetaan tiedostoja tai sähköpostiviestejä, jotka sisältävät laillista sisältöä:

ACP OR (Attorney Client Privilege*) OR (AC Privilege)

Seuraava kysely sisältää tyypillisiä avainsanoja, joiden avulla voidaan tunnistaa henkilöstöhallintoon liittyvät asiakirjat tai sähköpostiviestit:

(resume AND staff AND employee AND salary AND recruitment AND candidate)

Huomaa, että tässä viimeisessä esimerkissä käytetään parasta käytäntöä, jossa operaattorit on aina sisällytetty avainsanojen väliin. Avainsanojen (tai kahden property:value-lausekkeen) välissä oleva välilyönti on sama kuin AND-funktion käyttäminen. Kun lisäät aina operaattoreita, on helpompi nähdä, että tässä esimerkkikyselyssä tunnistetaan vain kaikki nämä avainsanat sisältävä sisältö minkä tahansa avainsanan sisällön sijaan. Jos tarkoituksenasi on tunnistaa sisältöä, joka sisältää jonkin avainsanoista, määritä OR AND:n sijaan. Kuten tässä esimerkissä näytetään, operaattoreita on helpompi tulkita oikein, kun määrität operaattorit.

Microsoft Teams -kokoustallenteet

Huomautus

Mahdollisuus säilyttää ja poistaa Teams-kokoustallenteita ei toimi, ennen kuin tallenteet tallennetaan OneDriveen tai SharePointiin. Lisätietoja on artikkelissa OneDrive for Business ja SharePoint Onlinen tai Streamin käyttäminen kokoustallenteita varten.

Voit tunnistaa Microsoft Teams -kokoustallenteet, jotka on tallennettu käyttäjien OneDrive-tileihin tai SharePointiin, määrittämällä avainsanan kyselyeditorille seuraavat:

ProgID:Media AND ProgID:Meeting

Useimmiten kokoustallenteet tallennetaan OneDriveen. Kanavakokouksissa ne kuitenkin tallennetaan SharePointiin.

Sellaisten tiedostojen ja sähköpostiviestien tunnistaminen, joilla on luottamuksellisuustunniste

Jos haluat tunnistaa SharePoint-, OneDrive- ja Exchange-sähköpostiviesteissä olevat tiedostot, joissa on käytössä tietty luottamuksellisuustunniste , määritä avainsanan kyselyeditorissa seuraavat:

InformationProtectionLabelId:<GUID>

Voit etsiä GUID:n käyttämällä Security & Compliancen PowerShellin Get-Label cmdlet-komentoa:

Get-Label | Format-Table -Property DisplayName, Name, Guid

Otsikoiden automaattinen käyttö sisällössä harjoitettavien luokitusten avulla

Kun valitset harjoitettavan luokittelutoiminnon vaihtoehdon, voit valita yhden tai useamman valmiiksi harjoitetun tai mukautetun harjoitettavan luokittelun:

Valitse harjoitettava luokitus.

Käytettävissä olevat esikoulutetut luokittelut päivitetään usein, joten valittavissa voi olla enemmän merkintöjä kuin tässä näyttökuvassa.

Lisätietoja harjoitetettäville luokittajille on ohjeaiheessa Lisätietoja harjoitetettäville luokittajille.

Jos haluat käyttää selitettä automaattisesti tämän asetuksen avulla, SharePoint-sivustoilla ja postilaatikoilla on oltava vähintään 10 Mt tietoja.

Vihje

Jos käytät Exchangessa harjoitettavia luokitteluja, katso ohjeet luokittelun uudelleenkouluttamiseen sisällönhallinnassa.

Ota huomioon, kun käytät harjoitettavia luokitteluja säilytystunnisteiden automaattiseen käyttöön:

  • Et voi merkitä automaattisesti SharePoint- ja OneDrive-kohteita, jotka ovat yli kuusi kuukautta vanhoja.

Otsikoiden automaattinen käyttäminen pilvipalveluliitteissä

Huomautus

Tämä asetus otetaan vähitellen käyttöön esikatselussa, ja se voi muuttua.

Sinun on ehkä käytettävä tätä vaihtoehtoa, jos sinun on tallennettava ja säilytettävä kaikki vuokraajan tiedostojen kopiot, jotka käyttäjät lähettävät viestinnässä. Tätä asetusta käytetään yhdessä viestintäpalveluiden, Exchangen ja Teamsin säilytyskäytäntöjen kanssa.

Tärkeä

Kun valitset otsikon, jota käytetään pilvipalveluliitteiden säilytysotsikoiden automaattiseen käyttöön, varmista, että otsikon säilytysasetus Aloita säilytysaika perustuu siihen, kun kohteet on otsikoitu.

Pilvipalveluliitteet, joita kutsutaan joskus myös nykyaikaisiksi liitteiksi, ovat jakamismekanismi, joka käyttää upotettuja linkkejä pilvipalveluun tallennettuihin tiedostoihin. Ne tukevat jaetun sisällön keskitettyä tallennustilaa yhteistyöeduilla, kuten versionhallinnalla. Pilvipalveluliitteet eivät ole liitettyjä kopioita tiedostosta tai URL-tekstilinkistä tiedostoon. Tuettujen pilvipalveluliitteiden tarkistusluetteloista voi olla hyötyä Outlookissa ja Teamsissa.

Kun valitset asetuksen, jolla säilytystunnistetta käytetään pilvipalveluliittteisiin vaatimustenmukaisuussyistä, tiedostosta luodaan kopio jakamishetkellä. Valittua säilytysotsikkoa käytetään kopiossa, joka voidaan sitten tunnistaa eDiscoveryn avulla. Käyttäjät eivät ole tietoisia kopiosta, joka on tallennettu Preservation Hold -kirjastoon. Säilytystunnistetta ei käytetä itse viestiin tai alkuperäiseen tiedostoon.

Jos tiedostoa muokataan ja jaetaan uudelleen, uusi kopio tiedostosta uutena versiona tallennetaan Preservation Hold -kirjastoon. Lisätietoja, mukaan lukien miksi sinun tulisi käyttää Kun kohteet oli otsikoitu -otsikkoasetusta, on kohdassa Miten säilytys toimii pilvipalveluliitteiden kanssa.

Tämän asetuksen tukemat pilvipalveluliitteet ovat tiedostoja, kuten asiakirjoja, videoita ja kuvia, jotka on tallennettu SharePointiin ja OneDriveen. Teamsin osalta tuetaan pilvipalveluliitteitä, jotka on jaettu keskusteluviestissä, sekä tavallisia ja yksityisiä kanavia. Kokouskutsujen ja muiden sovellusten kuin Teamsin tai Outlookin kautta jaettuja pilvipalveluliitteitä ei tueta. Käyttäjien on jaettava pilvipalveluliitteet. Bottien kautta lähetettyjä pilvipalveluliitteitä ei tueta.

Vaikka tätä asetusta ei tarvita, suosittelemme, että varmistat, että Versiotiedot ovat käytössä SharePoint-sivustoissa ja OneDrive-tileillä, jotta jaettu versio voidaan ottaa tarkasti talteen. Jos versiointi ei ole käytössä, viimeisin saatavilla oleva versio säilytetään. Luonnoksessa olevia tai koskaan julkaistuja tiedostoja ei tueta.

Kun valitset otsikon, jota käytetään pilvipalveluliitteiden säilytysotsikoiden automaattiseen käyttöön, varmista, että otsikon säilytysasetus Aloita säilytysaika perustuu siihen, että kohteet on otsikoitu.

Kun määrität tämän asetuksen sijainnit, voit valita:

  • SharePoint-sivustot SharePoint-viestintäsivustoihin tallennetuille jaetuille tiedostoille, ryhmäsivustoille, joita ei ole yhdistetty Microsoft 365 -ryhmillä, ja perinteisille sivustoille.
  • Microsoft 365 -ryhmät jaetuille tiedostoille, jotka on tallennettu Microsoft 365 -ryhmien yhdistettyihin työryhmäsivustoihin.
  • OneDrive-tilit käyttäjien OneDriveen tallennetuille jaetuille tiedostoille.

Sinun on luotava erilliset säilytyskäytännöt, jos haluat säilyttää tai poistaa alkuperäiset tiedostot, sähköpostiviestit tai Teams-viestit.

Huomautus

Jos haluat, että säilytetyt pilvipalveluliitteet vanhenevat samaan aikaan niiden sisältämien viestien kanssa, määritä säilytysotsikolle sama säilytys ja poista sitten exchangen ja Teamsin säilytyskäytäntöjen toiminnot ja ajoitukset.

Ota huomioon, kun säilytystunnisteita käytetään automaattisesti pilvipalveluliitteissä:

  • Vain uudet jaetut pilvipalveluliitteet merkitään automaattisesti säilytystä varten.

  • Kun käyttäjä lisätään Teams-keskusteluun ja hänelle annetaan käyttöoikeus keskustelun koko historiaan, kyseinen historia voi sisältää pilvipalveluliitteitä. Jos ne jaettiin 48 tunnin kuluessa siitä, kun käyttäjä lisättiin keskusteluun, pilvipalveluliitteiden nykyiset kopiot merkitään automaattisesti säilytykseen. Tätä ennen jaettuja pilvipalveluliitteitä ei tueta uusille lisätyille käyttäjille.

  • Teamsin ja Outlookin ulkopuolella jaettuja pilvipalveluliitteitä ei tueta.

  • Seuraavia kohteita ei tueta pilvipalveluliittinä, jotka voidaan säilyttää:

    • SharePoint-sivustot, sivut, luettelot, lomakkeet, kansiot, tiedostojoukot ja OneNote-sivut.
    • Tiedostot, jotka ovat jaettuja käyttäjille, joilla ei ole kyseisten tiedostojen käyttöoikeutta.
    • Tiedostot, jotka poistetaan tai siirretään ennen pilvipalveluliitteen lähettämistä. Käyttäjä esimerkiksi kopioi ja liittää aiemmin jaetun liitteen toisesta viestistä vahvistamatta ensin, että tiedosto on edelleen käytettävissä. Tai joku lähettää edelleen vanhan viestin, kun tiedosto poistetaan.
    • Tiedostot, jotka organisaation ulkopuoliset vieraat tai käyttäjät jakavat.
    • Luonnossähköpostien ja viestien tiedostot, joita ei lähetetä.
    • Tyhjät tiedostot.

Kuinka kauan säilytystunnisteiden voimaantulo kestää

Kun käytät säilytystunnisteita automaattisesti luottamuksellisten tietojen, avainsanojen, haettavien ominaisuuksien tai harjoitettavien luokitusten perusteella, säilytystunnisteiden käyttöönotto voi kestää jopa seitsemän päivää:

Kaavio siitä, milloin automaattiset otsikot tulevat voimaan.

Jos odotetut selitteet eivät näy seitsemän päivän kuluttua, tarkista automaattisen käyttöönotettavan käytännön tila valitsemalla se Microsoft Purview -yhteensopivuusportaali Otsikkokäytännöt-sivulta. Jos näet Tilan Ei käytössä (virhe) ja sijaintien tiedoissa näkyy ilmoitus, että käytännön (SharePointille) käyttöönotto tai käytännön (OneDriven) uudelleen käyttöönotto kestää odotettua kauemmin, yritä suorittaa Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell -komento ja yritä käytännön jakelua uudelleen:

  1. Muodosta yhteys Security & Compliance PowerShelliin.

  2. Suorita seuraava komento:

    Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
    

Päivitetään säilytystunnisteita ja niiden käytäntöjä

Ota käyttöön säilytysotsikon käytännöt, jotka on määritetty luottamuksellisille tiedoille, avainsanoille tai haettaville ominaisuuksille, tai vastaavuus harjoitettavia luokittajia varten: Kun käytännön säilytystunnistetta käytetään jo sisällössä, valittuun otsikkoon ja käytäntöön tehdään automaattisesti muutos tähän sisältöön juuri tunnistetun sisällön lisäksi.

Käytettäessä automaattisesti säilytysotsikon käytäntöjä, jotka on määritetty pilvipalveluliitteitä varten: Koska tämä käytäntö koskee uusia jaettuja tiedostoja aiemmin luotujen tiedostojen sijaan, valitun selitteen ja käytännön määritysten muutoksia sovelletaan automaattisesti vain uuteen jaettuun sisältöön.

Joitakin asetuksia ei voi muuttaa selitteen tai käytännön luomisen ja tallentamisen jälkeen. Tällaisia asetuksia ovat esimerkiksi seuraavat:

  • Säilytysotsikoiden nimet ja niiden käytännöt, käyttöalueen tyyppi (mukautuva tai staattinen) ja säilytysasetukset säilytysjaksoa lukuun ottamatta. Et kuitenkaan voi muuttaa säilytysaikaa, kun säilytysaika perustuu kohteiden otsikkoon.
  • Vaihtoehto kohteiden merkitsemiseen tietueeksi.

Poistetaan säilytysotsikoita

Voit poistaa säilytyskoosteita, jotka eivät tällä hetkellä sisälly mihinkään säilytyskoostekäytäntöihin, joita ei ole määritetty tapahtumapohjaista säilytystä varten, tai merkitä kohteet lakisääteisiksi tietueiksi.

Jos olet poistanut säilytyskoosteita, jotka voit poistaa, jos ne on otettu käyttöön kohteissa, poistaminen epäonnistuu ja näet linkin sisällönhallintaan otsikoitujen kohteiden tunnistamiseksi.

Sisällönhallinnassa voi kuitenkin kestää jopa kaksi päivää näyttää merkityt kohteet. Tässä skenaariossa säilytystunniste voidaan poistaa näyttämättä linkkiä sisällönhallintaan.

Käytännön lukitseminen muutosten estämiseksi

Jos haluat varmistaa, että kukaan ei voi poistaa käytäntöä käytöstä, poistaa käytäntöä tai tehdä siitä vähemmän rajoittavan, katso Säilytyskäytännön ja säilytystunnistekäytäntöjen muutosten rajoittaminen käyttämällä säilyttämislukitusta.

Seuraavat vaiheet

Voit seurata automaattisen tunnisteen käytännöistä käytettyjä tunnisteita seuraavasti:

Katso SharePointiin tallennettujen tiedostojen elinkaaren hallinta säilytysotsikoiden avulla -ohjeartikkelista Esimerkkiskenaario, jossa käytetään automaattista säilytysotsikon käytäntöä hallittujen ominaisuuksien kanssa SharePointissa ja tapahtumapohjaista säilytystä säilytysajan aloittamiseksi.