Automatisoi hankintatilauksen kuittauksen vastaavuus Copilot Studio ja SAP:n kanssa

Microsoft Copilot Studio-agenttien avulla voit automatisoida toimittajatilausten kuittaukset avoimiin ostotilauksiin verrattaessa yrityksen resurssien suunnittelujärjestelmässä (ERP), kuten SAP:ssä.

Tämän lähestymistavan avulla hankintaorganisaatio voi vahvistaa suurimman osan saapuvista tilauksen kuittauksista automaattisesti, mutta reitittää vain aidot ristiriidat hankinta-asiantuntijalle tarkastelua varten. Usean agentin järjestelmä poimii kuittauksen tiedot, vertaa niitä tietueiden ostojärjestykseen, soveltaa toleranssisääntöjä ja kirjoittaa vahvistetut tulokset takaisin ERP-järjestelmään mahdollisimman vähäisin manuaalisin toimin.

Vinkki

Tässä artikkelissa on esimerkkiskenaario ja visuaalinen esitys siitä, miten hankintatilauksen kuittausvastaavuus automatisoidaan Microsoft Copilot Studio ja SAP:n avulla. Tämä ratkaisu on yleinen esimerkkiarkkitehtuuri, jota voit käyttää moniin eri skenaarioihin ja toimialoihin. Tämä artikkeli rajoittuu parhaisiin käytäntöihin.

Arkkitehtuurikaavio

Workflow

Tämä arkkitehtuuri automatisoi tilauksen kuittausvastaavan työnkulun:

1. Kuittaus: Toimittajat lähettävät tilauksen kuittaukset (tilausvahvistukset), jotka saapuvat valvotun kanavan, kuten jaetun postilaatikon tai sähköisen tietojen vaihtosyötteen (EDI) kautta, yhden tai useamman ostotilauksen vahvistustiedot. Power Automate -pilvityönkulkujen käynnistin tilausvahvistusten taltioimiseen.

2. Kuittaustallennustila: Power Automate pilvipalvelutyönkulut tallentavat saapuvan tilauksen kuittaukset Dataverseen.

3. Käynnistin: Dataverse-käynnistintä käyttävä Power Automate -pilvityönkulku käynnistää orkestrointiagentin. Työnkulku suoritetaan, kun tilauksen kuittaus tallennetaan Dataverseen.

4. Kentän poiminta: Copilot Studio rakennettu poiminta-agentti lukee kuittauksen ja normalisoi avainkentät (ostotilauksen numero, rivinimikkeet, määrät, hinnat, mittayksikön ja vahvistetut toimituspäivämäärät) yhtenäiseksi sisäiseksi rakenteeksi.

5. Ostotilauksen nouto: Järjestäjä-agentti noutaa vastaavan ostotilauksen SAP-yhdistimeltä käyttämällä ostotilauksen numeroa avaimena.

6. Vastaavuus ja vahvistus: Vastaava agentti vertaa kuittaamista ostotilausriviin riviltä, eri määristä, hinnoista, päivämääristä ja muista määritetyistä kentistä. Tämän jälkeen agentti soveltaa organisaation vastaavia ehtoja, jotka voivat sisältää tarkan vastaavuuden vaatimukset, liiketoiminnan määrittämät toleranssit tai molempien yhdistelmän, määrittääkseen, voidaanko tilaus vahvistaa automaattisesti.

7. Automaattinen vahvistus: Kun kuittaus vastaa suvaitsevaisuutta, agentti vahvistaa tilauksen ja kirjoittaa tuloksen takaisin SAP:lle automaattisesti ilman ihmisen osallisuutta.

8. Poikkeus eskalointi: Kun ristiriita havaitaan, agentti eskaloi hankinta-asiantuntijaa Microsoft Teams kautta. Agentti tarjoaa kuittauksen, ostotilauksen ja erityiset erot, jotta henkilö voi ratkaista poikkeuksen nopeasti.

9. Kirjaaminen ja valvonta: Microsoft Dataverse kirjaa kaikki tulokset, olivatpa ne sitten vahvistuksia tai eskalointia, ja tarjoaa yhtenäisen kirjausketjun ja poikkeusten seurantakerroksen raportointia ja jatkuvaa parantamista varten.

Komponentit

Nämä palvelut ja tekniikat käyttävät tilausten kuittauksia, poimivat kuittaustietoja, vastaavat niitä SAP:n ostotilauksiin, vahvistavat vastaavat tilaukset ja laajentavat ja jäljittävät poikkeuksia.

Komponentti	Rooli arkkitehtuurissa
Copilot Studio	Isännöi usean agentin järjestelmää. Järjestäjäagentti koordinaatoi erikoistuneen poiminta-agentin ja vastaavan agentin, hallitsee toleranssisääntöjä ja päättää autonomisen vahvistuksen ja ihmisen eskaloinnin välillä.
SAP ERP -	Toimii ostotilausten tietuejärjestelmänä. Asiakaspalvelijat noutavat ostotilauksen tiedot ja kirjoittavat takaisin vahvistetut tilaukset SAP-yhdistimen kautta.
Power Automaten pilvipalvelutyönkulut	Tunnista uudet kuittaukset sisäänottokanavissa ja käynnistä agenttiverkko. Liittimet tarjoavat integrointipisteitä sähköposti- tai EDI-lähteisiin ja SAP-tietolähteisiin.
Dataverse	Käytetään ensisijaisena tiedonlähteenä saapuville tilausvahvistuksille ja mahdollistaa tilaan perustuvan orkestroinnin. Tarjoaa tilan, valvontalokin ja poikkeusten seurantakerroksen, joka antaa yhtenäisen tietueen kaikista raportoinnin ja hallinnon vahvistuksista ja eskaloinnista.
Microsoft Teams	Tarjoaa poikkeusten eskalaatioita ja ilmoituksia hankinta-asiantuntijoille, jotka esittävät kuittauksen, ostotilauksen ja tarkat poikkeamat nopeaa ratkaisua varten.
Microsoft Entra -tunnus	Tarjoaa käyttäjätietojen ja käyttöoikeuksien valvonnan, mukaan lukien vähiten etuoikeutetut palvelutilit agenttien luku- ja kirjoitustoiminnoille SAP:lle ja Dataverselle.

Skenaarion tiedot

Tämä käyttötapaus perustuu yritystapaan, jolla luodaan luotettava, automatisoitu ja tarkasteltavissa oleva prosessi toimittajatilausten kuittausjoukkojen vahvistamiseksi ERP-järjestelmässä ja pienentämällä manuaalista työtä.

Liiketoimintahaaste

Organisaatiot, jotka ostavat suuressa mittakaavassa, saavat suuria määriä toimittajatilausten kuittauksia. Historiallisesti merkittävä osa näistä vahvistuksista tarkistetaan ja avaintetaan manuaalisesti: hankintahenkilöstö avaa kunkin kuittauksen, etsii vastaavan ostotilauksen SAP:stä ja vertaa määriä, hintoja ja päivämääriä käsin.

Manuaalinen prosessi on hidas, kallis ja virhe altis. Se skaalautuu huonosti kasvun myötä, sitoo ammattitaitoisen hankintahenkilöstön toistuvaan tarkistukseen poikkeusten käsittelyn sijaan ja vaikeuttaa vastaavuus- ja suvaitsevaisuussääntöjen soveltamista johdonmukaisesti eri alueilla ja toimittajamuodoissa.

Ratkaisu

Ota käyttöön usean agentin arkkitehtuuri Copilot Studio, joka automatisoi hankintatilauksen kuittauksen käsittelyn. Ratkaisu käyttää erikoisagentteja hyväksyntätietojen poimimiseen, ostotilausten noutamiseen SAP:stä, liiketoiminnan määrittämien vastaavien ehtojen soveltamiseen ja sen määrittämiseen, voidaanko kuittaukset vahvistaa automaattisesti vai edellyttääkö ne ihmisen tarkistusta.

Arkkitehtuuri yhdistää agenttien orkestroinnin, SAP-integroinnin, Power Automate pilvityönkulut ja Dataverse-pohjaisen seurannan luotettavan ja tarkasteltavissa olevan prosessin luomiseksi. Hankinta-asiantuntijat keskittyvät poikkeuksiin, kun taas rutiininomaiset kuittaukset käsitellään automaattisesti.

Tärkeimmät ominaisuudet:

• Automatisoi kuittauksen saanti ja käsittely.
• Normalisoi toimittajan kuittaukset eri muodoissa.
• Vahvista kuittaukset ostotilauksiin käyttämällä organisaation vastaavia ehtoja, kuten tarkan vastaavuuden vaatimuksia tai määritettävissä olevia suvaitsevaisuuksia.
• Eskaloi poikkeuksia hankinta-asiantuntijoille.
• Ylläpidä seurantaketjua hallintoa ja raportointia varten.

Tulos: Tämän mallin avulla organisaatio voi siirtää useimmat tilausvahvistukset manuaaliesta käsittelystä suoriin prosesseihin, jolloin hankinta-asiantuntijat voivat keskittyä poikkeuksiin rutiinitarkistuksen sijaan. Lähestymistapa tarjoaa uudelleenkäytettävän suunnitelman muille paljon tilaville tiedostopohjaisille prosesseille toimialueilla, kuten rahoituksessa ja myynnissä.

Huomioitavia seikkoja

Näillä näkökohdilla toteutetaan Power Platform Well-Architected -pilareita, joka on joukko ohjaavia periaatteita, jotka parantavat työkuorman laatua. Lisätietoja: Microsoft Power Platform Well-Architected.

Luotettavuus

• Virheen eristys: Käsittele poimintavirheitä, vastaavia virheitä ja SAP-integrointiongelmia erikseen niin, että yksi epäonnistunut hyväksyntä ei koskaan estä erän muita osia.

• Idempotent processing: Käytä ostotilauksen numeroa ja kuittaustunnistetta kaksoiskappaleiden tunnistamiseen ja ohittamiseen, mikä estää toistuvat vahvistukset, jos viesti palautetaan.

• Varmistusmekanismit: Reititä kuittaukset, joita ei voida käsitellä automaattisesti, ihmisen käsiteltäväksi poikkeusjonoon, jotta yksikään vahvistus ei katoa.

• Kaksoistason kirjaaminen: Tallenna tulokset Kohdassa Dataverse ja lähetä toissijainen ilmoitus epäonnistumisesta, joten poikkeukset pysyvät näkyvissä, vaikka kirjausvaihe epäonnistuu.

Security

• Käyttöoikeuksien valvonta: Rajoita saantikanavat, Dataverse-taulukot ja SAP-palvelutili vain valtuutetuille identiteetille.

• Vähiten oikeuksia: myönnä agenteille lukuoikeus ostotilauksiin ja kirjoitusoikeudet vain heidän tarvitsemiin tilausvahvistustoimintoihin.

• Tietojen suojaus: Käsittele hyväksyntätiedot, jotka voivat sisältää kaupallisesti arkaluontoisia hinnoittelutietoja, turvallisesti ja suojata arkaluonteisia kenttiä siirrossa ja levossa.

• Yhteensopivuus: Tasaa vahvistus- ja valvontasäännöt organisaation taloushallinnon hallinnan ja tietueiden säilytysvaatimusten kanssa.

Toiminnallinen erinomaisuus

• Standardointi: Normalisoi erilaiset toimittajan kuittausmuodot yhdeksi sisäiseksi rakenteeksi, jotta logiikka pysyy yksinkertaisena ja johdonmukaisena.

• Dokumentaatio: Ylläpidä runbookeja yleisissä poikkeustyypeissä, toimittajamuoto-ongelmissa ja SAP-määritysmuutoksissa. Dokumentoi vastaavat ehdot, mukaan lukien tarkan vastaavuuden vaatimukset, toleranssit ja eskalointiehdot.

• Tukiprosessi: Kouluta hankinta- ja IT-tukitiimit, jotta voit tulkita agenttien suoritushistoriaa, diagnosoida virheitä ja suorittaa manuaalisen palautuksen.

• Muutosten hallinta: Vahvista poiminta-, vastaavuus- ja SAP-yhdistämismääritysten muutokset muissa kuin tuotantoympäristöissä ennen julkaisua ja käytä lähteen hallintaa agentin ja työnkulun määrityksiin.

Suoritustehokkuus

• Siirtonopeus: Kokoa ratkaisu suurille päivittäisille määristä ja käsittele kuittaukset rinnakkain liittimien salliessa.

• Optimointi: Välimuistissa käytetään usein viitetietoja, kuten toimittaja- ja ostotilaushakuja, tarpeettomien SAP-kyselyiden välttämiseksi.

• Liittimen rajoittaminen: Ympäristön ja SAP-liittimen rajoitukset, ja ottaa käyttöön jonot Dataversen kautta huippukuormituksille.

• Skaalattavuus: Laajenna sama orkestrointimalli uusiin toimialueisiin ja asiakirjatyyppeihin uudistamatta keskeisiä vastaavia työnkulkuja.

Käyttökokemuksen optimointi

• Omatoiminen: Ota hankinta-asiantuntijat käyttöön ratkaistaksesi ja käsitelläksesi uudelleen eskaloituja kuittauksia suoraan ilman IT-riippuvuutta.

• Läpinäkyvyys: pinta käsittelyn tila ja poikkeusjonot Dataversen kautta, analytiikka Power BI trendille ja suorituskyvyn raportoinnille.

• Selkeät eskalaatiot: esittele kukin eskalointi jäsennetyllä yhteenvedolla: kuittaus, ostotilaus, erityiset erot ja suositeltu toiminto.

• Kohdepalvelutaso: Määritä suorien määritysten kohde, kuten vahvista useimmat kuittaukset automaattisesti, ja valvo niitä.

Vastuullinen tekoäly

• Luotettavuus ja turvallisuus: Seuraa jatkuvasti agenttituloksia tarkkuuden varmistamiseksi ja pitää ihmisen silmukassa, jotta voit tarkastella poikkeavuuksia ja poikkeuksia, ennen kuin ne vaikuttavat ERP-järjestelmään.

• Tietosuoja ja suojaus: Varmista, että agenttien käsittelemiä tietoja noudatetaan sovellettavien tietosuoja- ja tietojenkäsittelykäytäntöjen kanssa.

• Läpinäkyvyys: Varmista, että agenttipäätökset ovat jäljitettävissä ja että lokit ovat kaikkien vahvistusten ja eskaloinnin valvonnan käytettävissä.

• Vastuun säilyminen: Käytä ihmisen tekemää tarkistusta osana prosessia, jotta vastuu poikkeuksista ja reunatapauksista säilyy hankintatiimillä.

Avustajat

Microsoft ylläpitää tätä artikkelia. Seuraavat avustajat kirjoittivat tämän artikkelin.

Tärkeimmät kirjoittajat:

• Petros Feleskouras, vanhempi ohjelmajohtaja

Aiheeseen liittyvät resurssit

• SAP ERP -yhdistimen dokumentaatio
• Liitinviittausten yleiskatsaus
• Power Platform- ja SAP-dokumentaatio