Epiq virtaviivaistaa työntekijöiden perehdytystä Power Automatessa, Microsoft Dataversessa ja AI Builderissa

2025-02-12

Tässä artikkelissa opit tosielämän esimerkistä, miten Epiq, maailmanlaajuinen lakiasiain- ja vaatimustenmukaisuusyritys, rakensi työntekijöiden perehdytysratkaisun Power Automaten, Microsoft Dataversen ja AI Builderin avulla.

Ennen Power Platform toolsilla rakennettua perehdytysratkaisua Epiq kohtasi haasteita epäjohdonmukaisten ja manuaalisten perehdytysprosessien vuoksi 6 000 työntekijän joukossa 18 maassa. COVID-19-pandemia korosti tehokkaamman ratkaisun tarvetta. Colton Coan, Senior Manager of Rapid Development, johti yrityksen Launchpad-perehdytysratkaisun toteuttamista Power Automatea ja Dataversea käyttäen.

Launchpad-hanke virtaviivaisti perehdytysprosessia, integroitui saumattomasti Epiqin olemassa oleviin järjestelmiin ja poisti manuaaliset tehtävät. Ratkaisu mahdollisti nopean skaalautumisen lyhytkestoisiin projekteihin, mikä vähensi merkittävästi perehdytykseen kuluvaa aikaa ja kustannuksia. Tämän seurauksena uudet työntekijät saivat nopeammin käyttöönsä tarvittavat työkalut, ja IT-henkilöstö pystyi keskittymään arvokkaampiin tehtäviin.

Power Automate ja Dataverse tarjosivat käyttövalmiin työkalupakin, joka voidaan integroida Epiqin olemassa oleviin inhimillisen pääoman hallintaan (HCM) ja IT-järjestelmiin. Käyttämällä Power Automatea ja Dataversea manuaalisen työn vähentämiseksi sekä joustavuuden prosessin mukauttamiseksi liiketoimintayksiköille, joiden oli palkattava massoittain lyhytaikaisia työntekijöitä tiettyihin projekteihin.

Lue koko tarina: Epiq automatisoi työntekijöiden perehdytyksen Power Platformilla ja säästää yli 500 000 $ vuodessa.

Liiketoimintahaasteet

Epiq on erikoistunut monimutkaisten oikeudellisten asioiden hoitamiseen, mukaan lukien tutkimukset, ryhmäkanteet, sähköinen etsintä ja asiakirjatarkastukset yritys- ja julkishallinnon asiakkaille. Ennen Power Automaten ja Dataversen käyttöönottoa Epiq kohtasi useita yleisiä perehdytyshaasteita:

Liiketoimintayksiköillä oli epäjohdonmukaiset prosessit ilman keskitettyä hallintoa.
Rekrytointipäälliköillä ei ollut näkyvyyttä uusien työntekijöiden perehdytystilaan.
Microsoft 365 -käyttöoikeudet määritettiin manuaalisesti.
Outlook-postilaatikot luotiin manuaalisesti.
IT-omaisuuden elinkaaren hallinta oli monimutkaista taulukkolaskentapohjaisen seurannan vuoksi.
Ryhmäkanteen tai asiakirjojen tarkistuspalvelun joukkotyöhönottoskenaarioiden hallinta oli vaikeaa.

Epiq virtaviivaisti työntekijöiden perehdytystä poistamalla Power Automaten avulla manuaalisen tietojen syöttämisen, parantamalla automaatiota ja raportointia Dataversen avulla sekä suorittamalla joukkotoimintoja joukkotyöhönottoskenaarioita AI Builderilla.

Toteutusperiaate

Jos haluat luoda perehdytysratkaisun, joka vastaa näihin yleisiin perehdytyksen haasteisiin, käytä esimerkkinä Epiqin lähestymistapaa:

Tärkeiden automatisoitavien tehtävien tunnistaminen. Aloita tunnistamalla perehdytysprosessin aikaa vievimmät ja virhealtteimmat tehtävät. Epiqille nämä tehtävät sisälsivät Microsoft 365 -käyttöoikeuksien määrittämistä, Outlook-postilaatikoiden luomista ja kannettavien tietokoneiden pyyntöjen hallintaa.
Luo ratkaisu Power Automate -työnkulkujen avulla. Luo automatisoituja työnkulkuja, jotka käsittelevät toistuvia tehtäviä. Epiq loi Power Automate -työnkulkuja Microsoft 365- käyttöoikeuksien määrittämiseen, Outlook-postilaatikoiden luomiseen, kannettavien tietokoneiden pyytämiseen uusille työntekijöille ja sähköpostivahvistuksen lähettämiseen työhönottopäälliköille.
Integroi AI Builder joukkotoimintoja varten. AI Builder käsittelee laajamittaisia perehdytysskenaarioita. Epiqin tiimi koulutti malleja tunnistamaan joukkodatan kaavoja ja automatisoimaan toimintoja niiden mukaisesti.
Seuranta ja optimointi. Luo Power BI -koontinäyttöjä, jotka tarjoavat merkityksellisiä tietoja perehdytysprosessista. Epiq tarkastelee säännöllisesti työnkulkujaan ja tietojaan ja tunnistaa jatkuvasti parannuskohteita.

Tärkeiden automatisoitavien tehtävien tunnistaminen

HR-toimintojen tehostaminen ja tehokkuuden parantaminen alkaa avaintehtävien ja kipupisteiden tunnistamisesta. Työskentelemällä IT:n ja liiketoiminnan sidosryhmien kanssa Epiqin tiimi tunnisti useita kipupisteitä uusien työntekijöiden perehdytysprosessissa:

Tietojen syöttäminen: Henkilöstöpäällikkö syöttää uudet työntekijätiedot HCM-järjestelmään ja määrittää työntekijätunnuksen.
Tilin luominen: IT-tiimi luo käyttäjätilin Microsoft Entra ID:ssä.
Käyttöoikeuksien määritys: IT-tiimi määrittää asianmukaisen Microsoft 365 -käyttöoikeuden työntekijän roolin ja liiketoimintayksikön perusteella.
Postilaatikon valmistelu: IT-tiimi luo Outlook-postilaatikon uudelle työntekijälle.
Uuden työntekijän määrityksen vahvistus: IT-tiimi lähettää sähköpostivahvistuksen uuden työntekijän esihenkilölle.
Laitteistopyynnöt: Uuden työntekijän esihenkilö pyytää tarvittavia laitteita (esimerkiksi kannettavaa tietokonetta) ja erikoisohjelmistoja.
Toimituksen seuranta: Uuden työntekijän esihenkilö seuraa kannettavan tietokoneen toimitusta tarkistamalla kuljetuspalvelun tarjoajan verkkosivuston.
Tilan seuranta: IT-tiimi valvoo jokaisen perehdytystoiminnon tilaa varmistaakseen valmiuden uuden työntekijän ensimmäiseen päivään.

Luo ratkaisu Power Automate -työnkulkujen avulla

Epiq-tiimi rakensi ratkaisun, joka korvasi kunkin liiketoimintayksikön käyttämät erilliset laskentataulukot ja paransi tietojen laatua ja turvallisuutta keskitetyn valvonnan avulla:

Uuden työntekijän tietojen syöttäminen HCM-järjestelmään käynnistää Power Automate -työnkulun, jossa voidaan käyttää valmiita tai mukautettuja yhdistimiä.
Seuraava automaatio luo käyttäjätilin Microsoft Entra ID:ssä.
Power Automate tarkistaa HCM-järjestelmän 15 minuutin välein uusien työntekijöiden varalta ja tunnistaa työntekijätunnuksen.
Vahvistusvaihe varmistaa, että käyttäjätili on olemassa Microsoft Entra ID:ssä ennen jatkamista.
Työntekijätiedot, kuten työntekijätunnus, nimi, liiketoimintayksikkö, esihenkilö ja tapahtuman tyyppi perehdytyksessä, noudetaan HCM-järjestelmästä ja lisätään Dataverse-taulukkoon uutena rivinä.
Perehdytyksen tapahtumatyyppi Dataversessä käynnistää seuraavat työntekijöiden määritystyönkulut. Muita tapahtumatyyppejä, kuten käytöstä poistaminen, voidaan käyttää erilaisten työnkulkujen käynnistämiseen.
Automaatio tunnistaa ja määrittää sopivan Microsoft 365 -käyttöoikeuden uuden työntekijän roolin ja liiketoimintayksikön perusteella.
Uudelle työntekijälle luodaan automaattisesti Outlook-postilaatikko, käyttäen Azure-automation runbooksia PowerShellin avulla.
Uuden työntekijän määritysvahvistus lähetetään automaattisesti sähköpostitse työhönottopäällikölle.
Jokaisessa vaiheessa tiedot kootaan yhteen Dataverseen , jotta vältetään muiden järjestelmiin kutsumista useita kertoja.

"Tavoitteeni tässä ratkaisussa on, että jokaisessa vaiheessa, jossa keräämme lisää tietoja, koostamme nämä tiedot tietueisiinsa Dataversessa, joten kun meidän on etsittävä ne prosessin myöhemmässä vaiheessa, tarkistamme vain Dataversen."—Colton Coan, Senior Director of Rapid Development

Työnkulkujen luominen

Epiqin perehdytysratkaisu käyttää aikataulutettua pilvityönkulkua tarkistaakseen rutiininomaisesti HCM-järjestelmän uusien työntekijöiden varalta ja lisää jokaisen uutena rivinä valittuun Dataverse-taulukkoon. Taulukkopäivitys käynnistää seuraavat uusien työntekijöiden määritystoiminnot.

Power Automate -automaation jakaminen kahteen aliprosessiin helpottaa yksittäisen työntekijän vianmäärityksen ja työnkulun suorittamista uudelleen ongelmatilanteissa:

Ensimmäinen aliprosessi: Kerää työntekijöiden tiedot HCM-järjestelmästä ja lisää ne Dataverseen.
Toinen aliprosessi: Suorita asennustehtävät loppuun.

Epiq-tiimi loi automaation työntekijätietojen keräämiseksi useista järjestelmistä ja asennustehtävien suorittamiseksi.

Seuraavassa taulukossa käsitellään automaatiota.

App	Toimi	Description
	Ajoitettu tapahtuma suoritetaan 15 minuutin välein.	Aloita ajoitetulla pilvityönkululla ja määritä toistuvan työnkulun automaatio. Voit asettaa toistovälin, esimerkiksi 15 minuutin välein.
	Tarkista HCM-järjestelmästä uudet työntekijät.	Integroi HCM-järjestelmään käyttämällä valmista liitintä, jos sellainen on käytettävissä, tai luo mukautettu yhdistin.
	Lisää uusien työntekijöiden tiedot Dataverse-taulukkoon.	Käytä Dataversen Lisää uusi rivi -toimintoa kirjoittaaksesi työntekijän tiedot HCM-järjestelmästä Dataverse-taulukkoon (esimerkiksi Työntekijät-taulukkoon).
	Kun rivi päivitetään Dataverse-taulukkoon.	Käytä Dataversen Kun rivi lisätään, muokataan tai poistetaan -toimintoa seurataksesi työntekijätietojen muutoksia. Voit myös määrittää tapahtumatyypin, esimerkiksi perehdytys, käynnistämään asiaankuuluvat aliprosessit.
	Etsi käyttäjätilin Microsoft Entra ID.	Käytä Microsoft Entra ID -yhdistintä tunnistaaksesi uuden työntekijän käyttäjätilin Microsoft Entra ID:ssä aiemmin HCM-järjestelmästä kerätyn työntekijätunnuksen perusteella.
	Määritä Microsoft 365 -käyttöoikeus uudelle työntekijälle.	Käytä Microsoft Graph -kutsua uuden työntekijän roolin määrittämiseen ja asianmukaisen Microsoft 365 -käyttöoikeuden määrittämiseen.
	Luo Outlook-postilaatikko uudelle työntekijälle.	Luo Outlook-postilaatikko uudelle työntekijälle toisen Microsoft Graph -kutsun avulla.
	Lähetä sähköposti uuden työntekijän esihenkilölle.	Ensimmäisen päivän asennusvahvistus lähetetään sähköpostitse uuden työntekijän esimiehelle Outlook-yhdistimen avulla.

Ratkaisuarkkitehtuurin käyttäminen organisaatiossa

Voit käyttää Epiqin ratkaisuarkkitehtuuria ja suunnittelumalleja vastaavissa perehdytyksen käyttötapauksissa organisaatiossasi. Esimerkki:

Virtaviivaista henkilöstön poistumisprosesseja.
Perehdytä uusia opiskelijoita, opetushenkilökuntaa tai henkilökuntaa korkeakouluun tai yliopistoon luomalla Microsoft 365 tilejä opiskelija- tai työntekijätunnuksen perusteella.
Automatisoi pienemmän mittakaavan rutiininomaiset perehdytysprosessit, testaa ratkaisua ja kerää palautetta ennen skaalaamista koko yrityksen laajuiseksi.

Käytä AI Builderia joukkotoiminnoissa

Seuraavaksi Epiqin tiimi tunnisti tarpeen tietyissä liiketoimintayksiköissä mukautua massarekrytointiskenaarioon, jossa monet uudet työntekijät perehdytetään yhdessä lyhyemmän aikavälin asiakastyöhön.

Joukkorekrytointi edellytti perehdytysprosessin muunnelmaa, jotta rekrytointitiimi pystyi lähettämään luettelon uusista työntekijöistä ryhmänä ja välttämään aloitussähköpostivahvistuksen lähettämisen jokaiselle uudelle tiimin jäsenelle.

Epiqin tiimi muokkasi automaatiota tunnistamaan, milloin rekrytointitiimi lähetti Microsoft Forms:ssä luodun joukkovuokrauslomakkeen. Sitten he käyttivät AI Builderia datan rakentamiseen JSON:iksi niin, että se lisätään Dataverseen johdonmukaisessa muodossa. Power Automate tunnistaa joukkolisäyksen ja kokoaa kaikki uusien työntekijöiden tiedot yhteen sähköpostiviestiin työhönottopäällikölle.

"Suurin haaste, joka meillä on ollut kolmen vuoden aikana ja jonka tämä ratkaisu ratkaisi, oli se, että kun ihmiset täyttävät lomakkeen, jotkut laittavat pilkuilla erotellun luettelon, jotkut puolipisteen. Käytämme AI Builderin GPT-mallia näiden tietojen normalisointiin."—Colton Coan, Senior Director of Rapid Development

Kannettavan tietokoneen pyyntöjen ja tilan seurannan käsitteleminen

Tiimi laajensi perehdytysprosessia automaatioilla, jotka paransivat esimiesten palkkaamisen käyttökokemusta, mukaan lukien kehotteet valita laitteisto uudelle tiimin jäsenelle.

Microsoft 365 -käyttöoikeuden ja Outlook-postilaatikon lisäksi uudet työntekijät tarvitsevat yleensä kannettavan tietokoneen, joka on ihanteellinen tehtävä automatisointiin ja tilan seurantaan. Tunnistamalla nämä samanaikaiset perehdytysaktiviteetit tiimi automatisoi useampia saman Perehdytys-tapahtumatyypin käynnistämiä toimintoja.

Automaatio kehottaa työhönottopäällikköä valitsemaan uudelle työntekijälle tarvittavat laitteistot ja ohjelmistot ja kirjaa sitten automaattisesti palvelupyynnön Tietotekniikkapalvelujen hallinta (ITSM) -työkaluun. Kannettavan tietokoneen toimituksen seurantalinkki ja lähetyksen tila haetaan lähetystoimittajalta ja lisätään sitten työntekijän tietueeseen Dataversessa.

IT-tiimi käyttää Power Apps -käyttöliittymää keskitettyyn valvontaan ja yksittäisten työntekijöiden asennustyönkulkujen korjaamiseen, jos ongelmia ilmenee.

Perehdytyksen tilan seurannan koontinäyttöjen luominen

Perehdytystietojen yhdistäminen Dataverseen paitsi auttoi Power Automate -automaatioiden edistämisessä, myös mahdollisti sen, että Epiq-tiimi pystyi luomaan räätälöityjä Power BI -raportteja eri yleisöille keskitetystä tietojoukosta.

He esimerkiksi loivat johtamisnäkymän, joka keskittyy korkeamman tason ensimmäisen päivän valmiustietoihin palkkaaville esihenkilöille. He loivat IT-seurantanäkymän, joka tarjoaa yksityiskohtaista tietoa tilan seurantaan, tehtävien nopeuttamiseen ja pidemmän aikavälin tehokkuusanalyysiin.

Tärkeimmät seikat

Epiqin työntekijöiden perehdytysratkaisun tapaustutkimus osoittaa Power Automaten, Microsoft Dataversen ja AI Builderin käytön mullistavan potentiaalin. Vastaamalla yleisiin perehdytyksen haasteisiin Epiq virtaviivaisti prosesseja, vähensi manuaalisia tehtäviä ja paransi yleistä tehokkuutta. Tässä on joitain tärkeitä poimintoja IT-ammattilaisille, jotka haluavat ottaa käyttöön samanlaisen ratkaisun omissa organisaatioissaan:

Tunnista kipupisteet: Tunnista perehdytysprosessin aikaa vievimmät ja virheille altteimmat tehtävät. Priorisoi ensin automatisoitavat tehtävät.
Hyödynnä automaatiotyökaluja: Power Automaten avulla voit luoda työnkulkuja, jotka käsittelevät toistuvia tehtäviä, kuten käyttöoikeuksien määrityksiä ja postilaatikon luontia. Vähennä manuaalista työtä ja varmista johdonmukaisuus.
Integroi olemassa oleviin järjestelmiin: Varmista, että ratkaisusi integroituu saumattomasti olemassa oleviin HCM- ja IT-järjestelmiin. Ylläpidä tietojen eheyttä ja virtaviivaista prosesseja.
Käytä tekoälyä joukkotoimintoihin: Käytä AI Builderia laajamittaisten perehdytysskenaarioiden käsittelemiseen ja joukkotyöhönottotilanteiden hallintaan entistä helpommin.
Valvo ja optimoi: Käytä työkaluja, kuten Power BI:tä perehdytysprosessiesi suorituskyvyn seuraamiseen. Tarkista ja optimoi työnkulkuja säännöllisesti, jotta voit parantaa tehokkuutta jatkuvasti.