Gérer l’application Plannings pour votre organisation dans Microsoft Teams
Vue d’ensemble de Plannings
L’application Shifts dans Microsoft Teams maintient les employés de première ligne connectés et synchronisés. Il est d’abord conçu pour la gestion du temps et la communication rapides et efficaces pour les équipes. Les employés de première ligne et leurs responsables peuvent utiliser leurs appareils mobiles pour gérer les planifications et rester en contact.
- Les responsables créent, mettent à jour et gèrent des planifications de quarts de travail pour leurs équipes. Ils peuvent envoyer des messages à un membre en particulier (« du liquide s’est renversé sur le sol ») ou à toute l’équipe (« le directeur régional arrive dans 20 minutes »). Ils peuvent aussi envoyer des documents stratégiques, des bulletins d’informations et des vidéos.
- Les employés peuvent consulter leurs horaires de travail, voir qui est prévu pour la journée, demander à échanger ou offrir une shift, et demander des congés.
Il est important de savoir que Shifts ne prend actuellement pas en charge les invités. Cela signifie que les invités d’une équipe ne peuvent pas être ajoutés à des plannings de shift ou utiliser ceux-ci lorsque l’accès invité est désactivé dans Teams.
Remarque
Pour plus d’informations sur les fonctionnalités Shifts sur différentes plateformes, consultez Fonctionnalités Teams par plateforme.
Gestion des licences
Les utilisateurs doivent disposer d’une licence Teams pour utiliser Shifts.
Remarque
Shifts est disponible dans les environnements Cloud de la communauté du secteur public (GCC), mais pas dans les environnements GCC High ou DoD.
Emplacement des données Plannings
Les données shifts sont stockées dans l’une des zones géographiques de la région suivantes : Asie-Pacifique (APAC), Union européenne (UE) ou États-Unis. En outre, Shifts offre la résidence des données localement en Australie, au Canada, en France, au Japon et au Royaume-Uni.
Pour en savoir plus sur les données Shifts, notamment l’emplacement du stockage des données, la sécurité et la conformité et le contrôle d’accès, consultez FAQ sur les données Shifts.
Déployer shifts
Pour obtenir une vue d’ensemble du déploiement de Shifts dans votre organization, consultez Shifts pour vos organization de première ligne.
Configurer des Plannings
Activer ou désactiver Plannings dans votre organisation
Plannings est activé par défaut pour tous les utilisateurs Teams de votre organisation. Vous pouvez désactiver ou activer l’application au niveau de l’organisation sur la page Gérer les applications dans le centre d’administration Microsoft Teams.
- Dans le volet de navigation gauche du Centre d’administration Teams, accédez à Applications> TeamsGérer les applications.
- Dans la liste des applications, recherchez l’application Shifts, sélectionnez-la, puis basculez le bouton bascule État sur Bloqué ou Autorisé.
Activer ou désactiver Plannings pour des utilisateurs spécifiques de votre organisation
Pour autoriser ou empêcher des utilisateurs spécifiques de votre organization d’utiliser Shifts, assurez-vous que Shifts est activé pour votre organization dans la page Gérer les applications. Créez ensuite une stratégie personnalisée pour les autorisations d’application et affectez-la à ces utilisateurs. Pour plus d’informations, consultez Utiliser des stratégies d’autorisation d’application pour contrôler l’accès des utilisateurs aux applications.
Épingler shifts à Teams
Utiliser l’expérience d’application de première ligne personnalisée pour épingler Shifts et d’autres applications à Teams
L’expérience d’application de première ligne personnalisée dans Teams épingle les applications les plus pertinentes dans Teams pour les utilisateurs disposant d’une licence F. Les applications épinglées incluent Shifts, Walkie Talkie, Tasks et Approvals. Par défaut, cette fonctionnalité est activée, ce qui offre à vos employés de première ligne une expérience prête à l’emploi adaptée à leurs besoins.
Les applications sont épinglées à la barre de l’application(barre située sur le côté du client de bureau Teams et en bas des clients mobiles Teams), où les utilisateurs peuvent y accéder rapidement et facilement.
Pour en savoir plus, notamment sur le fonctionnement de l’expérience avec les stratégies d’application que vous définissez, consultez Personnaliser des applications Teams pour vos employés de première ligne.
Utiliser une stratégie de configuration d’application pour épingler Shifts à Teams
Les stratégies de configuration des applications vous permettent de personnaliser Teams pour épingler les applications les plus importantes pour vos utilisateurs.
Vous pouvez créer une stratégie personnalisée dans la stratégie de configuration d’application en ajoutant l’application Shifts, puis affecter la stratégie à vos utilisateurs. Vous pouvez également utiliser la stratégie de configuration d’application qui fait partie des packages de stratégies Worker de première ligne et Gestionnaire de première ligne.
Un package de stratégie dans Teams est une collection de stratégies et de paramètres de stratégie prédéfinis que vous pouvez attribuer aux utilisateurs qui ont des rôles similaires dans votre organization. L’ensemble de stratégies dans les packages de stratégie Worker de première ligne et Gestionnaire de première ligne comprend une stratégie de configuration d’application qui épingle l’application Shifts et d’autres applications qui prennent en charge les activités de communication et de collaboration pour ce rôle.
Nous vous recommandons d’utiliser les packages de stratégies Worker de première ligne et Gestionnaire de première ligne, car ils simplifient, rationalisent et contribuent à fournir une cohérence lors de la gestion des stratégies pour votre personnel de première ligne. Pour plus d’informations, consultez Packages de stratégie Teams pour les employés de première ligne.
Activer les étiquettes basées sur les décalages dans Teams
Les balises dans Teams permettent aux utilisateurs de se connecter facilement à un sous-ensemble de personnes d’une équipe. Avec les étiquettes basées sur les shifts, les personnes se voient attribuer automatiquement des étiquettes qui correspondent à leur planification et à leur nom de groupe de shifts dans Shifts. La balise peut être utilisée dans @mentions sur la ligne À dans une conversation ou dans une publication sur n’importe quel canal standard de l’équipe.
Les étiquettes basées sur les décalages permettent à vos utilisateurs d’atteindre les personnes qui sont en déplacement en temps réel. Les notifications sont envoyées uniquement aux personnes qui sont en déplacement au moment où l’étiquette est utilisée dans une publication de conversation ou de canal. Par exemple :
- Un responsable de magasin utilise l’étiquette @Cashiers pour publier une annonce sur un canal pour tous les caissiers en poste.
- Une infirmière utilise l’étiquette @CardiologistsOnCall pour démarrer une conversation avec tous les cardiologues de garde.
Vous pouvez activer ou désactiver la fonctionnalité dans le Centre d’administration Microsoft Teams. Pour plus d’informations, consultez Gérer les étiquettes dans Teams.
Déployer le plug-in Shifts pour Microsoft Teams pour Copilot
Avec le plug-in Shifts pour Microsoft Teams pour Microsoft 365 Copilot, votre personnel de première ligne peut utiliser Business Chat (BizChat) dans Teams pour gérer ses planifications. Par exemple, les responsables de première ligne peuvent obtenir des informations sur les quarts de travail de leur équipe, les quarts ouverts et les congés planifiés, en fonction des données de planification dans Shifts. Pour en savoir plus sur l’expérience utilisateur, consultez Obtenir des insights sur votre planification shifts avec Microsoft 365 Copilot.
Vous déployez le plug-in Shifts pour vos utilisateurs dans le Centre d’administration Microsoft 365. Les utilisateurs doivent se voir attribuer une licence Microsoft 365 Copilot pour utiliser le plug-in.
- Dans la Centre d’administration Microsoft 365, accédez à Paramètres Applications>intégrées.
- Accédez à l’onglet Applications disponibles , puis sélectionnez Shifts pour Teams.
- Sous Actions, sélectionnez Déployer l’application. Vous pouvez choisir de déployer sur des utilisateurs ou des groupes spécifiques.
Pour en savoir plus, consultez Gérer les extensions pour Copilot dans les applications intégrées.
Rechercher des événements de Plannings dans le journal d’audit
Vous pouvez effectuer une recherche dans le journal d’audit pour afficher l’activité shifts au niveau de votre organisation. Pour en savoir plus sur la façon d'effectuer une recherche dans le journal d'audit et pour consulter la liste des Activités Plannings qui sont enregistrées dans le journal d'audit, consultez Recherche d'événements dans le journal d'audit dans Teams.
Avant de pouvoir effectuer une recherche dans le journal d’audit, vous devez d’abord activer l’audit dans le portail de conformité Microsoft Purview. Si vous souhaitez en savoir plus, veuillez consulter Activer ou désactiver la recherche dans le journal d'audit. N’oubliez pas que les données d’audit ne sont disponibles qu’à partir du moment où vous avez activé l’audit.
Envoyer des commentaires ou signaler un problème
Pour envoyer des commentaires ou signaler un problème, sélectionnez Paramètres et autres (...) dans Teams, puis choisissez Aide>Envoyer des commentaires. Entrez vos commentaires ou détails sur le problème que vous rencontrez. Indiquez au début de votre rapport de commentaires que vous envoyez des commentaires sur Shifts afin que nous puissions facilement identifier les problèmes liés à Shifts.