Viestitietueiden hallinta (MRM) ja säilytyskäytännöt Microsoft 365:ssä

Alkuperäinen KB-numero: 4032361

Microsoft 365 tarjoaa oletusarvoisen säilytyskäytännön (kutsutaan myös oletus-MRM-käytännöksi). Jos haluat tarkistaa, onko näitä käytäntöjä ympäristössäsi, suorita Get-RetentionPolicy cmdlet-komento:

Get-RetentionPolicy | fl Name

Esimerkiksi tämän cmdlet-komennon tulos muistuttaa seuraavaa esimerkkiä:

Name : Default MRM Policy
Name : Contoso-Default-Retention-Policy

Jos haluat nähdä, mikä käytäntö on määritetty postilaatikkoon, suorita Get-Mailbox cmdlet-komento:

Get-mailbox <SMTP> | fl RetentionPolicy

Esimerkiksi tämän cmdlet-komennon tulos muistuttaa seuraavaa esimerkkiä:

RetentionPolicy: Contoso-Default-Retention-Policy

Jos haluat muuttaa tai määrittää käyttäjän säilytyskäytännön, suorita Set-Mailbox cmdlet-komento:

Set-Mailbox <SMTP> -RetentionPolicy "Contoso-Default-Retention-Policy"

Jos haluat tarkastella suunnitelmaan liittyviä säilytyskäytäntötunnisteita , suorita Get-RetentionPolicy cmdlet-komento:

(Get-RetentionPolicy "Contoso-Default-Retention-Policy").RetentionPolicyTagLinks | Format-Table name

Tämän cmdlet-komennon tulos näyttää samalta kuin seuraavassa esimerkissä:

Name
----
1 Month Delete
1 Year Delete
3 Year Delete
6 Month Delete
Never Delete
Voice Mail Deletion
1 Week Archive
1 Month Archive
1 Year Archive
Never Archive
2 Year Archive
3 Month Archive
6 Month Archive
3 Year Archive

Jos haluat tarkastella tietyn säilytyskäytäntötunnisteen tietoja, suorita Get-RetentionPolicyTag cmdlet- komento:

Get-RetentionPolicyTag "1 Week Delete" | Format-list Name,Type,AgeLimitForRetention,MessageClass,RetentionAction

Tämän cmdlet-komennon tulos näyttää samalta kuin seuraavassa esimerkissä:

Name : 1 Week Delete
Type : Personal
AgeLimitForRetention : 7.00:00:00
MessageClass : *
RetentionAction : DeleteAndAllowRecovery

Jos haluat tarkastella kaikkien säilytyskäytäntötunnisteiden tietoja, suorita Get-RetentionPolicyTag cmdlet-komento:

Get-RetentionPolicyTag | Format-Table Name,Type,AgeLimitForRetention,MessageClass,RetentionAction

Tämän cmdlet-komennon tulos näyttää samalta kuin seuraavassa esimerkissä:

 Name Type AgeLimitForRetention MessageClass RetentionAction
---- ---- -------------------- ------------ ---------------
1 Week Delete Personal 7.00:00:00 * DeleteAndAllowRecovery
1 Month Delete Personal 30.00:00:00 * DeleteAndAllowRecovery6 Month Delete Personal 180.00:00:00 * DeleteAndAllowRecovery1 Year Delete Personal 365.00:00:00 * DeleteAndAllowRecoveryNever Delete Personal * DeleteAndAllowRecovery ...

Vianmääritys

Jos säilytyskäytäntö ei toimi odotetulla tavalla, tarkista ensin seuraavat artikkelit. Näin varmistat, että ymmärrät, miten käytäntö käsittelee postilaatikon kohteita.

• Ongelma: kohteet eivät vanhene odotetulla tavalla.

  Miten säilytysikä lasketaan Exchange 2016:ssa

• Ongelma: Managed Folder Assistant ei käsittele kohteitani.

  Tietoja managed folder assistant -palvelusta ja säilytyskäytännöistä

  Huomautus

  Jos sinun on aloitettava hallittu kansioavustaja heti, katso Start-ManagedFolderAssistant.

• Tietoja yhteystietojen, kalenterikohteiden ja tehtävien vanhenemisesta.

• Hallitun kansioavustajan käsittelemien kohteiden palauttaminen.

Lisätietoja

Loppukäyttäjille

Jos haluat tarkastella ja käyttää säilytyskäytännön tunnistetta Outlookissa, napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten haluamasi tunniste.

Käyttäjän ryhmäkäytännöstä riippuen hän voi ehkä lisätä tähän tunnisteluetteloon tai poistaa sen luettelosta käyttämällä Outlookinverkkoversiota asetusten >sähköpostin>säilytyskäytännöt -kohdassa.

Valitse säilytyskäytäntövaihtoehto, joka koskee kansiota, johon kohteet on tallennettu. Napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja vieritä sitten alaspäin Kohtaan Määritä käytäntö.

Tarkista Säilytyskäytäntö - ja Vanhentumiskentät nähdäksesi, onko kohteelle määritetty vanhentumispäivä.

Hakupalkin avulla voit nopeasti löytää kohteet, jotka on määritetty vanhenemaan. Esimerkki: "vanhentuu:<=seuraava kuukausi".

Lisätietoja on ohjeaiheessa Opi tarkentamaan hakuehtojasi outlook-hakujen parantamiseksi.

Asiakashakukansion avulla voit tehdä laajempia hakuja. Voit tehdä tämän käyttämällä Ennakkoasetus-kohdassa Vanhentumiskenttää. Lisätietoja on kohdassa Hakukansion luominen.

Määritä tietty vanhentumispäivä. Tarkat ohjeet ovat kohdassa Viestin vanhentumispäivän määrittäminen.

Järjestelmänvalvojille

Järjestelmänvalvojat voivat luoda uusia säilytystunnisteita ja käytäntöjä käyttämällä oikeaa käyttöoikeutta Exchangen hallintakeskuksen tai PowerShellin kautta. Tarkat ohjeet ovat kohdassa Säilytyskäytännön luominen.

Uusi säilytystunniste

Uusi säilytyskäytäntö (uusien tai olemassa olevien tunnisteiden avulla)

Säilytystunnisteiden avulla käytetään säilytysasetuksia käyttäjien postilaatikoiden viesteihin ja kansioihin. Säilytystunnisteita on kolmenlaisia:

• Oletuskäytäntötunniste (DPT) on säilytystunniste, joka koskee kaikkia postilaatikon kohteita, joissa ei vielä ole käytössä säilytystunnistetta. Säilytyskäytännössä voi olla vain yksi DPT.
• Säilytyskäytäntötunniste (RPT) on säilytystunniste, joka koskee oletuskansioita, kuten Saapuneet-kansiota ja poistettuja kohteita.
• Henkilökohtaista tunnistetta käytetään tekemään säilytysasetuksia mukautettuihin kansioihin ja yksittäisiin kohteisiin, kuten sähköpostiviesteihin. Se on saatavilla Outlook Web Appille, Outlook 2010:lle ja uudemmissa versioissa.

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

• Tietueiden hallinnan viestiminen
• Tietueiden hallintaterminologian viestiminen
• Säilytystunnisteet ja säilytyskäytännöt

Auta käyttäjiä palauttamaan puuttuva viesti

• Tarkista, onko kohde poistettu, ja palauta sitten kohde tarvittaessa. Katso lisätietoja artikkelista Poistettujen viestien palauttaminen käyttäjän postilaatikossa Exchange Onlinessa .

• Etsi ja tutki puuttuvat kohteet. Tarkista seuraavat artikkelit:

  • Postilaatikon valvontalokien käyttäminen erillisessä Microsoft 365:ssä
  • Search-Mailbox
  • In-Place eDiscovery -haun luominen