Allekirjoituspyynnön luominen Word SharePoint eSignaturessa

Huomautus

Tämä ominaisuus otetaan parhaillaan käyttöön Microsoft 365 -beeta- ja nykyiset kanavat -kanavissa. Jotta järjestelmänvalvojasi voi käyttää ominaisuutta, hänen on suoritettava nämä vaiheet, jotta allekirjoituspyynnöt voidaan sallia Microsoft Word.

SharePointin alkuperäinen eSignature-palvelu on nyt integroitu Microsoft Word kanssa. Tämän uuden ominaisuuden avulla voit pyytää sähköisiä allekirjoituksia suoraan Word asiakirjoista ilman, että PDF-tiedostoja tarvitsee luoda manuaalisesti. Tuomalla eSignatures-tunnukset Word työnkulkuun voit luoda eSignature-malleja, nopeuttaa asiakirjojen hyväksyntöjä, poistaa fyysisiä allekirjoitusvaiheita sekä säilyttää yhteensopivuuden ja suojauksen Microsoft 365 -ympäristössä.

Tärkeimmät ominaisuudet

• Saumaton Word integrointi: Voit lisätä allekirjoituskenttiä Word asiakirjoihin ja pyytää allekirjoituksia poistumatta tutusta Word liittymästä. eSignature-toimintoa käytetään Word Lisää-valintanauhasta. Sen avulla ei voi vaihtaa sovelluksia tai muuntaa tiedostoja PDF-tiedostoiksi ennen allekirjoittamista.
• Automaattinen PDF-tiedoston luonti & tallennustilaan: Kun lähetät allekirjoituspyynnön Word, vastaanottajat allekirjoittavat automaattisesti luodun PDF-kopion Word asiakirjasta. Allekirjoitettu PDF-tiedosto tallennetaan samaan SharePoint-sijaintiin alkuperäisen Word kanssa. Asiakirja ei koskaan poistu Microsoft 365:n luottamusrajasta tämän prosessin aikana, mikä varmistaa päästä päähän -suojauksen ja yhteensopivuuden.
• Word asiakirjoja eSignature-malleina: Voit käyttää Word tiedostoja uudelleen eSignature-malleina ja virtaviivaistaa toistuvia allekirjoitusprosesseja.
• Integroidut kirjausketjut ja ilmoitukset: SharePoint eSignature tarjoaa sisäänrakennetun seurannan. Sekä lähettäjät että allekirjoittajat saavat sähköposti-ilmoituksen koko allekirjoitusprosessin ajan, ja voit tarkastella allekirjoitetun PDF-tiedoston toimintahistoriaa (kirjausketjua) ja tarkistaa, milloin ja kuka se on allekirjoitettu.
• Suojauksen ja yhteensopivuuden hallinta: Järjestelmänvalvojat voivat hallita, miten Word eSignature-ominaisuutta käytetään organisaatiossa . Se voidaan ottaa käyttöön tietyille käyttäjille Office-ryhmäkäytännön avulla ja jopa rajoittaa tiettyihin SharePoint-sivustoihin. SharePoint eSignature mahdollistaa eSignature-toimintojen kirjaamisen Purview-valvontalokiin.

Kun pyydät sähköisiä allekirjoituksia Word, vastaanottajat allekirjoittavat Word asiakirjan PDF-kopion.

• Vastaanottajat eivät käytä lähdetiedostoa Word allekirjoitusprosessin aikana.
• Vastaanottajatietoja, kuten sähköpostiosoitetta, ei tallenneta Word asiakirjaan.
• Kun allekirjoitus on valmis, allekirjoitettu PDF tallennetaan samaan sijaintiin kuin Word asiakirja.
• Pyyntöjä voidaan lähettää muokatettäviin Word tiedostoihin ja vain luku -muotoisiin Word tiedostoista, joissa on valmiiksi määritetyt eSignature-kenttien paikkamerkit.

SharePointin Word skenaarioiden eSignature

• Luo pyyntö suoraan Word asiakirjasta.
• Käytä samaa asiakirjaa uudelleen useiden pyyntöjen luomiseen.
• Luo malli, jossa on valmiiksi määritettyjä eSignature-kenttiä.
• Luo pyyntö eSignature-mallista.
• Salli useiden käyttäjien luoda pyyntöjä rinnakkain.

Käyttöedellytykset

• Word desktopin tilausversio.
• Käyttäjä on Microsoft 365:n beetakanavalla tai nykyisellä kanavalla.
• Asiakirja on tallennettu SharePoint-sivustoon, joka on otettu käyttöön SharePoint eSignaturessa.
• Asiakirja on .docx muodossa.
• Asiakirja on salaamaton.

Allekirjoituspyynnön luominen Word

Näiden ohjeiden avulla voit käyttää Microsoft Word SharePoint eSignature -sovellusta.

1. Avaa tiedosto SharePoint eSignature -sivustosta Word (Desktop) -sovelluksessa.

2. Valitse lisää-valintanauhan Word eSignatures-kentät.

   

3. Valitse sivupaneelista Lisää vastaanottaja.

   

4. Lisää yksi tai useampi vastaanottaja asiakirjan allekirjoittamiseksi.

   

5. Valitse asiakirjan sijainti, johon haluat lisätä eSignature-kentän. Lisää allekirjoituskentät asiakirjaan valitsemalla sivupaneelista Lisää .

6. Kentät lisätään kohdistimen sijaintiin asiakirjapohjassa.

7. Toista vaihe 5 kaikille kentille, jotka haluat lisätä asiakirjaan.

   

8. Vaihtoehtoisesti voit lisätä viestin vastaanottajalle.

   

9. Valitse Luo pyyntö.

   

10. Saat sähköpostivahvistuksen, kun pyyntö lähetettiin, ja vastaanottajat saavat sähköpostitse linkin Word asiakirjan PDF-kopion allekirjoittamista varten.

11. Voit nyt sulkea sähköisen allekirjoituksen paneelin Word tai luoda uuden eSignature-pyynnön valitsemalla Aloita uusi pyyntö.

Pyynnön tarkistaminen ja allekirjoittaminen