Commencez par un déploiement pilote de Microsoft 365 pour les travailleurs de première ligne

Avant de vous engager dans un déploiement complet de Microsoft 365 pour les employés de première ligne au sein de votre organisation, il est judicieux de l’essayer en premier avec un petit ensemble de personnes réelles de votre organisation. Commencer par un programme pilote peut vous aider à identifier les éléments suivants :

  • Valider la préparation des utilisateurs.
  • Identifier et atténuer les problèmes.
  • Contribuez à garantir un déploiement réussi à l’échelle de l’organisation.

Par exemple, un pilote peut vous aider à déterminer :

  • Indique si les scénarios que vous avez identifiés correspondent aux besoins métier de votre organisation.
  • Quels éléments doivent être modifiés ou personnalisés pour votre organisation.
  • Les informations de formation et d’orientation que vous devez fournir aux utilisateurs avant, pendant et après qu’ils commencent à utiliser ces nouveaux outils.

L’exécution d’un programme pilote fait partie du processus d’adoption global. Pour plus d’informations sur l’adoption de Microsoft 365 dans votre organisation, consultez :

Nous vous recommandons de préparer le déploiement en suivant ce parcours d’apprentissage de 30 minutes : Préparer un déploiement Teams avec Microsoft 365.

Étapes d’exécution d’un programme pilote

Rassembler vos collaborateurs

Rassemblez un groupe de personnes de votre entreprise, du service informatique et des communautés de première ligne pour agir en tant que partie prenante et groupe de prise de décision pour votre pilote Teams pour les travailleurs de première ligne. Veillez à inclure des personnes des trois communautés pour vous donner la meilleure chance de réussir :

Ensuite, identifiez votre communauté pilote de phase 1 et assurez-vous qu’elle inclut les employés de première ligne dans le plus petit regroupement logique de votre organisation. Par exemple, un restaurant, une division d’un grand magasin, un magasin, un service clinique, un commissariat, une usine, un centre de distribution, etc. La clé est d’optimiser autour du travailleur de première ligne moyen faisant partie d’une seule équipe. Les gestionnaires ou les spécialistes peuvent être dans plusieurs.

Symbole du ruban Meilleures pratiques. Meilleure pratique

Il est important d’inclure tous les rôles au sein de ce plus petit regroupement logique, des gestionnaires aux travailleurs à temps partiel ou saisonniers, afin de découvrir des insights précieux et d’activer des scénarios de communication modernes. Votre personnel le plus junior vous surprendra ! Voici quelques-uns des principaux scénarios utiles et inattendus découverts pendant les pilotes avec des exemples de clients :

  • Attentes normalisées et formation : Prendre une photo d’un poêle propre pour illustrer au personnel de cuisine ce que signifie le nettoyage. « Si elle ne ressemble pas à ceci, alors il n’est pas propre! »
  • Réduction du rétrécissement : prise d’une photo d’un vol à l’atelier connu et notification immédiate aux autres employés. Les équipes qui effectueront des déplacements ultérieurs verront également cette image pour atténuer les risques futurs.

Symbole de graphique de processus/de flux. Points de décision :

À la fin de cette phase, vous devriez être en mesure de répondre à ces questions :

  • Qui participera à votre projet pilote ?
  • Quel est le plus petit regroupement logique pour votre organisation ?

Planifier votre projet pilote

Un pilote réussi comprend les éléments suivants :

  • Des dates de début et de fin définies et des objectifs clairement définis pour mesurer la réussite. Ces objectifs peuvent vous aider à planifier le déploiement une fois le projet pilote terminé.
    • Créez un plan de test et un processus pour recueillir des commentaires, ainsi qu’un plan de communication.
  • Laissez suffisamment de temps pour exécuter le pilote et évaluer son impact. Un minimum de 30 jours est recommandé.
  • Incluez les parties prenantes et les participants appropriés, sachant que vous pouvez ajouter d’autres utilisateurs tout au long du pilote, si nécessaire. Pour Microsoft 365 for frontline workers, assurez-vous que vos parties prenantes et participants incluent non seulement les dirigeants d’entreprise et le personnel informatique, mais également vos responsables et employés de première ligne, afin que vous puissiez les deux :
    • Veillez à comprendre leurs défis lors de la planification de l’implémentation.
    • Vous pouvez vérifier que votre implémentation a un impact positif sur ces défis.
  • Commencez petit et prenez le temps de suspendre, d’évaluer les résultats et d’ajuster le pilote.

Pour un pilote réussi pour les travailleurs de première ligne, la simplicité est essentielle ! Pour la plupart des clients, cette communauté ne dispose généralement d’aucune technologie de communication ou de collaboration prise en charge par l’entreprise, mais elle tire probablement déjà parti d’outils grand public non pris en charge pour répondre à certains besoins de base. Il est recommandé de commencer là où se trouvent vos utilisateurs et d’imiter les fonctionnalités qu’ils utilisent aujourd’hui dans les outils grand public. À mesure que votre pilote progresse et que le processus d’itération commence, vous pouvez développer l’expérience.

Vous ne savez pas quels outils consommateurs ces utilisateurs utilisent actuellement ?

Utilisez une enquête pré-pilote pour inventorier les outils, les fonctionnalités et les scénarios sur lesquels vos utilisateurs s’appuient aujourd’hui.

Options de configuration de conversation

Dans Chat sur mobile, vous pouvez avoir la disposition de conversation classique normale pour Teams OU une disposition qui inclut les canaux favoris dans Chat. Cette deuxième interface utilisateur simplifiée fonctionne bien pour les travailleurs de première ligne qui ne font que partie d’une équipe et constitue la meilleure pratique recommandée. La configuration de « Afficher les canaux favoris dans la conversation » permet également de supprimer le bouton « Teams » de la stratégie d’installation de l’application worker de première ligne afin de simplifier davantage l’expérience utilisateur final sans perte de fonctionnalités. Pour les utilisateurs qui seront dans plusieurs équipes, il n’est pas recommandé. Heureusement, cela peut être configuré par utilisateur et croître dans la sophistication selon les besoins.

Symbole du ruban Meilleures pratiques. Meilleure pratique

Configurez la phase 1 de l’expérience Teams de première ligne pour imiter les outils grand public que ces utilisateurs utilisent déjà ! Nous vous recommandons de démarrer votre projet pilote pour les travailleurs de première ligne avec « Afficher les canaux favoris dans la conversation » pour les communications simplifiées et shifts (facultatif).

Avec majs Sans majs
Capture d’écran de l’écran de téléphone avec Majs ajouté Capture d’écran de l’écran de téléphone sans majs ajouté

Symbole de graphique de processus/de flux. Points de décision :

  • Quelles fonctionnalités seront dans la phase 1 de votre projet pilote pour les travailleurs de première ligne?
  • Vos employés de première ligne ont-ils besoin de shifts ?
  • Quelle configuration de conversation utiliserez-vous ?

Configurer Microsoft 365 et Teams

Déterminez les appareils que vous allez prises en charge. Par exemple, vous pouvez utiliser les clients mobiles Teams sur Android et iOS pour fournir un accès sécurisé aux applications Teams et aux applications de travail de première ligne. Consultez Gérer les appareils partagés et personnels et obtenir les clients de bureau, web et mobiles Teams.

Consultez Configurer Microsoft 365 for frontline workers pour obtenir des conseils sur la configuration de Microsoft 365, Microsoft Teams et les autres services dont vous aurez besoin pour votre pilote.

Une fois que vous avez configuré et configuré tous les autres services dont vous avez besoin, vous pouvez configurer Microsoft Teams. Nous vous recommandons d’utiliser l’Assistant Intégration de Frontline Worker pour configurer votre pilote pour Teams.

Utiliser l’Assistant Intégration de Frontline Worker pour lancer votre pilote

L’Assistant d’intégration du personnel de première ligne dans le Centre d’administration Microsoft 365 simplifie l’intégration des employés de première ligne au sein de votre organisation. Utilisez l’Assistant pour lancer votre pilote et déployer rapidement une expérience dans Teams adaptée à votre personnel de première ligne.

Regardez cette courte vidéo pour obtenir une vue d’ensemble de la façon d’exécuter l’Assistant pour mettre votre personnel de première ligne opérationnel.

L’Assistant configure une équipe pour vos employés de première ligne et attribue des licences et des packages de stratégie à chaque membre de l’équipe. Vous pouvez créer votre équipe à partir de zéro ou à partir d’un modèle d’équipe, puis ajouter des utilisateurs et attribuer des rôles. Le rôle détermine si l’Assistant affecte le package de stratégie Frontline Manager ou Frontline Worker à l’utilisateur.

L’Assistant est disponible pour toutes les organisations qui disposent au moins d’une licence F. Vous pouvez exécuter l’Assistant autant de fois que nécessaire pour déployer Teams auprès de votre personnel de première ligne dans différents emplacements ou sites au sein de votre organisation.

Pour obtenir des conseils pas à pas, consultez l’Assistant Intégration des employés de première ligne pour mettre votre personnel de première ligne opérationnel.

Symbole de graphique de processus/de flux. Points de décision :

  • Combien de canaux/rubriques de conversation voulez-vous pour votre pilote ?
  • Quelles rubriques conviennent à vos scénarios ?

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Simplifiez les canaux. Nous vous recommandons de résister à l’envie de créer un canal pour chaque sujet de conversation possible et à la place de garder les choses très simples. Ce n’est pas grave si les canaux sont créés au fil du temps en fonction des besoins.

Capture d’écran de l’onglet Canaux

Après avoir configuré Teams et créé vos équipes et canaux, vous pouvez configurer toutes les applications de première ligne supplémentaires que vous souhaitez utiliser dans le pilote, notamment :

  • Réservations pour planifier des rendez-vous avec des clients ou des clients.
  • Se déplace pour planifier votre personnel de première ligne.
  • Apprentissage Viva créer des expériences d’apprentissage et de formation pour les employés.

Communiquer

Informez vos employés de première ligne de leur participation au pilote, des objectifs du pilote et fournissez, si nécessaire, une formation sur les fonctions de base. Pour la plupart des clients, il peut s’agir d’une instruction simple pour ces utilisateurs d’accéder à Google Play ou à l’Apple Store sur leurs appareils mobiles personnels, de télécharger l’application Microsoft Teams et de se connecter avec leurs informations d’identification d’entreprise. Nous avons conçu Microsoft Teams avec une interface simple et facile à utiliser que la plupart des travailleurs de première ligne doivent trouver intuitive.

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N’oubliez pas d’entraîner vos responsables sur shifts! Si vous envisagez d’inclure shifts dans votre pilote, veillez à effectuer une session de formation distincte avec vos responsables sur la création, la gestion et la publication de planifications pour leur équipe. Si vous souhaitez des supports de formation et des modèles de communication supplémentaires, vous pouvez les trouver dans votre pilote de première ligne dans une boîte.

Mesure

L’autonomisation de vos employés de première ligne est plus une question de personnes que de technologie. Pour comprendre l’impact de Teams, concentrez-vous sur l’expérience de vos employés de première ligne. Interrogez-les avant, pendant et après le pilote afin de comprendre leurs besoins, leurs points de douleur et leurs réactions. Si vous effectuez une itération de votre pilote et que vous ajoutez de nouvelles fonctionnalités au fil du temps, ces commentaires peuvent vous aider à guider l’ordre, le rythme ou même si des fonctionnalités supplémentaires sont nécessaires. Pour vous aider à évaluer le succès de votre pilote, vous pouvez les trouver dans votre pilote de première ligne dans une boîte.

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Encouragez vos champions et mettez en valeur vos victoires. Récompensez vos employés de première ligne pour avoir adopté ces nouveaux outils et les avoir utilisés de manière innovante en rapport avec les résultats opérationnels de votre entreprise. Cela, au-dessus de tout, garantira l’adoption continue de Teams et de la valeur pour votre entreprise.

Itérer et développer

Maintenant que vous avez terminé avec succès votre premier pilote avec un groupe initial de travailleurs de première ligne, il est temps de développer! Il est temps de revenir à l’étape 1 avec l’une des différentes options d’extension ci-dessous. Nous vous recommandons d’utiliser ce processus autant de fois que nécessaire pour arriver à une solution, un ensemble de bonnes pratiques et une documentation de formation pour tous vos employés de première ligne.

  • Développez le nombre d’équipes. Utilisez l’Assistant Intégration du Worker de première ligne pour configurer votre prochain emplacement ou région.
    • Au lieu d’un seul emplacement, pouvez-vous faire une région ?
    • Voulez-vous une équipe pour l’ensemble de la région ou des équipes individuelles pour chaque emplacement ?
  • Développez les fonctionnalités fournies.
    • Y a-t-il une fonctionnalité clé que vos employés de première ligne ont suggéré que vos formulaires de commentaires, comme Shifts, que vous n’avez pas inclus dans votre ensemble de fonctionnalités initial ?