Sähköpostiviestin kirjoittaminen Copilotin avulla

Asiakassähköpostiviestejä luonnosteltaessa Copilot tekee ehdotuksia, joiden ansiosta viesteistä tulee selkeitä, tiiviitä ja vakuuttavia.

Tarkista vastaus aina – Copilot luo tämän, ennen kuin sähköpostiviesti lähetetään asiakkaalle.

Edellytykset

• Järjestelmänvalvoja on ottanut tämän ominaisuuden käyttöön.
• Sinulla on Copilotin käyttöön tarvittavat käyttöoikeudet.

Siirtyminen

Toimintoja voidaan käyttää seuraavasti muuhun kuin Microsoftin CRM-järjestelmään kirjauduttaessa:

• Avaa palvelupyyntöön CRM-sovelluksessa linkitetty sähköpostiviesti.
• Käynnistä upotettu käyttökokemus ja kirjaudu sitten Dynamics-tiliisi.
• Valitse avautuvassa Copilot-ohjeruudussa Kirjoita sähköpostiviesti.

Copilotin käyttäminen sähköpostiviestin luonnostelussa

Ennalta määritettyjen kehotteiden avulla voit luoda sähköpostiluonnoksia Copilot-ohjeruudun Kirjoita sähköposti -välilehdessä:

• Ehdota puhelua: luonnostelee vastauksen, joka ehdottaa puhelua asiakkaan kanssa saman päivän aikana tai seuraavana päivänä.
• Pyydä lisätietoja: luonnostelee vastauksen, jossa pyydetään asiakkaalta lisätietoja, jotta ongelma voidaan ratkaista.
• Empatiaa palautteen muodossa: luonnostelee empaattisen vastauksen asiakkaalle, joka on valittanut tilanteesta.
• Anna tuote- tai palvelutietoja: luonnostelee vastauksen, jossa on tietoja tai joka vastaa asiakkaan tiettyä tuotetta tai palvelua koskevaan kysymykseen.
• Ratkaise asiakkaan ongelma: luonnostelee vastauksen, joka tarjoaa ratkaisun – ja tarvittaessa ratkaisun vaiheet – asiakkaan ongelmaan.
• Mukautettu: mahdollistaa oman kehotteen antamisen vastausta varten.

Muistiinpano

• Jos tietokantaa ei ole otettu käyttöön, näkyvissä on vain kehotteet Ehdota puhelua, Pyydä lisätietoja, Eläytyminen palautteen avulla ja Mukautettu.

Ehdotettujen vastausten tarkistaminen

Kun valitset jonkin valmiiksi määritetyistä kehotteesta, Copilot luo ehdotetun vastauksen, joka näkyy käyttöliittymässä asteittain. Näkyvissä on myös rivin sisäisiä lähdeviitteitä, joiden osoittamasta tietokannasta Copilot sai vastauksen. Kun kohdistin viedään lainauksen päälle, näkyviin tulee lähteen tekstin sisäinen linkki. Valitse Lopeta vastaaminen, jos haluat, että Copilot lopettaa sähköpostiviestiluonnosten luomisen. Sovellus näyttää kehotteet, joiden avulla voit aloittaa alusta.

Englanninkielisen vastauksen pituutta ja sävyä voi muuttaa valitsemalla Muuta Copilotin avulla -kuvakkeen. Toimi seuraavasti:

Pituus: tiivistä tai laajenna tekstiä valitsemalla Lyhyt, Keskipituinen tai Pitkä.
Sävy: muokkaa tekstin sävyä valitsemalla Ystävällinen, Ammattimainen tai Muodollinen.

Tietoja siitä, miten Copilot käyttää tietokantaa ja verkkolähteitä

Jos järjestelmänvalvoja on ottanut käyttöön sisäiset tietolähteet, seuraavat toiminnot tehdään:

• Copilot käyttää sisäisiä tietokantalähteitä ja tekee haun sisäisessä tietokannassa.
• Sovellus näyttää tietolähteet, joita käytetään luonnoksen luomisessa, kun valitaan Tarkista lähteet.
• Kun mukautettua kehotetta käytetään vastauksen tarkentamisessa, sovellus näyttää Käytä tietokantaa -vaihtopainikkeen, jonka arvoksi on määritetty Käytössä. Voit poistaa tietokantalähteet käytöstä vaihtamalla vaihtopainikkeen arvoksi Ei käytössä.

Käytä vastauksia

Voit käyttää Copilotin luomaa luonnosta suorittamalla seuraavat toiminnot: - Valitse Muokkaa tarkentaaksesi vastausta lisää. - Käännä vastaus toiselle kielelle valitsemalla Käännä. - Valitse Kopioi, jos haluat kopioida vastauksen ja liittää sen sähköpostiviestin tekstiosaan.

Aloita alusta

Jos haluat palata kehotteisiin, valitse Copilot-ruudun alaosassa oleva Aloita alusta -kohta.

Vastausten kääntäminen

Jos käännös on otettu käyttöön, vastaus voidaan kääntää ensisijaiselle kielelle valitsemalla ensin Käännä ja sitten kieli. Voit myös kääntää vastauksen takaisin alkuperäiselle kielelle valitsemalla Näytä alkuperäinen.