Publier des étiquettes de rétention et les appliquer dans des applications

Guide de sécurité et conformité pour les licences Microsoft 365.

Remarque

Ce scénario est pris en charge pour toutes les configurations d’étiquette de rétention, y compris les enregistrements réglementaires.

Utilisez les informations suivantes pour publier lesétiquettes de rétention, puis les appliquer aux documents et e-mails.

Les étiquettes de rétention vous permettent de conserver les éléments dont vous avez besoin et de supprimer ce dont vous n’avez pas besoin au niveau de l’élément (document ou courrier électronique). Ils sont également utilisés pour déclarer un élément en tant qu’enregistrement dans le cadre d’une solution de gestion des enregistrements pour vos données Microsoft 365.

La mise à disposition des étiquettes de rétention aux membres de votre organisation afin qu’ils puissent classer le contenu est un processus en deux étapes :

1. Créez les étiquettes de rétention.

2. Publiez les étiquettes de rétention à l’aide d’une stratégie d’étiquette de rétention.

Utilisez les instructions suivantes pour les deux étapes d’administration.

Conseil

Si vous n’êtes pas un client E5, utilisez la version d’évaluation de 90 jours des solutions Microsoft Purview pour découvrir comment des fonctionnalités Supplémentaires purview peuvent aider vos organization à gérer les besoins en matière de sécurité et de conformité des données. Commencez dès maintenant au hub d’essais portail de conformité Microsoft Purview. En savoir plus sur les conditions d’inscription et d’essai.

Avant de commencer

L’administrateur général de votre organisation dispose de toutes les autorisations pour créer et gérer les étiquettes de rétention et leurs stratégies. Si vous ne vous connectez pas en tant qu’administrateur général, consultez les informations d’autorisation pour la gestion des enregistrements ou la gestion du cycle de vie des données, en fonction de la solution que vous utilisez.

Vérifiez que vous avez créé les étiquettes de rétentionque vous souhaitez appliquer aux éléments.

Comment publier des étiquettes de rétention

Déterminez avant de créer votre stratégie d’étiquette de rétention si elle sera adaptative ou statique. Pour plus d’informations, voir étendues de stratégie adaptative ou statique pour la rétention. Si vous décidez d’utiliser une stratégie adaptative, vous devez créer une ou plusieurs étendues adaptatives avant de créer votre stratégie d’étiquette de rétention, puis les sélectionner au cours du processus de création de stratégie d’étiquette de rétention. Pour obtenir des instructions, consultez les informations de configuration pour les étendues adaptatives.

Pour cette configuration, vous pouvez utiliser le portail Microsoft Purview ou le portail de conformité Microsoft Purview.

1. Selon le portail que vous utilisez, accédez à l’un des emplacements suivants :

   • Connectez-vous au portail Microsoft Purview , puis :

     Si vous utilisez la gestion des enregistrements : Stratégies de gestion des>> enregistrementsStratégies d’étiquette

     Si vous utilisez la gestion du cycle de vie des données : Stratégies de gestion du cycle de vie des>> donnéesStratégies d’étiquette

   • Connectez-vous au portail de conformité Microsoft Purview, puis :

     Si vous utilisez la gestion des enregistrements : onglet Stratégiesd’étiquettede gestion des> enregistrements

     Si vous utilisez la gestion du cycle de vie des données : gestion du cycle de vie des> données onglet Stratégies d’étiquetteMicrosoft 365>

2. Sélectionnez Publier des étiquettes et suivez les invites pour créer la stratégie d’étiquette de rétention. Faites attention au nom que vous choisissez pour la stratégie, car cela ne peut pas être modifié une fois la stratégie enregistrée.

3. Utilisez le lien pour sélectionner les étiquettes de rétention à publier, puis sélectionnez Suivant.

4. Pour la page Attribuer des unités d’administration : si votre organization utilise des unités administratives dans Microsoft Entra ID, une stratégie d’étiquette de rétention qui n’inclut pas de sites SharePoint peut être automatiquement limitée à des utilisateurs spécifiques en sélectionnant des unités administratives. Si des unités administratives ont été affectées à votre compte, vous devez sélectionner une ou plusieurs unités administratives.

   Si vous ne souhaitez pas restreindre la stratégie à l’aide d’unités administratives, ou si votre organization n’a pas configuré d’unités administratives, conservez la valeur par défaut Répertoire complet. Vous devez sélectionner Répertoire complet pour la stratégie afin d’inclure l’emplacement des sites SharePoint.

5. Pour choisir le type de stratégie de rétention à créer, sélectionnez Adaptatif ou Statique,en fonction du choix que vous avez effectué à partir des instructions avant de commencer. Si vous n’avez pas encore créé d’étendues adaptatives, vous pouvez sélectionner Adaptive, mais comme il n’y aura aucune étendue adaptative à sélectionner, vous ne pourrez pas terminer la configuration avec cette option.

6. En fonction de l’étendue sélectionnée :

   • Si vous avezchoisi Adaptatif : dans la page Choisir les étendues et les emplacements de stratégie adaptative, sélectionnez Ajouter des étendues et sélectionnez une ou plusieurs étendues adaptatives qui ont été créées. Sélectionnez ensuite un ou plusieurs emplacements. Les emplacements que vous pouvez sélectionner dépendent des types d’étendue ajoutés. Par exemple, si vous avez uniquement ajouté un type d’étendue Utilisateur, vous pouvez sélectionner e-mail Exchange , mais pas sites SharePoint.

   • Si vous avez choisi Statique :dans la page Choisir des emplacements pour activer ou désactiver l'un des emplacements. Vous pouvez laisser pour chaque emplacement la valeur par défaut Appliquer la stratégie à l’intégralité de l’emplacement ou Spécifier des inclusions et des exclusions.

   Pour plus d’informations sur les choix d’emplacement, voir Emplacements.

Pour modifier une stratégie d’étiquette de rétention existante (le type de stratégie est Publier), sélectionnez-la, puis sélectionnez l’option Modifier pour démarrer la Modifier la stratégie de rétention configuration.

Lorsque les étiquettes de rétention sont disponibles à l’application

Si vous publiez des étiquettes de rétention sur SharePoint ou OneDrive, ces étiquettes apparaissent généralement pour que les utilisateurs les sélectionnent dans un délai d’un jour. Vous pouvez toutefois autoriser jusqu’à sept jours.

Si vous publiez des étiquettes de rétention dans Exchange, l’affichage de ces étiquettes de rétention pour les utilisateurs peut prendre jusqu’à sept jours. Comme avec tous les paramètres de rétention pour Exchange, la boîte aux lettres doit contenir au moins 10 Mo de données.

Si les étiquettes n’apparaissent pas après sept jours, case activée l’état de la stratégie d’étiquette en la sélectionnant dans la page Stratégies d’étiquette dans le portail Microsoft Purview ou le portail de conformité Microsoft Purview. Si vous voyez (erreur) inclus dans l’état et que les détails des emplacements affichent un message indiquant qu’il faut plus de temps que prévu pour déployer la stratégie ou pour essayer de redéployer la stratégie, essayez d’exécuter la commande Set-AppRetentionCompliancePolicy ou Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell pour réessayer la distribution de stratégie :

1. Se connecter à Security & Compliance PowerShell.

2. Exécutez une des commandes suivantes :

   • Pour les emplacements de stratégie messages de canal privé Teams, Viva Engage messages utilisateur et Viva Engage messages de la communauté :

     Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
     

   • Pour tous les autres emplacements de stratégie, tels que les boîtes aux lettres Exchange, lessites de communication et classiques SharePoint, les messages de canal Teams , etc. :

     Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
     

Vérifier l’état des étiquettes de rétention publiées dans Exchange

Dans Exchange Online, les étiquettes de rétention deviennent disponibles pour les utilisateurs finaux à l’issue d’un processus qui s’exécute tous les sept jours. Powershell vous permet de voir quand ce processus a été exécuté pour la dernière fois et donc de connaître sa prochaine exécution.

1. Connectez-vous à Exchange Online PowerShell.

2. Exécutez les commandes suivantes :

   $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
   

   $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
   

   $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
   
   

Dans les résultats, la propriété ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) indique quand le système a traité votre boîte aux lettres pour la dernière fois. Si cela ne s’est pas produit depuis la création de la stratégie, les étiquettes ne s’affichent pas. Pour forcer le traitement, exécutez Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

Si les étiquettes n’apparaissent pas dans Outlook sur le web comme prévu, veillez à vider le cache dans votre navigateur (CTRL + F5).

Comment appliquer des étiquettes de rétention publiées

Utilisez les sections suivantes pour découvrir comment les étiquettes de rétention publiées peuvent être appliquées dans les applications :

• Appliquer manuellement des étiquettes de rétention

• Étiquettes par défaut pour SharePoint et Outlook

• Appliquer automatiquement une étiquette de rétention aux e-mails à l’aide des règles Outlook

En outre, lorsque vous utilisez Microsoft Syntex et publiez des étiquettes de rétention sur des emplacements SharePoint, vous pouvez appliquer une étiquette de rétention à un modèle afin que les fichiers identifiés soient automatiquement étiquetés.

Une fois le contenu étiqueté, consultez les informations suivantes pour comprendre quand l’étiquette appliquée peut être supprimée ou modifiée : une seule étiquette de rétention à la fois.

Appliquer manuellement des étiquettes de rétention

Les utilisateurs peuvent appliquer manuellement des étiquettes de rétention à partir des emplacements suivants :

• Outlook
• OneDrive et SharePoint
• Site Teams connecté à un groupe

Utilisez les onglets suivants pour comprendre comment appliquer manuellement des étiquettes de rétention pour chaque emplacement :

Outlook

Vos étiquettes de rétention publiées s’affichent dans Outlook avec toutes les étiquettes de rétention MRM héritées qui sont affectées à la boîte aux lettres. Bien que vous voyiez des références aux stratégies de rétention, les utilisateurs ne peuvent pas sélectionner vos stratégies de rétention Microsoft 365 dans les applications Outlook.

Pour étiqueter un élément dans le client de bureau Outlook, sélectionnez l’élément. Sous l’onglet Accueil du ruban, sélectionnez Attribuer une stratégie, puis choisissez l’étiquette de rétention. Par exemple :

Si vous ne voyez pas immédiatement l’option d’attribution de stratégie, recherchez le groupe Étiquettes dans le ruban.

Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un élément à partir d’un dossier, tel que le dossier Boîte de réception pour les e-mails reçus ou le dossier Brouillons d’un e-mail à envoyer. Ensuite, sélectionnez Attribuer une stratégie dans le menu contextuel, puis choisissez l’étiquette de rétention. Lorsque vous sélectionnez plusieurs éléments, vous pouvez utiliser cette méthode pour appliquer la même étiquette de rétention à plusieurs éléments à la fois.

Pour étiqueter un élément dans Outlook sur le web, cliquez d’abord avec le bouton droit sur l’élément à partir d’un dossier. Ensuite, sélectionnez Actions> avancéesAttribuer une stratégie, puis choisissez l’étiquette de rétention. Par exemple :

Comme avec le bureau Outlook, vous pouvez également utiliser cette méthode d’étiquetage si vous sélectionnez plusieurs éléments.

Une fois l’étiquette de rétention appliquée, vous pouvez afficher cette étiquette de rétention en haut de l’élément et la date d’expiration calculée. Par exemple :

Pour plus d’informations sur la date d’expiration affichée aux utilisateurs, consultez Notification à l’utilisateur de la date d’expiration.

OneDrive et SharePoint

L’application manuelle d’étiquettes de rétention est prise en charge uniquement dans la nouvelle expérience, et non dans l’expérience classique.

Pour étiqueter un document (y compris les fichiers OneNote) dans OneDrive ou SharePoint, commencez par sélectionner l’élément. Ensuite, dans le coin supérieur droit, ouvrez le volet d’informations, puis choisissez l’étiquette de rétention dans Appliquer l’étiquette.

Vous pouvez également appliquer une étiquette de rétention à un élément de liste, un dossier ou un ensemble de documents, et vous pouvez définir une étiquette de rétention par défaut pour une bibliothèque de documents.

Après avoir appliqué une étiquette de rétention à un élément, vous pouvez l’afficher dans le volet d’informations lorsque cet élément est sélectionné.

Pour SharePoint, vous pouvez créer un affichage de la bibliothèque qui contient la colonne Étiquettes ou la colonne L’élément est un enregistrement. Cela n’est pas possible pour OneDrive. Cet affichage vous permet de voir rapidement les étiquettes de rétention attribuées à tous les éléments et les éléments qui sont des enregistrements. Notez cependant que vous ne pouvez pas filtrer l’affichage en utilisant la colonne L’élément est un enregistrement. Si vous souhaitez savoir comment ajouter des colonnes, consultez la page Afficher ou masquer des colonnes dans une liste ou une bibliothèque.

Sites connectés à un groupe Teams

Lorsque vous publiez des étiquettes de rétention dans l’emplacement Groupes Microsoft 365, les étiquettes de rétention apparaissent dans le site d’équipes SharePoint, mais ne sont pas prises en charge par un client de messagerie pour les boîtes aux lettres de groupe. L’expérience d’application d’une étiquette de rétention dans le site est identique à celle des documents dans SharePoint.

Les utilisateurs peuvent également appliquer les étiquettes de rétention directement dans Teams, à partir de l’onglet Fichiers :

Étiquettes par défaut pour SharePoint et Outlook

Une fois qu’une étiquette de rétention a été publiée dans SharePoint et Outlook, les utilisateurs peuvent l’appliquer en tant qu’étiquette de rétention par défaut afin qu’elle soit héritée par tous les éléments non étiquetés. Bien que la même étiquette soit appliquée, chaque élément est conservé et supprimé séparément, en fonction du début du paramètre de période de rétention dans l’étiquette.

Lorsque vous utilisez des étiquettes de rétention par défaut, certains scénarios peuvent entraîner le remplacement ou la suppression de l’étiquette héritée. Pour plus d’informations sur le comportement de l’étiquette, consultez chaque onglet.

Étiquette par défaut pour SharePoint

Vous pouvez appliquer une étiquette de rétention par défaut à tout le contenu d’une bibliothèque, d’un dossier ou d’un ensemble de documents SharePoint. Les documents dans cet emplacement héritent ensuite de l’étiquette de rétention par défaut sélectionnée.

Pour une bibliothèque de documents, la configuration des étiquettes par défaut est effectuée dans la page Paramètres de la bibliothèque d’une bibliothèque de documents. Lorsque vous choisissez l’étiquette de rétention par défaut, vous pouvez également choisir de l’appliquer aux éléments présents dans la bibliothèque.

Par exemple, si vous avez une étiquette de rétention pour les documents marketing et que vous savez qu’une bibliothèque de documents spécifique contient uniquement ce type de contenu, vous pouvez faire de l’étiquette de rétention des supports marketing l’étiquette par défaut pour tous les documents de cette bibliothèque.

Comportement des étiquettes lorsque vous utilisez une étiquette par défaut pour SharePoint

Pour les étiquettes de rétention standard que vous appliquez comme étiquette de rétention par défaut à une bibliothèque, un dossier ou un ensemble de documents :

• Cette étiquette de rétention sera appliquée à tous les nouveaux éléments sans étiquette dans le conteneur.

• Pour les dossiers, l’héritage circule vers les dossiers enfants et les éléments héritent de l’étiquette de leur dossier le plus proche.

• Si vous avez sélectionné l’option pour appliquer l’étiquette par défaut aux éléments existants : les éléments déjà étiquetés conservent leur étiquette de rétention, sauf si elle a été appliquée par une autre étiquette par défaut.

• Si vous modifiez l’étiquette de rétention par défaut pour le conteneur : les étiquettes de rétention existantes appliquées aux éléments de ce conteneur sont modifiées uniquement si vous avez sélectionné l’option pour appliquer l’étiquette par défaut aux éléments existants et que ces étiquettes ont été appliquées par une étiquette par défaut.

• Si vous supprimez l’étiquette de rétention par défaut pour le conteneur : les éléments conservent leurs étiquettes.

• Si vous déplacez un élément avec une étiquette de rétention par défaut appliquée d’un conteneur vers un autre conteneur : l’élément conserve son étiquette de rétention par défaut existante, même si le nouvel emplacement a une étiquette de rétention par défaut différente. Ce n’est que si vous modifiez ensuite l’étiquette par défaut pour ce nouvel emplacement que l’élément déplacé peut hériter de l’étiquette par défaut de son emplacement actuel.

Lorsque des étiquettes qui ne sont pas des étiquettes de rétention standard, mais qui marquent des éléments en tant qu’enregistrements (ou enregistrements réglementaires) sont appliquées, ces étiquettes ne peuvent être modifiées ou supprimées que manuellement.

Étiquette par défaut pour Outlook

Vous pouvez appliquer une étiquette de rétention par défaut aux dossiers Outlook afin que l’étiquette soit héritée par tous les éléments non étiquetés.

Dans le client de bureau Outlook, cliquez avec le bouton droit sur le dossier, sélectionnez Propriétés, l’onglet Stratégie , puis remplacez Utiliser la stratégie de dossier parent par l’étiquette de rétention que vous souhaitez utiliser comme étiquette de rétention par défaut de ce dossier. Par exemple :

Dans Outlook sur le web, cliquez avec le bouton droit sur le dossier, sélectionnez Attribuer une stratégie, puis remplacez Utiliser la stratégie de dossier parent par l’étiquette de rétention que vous souhaitez utiliser comme étiquette de rétention par défaut de ce dossier. Par exemple :

Comportement des étiquettes lorsque vous utilisez une étiquette par défaut pour Outlook

Lorsque vous utilisez une étiquette de rétention standard comme étiquette par défaut pour un dossier Outlook :

• Cette étiquette de rétention est appliquée à tous les éléments sans étiquette dans le dossier.

• L’héritage circule vers tous les dossiers enfants et les éléments héritent de l’étiquette de leur dossier le plus proche.

• Les éléments déjà étiquetés conservent leur étiquette de rétention, sauf si elle a été appliquée par une autre étiquette par défaut.

• Si vous modifiez ou supprimez l’étiquette de rétention par défaut pour le dossier : les étiquettes de rétention existantes appliquées aux éléments de ce dossier sont également modifiées ou supprimées uniquement si ces étiquettes ont été appliquées par une étiquette par défaut.

• Si vous déplacez un élément avec une étiquette de rétention par défaut d’un dossier vers un autre dossier avec une étiquette de rétention par défaut différente : l’élément obtient la nouvelle étiquette de rétention par défaut.

• Si vous déplacez un élément avec une étiquette de rétention par défaut d’un dossier vers un autre dossier sans étiquette de rétention par défaut : l’ancienne étiquette de rétention par défaut est supprimée, sauf si le nouveau dossier est le dossier Éléments supprimés.

Lorsque des étiquettes qui ne sont pas des étiquettes de rétention standard, mais qui marquent des éléments en tant qu’enregistrements (ou enregistrements réglementaires) sont appliquées, ces étiquettes ne peuvent être modifiées ou supprimées que manuellement.

Appliquer automatiquement une étiquette de rétention aux e-mails à l’aide des règles Outlook

Dans Outlook, vous pouvez créer des règles pour appliquer une étiquette de rétention. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui applique une étiquette de rétention spécifique à tous les messages envoyés vers un groupe de distribution spécifique ou à partir de celui-ci.

Pour créer une règle, cliquez avec le bouton droit sur un élément, puis sélectionnez Règles>Création de règle>Assistant Règles d’options> avancées. Spécifiez la ou les conditions de la première étape, puis appliquez la stratégie de rétention pour l’action :

Bien que vous voyiez une référence aux stratégies de rétention, les étiquettes de rétention s’affichent et peuvent être sélectionnées.

Mise à jour des étiquettes de rétention et de leurs stratégies

Si vous modifiez une étiquette de rétention ou une stratégie d’étiquette de rétention et que l’étiquette ou la stratégie de rétention est déjà appliquée au contenu, vos paramètres mis à jour sont automatiquement appliqués à ce contenu en plus du contenu qui vient d’être identifié.

Certains paramètres ne peuvent pas être modifiés une fois l’étiquette ou la stratégie créée et enregistrée, notamment :

• Noms pour les étiquettes de rétention et leurs stratégies, le type d’étendue (adaptatif ou statique) et les paramètres de rétention à l’exception de la période de rétention.
• Option de marquage des éléments comme enregistrement.

Suppression des étiquettes de rétention.

Pour supprimer une étiquette de rétention, les trois conditions doivent s’appliquer :

• L’étiquette n’est incluse dans aucune stratégie d’étiquette de rétention
• L’étiquette n’est pas configurée pour la rétention basée sur les événements
• L’étiquette n’est pas configurée pour marquer les éléments en tant qu’enregistrements réglementaires

Lorsque toutes ces conditions sont remplies :

• Vous pouvez toujours supprimer une étiquette de rétention qui ne marque pas les éléments en tant qu’enregistrements (parfois appelée « étiquette de rétention standard »). La suppression réussit même si l’étiquette est appliquée à des éléments et que l’étiquette de rétention est ensuite supprimée de ces éléments.

• Vous pouvez supprimer une étiquette de rétention qui marque les éléments en tant qu’enregistrements uniquement si l’étiquette n’est pas appliquée aux éléments. Si l’étiquette a été appliquée à des éléments, la suppression échoue et vous voyez un lien vers l’Explorateur de contenu pour identifier les éléments étiquetés. L’affichage des éléments étiquetés dans l’Explorateur de contenu peut prendre jusqu’à deux jours. Dans ce scénario, l’étiquette de rétention pourrait être supprimée sans l’affichage du lien vers l’explorateur de contenu.

Verrouillage de la stratégie pour empêcher toute modification

Si vous avez besoin de vérifier que personne ne peut désactiver la stratégie, supprimer la stratégie ou la rendre moins restrictive, veuillez consulter la rubrique Utiliser le Verrou de Conservation pour restreindre les modifications apportées aux stratégies de rétention et aux stratégies d’étiquette de rétention.

Résolution des problèmes liés aux stratégies d’étiquette de rétention

Si vos stratégies d’étiquette de rétention ne fonctionnent pas comme prévu ou si vous voyez des erreurs liées à ces stratégies, utilisez les ressources de dépannage suivantes :

• Identifier les erreurs dans les stratégies de rétention et d’étiquette de rétention Microsoft 365
• Résoudre les erreurs dans les stratégies de rétention et d’étiquette de rétention Microsoft 365

Étapes suivantes

Pour vous aider à suivre les étiquettes appliquées à partir de vos stratégies d’étiquetage de rétention publiées :

• Surveillance des étiquettes de rétention
• Utilisation de la recherche de contenu pour rechercher tout le contenu portant une étiquette de rétention spécifique
• Audit des actions de rétention

La rétention basée sur les événements est un autre scénario pris en charge pour les étiquettes de rétention. Pour plus d'informations, voir Commencer la rétention lorsqu'un événement se produit.