Définir les résultats et la réussite de votre adoption de Microsoft Teams
Pour chaque scénario métier ou service que vous modernisez, il est essentiel de définir à quoi ressemble le succès de votre entreprise. Vous aurez collecté ces informations pour vos scénarios initiaux à mesure que vous les mappiez dans votre phase précédente. Lorsque vous préparez votre implémentation de mise à l’échelle, vous devez revoir et développer ces critères de réussite importants.
Voici une stratégie recommandée pour le mappage de ces critères. Il existe de nombreuses approches valides pour cette étape. Vous pouvez suivre notre guide ou le guide du partenaire Microsoft avec lequel vous travaillez. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, assurez-vous que vos résultats opérationnels sont pris en charge par l’implémentation technique de vos services et les objectifs globaux de votre organization.
Il existe quatre catégories de résultats qui peuvent être hiérarchisés pour votre entreprise. Ils sont interconnectés et constituent la base de la modernisation et de la transformation numérique que chaque employé connaîtra.
Voici des exemples de résultats dans chaque catégorie :
Organisation
- Transformation culturelle
- Rétention des employés
- Acquisition de talents
- Engagement social
- Agilité opérationnelle
Culturel
- Sentiment de l’employé
- Recommandations des employés
- Commentaires des clients
- Mesures d’innovation (par exemple, forum d’idées contributions, hackathons, engagements d’innovation produit)
Tangible
- Impact sur l’expérience client (service plus rapide, réduction des incidents de service, référence client/participation au programme de fidélité)
- Économies
- Génération de revenus
- Sécurité des données
- Simplification des processus
- Retrait des systèmes hérités
Individuels
- Utilisation des outils souhaités
- Moral des employés
- Productivité des employés
- Engagement des employés
- Génération d’idées
En général, vous devez penser à ces mesures agrégeant pour créer un quotient de modification pour votre entreprise de cette manière :
Sélectionner une stratégie d’activation de service
Teams étant une technologie transformatrice, selon la taille de votre organization et de vos technologies existantes, vous pouvez adopter des approches différentes. Envisagez ces stratégies :
| Teams First | Teams Core | Teams Go Big | Skype côte à côte | Migration |
|---|---|---|---|---|
| Diriger le déploiement cloud avec Teams | Activation du scénario de collaboration de prospect avec Teams | Tous les employés de Teams et d’équipes organization | Activer Teams et Skype Entreprise | Migrer des utilisateurs de Skype Entreprise vers Teams |
| - Applicable aux clients Microsoft 365 ou Office 365 nouveaux ou à faible utilisation - Diriger avec Teams dans un scénario spécifique au client - Mettez en évidence l’expérience utilisateur intégrée et le délai d’évaluation accéléré pour Microsoft 365 ou Office 365 - Planifier l’activation de la charge de travail ensemble pour éviter l’implémentation en série |
- Activer Teams avec OneDrive et SharePoint Online - Créer un intranet d’entreprise pour partager des ressources d’actualités et des vidéos avec Microsoft Stream Mieux ensemble : Équipes Microsoft Office SharePoint Online Viva Engage Planificateur PowerApps |
- Pour les clients disposant de moins de 5 000 sièges (limitation actuelle) - Activer la collaboration inter organization avec une seule équipe pour tous - Automatiser les tâches courantes (demandes de vacances, enquêtes auprès des employés, engagement de la direction) |
- Utiliser les tactiques de base de Teams pour accélérer la collaboration - Mettre en évidence les conseils de scénario de réunion en fonction de la taille et de l’ensemble de fonctionnalités requis - Utiliser Skype Entreprise pour les appels d’entreprise, l’interopérabilité et les scénarios hybrides - Utilisez la feuille de route publique pour la planification des capacités. |
- Planifier le passage à Teams à partir de Skype Entreprise en créant une feuille de route de stratégie de service pour le client - Attacher à la planification de la mise en production des fonctionnalités - Recommander d’inclure côte à côte et Teams Core pour faciliter la transition |
Voici nos recommandations pour la plupart des organisations clientes. Toutefois, il existe des exceptions. Pour obtenir des conseils sur les scénarios qui ne sont pas abordés ici, posez vos questions dans notre communauté Driving Adoption ou contactez l’équipe FastTrack ou le réseau de partenaires Microsoft.
Choisissez Teams First ou Teams Core : la plupart des organisations ont déjà investi dans la technologie Microsoft. Vous pouvez activer plusieurs charges de travail à la fois, comme Exchange Online, OneDrive Entreprise ou SharePoint. Dans ce cas, sélectionner Teams First ou Teams Core est un choix judicieux. Cela permettra à vos utilisateurs de s’habituer à l’expérience de collaboration améliorée de Teams. Votre équipe de projet de collaboration peut alors planifier le déploiement de fonctionnalités supplémentaires, ainsi que la formation et le support nécessaires pour qu’elles réussissent.
Choisissez Teams Go Big : dans microsoft 365 ou Office 365 organisations clientes, il est souvent préférable d’adopter une approche Teams Go Big pour réduire la fatigue des changements causée par l’apprentissage de nouvelles technologies plusieurs fois. Vous obtiendrez le meilleur avantage en activant Teams pour la collaboration et les réunions de base, SharePoint, OneDrive, le Planificateur et d’autres charges de travail, et en permettant à vos employés d’en savoir plus à leur sujet dans le contexte de votre déploiement Teams.
Teams Go Big est également la stratégie d’activation préférée pour les organisations de moins de 1 000 employés qui souhaitent simplifier la communication et l’engagement de leurs employés. L’utilisation de l’équipe organization peut rassembler des personnes pour passer en revue les tâches et initiatives courantes sur n’importe quel appareil.
Choisir côte à côte : pour les organisations qui utilisent Skype Entreprise pour l’audioconférence, la prise en charge des appareils de salle de conférence ou les fonctionnalités vocales cloud, nous vous recommandons d’exécuter Teams et Skype côte à côte pour familiariser vos employés avec les principales fonctionnalités de collaboration, tout en planifiant votre migration à partir de Skype Entreprise à un moment qui convient à votre entreprise. Notez que l’exécution des deux clients côte à côte peut entraîner une confusion des utilisateurs quant à l’outil à utiliser. Nous vous recommandons donc de garder cette phase de votre parcours d’adoption court.
Choisir la migration : la migration de Skype Entreprise vers Teams comporte des composants supplémentaires d’un point de vue technique, mais le parcours d’adoption de l’utilisateur a les mêmes composants qu’une implémentation Teams Go Big. En outre, vous allez informer les utilisateurs de l’expérience et de l’interface de réunion Teams, du nouveau comportement de conversation permanente et d’autres éléments de l’expérience qui sont différents de Skype Entreprise.
Pour chaque stratégie d’activation, il est essentiel de travailler en étroite collaboration avec votre équipe de préparation technique pour vous assurer que votre environnement offrira une expérience utilisateur exceptionnelle.
Décision : sélectionnez une stratégie d’activation qui prendra au mieux en charge vos résultats métier pour Microsoft Teams et qui peut être activée par votre équipe d’implémentation technique. Il s’agit d’une décision conjointe entre les responsables informatiques, les responsables de la gestion des programmes et les spécialistes de l’adoption des utilisateurs. Cette décision incombe souvent à la partie prenante de la direction, qui est le propriétaire ultime du succès de Microsoft Teams ou des services de collaboration dans votre organization.
Bonne pratique : Les stratégies d’activation peuvent être appropriées pour une phase donnée de votre projet ou de votre calendrier d’implémentation divisionnaire. Utilisez des personnages clés et leurs besoins pour effectuer des sélections. Collaborez en étroite collaboration avec votre équipe d’implémentation technique pour garantir une expérience de haute qualité à vos utilisateurs.
Engage parties prenantes
La communication et la gestion des attentes sont des éléments clés d’un projet de changement réussi. Il est important de communiquer régulièrement votre vision globale et vos progrès vers cet objectif à vos parties prenantes et à d’autres personnes dans votre organization.
Décision : Déterminez votre rythme et votre méthode de communication avec vos parties prenantes en accord avec la culture de votre entreprise. Ciblez vos communications aux différents niveaux d’engagement et d’intérêt au sein de votre organization.
Option : pour créer un base de connaissances continu d’informations sur votre projet, envisagez d’utiliser des pages d’actualités dans votre site de communication SharePoint. Votre bibliothèque de pages d’actualités (pages de site dans le site SharePoint associé à votre équipe de planification) peut être rendue publique afin qu’elles puissent être partagées avec toutes les parties intéressées.
Développer votre équipe d’implémentation
Dans une grande organization vous devez essayer d’incorporer de nombreux rôles différents dans votre phase d’activation à grande échelle. Il peut s’agir de commanditaires commerciaux supplémentaires, du personnel de support informatique, d’autres membres de votre communauté de champions et, dans certains cas, d’un personnel officiel de gestion des changements ou de formation. L’illustration ci-dessous montre une équipe d’adoption à grande échelle qui permet une séparation des tâches.
Dans un organization un ou plusieurs de ces rôles peuvent être exécutés par une seule personne, mais les compétences requises restent les mêmes. Les compétences techniques, de communication et de formation sont importantes dans un projet de changement réussi.
Développer vos stratégies de gouvernance et de gestion des informations
Une fois que vous avez sélectionné votre stratégie d’activation, vous serez prêt à revoir et à mettre à l’échelle les décisions de gouvernance que vous avez prises lors de la phase 1. Revisitez les décisions 1 à 6 du démarrage rapide de gouvernance pour développer ces stratégies en accord avec les utilisateurs professionnels qui utiliseront Teams.
| Niveau de l’équipe | Étendue/objectif | Appartenance standard | Durée |
|---|---|---|---|
| Niveau 1 | Équipe faisant autorité pour une division ou une unité commerciale | Habituellement limité aux membres officiels de cette division/unité | À perpétuité tant que la division existe (par exemple, service informatique, ressources humaines, marketing) |
| Niveau 2 | Équipes de projet, de service ou d’initiative avec une plus petite étendue | Normalement inter-organisationnelle et peut inclure des invités | Tant que ce projet ou ce service est en cours de travail |
| Niveau 3 | Projets à un point dans le temps | Petite équipe unie serrée avec une portée individuelle ; peut inclure des invités | Cycle de vie court lié au livrable principal |
Exemples de bonnes pratiques d’approvisionnement et de gestion au niveau de l’équipe :
| Niveau de l’équipe | Qui crée ? | Lavels et rétention | Considérations |
|---|---|---|---|
| Niveau 1 - Divisions | Informatique ou champion pour que ce groupe le nomme correctement | Confidentiel avec une stratégie de rétention standard appliquée et une stratégie de renouvellement d’un an | Considérez cela comme la réservation d’un nom de domaine. Vous souhaitez contrôler la façon dont les équipes de division sont nommées et ce qui est inclus. Concevez l’équipe avant d’ajouter des utilisateurs supplémentaires. |
| Niveau 2 - Projet/service | Propriétaire ou champion du projet | Confidentiel ou hautement confidentiel en fonction du contenu. Peut avoir une stratégie de rétention. Renouvellement de 6 mois. | Avant de le créer, réfléchissez juste au-delà de la limite du projet ou du service sur lequel vous travaillez. Serait-il plus judicieux de combiner des forces avec une autre équipe ? Faites tous les efforts pour réduire le nombre d’équipes que les utilisateurs individuels doivent visiter quand ils travaillent sur le même projet ou service. |
| Niveau 3 – Petite équipe de projet à la demande | Tout le monde dans le organization | Étiquette générale avec rétention standard et renouvellement de 6 mois. Peut inclure une convention de nommage (préfixe/suffixe) | Équipes en libre-service à la demande. Provisionnement sans friction. Ceux-ci facilitent la collaboration et les communications fluides pour les petites équipes de projet qui cherchent à obtenir une valeur immédiate des services fournis par l’entreprise. |
Simplifier l’engagement de l’entreprise
Un élément essentiel de la transformation et de l’utilisation numériques dans Microsoft Teams consiste à travailler avec vos unités commerciales pour comprendre les besoins, les opportunités et les difficultés qu’elles rencontrent. Bien que similaire à la conversation traditionnelle entre les services informatiques et les entreprises, vous devez vous concentrer sur ce qui est nécessaire. Écoutez avant de passer aux exigences techniques. Dans de nombreux cas, les fonctionnalités prêtes à l’emploi dans Teams répondent aux besoins de votre organization.
Bonne pratique : avant d’envisager de développer une solution personnalisée, assurez-vous que votre organization utilise pleinement les fonctionnalités prêtes à l’emploi de Microsoft 365 ou Office 365. Le développement de solutions personnalisées entraîne toujours des coûts à long terme pour vos services informatiques et de support.
Effectuez les étapes suivantes pour simplifier votre travail avec les unités commerciales. Reconnaissez que dans les grandes entreprises multinationales, ce processus peut se poursuivre longtemps après votre premier déploiement à grande échelle de Microsoft Teams :
- Rencontrez des influenceurs clés au sein d’une unité commerciale avant d’engager la direction pour obtenir des insights et un alignement.
- Comprendre leurs solutions actuelles pour les scénarios courants (courrier électronique, SharePoint, Viva Engage et autres produits).
- Commencez petit en sélectionnant des scénarios qui correspondent à un impact élevé, une difficulté faible/moyenne à mesure que vous effectuez une mise à l’échelle,
- Capturer les commentaires et développer des champions avec des connaissances d’unité commerciale pour soutenir la transition,
- Configurez des points de case activée mensuels pour discuter de la progression et hiérarchiser le backlog de projets supplémentaires.
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