Kuka tekee työn, milloin ja missä?

Tässä vaiheessa on tiedettävä, kuka tekee työn. Mikä on heidän roolinsa?

Voi olla helpointa aloittaa henkilöiden nimistä, mutta haluat ehkä tietää, mikä heidän roolinsa on, kun he tekevät tehtävän. Esimerkkejä:

• Kuka tahansa työntekijä, joka lähettää kuluraportin

• Raportin lähettäjän esimies hyväksyy raportin (suhde lähettäjään on avain)

• Kirjanpitoasiantuntija tarkistaa raportin (tietyn ryhmän jäsenyys on avain)

• Talousjohtaja tarkastelee talouden koontilukuja (tietty työnimike on avain)

Yksittäinen henkilö voi toisinaan olla jokaisessa näistä rooleista, mutta tärkeintä on ymmärtää rooli, joka heillä on tehtävän aikana. Roolien ymmärtäminen auttaa sinua suunnittelemaan sovelluksen näytöt sekä määrittämään käyttöoikeudet ja suojauksen. (Saamme ne suunnitteluvaiheessa.)

IT-terminologiassa kutakin samaa toimintoa suorittavaa henkilöä tai ryhmää kutsutaan työrooliksi, ja kuvaus henkilön merkityksellisistä piirteistä on persoona (johon on usein liitetty nimi, johon on helppo viitata).

Kun olet tunnistanut "kuka", mieti seuraavia asioita:

• Mitä laitetta käytetään? Missä on työn ensisijainen sijainti? Onko se toimistossa? Asiakkaan luona? Tehtaassa? (Keskustelemme tästä enemmän seuraavissa osissa.)

• Mitä muita järjestelmiä käytetään säännöllisesti? (Tämän tietäminen on hyödyllistä suunnitteluvaiheessa. Esimerkiksi esimies, joka "asuu", Microsoft Teamsissa haluaa ehkä saada hyväksyntäpyynnöt siellä, eikä sähköpostitse.)

• Mitä hyötyä tämä henkilö saisi käyttämällä sovellusta tai toimimalla yhteistyössä tämän uuden prosessin kanssa?

Viimeinen kohta on erittäin tärkeä, koska henkilöt, joka ovat mukana prosessissa ennen tai jälkeen sovelluksesi käsittelemiä vaiheita, saattavat vastustaa tai epäröidä. Tämä voi johtaa siihen, että sovellustasi ei käytetä yhteistyön puutteen vuoksi.

Vihje

On tärkeää tietää, keneen liiketoiminta prosessiin tehty muutos vaikuttaa. Määritä, ketkä käyttävät sovellusta ja ketkä voivat vaikuttaa tähän muutokseen, vaikka he eivät käytä sovellusta.

Vihje

Tehtäessä tätä analyysia niiden tietojen suhteen, jotka eivät ehkä ole selvillä, on parasta puhua kyseisen henkilön kanssa ja selvittää heidän näkökulmansa. Voit toki tehdä olettamuksen siitä, miten he tekevät työn, mutta on hämmästyttävää, mitä voit oppia pikakeskustelussa—ei vain siitä, miten he tekevät sen tänään, mutta miten he haluavat tehdä sen tulevaisuudessa.

Miten usein työtä tehdään?

Voit myös kirjoittaa, miten usein tehtävä suoritetaan. Päivittäin, viikoittain, satunnaisesti, kausittain?

Päivittäin käytetyllä sovelluksella on erilaiset suunnittelunäkökohdat kuin sellaisella, jota käytetään vain satunnaisesti. (Esimerkiksi edellistä on ehkä kevennetty, ja jälkimmäiseen on ehkä sisällytettävä selittävää tekstiä.)

Missä työtä tehdään?

Mieti, miten kukin henkilö, joka osallistuu ongelman ratkaisemiseen, pohtii, miten hän tekee työnsä:

• Tekevätkö he sitä työpöytänsä ääressä?

• Ovatko he töissä tietyssä sijainnissa ulkona?

• Sirtyvätkö he ulkona paikasta toiseen?

On hyvä ymmärtää, miten kukin käyttäjä toimii, jotta ratkaisu, jonka luot, toimii heille.

• Onko tämä mobiilisovellus?

• Onko se tietokonesovellus?

• Pitäisikö sekä mobiili- että tietokoneversio olla saatavilla?

Yhteyksiin liittyviä seikkoja

Pääsevätkö työntekijät verkkoon suorittaessaan omaa osaansa prosessista?

Ovatko he ulkona paikassa, jossa ei ole yhteyttä? Voiko käyttäjä käyttää automatisoitua ratkaisua tietojen sieppaamiseksi reaaliaikaisesti ja tietojen synkronoimiseksi, kun yhteys luodaan?

Mitä muiden prosessin osallistujien on tiedettävä (jos mitään), kun tätä vaihetta suorittava henkilö on poissa linjoilta?

Tämän ymmärtäminen auttaa selvittämään, tarvitaanko prosesseja, jotka keräävät tietoja paikallisesti, jotta käyttäjä voi olla poissa linjoilta, kun hän tekee osan prosessista, ja synkronoida sitten tulokset, kun hän muodostaa yhteyden uudelleen.

Huomioon otettavia seikkoja laitteistosta

Kun ymmärrät, miten kukin osallistuja ongelman ratkaisemiseksi toimii, on myös tärkeää tietää, millä laitteilla he työskentelevät. Jos työntekijä ulkona ja työskentelee vain puhelimella tai tabletilla, se on hyvä tietää siinä vaiheessa kun määrität, miltä näytöt näyttävät ja miten ne toimivat. Jos kaikki osallistujat käyttävät pöytä- tai kannettavaa tietokonetta, voit käyttää erilaisia suunnittelutapoja. Voit luoda työpöytä- ja mobiiliratkaisuja, jotka toimivat yhdessä.

Esimerkki: kuluraportointiprosessin persoonat

Nämä ovat rooleja, työtyylejä ja mieltymyksiä, joita löysimme, kun tarkastelimme kuluraportointiprosessia.

Lee – Myyjä

• Lähes aina liikkeellä

• Haluaa työskennellä tabletilla kokoustaessaan asiakkaiden kanssa

• Hänellä ei aina ole Internet-yhteyttä, joten hänen on pystyttävä työskentelemään ilman sitä

• Haluaa tallentaa omat kulunsa ja kuittinsa mahdollisimman pian, kun ne tapahtuvat

Nick – Myyntipäällikkö

• Lähes aina liikkeellä

• Tarvitsee vain kosketusnäytön

• Edellyttää etäsijaintien offline-tukea

• Vastaa kaikkien suorien alaistensa kuluraporttien hyväksymisestä

Shawna – Asiakastuki

• Käyttää pääasiassa työpöytää

• Hänellä on yleensä ryhmähenkeen liittyviä kuluja, ja hänen on tunnistettava mukana olleet työntekijät

Rebecca – tilintarkastaja

• On oltava vuorovaikutuksessa kaikkien työntekijöiden kanssa kaikissa sijainneissa

• Hänellä on satunnaisia matkakuluja

• Käyttää pääasiassa työpöytää, mutta käyttää mieluummin matkapuhelinta

• On yleensä Internet-yhteys

• Vastuussa työntekijöiden yleisestä vaatimustenmukaisuuden noudattamisesta raportointimenettelyjen suhteen

Abhay – kirjanpitäjä

• Kaikkien kuluraporttien ja kuittien tarkistusmahdollisuus

• Vastaa vaatimustenmukaisuuden varmistamisesta kunkin kuluraportin osalta

• Käsittelee suurta työmäärää; tietojen käsittelyn on tapahduttava nopeasti

• Mahdollisuus raportoida, kuinka hyvin kulut vastaavat budjettia

Charlotte - talousjohtaja

• On seurattava kulujen kokonaisbudjettia ja autettava osastopäälliköitä pysymään budjetissa

• Matkustaa eri toimistoihin, hänellä on ulkoisia kokouksia ja konferensseja, ja hänen on tallennettava omat kulunsa

• Työskentelee toimistolta, etäyhteyden kautta ja kotoa käyttäen erilaisia laitteita—työpöytää, puhelinta ja tablettia

• Ei aina ole yhteydessä Internetiin

Kun tarkastelimme nimenomaan vaihetta 1 prosessissa (itse kuluraportin luomista), tässä on se, mitä dokumentoitiin.

Tehtävä 1: kuluraportin luominen

Kuka tekee tämän?	Kaikki työntekijät
Missä työ tapahtuu?	Toimistossa, asiakkaan luona tai tien päällä
Milloin työ tapahtuu?	Ad hoc. Jotkut työntekijät tekevät tämän vähintään kerran viikossa. Toiset voivat tehdä sen kerran tai kahdesti vuodessa.
Yhteydessä vai poissa linjoilta?	Tämä tehdään tällä hetkellä paperilla, mutta ryhmä haluaa tehdä sen digitaalisesti. Tietojen syöttäminen voidaan tehdä poissa linjoilta, kun yhteyttä ei ole. Myyjät eivät halua, että heidän pitäisi olla yhteydessä, kun he aloittavat kuittien ja kulujen tallentamisen. (He saattavat esimerkiksi haluta tehdä tämän lentokoneessa matkalla kotiin.)
Laitteet?	Puhelin, tabletti, kannettava tietokone tai työpöytä

Seuraava vaihe: Mitä aktiviteetteja suoritetaan?

Huomautus

Voitko kertoa meille dokumentaatiota koskevan kielimäärityksesi? Vastaa lyhyeen kyselyyn. (Huomaa, että tämä kysely on englanninkielinen.)

Kyselyyn vastaaminen kestää noin seitsemän minuuttia. Henkilökohtaisia tietoja ei kerätä (tietosuojatiedot).