Muotoile alkuperäiset tiedot
Power BI Desktopin Power Query -editorin avulla voit muotoilla (muuntaa) tuotuja tietoja. Voit esimerkiksi nimetä uudelleen sarakkeita tai taulukoita, muuttaa tekstiä numeroiksi, poistaa rivejä, määrittää ensimmäisen rivin otsikoksi ja niin edelleen. Tietojen muotoilu on tärkeää sen varmistamiseksi, että ne vastaavat tarpeitasi ja sopivat raporteissa käytettäviksi.
Olet ladannut raakamyyntitietoja kahdesta lähteestä Power BI -malliin. Osa tiedoista on peräisin. csv-tiedostosta, jonka myyntitiimi on luonut manuaalisesti Microsoft Excelissä. Muut tiedot ladattiin yhteydellä organisaatiosi Enterprise Resource Planning (ERP) -järjestelmään. Nyt kun tarkastelet tietoja Power BI Desktopissa, huomaat, että ne ovat sekaisin: osaa tiedoista et tarvitse ja jotkin tarvitsemasi tiedot ovat väärässä muodossa.
Sinun on käytettävä Power Query -editoria näiden tietojen siistimiseen ja muotoiluun, ennen kuin voit aloittaa raporttien luomisen.
Power Query -editorin käytön aloittaminen
Voit aloittaa tietojen muotoilemisen avaamalla Power Query -editori valitsemalla Muunna tiedot -vaihtoehdon Power BI Desktop Aloitus-välilehdessä.
Power Query -editori valitun kyselyn tiedot näkyvät näytön keskellä, ja vasemmalla puolella Kyselyt-ruudussa näkyvät käytettävissä olevat kyselyt (taulukot).
Kun käytät Power Query -editoria, kaikki tietojen muotoilemisen vaiheet tallennetaan. Tällöin aina, kun kysely yhdistää tietolähteeseen, vaiheet otetaan automaattisesti käyttöön, joten tietosi muotoillaan aina määrittämälläsi tavalla. Power Query -editori tekee muutoksia vain tiettyyn tietojen näkymään, joten voit suhtautua luottavaisesti muutoksiin, joita alkuperäiseen tietolähteeseen tehdään. Näet luettelon vaiheistasi näytön oikealla puolella Kyselyasetukset-ruudussa yhdessä kyselyn ominaisuuksien kanssa.
Power Query -editorin valintanauhassa on useita painikkeita, joiden avulla voit valita, tarkastella ja muotoilla tietojasi.
Lisätietoja käytettävissä olevista ominaisuuksista ja funktioista on kohdassa Kyselyn valintanauha.
Huomautus
Power Query -editori hiiren kakkospainikkeen pikavalikoissa ja valintanauhan Muunna-välilehdessä on monia samoja asetuksia.
Tunnista sarakeotsikot ja nimet
Ensimmäinen vaihe alkuperäisten tietojesi muotoilemisessa on tunnistaa sarakeotsikot ja nimet tiedoissa ja arvioida niiden sijainti sen varmistamiseksi, että ne ovat oikeassa paikassa.
Seuraavassa näyttökuvassa SalesTargetin csv-tiedoston lähdetiedoissa (näytettä ei ole) oli tuotteiden mukaan luokiteltu kohde ja kuukausien mukaan jaettu aliluokka, jotka kumpikin on järjestetty sarakkeisiin.
Huomaat kuitenkin, että tietoja ei tuotu odotetulla tavalla.
Näin ollen tietojen lukeminen on hankalaa. Tiedoissa on ilmennyt ongelma niiden nykyisessä tilassa, koska sarakeotsikot ovat eri riveillä (merkitty punaisella) ja useilla sarakkeilla ei ole kuvailevaa nimeä, kuten Sarake1 ja Sarake2.
Kun olet tunnistanut sarakeotsikoiden ja nimien sijainnin, voit tehdä muutoksia tietojen järjestämiseksi uudelleen.
Korota otsikot
Kun taulukko luodaan Power BI Desktopissa, Power Query -editori olettaa, että kaikki tiedot kuuluvat taulukon riveille. Tietolähteen ensimmäinen rivi voi kuitenkin sisältää sarakkeiden nimiä, kuten aiemmassa SalesTarget-esimerkissä. Jos haluat korjata tämän epätarkkuuden, sinun on korotettava taulukon ensimmäinen rivi sarakeotsikoksi.
Voit korottaa otsikoita kahdella tavalla: valitsemalla Käytä ensimmäistä riviä otsikkoina -vaihtoehdon Aloitus-välilehdessä tai valitsemalla avattavan painikkeen Column1-kohdan vieressä ja valitsemalla sitten Käytä ensimmäistä riviä otsikkoina.
Seuraavassa kuvassa näkyy, miten Käytä ensimmäistä riviä otsikkoina -ominaisuus vaikuttaa tietoihin:
Nimeä sarakkeet uudelleen
Seuraava vaihe tietojen muotoilemisessa on tutkia sarakeotsikoita. Saatat huomata, että yhdellä tai useammalla sarakkeella on väärät otsikot, otsikossa on kirjoitusvirhe tai otsikoiden nimeämiskäytäntö ei ole yhtenäinen tai käyttäjäystävällinen.
Katso edellinen näyttökuva, joka näyttää Käytä ensimmäistä riviä otsikkoina -ominaisuuden vaikutuksen. Huomaa, että sarakkeen, joka sisältää aliluokan nimitiedot , sarakeotsikona on nyt Kuukausi . Tämä sarakeotsikko on virheellinen, joten se on nimettävä uudelleen.
Voit nimetä sarakeotsikot uudelleen kahdella tavalla. Voit esimerkiksi napsauttaa otsikkoa hiiren kakkospainikkeella, valita Nimeä uudelleen, muokata nimeä ja painaa Enter-näppäintä. Vaihtoehtoisesti voit kaksoisnapsauttaa sarakeotsikkoa ja korvata nimen oikealla nimellä.
Voit myös kiertää tämän ongelman poistamalla (ohittamalla) kaksi ensimmäistä riviä ja nimeämällä sarakkeet uudelleen käyttäen oikeaa nimeä.
Poista ylimmät rivit
Tietojen muotoilemisen aikana saatat joutua poistamaan joitakin ylimmistä riveistä, esimerkiksi jos ne ovat tyhjiä tai jos ne sisältävät tietoja, joita et tarvitse raporteissasi.
Jatketaan käyttäen SalesTarget-esimerkkiä: huomaa, että ensimmäinen rivi on tyhjä (sillä ei ole tietoja) ja toisella rivillä on tietoja, joita ei enää tarvita.
Jos haluat poistaa nämä ylimääräiset rivit, valitse Poista rivit>Poista ylimmät rivitAloitus-välilehdessä .
Poista sarakkeet
Tietojen muotoiluprosessin tärkeä vaihe on tarpeettomien sarakkeiden poistaminen. Sarakkeet kannattaa poistaa mahdollisimman aikaisin. Yksi tapa poistaa sarakkeita olisi rajoittaa saraketta, kun saat tietoja tietolähteestä. Jos esimerkiksi poimit tietoja relaatiotietokannasta SQL:n avulla, rajoittaisit poimittavaa saraketta käyttämällä SELECT-lausekkeen sarakeluetteloa.
Sarakkeet on parasta poistaa prosessin varhaisessa vaiheessa, erityisesti silloin, kun olet luonut yhteyksiä taulukoiden välille. Tarpeettomien sarakkeiden poistaminen auttaa keskittymään tarvitsemiisi tietoihin ja parantamaan semanttisten Power BI Desktop mallien ja raporttien yleistä suorituskykyä.
Tutki jokainen sarake ja kysy itseltäsi, tarvitsetko todella sen sisältämät tiedot. Jos et aio käyttää näitä tietoja raportissa, sarake ei lisää mitään arvoa semanttiseen malliin. Siksi sarake tulee poistaa. Voit aina lisätä sarakkeen myöhemmin, jos vaatimuksesi muuttuvat ajan kuluessa.
Voit poistaa sarakkeita kahdella tavalla. Ensimmäinen tapa on valita sarakkeet, jotka haluat poistaa, ja valita sitten Aloitus-välilehdessäPoista sarakkeet.
Vaihtoehtoisesti voit valita sarakkeet, jotka haluat säilyttää, ja valita sitten Aloitus-välilehdessäPoista sarakkeet>Poista muut sarakkeet.
Poista sarakkeiden pivotointi
Pivotoinnin poistaminen on Power BI:n hyödyllinen ominaisuus. Voit käyttää tätä ominaisuutta minkä tahansa tietolähteen tietojen yhteydessä, mutta käytät sitä useimmin tuodessasi tietoja Excelistä. Seuraavassa esimerkissä on Excel-malliasiakirja, joka sisältää myyntitietoja.
Vaikka tiedot saattavat aluksi olla järkeviä, on vaikeaa luoda koko myynnin kokonaissumma vuosilta 2018 ja 2019. Tavoitteena olisi tällöin käyttää näitä tietoja Power BI:ssä kolmella sarakkeella: Kuukausi, Vuosi ja Myyntimäärä.
Kun tuot tiedot Power Queryyn, ne näyttävät samalta kuin seuraavassa kuvassa.
Anna sitten ensimmäisen sarakkeen uudeksi nimeksi Kuukausi. Tämä sarake oli nimetty virheellisesti, koska Excelissä 2018- ja 2019-sarakkeet oli nimetty kyseisellä otsikolla. Korosta 2018- ja 2019-sarakkeet, valitse Power Queryn Muunna-välilehti ja valitse sitten Poista pivotointi.
Voit antaa Määrite-sarakkeen uudeksi nimeksi Vuosi ja Arvo-sarakkeen nimeksi Myyntimäärä.
Pivotoinnin poistaminen tehostaa tietojen DAX-mittareiden luontiprosessia myöhemmin. Kun olet suorittanut tämän prosessin, olet luonut helpomman tavan osittaa tietoja Vuosi- ja Kuukausi-sarakkeiden avulla.
Sarakkeiden pivotointi
Jos muotoilemasi tiedot ovat jäsentämättömiä (eli ne sisältävät paljon yksityiskohtia, mutta niitä ei ole järjestetty tai ryhmitelty millään tavalla), rakenteen puuttuminen voi vaikeuttaa mallien tunnistamista tiedoista.
Pivot-sarake-ominaisuuden avulla voit muuntaa tietuetiedot taulukoksi, joka sisältää koostearvon kullekin sarakkeen yksilölliselle arvolle. Voit esimerkiksi käyttää tätä ominaisuutta tietojen yhteenvedon tekemiseen käyttämällä erilaisia matemaattisia funktioita, kuten Määrä, Pienin, Suurin, Mediaani, Keskiarvo tai Summa.
SalesTarget-esimerkissä voit pivotoida sarakkeet ja saada kunkin tuoteluokan tuotealiluokkien määrän.
Valitse Muunna-välilehdessäMuunna > pivot-sarakkeet.
Valitse näyttöön tulevassa Pivot-sarake-ikkunassa sarake Arvot-sarakeluettelosta , kuten Aliluokan nimi. Laajenna lisäasetukset ja valitse koostearvofunktio-luettelosta vaihtoehto, kuten Määrä (kaikki), ja valitse sitten OK.
Seuraavassa kuvassa näkyy, miten Pivot-sarake-ominaisuus muuttaa tietojen järjestämistapaa.
Power Query -editori tallentaa kaikki tietojen muotoilemisen vaiheet, vaiheluettelo näkyy Kyselyasetukset-ruudussa. Jos olet tehnyt kaikki tarvittavat muutokset, valitse Sulje & Käytä sulkeaksesi Power Query -editori ja ottaaksesi muutokset käyttöön semanttisessa mallissasi. Ennen kuin valitset Sulje & Käytä, voit kuitenkin siistiä ja muuntaa tietoja Power Query -editori. Nämä lisävaiheet käsitellään myöhemmin tässä moduulissa.