Lisätietoja tietojen elinkaaren hallinnasta
Microsoft 365 -käyttöoikeusohjeet suojauksen & yhteensopivuuteen.
Microsoft Purview -tuotteen tietojen elinkaaren hallinta (aiemmin Microsoft Information Governance) tarjoaa työkaluja ja ominaisuuksia, joiden avulla voit säilyttää sisällön, joka sinun on säilytettävä, ja poistaaksesi sisällön, jota et tarvitse.
Sisällön säilyttämistä ja poistamista tarvitaan usein vaatimustenmukaisuus- ja sääntelyvaatimuksissa, mutta sellaisen sisällön poistaminen, jolla ei ole enää liiketoiminta-arvoa, auttaa myös hallitsemaan riskejä ja vastuuta. Se esimerkiksi pienentää hyökkäyspintaa.
Vihje
Jos et ole E5-asiakas, käytä 90 päivän Microsoft Purview -ratkaisujen kokeiluversiota ja tutustu siihen, miten muut Purview-ominaisuudet voivat auttaa organisaatiotasi hallitsemaan tietoturva- ja yhteensopivuustarpeita. Aloita nyt Microsoft Purview -yhteensopivuusportaali kokeilukeskuksesta. Lue lisätietoja rekisteröitymisestä ja kokeiluehdoista.
Microsoft 365 -ominaisuudet
Säilytyskäytännöt ovat tietojen elinkaaren hallinnan kulmakivi. Käytä näitä käytäntöjä Microsoft 365 -kuormituksille, jotka sisältävät Exchangen, SharePointin, OneDriven, Teamsin ja Yammerin. Määritä, pitääkö näiden palveluiden sisältö säilyttää loputtomasti vai tietyn ajan, jos käyttäjät muokkaavat tai poistavat sitä. Voit myös määrittää käytännön poistamaan sisällön automaattisesti tietyn ajanjakson jälkeen, jos sitä ei ole vielä poistettu. Voit myös yhdistää nämä kaksi toimintoa säilytettäväksi ja poistettavaksi, mikä on hyvin tyypillinen määritys. Voit esimerkiksi säilyttää sähköpostin kolmen vuoden ajan ja poistaa sen sitten.
Kun määrität säilytyskäytännön, voit kohdistaa kohteita kaikkiin organisaatiosi esiintymiin (kuten kaikkiin postilaatikoihin ja kaikkiin SharePoint-sivustoihin) tai yksittäisiin esiintymiin (esimerkiksi vain tiettyjen osastojen tai alueiden postilaatikoihin tai vain valittuihin SharePoint-sivustoihin).
Jos tarvitset poikkeuksia yksittäisille sähköposteille tai asiakirjoille, kuten pidempää oikeudellisten asiakirjojen säilytysaikaa, teet tämän säilytystunnisteilla , jotka julkaiset sovelluksiin, jotta käyttäjät voivat ottaa ne käyttöön, tai ota ne automaattisesti käyttöön tarkistamalla sisällön.
Lisätietoja säilytyskäytännöistä ja säilytystunnisteista sekä siitä, miten säilytys toimii Microsoft 365:ssä, on artikkelissa Lisätietoja säilytyskäytännöistä ja säilytystunnisteista.
Huomautus
Jos sinun on hallittava liiketoiminnallisia, laillisia tai lakisääteisiä kirjanpitovaatimuksia koskevia arvokkaita kohteita, käytä säilytystunnisteita tietueiden hallinnassa sen sijaan, että pitäisit säilytysotsikoita tietojen elinkaaren hallinnassa.
Muut tietojen elinkaaren hallintaominaisuudet, joiden avulla voit säilyttää tarvitsemasi ja poistaa mitä et:
Postilaatikon arkistointi , joka tarjoaa käyttäjille lisää postilaatikon tallennustilaa ja laajentaa automaattisesti arkistointia postilaatikoille, jotka tarvitsevat yli 100 Gt tallennustilaa. Arkistointikäytäntö siirtää sähköpostiviestin automaattisesti arkistoituun postilaatikkoon, ja voit tarvittaessa mukauttaa tätä käytäntöä. Lisätietoja postilaatikoiden arkistoinnista on artikkelissa Lisätietoja postilaatikoiden arkistoinnista.
Passiiviset postilaatikot , jotka säilyttävät postilaatikon sisällön työntekijöiden poistuttua organisaatiosta. Lisätietoja passiivisista postilaatikoista on kohdassa Lisätietoja passiivisista postilaatikoista.
Pst-tiedostojen tuontipalvelu verkon palvelimeen lataamisen tai aseman toimituksen avulla. Lisätietoja on artikkelissa Lisätietoja organisaatiosi PST-tiedostojen tuomisesta.
Exchangen (vanhat) ominaisuudet
Säilytyskäytännöt ja säilytystunnisteet viestintätietueiden hallinnasta (MRM) ja kirjaussäännöistä ovat Exchangen vanhempia yhteensopivuusominaisuuksia, jotka alun perin määritettiin perinteisestä Exchange-hallintakeskuksesta. Niitä ei ole siirretty uuteen Exchange-hallintakeskukseen.
Jos et vielä käytä näitä ominaisuuksia tai sinulla on tietty liiketoiminnan vaatimus käyttää niitä Microsoft 365 -ominaisuuksien sijaan tietojen elinkaaren hallintaan, emme suosittele, että käytät näitä vanhempia yhteensopivuusominaisuuksia. Käytä sen sijaan uudempia Microsoft 365 -ominaisuuksia, jotka säilyttävät tietoja ja tukevat muiden Microsoft 365 -palveluiden käytäntöjä.
Lisätietoja on kohdassa Säilytyskäytäntöjen ja säilytystunnisteiden käyttäminen vanhempien ominaisuuksien sijaan.
Käyttöönoton ohjeet
Ohjeita käyttöönoton ohjeisiin tietojen elinkaaren hallintaan, joka sisältää suositellun käyttöönottosuunnitelman, käyttöoikeustiedot, käyttöoikeudet, luettelon tuetuista skenaarioista ja loppukäyttäjän dokumentaation, on artikkelissa Tietojen elinkaaren hallinnan aloittaminen.
Etsitkö käyttöönotto-ohjeita tietojesi suojaamiseksi? Katso Tietojen suojausratkaisun käyttöönotto Microsoft Purview'n avulla.