Cineplex automatisoi liiketoimintaprosesseja generatiivisen tekoälyn ja Power Automaten avulla

2024-11-20

Tässä tapaustutkimuksessa tutustut siihen, miten Cineplex eli yksi Kanadan suurimmista elokuvateatteriketjuista, uudisti toimintonsa joukolla automaatioita sujuvoittaakseen liiketoimintaprosesseja, vähentääkseen manuaalista työtä ja parantaakseen tehokkuutta eri osastoissa. Bo Wang, Vice President of Tax and Treasury, johti tiimiä, joka loi Power Platformin automaatio-osaamiskeskuksen Cineplexin digitaalisen siirtymän perustaksi.

Ottamalla automaatioita käyttöön kriittisillä alueilla, kuten laskujen käsittelyssä, palkanlaskennassa, taloushallinnon raportoinnissa, asiakaspalautteessa, varastossa, perehdytyksessä, lipunmyynnissä ja sähköpostien käsittelyssä, Cineplex saavutti nopeampia ja tarkempia työnkulkuja, jotka parantavat tuottavuutta ja tukevat parempaa päätöksentekoa koko organisaatiossa.

Tiimi käyttää AI Builderiä automaation tehostamiseen tekoälyominaisuuksilla, kuten avainsanojen poiminnalla sähköpostien käsittelyssä, joka parantaa järjestelmän sopeutumiskykyä ja käsittelee suuria sähköpostiviestien määriä ruuhka-aikoina.

Lue koko tarina: Cineplex säästää 30 000 tuntia vuodessa Power Platformin ja generatiivisen tekoälyn avulla

Liiketoimintahaasteet

Cineplex kohtasi nämä haasteet ennen Power Platform -ratkaisunsa käyttöönottoa:

Manuaaliset prosessit: Liiketoimintaprosessit olivat manuaalisia ja aikaa vieviä, vaativat merkittävästi toimia ihmisiltä ja lisäsivät virheiden todennäköisyyttä.
Tehottomuus: Eri osastoilla, kuten talous- ja vieraspalveluissa, oli tehottomuutta, mikä johti viivästyksiin ja tuottavuuden laskuun.
Integroinnin puute: Olemassa olevissa järjestelmissä ei ollut syvää integrointia, mikä johti hajanaisiin työnkulkuihin ja vaikeutti tietojen jakamista osastojen välillä.
Skaalautuvuusongelmat: Yrityksellä oli haasteita skaalata ratkaisujaan vastaamaan kasvavia liiketoimintatarpeita, mikä haittasi sen kykyä laajentua ja sopeutua nopeasti.
Rajallinen automaatio: Automaatiota käytettiin vain vähän, mikä johti korkeampiin toimintakustannuksiin ja suurempaan inhimillisten virheiden mahdollisuuteen.

Toteutusperiaate

Liiketoimintaprosessien automatisoimiseksi tehokkuuden parantamista ja manuaalisen työn vähentämistä varten Cineplex-tiimi käytti seuraavaa toteutustapaa:

Tärkeimpien automatisoitavien tehtävien tunnistaminen: Cineplex löysi alueita, joilla automaation avulla voitiin vähentää manuaalista työtä ja parantaa tehokkuutta.
Aloittaminen pilottiprojektilla: Tiimi aloitti pilottiprojektilla yhdessä osastossa. Se käyttivät pilottiprojektia automaatioprosessin testaamiseen ja tarkentamiseen.
Laajennettu käyttö: Tiimi otti käyttöön onnistuneita automaatioita koko organisaatiossa.
Oman osaamiskeskuksen (CoE) luominen: Cineplex otti käyttöön automaatiopaketin eli kattavan joukon työkaluja ja komponentteja, jotka on suunniteltu automaatioprojektien hallintaan, hallintoon ja skaalaamiseen. Cineplex sai paketin avulla yksittäisen näkymän automaatioportfoliostaan, mikä mahdollisti sille edistymisen seuraamisen, pääoman tuoton (ROI) mittaamisen ja uusien automaatiomahdollisuuksien tunnistamisen.
Integroidut tekoälyominaisuudet: Yritys käytti tekoälytyökaluja, kuten AI Builderia, automaatioprosessien parantamiseen.
Seuranta ja parannukset: Cineplex arvioi jatkuvasti automaatioiden onnistumista ja tekee parannuksia tarpeen mukaan.

Tärkeiden automatisoitavien tehtävien tunnistaminen

Cineplex aloitti automatisointimatkansa lahjakorttien aktivoinnista käyttämällä Power Automatea tilausten hallintaan asiakkuudenhallintajärjestelmässään (CRM-järjestelmä) ja lahjakorttien aktivointiin erillisessä järjestelmässä. Tämän menestyksen jälkeen yritys otti käyttöön sähköpostin käsittelyn automaation käyttämällä AI Builderia suurten viestimäärien käsittelyyn, tietojen poiminnan automatisointiin ja asianmukaisille osastoille reitittämiseen.

Laajentaessaan käyttöä koko yrityksessä Cineplex automatisoi myös muita tehtäviä, kuten:

Laskujen käsittely: Cineplex automatisoi laskutietojen poiminnan ja käsittelyn ja vähensi siten manuaaliseen tietojen syöttämiseen tarvittavaa aikaa ja virheet minimiin. Tämä automaatio varmistaa, että laskut käsitellään nopeasti ja tarkasti, mikä parantaa yleistä taloudellista tehokkuutta.
Palkanlaskenta: Yritys sujuvoitti palkanlaskentaa ja tietojen syöttämistä automatisoimalla nämä tehtävät. Tämä automaatio varmistaa, että työntekijöille maksetaan tarkasti ja ajallaan, mikä parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja vähentää hallinnollista työtaakkaa.
Taloushallinnon raportointi: Cineplex automatisoi taloushallinnon raporttien luomisen ja jakelun. Tämä automaatio mahdollistaa oikea-aikaiset ja tarkat merkitykselliset taloustiedot, mikä parantaa päätöksentekoa ja strategista suunnittelua. Automatisoitu raportointi vähentää myös inhimillisten virheiden riskiä ja varmistaa taloustietojen yhdenmukaisuuden.
Asiakaspalautteen analysointi: Cineplex käyttää tekoälyä asiakaspalautteen analysointiin ja tuottaa toimintaa ohjaavia merkityksellisiä tietoja. Tekoäly auttaa yritystä ymmärtämään asiakkaiden mieltymyksiä ja parannuskohteita, mikä johtaa parempiin asiakaskokemuksiin ja tarkemmin kohdennettuihin markkinointistrategioihin.
Varastonhallinta: Varaston seuranta- ja täydennysprosessien automatisointi varmistaa, että Cineplex ylläpitää optimaalisia varastomääriä. Tämä automaatio vähentää varastojen loppumisen tai ylivarastoinnin riskiä, mikä parantaa varastonhallintaa ja säästää kustannuksia.
Työntekijöiden perehdytys: Cineplex sujuvoittaa uusien työntekijöiden perehdytysprosessia automatisoimalla erilaisia tehtäviä, kuten asiakirjojen keräämisen, koulutuksen aikataulutuksen sekä perehdytyksen. Tämä automaatio tekee perehdytyskokemuksesta sujuvamman ja tehokkaamman sekä uusille työntekijöille että henkilöstöhallinnon työntekijöille.
Lipunmyynnin raportointi: Yritys automatisoi lipunmyyntitietojen kokoamisen ja analysoinnin. Tämä automaatio tarjoaa reaaliaikaisia merkityksellisiä tietoja myynnin tuloksista ja auttaa Cineplexiä tekemään tietoon perustuvia päätöksiä kampanjoista, hinnoittelusta ja varastonhallinnasta.

Lahjakortin aktivoinnin automatisoinnin käyttötapaus

Cineplexin lahjakorttien aktivoinnin automatisointi toimi pilottiprojektina Microsoft Power Automaten toteutettavuuden ja etujen testaamiseksi. Tavoitteena oli virtaviivaistaa manuaalista, aikaa vievää verkossa ostettujen fyysisten lahjakorttien aktivointiprosessia integroimalla yrityksen CRM-järjestelmä lahjakorttien aktivointijärjestelmään. Pilotissa automatisoitiin koko prosessi tilausten noutamisesta aktivointiin:

Ajoitettu pilvityönkulku: Power Automate -pilvityönkulku on ajoitettu suoritettavaksi kahdesti päivässä. Tämä automatisoitu prosessi varmistaa, että lahjakorttitilaukset käsitellään ajoissa, mikä vähentää viiveitä ja parantaa asiakastyytyväisyyttä.
Työpöytätyönkulku: Pilvityönkulku käynnistää työpöytätyönkulun, joka käsittelee vuorovaikutuksen lahjakorttien aktivointiin liittyvien järjestelmien kanssa. Tämä työpöytätyönkulku automatisoi vaiheet, jotka muuten edellyttäisivät manuaalisia toimia, kuten järjestelmiin kirjautumisen ja siirtymisen eri näyttöjen välillä.
Integrointi CRM-järjestelmään: Työpöytätyönkulku käyttää CRM-järjestelmää lahjakorttitilausten noutamiseen.
Vuorovaikutus aktivointijärjestelmän kanssa: Tämän jälkeen työnkulku on vuorovaikutuksessa erillisen lahjakorttien aktivointijärjestelmän kanssa korttien lataamista ja aktivointia varten. Tämä vaihe sisältää tarvittavien tietojen syöttämisen aktivointijärjestelmään ja sen vahvistamisen, että kortit on aktivoitu onnistuneesti.
Virheiden käsittely ja ilmoitukset: Työnkulku sisältää virheenkäsittelymekanismeja, joilla hallitaan prosessin aikana mahdollisesti ilmeneviä ongelmia. Asianosaisille tiiminjäsenille lähetetään ilmoituksia, jos manuaalisia toimia tarvitaan. Automaattisella ilmoituksella varmistetaan, että mahdolliset ongelmat korjataan nopeasti, mikä pitää aktivointiprosessin keskeytykset minimissä.

Automaatioprosessi sisältää viimeisen vaiheen, jossa botti lähettää sähköpostitse yhteenvedon ja kirjaa kaikki aktivoidut tilaukset. Yhteenvetosähköpostiviesti tarjoaa näkyvyyttä prosessiin ja auttaa tiimiä seuraamaan lahjakorttien aktivoinnin tilaa.

Lippujen hyvitysten automatisoinnin käyttötapaus

Cineplex-tiimi suunnitteli Power Automaten avulla työnkulun koko hyvitysprosessin käsittelemistä varten. Tämän automaation tarkoituksena oli virtaviivaistaa hyvityspyyntöjen käsittelyn manuaalista ja aikaa vievää prosessia ja siten varmistaa tehokkuus ja tarkkuus. Työnkulku sisältää useita keskeisiä vaiheita:

Hyvityspyyntöjen vastaanottaminen: Järjestelmä kerää hyvityspyynnöt automaattisesti eri kanavista, kuten sähköpostista, verkkolomakkeista ja asiakaspalvelun vuorovaikutuksista. Hyvityspyyntöjen keräämisellä varmistetaan, että kaikki hyvityspyynnöt tallennetaan keskitettyyn järjestelmään, mikä vähentää vastaamattomien tai viivästyneiden pyyntöjen riskiä.
Tietojen vahvistaminen: Tämä työnkulku varmistaa, että kaikki tarvittavat tiedot, kuten varaustunnus ja maksutiedot, tallennetaan ja vahvistetaan oikein. Tämä vaihe on ratkaisevan tärkeä virheiden estämiseksi ja sen varmistamiseksi, että hyvitykset käsitellään oikein.
Hyvitysten käsittely: Järjestelmä integroituu Cineplexin maksujärjestelmiin ja käsittelee hyvitykset suoraan asiakkaan alkuperäistä maksutapaa käyttäen. Tämä integraatio mahdollistaa hyvitysten saumattoman ja oikea-aikaisen käsittelyn, mikä parantaa asiakastyytyväisyyttä.
Asiakkaille ilmoittaminen: Asiakkaille lähetetään automaattisia ilmoituksia, joissa kerrotaan, että heidän hyvityspyyntönsä on vastaanotettu ja käsitelty. Tämä vaihe pitää asiakkaat ajan tasalla ja lisää koko hyvitysprosessin avoimuutta.

Sähköpostin käsittelyn automatisoinnin käyttötapaus

Ennen sähköpostin käsittelyn automatisointia Cineplexillä oli haasteita käsitellä suuria sähköpostimääriä manuaalisesti, mikä oli aikaa vievää ja virhealtista. Erityisesti juhlapyhien aikana sähköpostiviestien manuaalinen käsittely johti vastausten viivästymiseen, epäjohdonmukaiseen käsittelyyn ja merkittävään resurssitarpeisiin, mikä sitoi henkilöstöä pois strategisemmista tehtävistä. Haasteena oli myös, että sähköpostikyselyistä puuttui usein tärkeitä pyynnön käsittelyyn tarvittavia tietoja, mikä johti pitkiin sähköpostiketjuihin osastojen välillä.

Cineplex automatisoi sähköpostien käsittelyn seuraavissa vaiheissa:

Sähköpostien lajittelun ja luokittelun automatisointi: Cineplex lajittelee ja luokittelee sähköpostiviestit automaattisesti ennalta määritettyjen sääntöjen perusteella, mikä vähentää manuaalisten toimien tarvetta. Tällä vaiheella varmistetaan, että sähköpostit ohjataan asianmukaisille osastoille tai henkilöille, mikä nopeuttaa vastausaikoja ja parantaa tehokkuutta.
Automaattisten vastausten määrittäminen: Cineplex määritti automaattisia vastauksia yleisiin kyselyihin varmistaen oikea-aikaisen ja johdonmukaisen viestinnän asiakkaiden kanssa. Nämä automaattiset vastaukset vahvistavat vastaanoton välittömästi ja vastaavat usein kysyttyihin kysymyksiin, mikä parantaa asiakastyytyväisyyttä.
Generatiivisen tekoälyn ja AI Builderin integrointi: Cineplex integroi sähköpostiautomaation muihin sisäisiin järjestelmiin sujuvoittaakseen prosesseja, kuten tukipyyntöjä ja asiakastukea. Tällä integroinnilla varmistetaan, että tiedot kulkevat saumattomasti järjestelmien välillä, mikä vähentää manuaalista tietojen syöttämistä ja pitää virheet minimissä.
Integrointi muihin järjestelmiin: Cineplex integroi sähköpostiautomaation muihin sisäisiin järjestelmiin sujuvoittaakseen prosesseja, kuten tukipyyntöjä ja asiakastukea.
Seuranta ja optimointi: Cineplex seuraa ja optimoi automatisoituja työnkulkuja jatkuvasti varmistaakseen, että ne pysyvät tehokkaina. Säännöllisen seurannan avulla tiimi voi tunnistaa mahdolliset ongelmat tai pullonkaulat ja tehdä tarvittavat muutokset suorituskyvyn parantamiseksi.