Tietoja säilytyskäytännöistä ja säilytystunnisteista

  • Artikkeli

Microsoft 365 -käyttöoikeusohjeet suojauksen & yhteensopivuuteen.

Huomautus

Jos näet Teamsissa säilytyskäytäntöjä koskevia viestejä tai sinulla on kysymyksiä sovellusten säilytystunnisteista, kysy IT-osastoltasi lisätietoja siitä, miten ne on määritetty puolestasi. Sillä välin seuraavista artikkeleista voi olla apua:

Tämän sivun tiedot on tarkoitettu IT-järjestelmänvalvojille, jotka voivat luoda säilytyskäytäntöjä ja säilytystunnisteita yhteensopivuussyistä.

Useimmissa organisaatioissa niiden tietojen määrä ja monimutkaisuus lisääntyy päivittäin – sähköposti, asiakirjat, pikaviestit ja paljon muuta. Näiden tietojen tehokas hallinta tai hallinta on tärkeää, koska sinun on:

  • Noudata ennakoivasti toimialan säädöksiä ja sisäisiä käytäntöjä , jotka edellyttävät sisällön säilyttämistä vähimmäisajan – esimerkiksi Sarbanes-Oxley -laki saattaa edellyttää tietyntyyppisen sisällön säilyttämistä seitsemän vuoden ajan.

  • Pienennä riskiäsi, jos riita-asioita tai suojausrikkomuksia ilmenee , poistamalla pysyvästi vanha sisältö, jota sinun ei enää tarvitse säilyttää.

  • Auta organisaatiotasi jakamaan tietoa tehokkaasti ja olemaan ketterämpiä varmistamalla, että käyttäjät käyttävät vain sisältöä, joka on ajan tasalla ja joka liittyy heihin.

Määrittämäsi säilytysasetukset voivat auttaa sinua saavuttamaan nämä tavoitteet. Sisällön hallinta edellyttää yleensä kahta toimintoa:

Toiminta Käyttötarkoitus
Säilytä sisältö Estä pysyvä poistaminen ja pysy käytettävissä eDiscoveryssa
Poista sisältö Poista sisältöä pysyvästi organisaatiosta

Näiden kahden säilytystoiminnon avulla voit määrittää säilytysasetukset seuraaville tuloksille:

  • Säilytä vain: Säilytä sisältö ikuisesti tai määritetyn ajan.
  • Vain poisto: poista sisältö pysyvästi määritetyn ajanjakson jälkeen.
  • Säilytä ja poista: Säilytä sisältö tietyn ajan ja poista se pysyvästi.

Nämä säilytysasetukset toimivat sisällössä, joka säästää lisätallennustilan luomisen ja määrittämisen lisäkustannuksia, kun sisältöä on säilytettävä yhteensopivuussyistä. Lisäksi sinun ei tarvitse toteuttaa mukautettuja prosesseja näiden tietojen kopioimiseksi ja synkronoimiseksi.

Seuraavista osioista saat lisätietoja siitä, miten säilytyskäytännöt ja säilytysotsikot toimivat, milloin niitä käytetään ja miten ne täydentävät toisiaan. Mutta jos olet valmis aloittamaan ja ottamaan käyttöön säilytysasetuksia joissain yleisissä skenaarioissa, katso Tietojen elinkaaren hallinnan aloittaminen.

Vihje

Jos et ole E5-asiakas, käytä 90 päivän Microsoft Purview -ratkaisujen kokeiluversiota ja tutustu siihen, miten muut Purview-ominaisuudet voivat auttaa organisaatiotasi hallitsemaan tietoturva- ja yhteensopivuustarpeita. Aloita nyt Microsoft Purview -yhteensopivuusportaali kokeilukeskuksesta. Lue lisätietoja rekisteröitymisestä ja kokeiluehdoista.

Miten säilytysasetukset toimivat, kun sisältö on paikallaan

Kun sisällölle on määritetty säilytysasetukset, sisältö pysyy alkuperäisessä sijainnissaan. Yleensä käyttäjät jatkavat asiakirjojensa tai sähköpostiensa käsittelemistä ikään kuin mitään ei olisi muutettu. Jos käyttäjä muokkaa tai poistaa säilytyskäytäntöön sisältyvää sisältöä, kopio sisällöstä säilytetään automaattisesti.

  • SharePoint- ja OneDrive-sivustoille: Kopio säilytetään Säilyttämisen pito -kirjastossa.

  • Exchange-postilaatikot: Kopio säilytetään Palautettavat kohteet - kansiossa.

  • Teams- ja Yammer-viestit: Kopio säilytetään piilotetussa kansiossa nimeltä SubstrateHolds alikansiona Exchange Recoverable Items - kansiossa.

Huomautus

Koska säilytyspitokirjasto sisältyy sivuston tallennuskiintiöön, sinun on ehkä lisättävä tallennustilaa, kun käytät SharePoint-, OneDrive- ja Microsoft 365 -ryhmien säilytysasetuksia.

Nämä turvalliset sijainnit ja säilytetty sisältö eivät näy useimmille käyttäjille. Useimmissa tapauksissa käyttäjien ei tarvitse edes tietää, että heidän sisältönsä on säilytysasetusten alaisia.

Lisätietoja eri kuormitusten säilytysasetusten toiminnasta on seuraavissa artikkeleissa:

Säilytyskäytännöt ja säilytysotsikot

Jos haluat määrittää säilytysasetukset sisällölle, käytä säilytyskäytäntöjä ja säilytystunnisteita otsikkokäytäntöjen kanssa. Voit käyttää vain yhtä näistä menetelmistä tai yhdistää niitä.

Säilytyskäytännön avulla voit määrittää samat säilytysasetukset sivuston tai postilaatikon tasolla olevalle sisällölle ja käyttää säilytysotsikkoa määrittämään säilytysasetukset kohdetasolla (kansio, asiakirja, sähköposti).

Jos esimerkiksi kaikkia SharePoint-sivuston tiedostoja säilytetään viisi vuotta, on tehokkaampaa tehdä tämä säilytyskäytännön kanssa kuin käyttää samaa säilytystunnistetta sivuston kaikissa asiakirjoissa. Jos joitakin sivuston asiakirjoja säilytetään 5 vuotta ja toisia 10 vuotta, säilytyskäytäntö ei kuitenkaan pysty siihen. Kun sinun on määritettävä säilytysasetukset kohdetasolla, käytä säilytysotsikoita.

Säilytyskäytännöistä poiketen säilytystunnisteiden säilytysasetukset kulkevat sisällön mukana, jos ne siirretään eri sijaintiin Microsoft 365 -vuokraajassa. Lisäksi säilytystunnisteissa on seuraavat ominaisuudet, joita säilytyskäytännöt eivät tue:

  • Asetukset, joiden avulla voidaan aloittaa säilytysaika, josta sisältö on otsikoitu tai perustuu tapahtumaan, sisällön iän tai viimeisimmän muokkauksen lisäksi.

  • Tunnistettava sisältö voidaan tunnistaa koulutettavien luokitusten avulla.

  • Käytä oletusarvoista otsikkoa SharePoint-kohteille tai Exchange-viesteille.

  • Tuetut toiminnot päättymisajan aikana:

    • Poistamisen tarkistus sisällön tarkistamiseksi, ennen kuin se poistetaan pysyvästi.
    • Käytä toista säilytystunnistetta automaattisesti

  • Merkitse sisältö tietueeksi osana otsikkoasetuksia, ja sillä on aina todiste poistamisesta , kun sisältö poistetaan sen säilytysajan lopussa.

Säilytyskäytännöt

Säilytyskäytäntöjä voidaan käyttää seuraavissa sijainneissa:

  • Exchange-postilaatikot
  • Perinteiset SharePoint-sivustot ja viestintäsivustot
  • OneDrive-tilit
  • Microsoft 365 -ryhmän postilaatikkosivustot &
  • Skype for Business
  • Yleiset Exchange-kansiot
  • Teams-kanavaviestit (vakiokanavat ja jaetut kanavat)
  • Teams-keskustelut
  • Teamsin yksityisen kanavan viestit
  • Yammer-yhteisön viestit
  • Yammer-käyttäjän viestit

Voit käyttää yhtä käytäntöä tehokkaasti useissa sijainneissa tai tietyissä sijainneissa tai käyttäjissä.

Säilytysajan alussa voit valita, milloin sisältö luotiin tai milloin sitä tuetaan vain tiedostoissa ja SharePointissa, OneDrivessa ja Microsoft 365 -ryhmät sijainneissa, kun sisältöä on viimeksi muokattu.

Kohteet perivät säilytysasetukset säilytyskäytännössä määritetystä säilöstään. Jos ne siirretään säilön ulkopuolelle, kun käytäntö on määritetty säilyttämään sisältöä, kopio kyseisestä kohteesta säilytetään kuormituksen suojatussa sijainnissa. Säilytysasetukset eivät kuitenkaan kulje sisällön mukana sen uudessa sijainnissa. Jos tämä on tarpeen, käytä säilytystunnisteita säilytyskäytäntöjen sijaan.

Säilytysotsikot

Käytä säilytysotsikoita erityyppisille sisältötyypeille, jotka edellyttävät erilaisia säilytysasetuksia. Esimerkiksi:

  • Verolomakkeet, jotka on säilytettävä vähimmäisajan.

  • Paina materiaalia, joka on poistettava pysyvästi, kun ne saavuttavat tietyn iän.

  • Kilpailukykyinen tutkimus, joka on säilytettävä tietyn ajan ja sitten poistettava pysyvästi.

  • Työviisumi, joka on merkittävä tietueeksi, jotta niitä ei voi muokata tai poistaa.

Kaikissa näissä tapauksissa säilytystunnisteiden avulla voit käyttää säilytysasetuksia hallinnon hallinnassa kohdetasolla (asiakirja tai sähköposti).

Säilytystunnisteiden avulla voit tehdä seuraavaa:

  • Salli organisaatiosi käyttäjien käyttää säilytystunnistetta manuaalisesti Outlook- ja Outlookin verkkoversio-, OneDrive-, SharePoint- ja Microsoft 365 -ryhmien sisällössä. Käyttäjät tietävät usein parhaiten, minkä tyyppistä sisältöä he käyttävät, joten he voivat luokitella sen ja käyttää asianmukaisia säilytysasetuksia.

  • Käytä säilytysotsikoita sisällössä automaattisesti , jos se vastaa tiettyjä ehtoja, sisältää sähköpostissa tai Teamsissa jaettuja pilvipalveluliitteitä tai kun sisältö sisältää:

    • Tietyntyyppiset luottamukselliset tiedot.
    • Tietyt avainsanat, jotka vastaavat luomaasi kyselyä.
    • Malli vastaa harjoitettavaa luokittelua.

  • Aloita säilytysaika siitä, kun sisältö oli otsikoitu SharePoint-sivustojen ja OneDrive-tilien asiakirjoille sekä sähköpostikohteille.

  • Aloita säilytysaika, kun tapahtuu tapahtuma, kuten työntekijöiden poistuminen organisaatiosta tai sopimukset vanhenevat.

  • Käytä oletusarvoista säilytysotsikkoa SharePointin tiedostokirjastossa, kansiossa tai tiedostojoukossa , jotta kaikki kyseiseen sijaintiin tallennetut asiakirjat perivät oletusarvoisen säilytyskoosteen.

  • Merkitse kohteet tietueeksi osana tietueiden hallintastrategiaa . Kun tämä nimetty sisältö pysyy Microsoft 365:ssä, sääntelysyistä mahdollisesti tarvittavalle sisällölle asetetaan lisärajoituksia. Lisätietoja on kohdassa Vertaile rajoituksia siitä, mitä toimintoja sallitaan tai estetään.

Säilytystunnisteet, toisin kuin luottamuksellisuustunnisteet, eivät säily, jos sisältö siirretään Microsoft 365:n ulkopuolelle.

Sisällön luokitteleminen ilman toimintojen käyttämistä

Vaikka säilytysotsikoiden pääasiallisena tarkoituksena on säilyttää tai poistaa sisältöä, voit myös käyttää säilytystunnisteita ottamatta käyttöön säilytystä tai muita toimintoja. Tässä tapauksessa voit käyttää säilytystunnistetta pelkkänä tekstiotsikkona ilman, että mitään toimintoja pakotetaan.

Voit esimerkiksi luoda ja ottaa käyttöön säilytysotsikon nimeltä "Tarkista myöhemmin" ilman toimintoja ja etsiä kyseisen sisällön myöhemmin kyseisen selitteen avulla.

Otsikkoasetukset vain luokiteltavaksi.

Säilytysotsikon käyttäminen ehtona DLP-käytännössä

Voit määrittää säilytysotsikon ehtona tiedostojen Microsoft Purview -tuotteen tietojen menetyksen esto (DLP) -käytännössä SharePointissa. Voit esimerkiksi määrittää DLP-käytännön estämään asiakirjojen jakamisen organisaation ulkopuolelle, jos heillä on määritetty säilytystunniste käytössä.

Lisätietoja on kohdassa Tietojen menetyksen estämiskäytäntöjen luominen ja käyttöönotto.

Säilytysotsikot ja käytännöt, jotka käyttävät niitä

Kun julkaiset säilytysotsikoita, ne sisällytetään säilytystunnistekäytäntöön , jonka avulla järjestelmänvalvojat ja käyttäjät voivat käyttää niitä sisältöön. Kuten seuraavassa kaaviossa esitetään:

  1. Yksittäinen säilytystunniste voidaan sisällyttää useisiin säilytyskontarrakäytäntöihin.

  2. Säilytysotsikon käytännöt määrittävät säilytysotsikoiden julkaisusijainnit. Sama sijainti voidaan sisällyttää useisiin säilytyskontarrakäytäntöihin.

Miten säilytysotsikot voidaan lisätä sijainteja määrittävät otsikkokäytännöt.

Voit myös luoda yhden tai useamman automaattisesti käyttöönotetun säilytysotsikon käytännöt, joista jokaisella on yksi säilytystunniste. Tässä käytännössä säilytystunniste otetaan automaattisesti käyttöön, kun käytännössä määrittämäsi ehdot täyttyvät.

Säilytysotsikon käytännöt ja sijainnit

Säilytysotsikot voidaan julkaista eri sijainteihin säilytysotsikon tekojen mukaan.

Jos säilytystunniste on... Sen jälkeen otsikkokäytäntöä voidaan käyttää...
Julkaistu järjestelmänvalvojille ja käyttäjille Exchange, SharePoint, OneDrive Microsoft 365 -ryhmät
Automaattinen lisääminen luottamuksellisten tietotyyppien tai harjoitettavien luokitusten perusteella Exchange, SharePoint, OneDrive
Automaattinen lisääminen avainsanojen tai kyselyn perusteella Exchange, SharePoint, OneDrive Microsoft 365 -ryhmät
Käytetään automaattisesti pilvipalveluliittettä SharePoint, OneDrive ja Microsoft 365 -ryhmät

Exchangen yleiset kansiot, Skype-, Teams- ja Yammer-viestit eivät tue säilytystunnisteita. Jos haluat säilyttää ja poistaa sisältöä näistä sijainneista, käytä sen sijaan säilytyskäytäntöjä.

Vain yksi säilytystunniste kerrallaan

Luottamuksellisuustunnisteista poiketen säilytystunnisteille ei voi määrittää prioriteetteja. Seuraavien tietojen avulla voit ymmärtää säilytysotsikoiden selitteiden toimintaa.

Kuten luottamuksellisuustunnisteiden kohdalla, sähköpostiviestin tai asiakirjan kaltaisella kohteella voi olla kerrallaan vain yksi säilytystunniste. Loppukäyttäjä tai järjestelmänvalvoja voi käyttää säilytystunnistetta manuaalisesti tai automaattisesti jollakin seuraavista menetelmistä:

Jos on olemassa useita automaattisen käytön säilytysotsikon käytäntöjä, jotka voivat käyttää säilytystunnistetta ja sisältö täyttää useiden käytäntöjen ehdot, vanhimman automaattisesti käyttöön otetun säilytysotsikon käytännön (luontipäivämäärän mukaan) säilytystunniste on valittuna.

Vakiosäilytysotsikoissa (kohteita ei merkitä tietueeksi tai lakisääteiseksi tietueeksi):

  • Järjestelmänvalvojat ja loppukäyttäjät voivat manuaalisesti muuttaa tai poistaa olemassa olevaa säilytystunnistetta, jota käytetään sisällössä.

  • Kun kohteissa on jo käytössä säilytystunniste, olemassa olevaa tunnistetta ei poisteta tai korvata automaattisesti toisella säilytystunnuksella seuraavin poikkeuksin:

    • Säilytysjakson lopussa aiemmin luotu otsikko on määritetty käyttämään automaattisesti eri säilytystunnistetta, tai olemassa oleva otsikko on määritetty suorittamaan Power Automate -työnkulku , joka suorittaa kohteen relabel-yhteensopivuustoiminnon säilytyksen lopussa.

    • Käytät Power Automaten yhteensopivuustoimintoa kohdassa Käytä säilytystunnistetta kohteessa. Jos kohteessa on jo käytössä säilytystunniste, se korvataan.

    • Aiemmin luotua otsikkoa käytettiin oletusselitteenä. Kun käytät oletustunnistetta, on joitakin tilanteita, joissa se voidaan korvata toisella oletusotsikolla tai poistaa automaattisesti.

      Saat lisätietoja selitteen toiminnasta, kun sitä käytetään oletusotsikon avulla:

Säilytysotsikot, jotka merkitsevät kohteet tietueeksi tai lakisääteiseksi tietueeksi:

  • Näitä säilytyskoosteita ei koskaan muuteta automaattisesti niiden määritetyn säilytysajan aikana.

  • Vain säilön järjestelmänvalvojat voivat muuttaa tai poistaa manuaalisesti säilytysotsikoita, jotka merkitsevät kohteet tietueeksi, mutta eivät voi manuaalisesti muuttaa tai poistaa säilytysotsikoita, jotka merkitsevät kohteet lakisääteiseksi tietueeksi. Lisätietoja on kohdassa Vertaile rajoituksia siitä, mitä toimintoja sallitaan tai estetään.

  • Säilytysjakson lopussa olemassa oleva tunniste voidaan korvata, jos se on määritetty merkitsemään kohteet tietueeksi ja käyttämään automaattisesti eri säilytystunnistetta tai suorittamaan Power Automate -työnkulkua kohteen relabel-yhteensopivuustoiminnolla säilytyksen lopussa. Et voi käyttää näitä uudelleennimitysmenetelmiä, jos aiemmin luotu otsikko on määritetty merkitsemään kohteet lakisääteiseksi tietueeksi.

Säilytystunnisteiden valvonta

Valitse Microsoft Purview -yhteensopivuusportaali Tietojen luokitus ja Yleiskatsaus-sivu, jotta voit valvoa, miten säilytyskoosteita käytetään vuokraajassasi, ja selvittää, missä otsikoidut kohteesi sijaitsevat. Lisätietoja, mukaan lukien tärkeät edellytykset, on artikkelissa Lisätietoja tietojen luokittelusta.

Voit sitten porautua yksityiskohtiin käyttämällä sisällönhallintaa ja toimintojen hallintaa.

Vihje

Harkitse joidenkin muiden tietojen luokittelun merkityksellisten tietojen, kuten harjoitettavien luokitusten ja luottamuksellisten tietotyyppien, käyttöä, jotta voit tunnistaa sisältöä, jota sinun on ehkä säilytettävä tai poistettava tai jota voit hallita tietueina.

Sisältöhaun käyttäminen kaiken sisällön etsimiseen tietyllä säilytysotsikolla

Kun säilytysotsikot on otettu käyttöön sisällössä joko käyttäjien toimesta tai automaattisesti, voit käyttää sisältöhakua löytääksesi kaikki kohteet, joissa on käytössä tietty säilytystunniste.

Kun luot sisältöhaun, valitse Säilytysotsikko-ehto , kirjoita täydellinen säilytysotsikon nimi tai otsikkon nimen osa ja käytä yleismerkkiä. Lisätietoja on artikkelissa Sisältöhaun avainsanakyselyt ja hakuehdot.

Säilytysotsikon ehto.

Säilytyskäytäntöjen ja säilytystunnisteiden ominaisuuksien vertailu

Seuraavan taulukon avulla voit selvittää, käytetäänkö säilytyskäytäntöä vai säilytysotsikkoa ominaisuuksien perusteella.

Valmiudet Säilytyskäytäntö Säilytystunniste
Säilytysasetukset, jotka voivat säilyttää ja sitten poistaa, säilyttää vain tai poistaa Kyllä Kyllä
Tuetut kuormitukset:
-Exchange
-Sharepoint
-Onedrive
- Microsoft 365 -ryhmät
- Skype for Business
-Joukkueet
-Yammer
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Kyllä, paitsi yleiset kansiot
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Ei
Ei
Ei
Säilytystä käytetään automaattisesti Kyllä Kyllä
Ota eri säilytysasetukset automaattisesti käyttöön säilytysajan lopussa Ei Kyllä
Ehtoihin perustuvaa säilytystä
– luottamukselliset tietotyypit, KQL-kyselyt ja avainsanat, koulutettavat luokittelut, pilviliitteet		 Ei Kyllä
Manuaalinen säilytys Ei Kyllä
Loppukäyttäjän vuorovaikutus Ei Kyllä
Säilyy, jos sisältöä siirretään Ei Kyllä, Microsoft 365 -vuokraajassa
Määrittele kohde tietueeksi Ei Kyllä
Aloita säilytysaika, kun se on otsikoitu tai perustuu tapahtumaan Ei Kyllä
Suorita Power Automate -työnkulku säilytysajan lopussa Ei Kyllä
Poistamisen tarkistus Ei Kyllä
Todiste luovutuksesta enintään 7 vuoden ajan Ei Kyllä, kun käytät poistamisen tarkistusta tai kohde on merkitty tietueeksi
Järjestelmänvalvojan toimien valvonta Kyllä Kyllä
Valvonnan säilytystoiminnot Ei Kyllä *
Tunnista kohteet, joihin liittyy säilytys:
- Sisältöhaku
- Tietojen luokittelusivu, sisällönhallinta, toimintojen hallinta
Ei
Ei
Kyllä
Kyllä

Alaviite:

* Säilytysotsikoissa, jotka eivät merkitse sisältöä tietueeksi tai lakisääteiseksi tietueeksi, valvontatapahtumat rajoittuvat siihen, kun SharePointissa tai OneDrivessa olevalla kohteella on käytössä, muutettu tai poistettu tunniste. Säilytystunnisteiden valvontatiedot ovat tämän sivun Valvonta säilytystoiminnot-osassa .

Säilytyskäytäntöjen ja säilytysotsikoiden yhdistäminen

Sinun ei tarvitse valita vain säilytyskäytäntöjen tai vain säilytystunnisteiden käyttämisen välillä. Molempia menetelmiä voidaan käyttää yhdessä, ja itse asiassa ne täydentävät toisiaan kattavamman ratkaisun löytämiseksi.

Seuraavissa esimerkeissä on vain joitakin tapoja yhdistää säilytyskäytännöt ja säilytysotsikot samaan sijaintiin.

Lisätietoja siitä, miten säilytyskäytännöt ja säilytystunnisteet toimivat yhdessä ja miten niiden yhdistetty tulos määritetään, on tämän sivun osiossa, jossa selitetään säilytyksen periaatteet ja mitkä ovat etusijalla.

Esimerkki siitä, miten käyttäjät voivat ohittaa automaattisen poistamisen

Skenaario: Käyttäjien OneDrive-tilien sisältö poistetaan oletusarvoisesti automaattisesti viiden vuoden kuluttua, mutta käyttäjillä on oltava mahdollisuus ohittaa tämä tietyissä asiakirjoissa.

  1. Voit luoda ja määrittää säilytyskäytännön, joka poistaa sisällön automaattisesti viisi vuotta edellisen muokkauksen jälkeen, ja ottaa käytännön käyttöön kaikissa OneDrive-tileissä.

  2. Luot ja määrität säilytysotsikon, joka säilyttää sisällön ikuisesti, ja lisäät sen otsikkokäytäntöön, jonka julkaiset kaikille OneDrive-tileille. Kerrot käyttäjille, miten tätä tunnistetta käytetään manuaalisesti tietyissä asiakirjoissa, jotka tulisi jättää pois automaattisesta poistamisesta, jos niitä ei muokata viiden vuoden kuluttua.

Esimerkki kohteiden säilyttämisestä pidempään

Skenaario: SharePoint-kohteet säilytetään oletusarvoisesti automaattisesti ja poistetaan viiden vuoden kuluttua, mutta tietyissä kirjastoissa olevat asiakirjat on säilytettävä kymmenen vuotta.

  1. Voit luoda ja määrittää säilytyskäytännön, joka säilyttää ja poistaa sisältöä automaattisesti viiden vuoden kuluttua, ja ottaa käytännön käyttöön kaikissa SharePoint- ja Microsoft 365 -ryhmät-esiintymissä.

  2. Voit luoda ja määrittää säilytysotsikon, joka säilyttää sisältöä automaattisesti kymmenen vuoden ajan. Lisää tämä tunniste otsikkokäytäntöön, jonka julkaiset kaikissa SharePointissa ja Microsoft 365 -ryhmät esiintymiä, jotta SharePoint-järjestelmänvalvojat voivat sitten käyttää sitä oletusselitteenä, jonka kaikki tiettyjen tiedostokirjastojen kohteet perivät.

Esimerkki kohteiden poistamisesta lyhyemmällä ajanjaksolla

Skenaario: Oletusarvoisesti sähköpostiviestejä ei säilytetä, mutta ne poistetaan automaattisesti kymmenen vuoden kuluttua. Tiettyyn projektiin liittyvät sähköpostit, joilla on esijulkaisukoodin nimi, on kuitenkin poistettava automaattisesti vuoden kuluttua.

  1. Voit luoda ja määrittää säilytyskäytännön, joka poistaa sisällön automaattisesti kymmenen vuoden kuluttua ja ottaa käytännön käyttöön kaikille Exchange-vastaanottajille.

  2. Voit luoda ja määrittää säilytysotsikon, joka poistaa sisällön automaattisesti vuoden kuluttua. Asetuksia, joiden avulla tätä tunnistetta voidaan käyttää asianmukaisissa sähköposteissa, ovat seuraavat:

    • Voit luoda automaattisen tunnistekäytännön, joka tunnistaa sisällön käyttämällä avainsanana projektikoodin nimeä, ja ottaa käytännön käyttöön kaikissa Exchange-vastaanottajissa
    • Julkaiset selitteen ja opastat projektiin osallistuvia käyttäjiä luomaan Outlookissa automaattisen säännön, joka käyttää tätä tunnistetta
    • Julkaiset selitteen ja opastat käyttäjiä luomaan Kansion Outlookissa kaikille projektiin liittyville sähköposteille, ja he käyttävät julkaistua tunnistetta kansiossa. Luo sitten Outlook-sääntö kaikkien projektiin liittyvien sähköpostiviestien siirtämiseksi tähän kansioon

Kuinka kauan säilytysasetusten käyttö kestää

Kun lähetät säilytyskäytäntöjä kuormituksille ja otsikkokäytännöille, jotta säilytystunnistetta käytetään automaattisesti, säilytysasetusten lisääminen sisältöön voi olla enintään seitsemän päivää:

Salli myös säilytystunnisteiden näkyminen sovelluksissa jopa seitsemän päivän ajan selitteiden julkaisemisen jälkeen:

Käytännöt tulevat usein voimaan ja tunnisteet näkyvät nopeammin kuin 7 päivää. Koska tähän prosessiin voi kuitenkin vaikuttaa monia mahdollisia muuttujia, on parasta suunnitella enintään seitsemän päivää.

Säilytystä koskevat mukautuvat tai staattiset käytäntöalueet

Kun luot säilytyskäytännön tai säilytysotsikon käytännön, sinun on määritettävä käytännön vaikutusalue valitsemalla mukautuva ja staattinen.

  • Mukautuva käyttöalue käyttää määrittämääsi kyselyä, joten jäsenyys ei ole staattinen vaan dynaaminen suorittamalla päivittäin valituille sijainneille määrittämiäsi määritteitä tai ominaisuuksia vasten. Voit käyttää useita mukautuvia vaikutusalueita yhdellä käytännöllä.

    Esimerkki: Johtajille lähetetyt sähköpostit ja OneDrive-asiakirjat edellyttävät tavallista käyttäjää pidempää säilytysaikaa. Voit luoda säilytyskäytännön, jonka vaikutusalue on mukautuva ja joka käyttää Azure AD-määritteen tehtävänimikettä "Executive", ja valitse sitten käytännön Exchange-sähköposti- ja OneDrive-tilien sijainnit. Näille käyttäjille ei tarvitse määrittää sähköpostiosoitteita tai OneDriven URL-osoitteita, koska mukautuva vaikutusalue noutaa nämä arvot automaattisesti. Uusien johtajien kohdalla säilytyskäytäntöä ei tarvitse määrittää uudelleen, koska nämä uudet käyttäjät, joilla on vastaavat sähköposti- ja OneDrive-arvot, poimitaan automaattisesti.

  • Staattinen vaikutusalue ei käytä kyselyitä, ja sen kokoonpano on rajoitettu, koska se voi koskea kaikkia tietyn sijainnin esiintymiä tai käyttää sisällyttämistä ja poissulkemisia tietyissä esiintymissä kyseisessä sijainnissa. Näihin kolmeen vaihtoehtoon viitataan joskus nimillä "org-wide", "includes" ja "excludes".

    Esimerkki: Johtajille lähetetyt sähköpostit ja OneDrive-asiakirjat edellyttävät tavallista käyttäjää pidempää säilytysaikaa. Voit luoda säilytyskäytännön staattisella vaikutusalueella, joka valitsee käytännön Exchange-sähköposti- ja OneDrive-tilien sijainnit. Exchange-sähköpostin sijainnissa voit tunnistaa ryhmän, joka sisältää vain johtajat, joten määrität tämän ryhmän säilytyskäytännölle, ja ryhmän jäsenyys vastaavissa sähköpostiosoitteissa noudetaan, kun käytäntö luodaan. OneDrive-tilien sijainnissa sinun on tunnistettava ja määritettävä yksittäiset OneDrive-URL-osoitteet kullekin johtajalle. Uusien johtajien kohdalla sinun on määritettävä säilytyskäytäntö uudelleen lisäämään uudet sähköpostiosoitteet ja OneDriven URL-osoitteet. Sinun on myös päivitettävä OneDriven URL-osoitteet aina, kun johtajan upn muuttuu.

    OneDriven URL-osoitteiden luotettava määrittäminen on erityisen haastavaa, koska oletusarvoisesti näitä URL-osoitteita ei luoda, ennen kuin käyttäjä käyttää OneDrivea ensimmäistä kertaa. Jos käyttäjän täydellinen käyttäjätunnus muuttuu, mistä et ehkä tiedä, hänen OneDrive-URL-osoitteensa muuttuu automaattisesti.

Mukautuvien käyttöalueiden käytön edut staattisissa vaikutusalueissa:

  • Käytäntökohtaisten kohteiden määrää ei ole rajoitettu. Vaikka mukautuviin käytäntöihin sovelletaan yhä enimmäismäärä käytäntöjä vuokraajarajoituksia kohden , joustavammat määritykset johtavat todennäköisesti paljon vähempiin käytäntöihin.

  • Voit käyttää tiettyjä säilytysasetuksia vain passiivisiin postilaatikoihin. Tämä määritys ei ole mahdollista staattisella vaikutusalueella, koska käytäntöä määritettäessä staattiset käyttöalueet eivät tue vastaanottajien erityistä sisällyttämistä passiivisiin postilaatikoihin.

Mukautuvien käyttöalueiden käyttämisen etuja on ohjeaiheessa Mukautuvat vaikutusalueet.

Staattisten käyttöalueiden käytön edut mukautuviin vaikutusalueisiin verrattuna:

  • Yksinkertaisempi määritys, jos haluat, että kaikki esiintymät valitaan automaattisesti kuormitusta varten.

    Sisällytysten ja pois jätettävien osalta tämä vaihtoehto voi olla aluksi yksinkertaisempi määritys, jos määritettävät esiintymät ovat pieniä eivätkä muutu. Kuitenkin kun näiden esiintymien määrä alkaa kasvaa ja organisaatiossasi on usein muutoksia, jotka edellyttävät käytäntöjen uudelleenmäärityksiä, mukautuvat vaikutusalueet voivat olla yksinkertaisempia määrittää ja paljon helpompi ylläpitää.

  • Yleisten Skype for Business- ja Exchange-kansiosijainnit eivät tue mukautuvia vaikutusalueita. Näissä sijainneissa on käytettävä staattista käyttöaluetta.

Lisätietoja kokoonpanoista on kohdassa Mukautuvien käyttöalueiden määrittäminen.

Huomautus

Helmikuussa 2023 mukautuvien vaikutusalueiden määritykset siirrettiin Microsoft Purview -yhteensopivuusportaali roolien & vaikutusalueisiin.

Tällä hetkellä mukautuvat vaikutusalueet eivät tue Preservation Lockia säilytyskäytäntöjen ja säilytystunnistekäytäntöjen muutosten rajoittamiseksi.

Käytännön haku

Voit määrittää useita säilytyskäytäntöjä Microsoft 365 -sijainneille sekä useita säilytysotsikon käytäntöjä, jotka julkaiset tai joita käytät automaattisesti. Jos haluat etsiä säilytyskäytännöt, jotka on määritetty tietyille käyttäjille, sivustoille ja Microsoft 365 -ryhmille, käytä Microsoft Purview -yhteensopivuusportaali Tietojen elinkaaren hallinta- tai Tietueiden hallinta -ratkaisujen käytännön hakua.

Esimerkiksi:

Käytännön haku tietyille käyttäjille, sivustoille ja Microsoft 365 -ryhmille määritettyjen säilytyskäytäntöjen löytämiseksi

Määritä käyttäjälle tarkka sähköpostiosoite, sivuston tarkka URL-osoite tai Microsoft 365 -ryhmän tarkka sähköpostiosoite. Et voi käyttää esimerkiksi yleismerkkejä tai osittaisia vastaavuuksia.

Sivustojen vaihtoehto sisältää OneDrive-tilit. Lisätietoja käyttäjän OneDrive-tilin URL-osoitteen määrittämisestä on kohdassa Kaikkien käyttäjien OneDrive-URL-osoitteiden hankkiminen organisaatiossasi.

Säilytyksen periaatteet vai mitkä ovat etusijalla?

Säilytysotsikoista poiketen samaan sisältöön voi käyttää useampaa kuin yhtä säilytyskäytäntöä. Jokainen säilytyskäytäntö voi johtaa säilytystoimintoon ja poistotoimintoon. Lisäksi nämä toiminnot voivat kohdistua kyseiseen kohteeseen säilytysotsikosta.

Tässä skenaariossa, kun kohteisiin voi kohdistua useita säilytysasetuksia, jotka voivat olla ristiriidassa keskenään, mikä on etusijalla tuloksen määrittämisessä?

Tuloksena ei ole yksittäisen säilytyskäytännön tai yksittäisen säilytysotsikon voitto, vaan se, kuinka kauan kohde säilytetään (jos käytettävissä) ja kun kohde poistetaan (jos käytettävissä). Nämä kaksi toimintoa lasketaan toisistaan riippumatta kaikista kohteeseen käytetyistä säilytysasetuksista.

Kohteeseen voi esimerkiksi soveltaa yhtä säilytyskäytäntöä, joka on määritetty vain poistoa varten, ja toista säilytyskäytäntöä, joka on määritetty säilytettäväksi ja poistettavaksi. Tällä kohteella on siis vain yksi säilytä-toiminto, mutta kaksi poistotoimintoa. Säilytys- ja poistotoiminnot voivat olla ristiriidassa keskenään, ja kahdella poistotoiminnolla voi olla ristiriitainen päivämäärä. Säilytyksen periaatteet selittävät tuloksen.

Korkealla tasolla voit olla varma siitä, että säilytys on aina etusijalla pysyvään poistoon nähden ja pisin säilytysaika voittaa. Nämä kaksi yksinkertaista sääntöä määrittävät aina, kuinka kauan kohde säilytetään.

On myös muutamia muita tekijöitä, jotka määrittävät, milloin kohde poistetaan pysyvästi. Näihin kuuluu säilytysotsikon poistotoiminto, joka on aina etusijalla säilytyskäytännön poistotoimintoon nähden.

Seuraavan työnkulun avulla voit ymmärtää yksittäisen kohteen säilytyksen ja poistamisen tulokset, kun kukin taso toimii ristiriitojen tasatilanteissa ylhäältä alas. Jos ensimmäinen taso määrittää tuloksen, koska ristiriitoja ei ole, sinun ei tarvitse edetä seuraavalle tasolle jne.

Tärkeää

Jos käytät säilytystunnisteita: Ennen kuin käytät periaatteita useiden säilytysasetusten tuloksen määrittämiseen samassa kohteessa, varmista, että tiedät, mitä säilytystunnistetta käytetään.

Säilytysperiaatteiden kaavio.

Ennen kuin selität kunkin periaatteen tarkemmin, on tärkeää ymmärtää kohteen säilytysajan ja säilytyskäytännön tai säilytysmerkinnän määritetyn säilytysajan välinen ero. Tämä johtuu siitä, että vaikka oletusmäärityksenä on aloittaa säilytysaika, kun kohde luodaan, niin että kohteen säilytysajan loppu on kiinteä, tiedostot tukevat myös määritystä, joka aloittaa säilytysajan, josta tiedostoa on viimeksi muokattu. Tämän vaihtoehtoisen määrityksen avulla aina, kun tiedostoa muokataan, säilytysajan alku palautetaan, mikä pidentää kohteen säilytysajan loppua. Säilytystunnisteet tukevat myös säilytysajan aloittamista, kun se on otsikoitu, ja tapahtuman alussa.

Jos haluat soveltaa periaatteita käytännössä useisiin Kyllä- ja Ei-kysymyksiin, voit käyttää myös säilytysvuokaaviota.

Selitys neljälle eri periaatteelle:

  1. Säilytys voittaa poistamisen. Sisältöä ei poisteta pysyvästi, kun sillä on myös säilytysasetukset sisällön säilyttämiseksi. Vaikka tämä periaate varmistaa, että sisältö säilytetään vaatimustenmukaisuuden vuoksi, poistoprosessi voidaan silti aloittaa (käyttäjän käynnistämä tai järjestelmän käynnistämä) ja siten poistaa sisällön käyttäjien päänäkymästä. Pysyvä poistaminen on kuitenkin keskeytetty. Saat lisätietoja siitä, miten ja missä sisältöä säilytetään, käyttämällä seuraavia linkkejä kullekin kuormitukselle:

    Esimerkki tästä ensimmäisestä periaatteesta: Sähköpostiviestiin sovelletaan Exchangen säilytyskäytäntöä, joka on määritetty poistamaan kohteet kolme vuotta niiden luomisen jälkeen, ja siihen on myös liitetty säilytystunniste, joka on määritetty säilyttämään kohteet viiden vuoden kuluttua niiden luomisesta.

    Sähköpostiviesti säilytetään viiden vuoden ajan, koska tämä säilytystoiminto on etusijalla poistoon nähden. Sähköpostiviesti poistetaan pysyvästi viiden vuoden lopussa, koska poistotoiminto keskeytettiin säilytystoiminnon ollessa voimassa.

  2. Pisin säilytysaika voittaa. Jos sisältöön sovelletaan useita säilytysasetuksia, jotka säilyttävät sisältöä eri ajanjaksoina, sisältö säilytetään kohteen pisimmän säilytysajan loppuun asti.

    Huomautus

    Säilytyskäytännössä tai -merkinnässä voi olla viisi vuotta säilytysaikaa, joka on 7 vuotta säilytyskäytännössä tai merkinnässä, koska viisi vuotta on määritetty alkavaksi sen mukaan, milloin tiedostoa on viimeksi muokattu, ja 7 vuoden jakso on määritetty alkamaan tiedoston luontiajankohdasta.

    Esimerkki tästä toisesta periaatteesta: Marketing SharePoint -sivuston asiakirjoihin sovelletaan kahta säilytyskäytäntöä. Ensimmäinen säilytyskäytäntö on määritetty niin, että kaikki SharePoint-sivustot säilyttävät kohteet viiden vuoden ajan niiden luomisen jälkeen. Toinen säilytyskäytäntö on määritetty niin, että tietyt SharePoint-sivustot säilyttävät kohteet kymmenen vuoden ajan niiden luomisen jälkeen.

    Tämän Marketing SharePoint -sivuston tiedostoja säilytetään kymmenen vuotta, koska se on kohteen pisin säilytysaika.

  3. Eksplisiittinen voittaa poiston implisiittisen voiton. Kun ristiriidat on nyt ratkaistu säilytyksen vuoksi, vain poistoristiriitoja on jäljellä:

    1. Säilytystunniste (mutta sitä käytettiin kuitenkin) tarjoaa eksplisiittisen säilytyksen verrattuna säilytyskäytäntöihin, koska säilytysasetuksia käytetään yksittäiseen kohteeseen sen sijaan, että ne määritettiin implisiittisesti säilöstä. Tämä tarkoittaa sitä, että säilytysotsikon poistotoiminto on aina etusijalla minkä tahansa säilytyskäytännön poistotoimintoon nähden.

      Esimerkki tästä kolmannesta periaatteesta (otsikko):Asiakirjaan sovelletaan kahta säilytyskäytäntöä, joiden poistotoiminto on viisi vuotta ja 10 vuotta, sekä säilytystunnistetta, jonka poistotoiminto on seitsemän vuotta.

      Asiakirja poistetaan pysyvästi seitsemän vuoden kuluttua, koska säilytysotsikon poistotoiminto on etusijalla.

    2. Kun sinulla on vain säilytyskäytäntöjä: Jos sijainnin säilytyskäytäntö käyttää mukautuvaa käyttöaluetta tai staattista käyttöaluetta, joka sisältää tietyt esiintymät (kuten exchange-sähköpostin tietyt käyttäjät), säilytyskäytäntö on etusijalla staattiseen laajuuteen, joka on määritetty kaikissa saman sijainnin esiintymissä.

      Staattista käyttöaluetta, joka on määritetty sijainnin kaikille esiintymille, kutsutaan joskus "organisaation laajuiseksi käytännöksi". Esimerkiksi Exchange-postilaatikot ja kaikkien postilaatikoiden oletusasetus. Vaihtoehtoisesti SharePointin perinteiset ja viestintäsivustot sekä kaikkien sivustojen oletusasetus. Kun säilytyskäytännöt eivät ole koko organisaation laajuisia, mutta ne on määritetty mukautuvan vaikutusalueen tai staattisen alueen kanssa, joka sisältää tietyt esiintymät, niillä on sama käsittelyjärjestys tällä tasolla.

      Esimerkki 1 tälle kolmannelle periaatteelle (käytännöt): Sähköpostiviestiin sovelletaan kahta säilytyskäytäntöä. Ensimmäinen säilytyskäytäntö on suojaamaton, ja se poistaa kohteita kymmenen vuoden kuluttua. Toinen säilytyskäytäntö on kohdistettu tiettyihin postilaatikoihin, ja se poistaa kohteita viiden vuoden kuluttua.

      Sähköpostiviesti poistetaan pysyvästi viiden vuoden kuluttua, koska alueen säilytyskäytännön poistotoiminto on tärkeämpi kuin organisaation laajuinen säilytyskäytäntö.

      Esimerkki 2 tälle kolmannelle periaatteelle (käytännöt): Käyttäjän OneDrive-tilin asiakirjaan sovelletaan kahta säilytyskäytäntöä. Ensimmäinen säilytyskäytäntö kattaa tämän käyttäjän OneDrive-tilin, ja siinä on poistotoiminto 10 vuoden jälkeen. Toinen säilytyskäytäntö kattaa tämän käyttäjän OneDrive-tilin, ja sillä on poistotoiminto seitsemän vuoden kuluttua.

      Kun tämä asiakirja poistetaan pysyvästi, sitä ei voida määrittää tällä tasolla, koska molemmat säilytyskäytännöt on määritetty sisältämään tiettyjä esiintymiä.

  4. Lyhin poistokausi voittaa. Voidaan määrittää, milloin kohteet poistetaan säilytyskäytännöistä eikä tulosta voitu ratkaista edelliseltä tasolta: Sisältö poistetaan pysyvästi kohteen lyhimmän säilytysajan lopussa.

    Huomautus

    On mahdollista, että säilytyskäytäntö, jonka säilytysaika on 7 vuotta, voittaa 5 vuoden säilytyskäytännön, koska ensimmäinen käytäntö on määritetty aloittamaan säilytysaika tiedoston luontiajankohdan perusteella ja toinen säilytyskäytäntö, josta tiedostoa on viimeksi muokattu.

    Esimerkki tästä neljännestä periaatteesta: Käyttäjän OneDrive-tilin asiakirjaan sovelletaan kahta säilytyskäytäntöä. Ensimmäinen säilytyskäytäntö koskee tämän käyttäjän OneDrive-tiliä, ja sen poistotoiminto on 10 vuotta tiedoston luomisen jälkeen. Toinen säilytyskäytäntö kattaa tämän käyttäjän OneDrive-tilin, ja sen poistotoiminto on seitsemän vuotta tiedoston luomisen jälkeen.

    Tämä asiakirja poistetaan pysyvästi seitsemän vuoden kuluttua, koska se on lyhin säilytysaika näiden kahden alueen säilytyskäytännön kohteelle.

EDiscovery-pidossa olevat kohteet kuuluvat myös ensimmäiseen säilytysperiaatteeseen; säilytyskäytäntö tai säilytystunniste ei voi poistaa niitä pysyvästi. Kun tämä pito vapautetaan, säilytysperiaatteita sovelletaan edelleen niihin. Niihin voi sitten kohdistua vanhentumaton säilytysaika tai poistotoiminto.

Säilytysesimerkkien periaatteet, jotka yhdistävät säilytys- ja poistotoimintoja

Seuraavat esimerkit ovat monimutkaisempia kuvaamaan säilytyksen periaatteita, kun erilaisia säilytys- ja poistotoimintoja yhdistetään. Jotta esimerkkien seuraaminen olisi helpompaa, kaikki säilytyskäytännöt ja -otsikot käyttävät oletusasetusta säilytysajan aloittamiseksi kohdetta luotaessa, joten säilytysajan loppu on sama kohteelle.

  1. Kohteessa on käytössä seuraavat säilytysasetukset:

    • Vain poistoa koskeva säilytyskäytäntö viiden vuoden kuluttua
    • Säilytyskäytäntö, joka säilyy kolmen vuoden ajan ja poistaa sitten
    • Säilytysmerkintä, joka säilytetään vain seitsemän vuotta

    Tulos: Kohde säilytetään seitsemän vuotta, koska säilytys on etusijalla poistoon nähden ja seitsemän vuotta on kohteen pisin säilytysaika. Tämän säilytysajan lopussa kohde poistetaan pysyvästi säilytyskäytäntöjen poistotoiminnon vuoksi.

    Vaikka kahdella säilytyskäytännöllä on eri päivämäärät poistotoiminnoille, aikaisin mahdollinen kohteen poistaminen on pisimmän säilytysajan lopussa, joka on pidempi kuin molemmat poistopäivät.

  2. Kohteessa on käytössä seuraavat säilytysasetukset:

    • Organisaation laajuinen säilytyskäytäntö, joka poistetaan vain kymmenen vuoden kuluttua
    • Säilytyskäytäntö, joka sisältää tiettyjä esiintymiä, jotka säilytetään viiden vuoden ajan ja jotka sitten poistetaan
    • Säilytystunniste, joka säilyy kolmen vuoden ajan ja poistaa sitten

    Tulos: Kohde säilytetään viiden vuoden ajan, koska se on kohteen pisin säilytysaika. Tämän säilytysajan lopussa kohde poistetaan pysyvästi, koska säilytyskontekstista on poistettu kolme vuotta. Säilytyskoosteista poistaminen on etusijalla kaikkien säilytyskäytäntöjen poistamiseen nähden. Tässä esimerkissä kaikki ristiriidat ratkaistaan kolmannella tasolla.

Rajoita käytäntöihin tehtyjä muutoksia säilyttämislukitus-käytännöllä

Joidenkin organisaatioiden on ehkä noudatettava sääntelyelinten määrittämiä sääntöjä, kuten arvopaperi- ja pörssikomission (SEC) sääntöä 17a-4, joka edellyttää, että säilytyskäytännön käyttöönoton jälkeen sitä ei voi poistaa käytöstä tai tehdä vähemmän rajoittavaksi.

Preservation Lock varmistaa, että organisaatiosi voi täyttää nämä lakisääteiset vaatimukset, koska se lukitsee säilytyskäytännön tai säilytysmerkintäkäytännön niin, että kukaan – järjestelmänvalvoja mukaan lukien – ei voi poistaa käytäntöä käytöstä, poistaa käytäntöä tai tehdä siitä rajoittamattomamman.

Säilyttämisen lukitus otetaan käyttöön sen jälkeen, kun säilytyskäytäntö tai säilytystunnistekäytäntö on luotu. Lisätietoja ja ohjeita on artikkelissa Säilytyslukon käyttäminen säilytyskäytäntöjen ja säilytystunnistekäytäntöjen muutosten rajoittamiseen.

Käytännön vapauttaminen säilytystä varten

Jos säilytyskäytännöilläsi ei ole säilytyslukitusta, voit poistaa käytäntösi milloin tahansa, jolloin säilytyskäytännön säilytysasetukset poistetaan tehokkaasti käytöstä, eikä säilytystunnisteita voi enää käyttää säilytysotsikoiden käytännöistä. Aiemmin käytetyt säilytysotsikot säilyvät määritettyjen säilytysasetusten kanssa, ja näiden otsikoiden kohdalla voit silti päivittää säilytysajan, kun se ei perustu kohteiden otsikkoon.

Voit myös säilyttää käytännön, mutta muuttaa sijaintitilaksi ei käytössä tai poistaa käytännön käytöstä. Toinen vaihtoehto on määrittää käytäntö uudelleen niin, että se ei enää sisällä tiettyjä käyttäjiä, sivustoja, ryhmiä ja niin edelleen.

Lisätietoja tietyistä sijainneista:

  • SharePoint-sivustot ja OneDrive-tilit:

    Kun julkaiset SharePoint-sivustojen ja OneDrive-tilien säilytyskäytännön, käytäntöön säilytettävää sisältöä säilytetään edelleen 30 päivää tahattoman tietojen menetyksen estämiseksi. Tämän 30 päivän lisäajan aikana poistetut tiedostot säilytetään edelleen (tiedostoja lisätään edelleen Preservation Hold -kirjastoon), mutta ajastintyö, joka säännöllisesti puhdistaa Preservation Hold -kirjaston, keskeytetään näiden tiedostojen osalta, jotta voit palauttaa ne tarvittaessa.

    Poikkeus tähän 30 päivän lisäaikaan on, kun päivität käytännön siten, että se sulkee pois vähintään yhden SharePoint-sivuston tai OneDrive-tilin. tässä tapauksessa ajastintyö poistaa näiden sijaintien tiedostot Preservation Hold -kirjastosta ilman 30 päivän viivettä.

    Lisätietoja Preservation Hold -kirjastosta on artikkelissa Miten säilytys toimii SharePointissa ja OneDrivessa.

    Lisäajan toiminnan vuoksi, jos otat käytännön uudelleen käyttöön tai muutat sijaintitilan takaisin käyttöön 30 päivän kuluessa, käytäntöä jatketaan ilman pysyviä tietojen menetyksiä tänä aikana.

  • Exchange-sähköposti ja Microsoft 365 -ryhmät

    Kun julkaiset säilytyskäytännön postilaatikoille, jotka eivät ole käytössä käytännön julkaisuhetkellä:

    • Jos säilytyskäytäntöä käytetään postilaatikossa eksplisiittisesti, säilytysasetukset eivät ole enää käytössä. Kun säilytysasetuksia ei käytetä, passiivinen postilaatikko voidaan poistaa automaattisesti tavalliseen tapaan.

      Eksplisiittinen säilytyskäytäntö edellyttää joko mukautuvan käytännön vaikutusaluetta tai staattista käytäntöaluetta, jossa on sisällytysmääritys, joka määritti aktiivisen postilaatikon käytännön soveltamishetkellä ja josta tuli myöhemmin passiivinen

    • Jos säilytyskäytäntöä käytetään postilaatikossa implisiittisesti ja määritetty säilytystoiminto säilytetään, säilytyskäytäntöä sovelletaan edelleen eikä passiivinen postilaatikko ole koskaan oikeutettu automaattiseen poistoon. Kun säilytä-toimintoa ei enää sovelleta, koska säilytysaika on vanhentunut, Exchange-järjestelmänvalvoja voi nyt poistaa passiivisen postilaatikon manuaalisesti

      Implisiittinen säilytyskäytäntö edellyttää staattista käytäntöaluetta, jossa on Kaikki postilaatikot (Exchange-sähköpostille) tai Kaikki ryhmät (Microsoft 365 -ryhmät) -määrityksissä.

      Lisätietoja passiivisista postilaatikoista, joissa on käytössä säilytyskäytäntöjä, on kohdassa Passiiviset postilaatikot ja Microsoft 365 :n säilyttäminen.

Valvonnan säilytysmääritykset ja toiminnot

Kun valvonta on käytössä, säilytyksen valvontatapahtumia tuetaan sekä hallinnan määrityksissä (säilytyskäytännöt ja säilytysotsikot) että säilytystoiminnoissa (vain säilytysotsikot).

Valvonnan säilytysmääritys

Säilytyskäytäntöjen ja säilytystunnisteiden järjestelmänvalvojan määritykset kirjataan valvontatapahtumina, kun säilytyskäytäntö tai -otsikko luodaan, määritetään uudelleen tai poistetaan.

Täydellinen luettelo valvontatapahtumista on kohdassa Säilytyskäytäntö- ja säilytysmerkintätoiminnot.

Säilytystoimintojen valvonta

Säilytystoiminnot, jotka kirjataan valvontatapahtumina, ovat käytettävissä vain säilytysnimissä, eivät säilytyskäytännöissä:

  • Kun säilytystunnistetta käytetään, muutetaan tai poistetaan Kohteesta SharePointissa tai OneDrivessa:

    • Valitse Tiedosto- ja sivutoiminnot-kohdassaTiedoston muutettu säilytysotsikko

  • Kun SharePointissa nimetty kohde on merkitty tietueeksi ja käyttäjä on lukinnut kohteen lukituksen tai lukinnut sen:

    • Valitse Tiedosto- ja sivutoiminnot-kohdassaMuutettu tietueen tilaksi lukitsematon ja Muutettu tietueen tila lukituksi

  • Kun säilytystunnistetta, joka merkitsee sisällön tietueeksi tai lakisääteiseksi tietueeksi, sovelletaan Exchangen kohteeseen:

    • Valitse Exchange-postilaatikon toiminnoistaNimetty viesti tietueeksi

  • Kun SharePointissa, OneDrivessa tai Exchangessa nimetty kohde merkitään tietueeksi tai säädösten mukaan tietueeksi ja se poistetaan pysyvästi:

    • Valitse Tiedosto- ja sivutoiminnot-kohdassaPoistettu tiedosto, joka on merkitty tietueeksi

  • Kun poistamisen tarkistaja suorittaa toiminnon kohteelle, joka on säilytysajan lopussa:

    • Valitse Poiston tarkistus -toiminnostaHyväksytty hävittäminen, Pidennetty säilytysaika, Uudelleennimeätty kohde tai Lisätyt tarkistajat

Säilytyskäytäntöjen ja säilytystunnisteiden PowerShellin cmdlet-komennot

& Suojaussopivuuden PowerShellin avulla voit käyttää Purview-säilytyskondlet-komentosarjoja, jotka tukevat määritystä mittakaavassa, komentosarjoja automaatiota varten tai jotka saattavat olla tarpeen kehittyneissä määritystilanteissa.

Luettelo käytettävissä olevista cmdlet-komennoista ja sen selvittämiseksi, mitä eri sijainteja tuetaan, on kohdassa PowerShellin cmdlet-komennot säilytyskäytäntöjä ja säilytystunnisteita varten.

Milloin kannattaa käyttää säilytyskäytäntöjä ja säilytysnimiä tai eDiscovery-pitoa

Vaikka eDiscovery-tapauksen avulla luomasi säilytysasetukset ja pidot voivat molemmat estää tietojen poistamisen pysyvästi, ne on suunniteltu eri skenaarioihin. Jos haluat ymmärtää erot ja päättää, mitä käyttää, käytä seuraavia ohjeita:

  • Säilytyskäytännöissä ja säilytysotsikoissa määrittämäsi säilytysasetukset on suunniteltu pitkän aikavälin tietojen elinkaaren hallintastrategiaan, jolla säilytetään tai poistetaan tietoja yhteensopivuusvaatimusten vuoksi. Vaikutusalue on yleensä laaja, ja pääpaino on sijainnissa ja sisällössä yksittäisten käyttäjien sijaan. Säilytysajan alkaminen ja päättyminen on määritettävissä, ja voit poistaa sisällön automaattisesti ilman järjestelmänvalvojan lisätoimia.

  • eDiscovery-pidot (joko eDiscovery (Standard) tai eDiscovery (Premium) -tapaukset) on suunniteltu rajoitetuksi ajaksi tietojen säilyttämiseksi oikeudellista tutkimusta varten. Vaikutusalue on erityinen siten, että kohdistus on tunnistettujen käyttäjien omistama sisältö. Säilyttämisajan alkaminen ja päättyminen ei ole määritettävissä, mutta se on riippuvainen yksittäisistä järjestelmänvalvojan toimista ilman mahdollisuutta poistaa sisältöä automaattisesti, kun pito vapautetaan.

Yhteenveto, jossa säilytystä verrataan pitojen kanssa:

Huomioon Säilyttäminen eDiscovery-pidot
Liiketoimintatarve: Yhteensopivuus Oikeudellinen
Aika-alue: Pitkän aikavälin Lyhyen aikavälin
Keskittyä: Laaja sisältöpohjainen Tietty käyttäjäpohjainen
Aloitus- ja lopetuspäivämäärä määritettävissä: Kyllä Ei
Sisällön poistaminen: Kyllä (valinnainen) Ei
Hallinnolliset yleismenot: Alhainen Korkea

Jos sisältöön sovelletaan sekä säilytysasetuksia että eDiscovery-pitoa, eDiscovery-pidon sisällön säilyttäminen on aina etusijalla. Näin säilytyksen periaatteet laajenevat eDiscovery-pitoon, koska ne säilyttävät tietoja, kunnes järjestelmänvalvoja vapauttaa pidon manuaalisesti. Tästä käsittelyjärjestyksestä huolimatta älä kuitenkaan käytä eDiscovery-pitoa tietojen pitkän aikavälin elinkaaren hallintaan. Jos olet huolissasi tietojen automaattisesta poistamisesta, voit määrittää säilytysasetukset säilyttämään kohteet ikuisesti tai käyttää disposition review -toimintoa säilytystunnisteiden kanssa.

Jos käytät vanhempia eDiscovery-työkaluja tietojen säilyttämiseen, tutustu seuraaviin resursseihin:

Säilytyskäytäntöjen ja säilytysotsikoiden käyttäminen vanhempien ominaisuuksien sijaan

Jos haluat säilyttää tai poistaa ennakoivasti Microsoft 365:n sisältöä tietojen elinkaaren hallintaa varten, suosittelemme, että käytät Microsoft 365:n säilytyskäytäntöjä ja säilytystunnisteita seuraavien vanhempien ominaisuuksien sijaan.

Jos käytät näitä vanhempia ominaisuuksia tällä hetkellä, ne toimivat yleensä rinnakkain Microsoft 365:n säilytyskäytäntöjen ja säilytystunnisteiden kanssa. Tarkista rajoitukset heidän tietyistä ohjeistaan. Suosittelemme kuitenkin, että jatkossa käytät Microsoft 365:n säilytyskäytäntöjä ja säilytystunnisteita hyötyäksesi yhdestä ratkaisusta, jolla hallitaan sekä sisällön säilyttämistä että poistamista useassa Microsoft 365 -kuormituksessa.

Exchange Online vanhemmat ominaisuudet:

  • Säilytystunnisteet ja säilytyskäytännöt, joita kutsutaan myös viestitietueiden hallinnaksi (VAIN MRM)

    Jos kuitenkin käytät seuraavia MRM-ominaisuuksia, ota huomioon, että Microsoft 365:n säilytyskäytännöt eivät tällä hetkellä tue niitä:

    • Arkistopostilaatikoiden arkistokäytäntö, joka siirtää automaattisesti käyttäjän ensisijaisesta postilaatikosta arkistopostilaatikkoonsa määritetyn ajanjakson jälkeen. Arkistokäytäntöä (millä tahansa asetuksilla) voidaan käyttää yhdessä Microsoft 365:n säilytyskäytännön kanssa, joka koskee käyttäjän ensisijaista ja arkistoitua postilaatikkoa.

    • Järjestelmänvalvojan postilaatikon tiettyihin kansioihin käyttämät säilytyskäytännöt. Microsoft 365:n säilytyskäytäntö koskee kaikkia postilaatikon kansioita. Järjestelmänvalvoja voi kuitenkin määrittää erilaisia säilytysasetuksia käyttämällä säilytysotsikoita, joita käyttäjä voi käyttää Outlookin kansioissa oletussäilytyskoosteena.

  • Kirjauskansio ( säilytys ja arkisto)

    Integrointi kolmannen osapuolen ratkaisujen kanssa saattaa edellyttää, että sähköpostiviestien kopiot ja niiden tietoliikenne tallennetaan Exchange Online ulkopuolelle. Koska siirrät tietoja Microsoft 365:n ulkopuolelle, sinun on suojattava ne ja myös ratkaistava tästä ratkaisusta mahdollisesti johtuvat päällekkäisyydet. Sinun vastuullasi on valvoa ja seurata kirjauskansion postilaatikkoon lähetettyjä kuitteja, jotka voivat ilmetä ulkoisten ja riippuvaisten palvelujen vuoksi. Sinulla ei ole näitä ylimääräisiä järjestelmänvalvojan yleiskustannuksia, kun käytät Microsoft 365 -säilytystä ja muita Microsoft Purview -yhteensopivuusratkaisuja, jotka eivät myöskään rajoitu vain sähköpostiviesteihin.

  • Riita-asioiden pito (vain säilytys)

    Vaikka riita-asioiden pitoja tuetaan edelleen, suosittelemme käyttämään Microsoft 365 -säilytystä tai eDiscovery-pitoja tarvittaessa.

SharePointin ja OneDriven aiemmat ominaisuudet:

Jos olet määrittänyt SharePoint-sivustot sisältötyyppikäytännöille tai tietojen hallintakäytännöille, jotka säilyttävät luettelon tai kirjaston sisällön, nämä käytännöt ohitetaan, kun säilytyskäytäntö tai säilytysotsikon käytäntö on käytössä.

Määritysohjeet

Katso Tietojen elinkaaren hallinnan aloittaminen. Tässä artikkelissa on tietoja tilauksista, käyttöoikeuksista ja linkeistä säilytysskenaarioiden päästä päähän -määritysohjeisiin.