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Configurer la signature électronique SharePoint

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Notes

La signature électronique SharePoint est disponible sur le marché américain. Si l’emplacement d’un locataire est les États-Unis, la signature électronique SharePoint est disponible pour ce locataire. Pour les locataires multigéographiques situés aux États-Unis, eSignature sera disponible uniquement dans la zone géographique d’accueil. SharePoint eSignature sera déployée dans d’autres régions plus tard cette année.

Le service eSignature SharePoint est configuré dans le Centre d’administration Microsoft 365. Avant de commencer, déterminez si cette fonctionnalité est adaptée à vos besoins en lisant la section Avant de commencer.

Conditions préalables

Licences

Avant de pouvoir utiliser la signature électronique SharePoint, vous devez d’abord lier un abonnement Azure dans Le paiement à l’utilisation Syntex. L’étiquetage de taxonomie dans Syntex est facturé en fonction du type et du nombre de transactions.

Autorisations

Vous devez être administrateur SharePoint ou administrateur général pour pouvoir accéder au Centre d’administration Microsoft 365 et configurer la signature électronique SharePoint.

Importante

Microsoft vous recommande d’utiliser des rôles avec le moins d’autorisations. Cela permet d’améliorer la sécurité de votre organisation. Administrateur général est un rôle hautement privilégié qui doit être limité aux scénarios d’urgence lorsque vous ne pouvez pas utiliser un rôle existant.

Notes

Si vous souhaitez demander des signatures à des destinataires externes, vous devez activer l’intégration B2B de Microsoft Entra pour SharePoint et OneDrive et le partage d’invités. Les destinataires externes sont des personnes extérieures à votre organisation et sont intégrés en tant qu’invités à votre locataire. Microsoft Entra B2B assure l’authentification et la gestion des invités. Pour plus d’informations, consultez Destinataires externes plus loin dans cet article.

Configurer la signature électronique SharePoint

  1. Dans le Centre d’administration Microsoft 365, sélectionnez Configurer.

  2. Sous Fichiers et contenu, sélectionnez Automatiser les processus de contenu avec Syntex.

  3. Dans la page Automatiser les processus de contenu avec Syntex , sélectionnez Accéder aux paramètres Syntex.

  4. Dans la page Syntex, sous Services d’image & de document, sélectionnez signature électronique.

  5. Pour les clients existants, lisez les conditions d’utilisation du service, puis sélectionnez Activer pour activer le service.

  6. Pour les nouveaux clients Syntex, le service eSignature SharePoint est activé une fois que vous avez entré vos informations de facturation et accepté les conditions d’utilisation. Dans la page eSignature :

    • Pour désactiver le service, sélectionnez Désactiver.
    • Pour gérer les sites disponibles, consultez Gérer les sites.

Gérer les sites

Par défaut, la signature électronique SharePoint est activée pour les bibliothèques de tous les sites SharePoint. Suivez ces étapes pour limiter les sites que les utilisateurs peuvent utiliser eSignature.

  1. Dans la page Gérer Microsoft Syntex , sélectionnez eSignature.

  2. Dans le panneau eSignature , sous Bibliothèques SharePoint où Syntex eSignature est activé, sélectionnez Sélectionner des sites.

    a. Choisissez le ou les sites pour lesquels ce service doit être activé.

    b. Pour restreindre l’accès des utilisateurs à ce service, sélectionnez Aucune bibliothèque SharePoint ou Bibliothèques dans les sites sélectionnés et suivez les instructions pour sélectionner les sites ou charger une liste CSV d’un maximum de 100 sites. Veillez à ajouter votre site de centre de contenu si vous souhaitez qu’il soit inclus. Vous pouvez ensuite gérer les autorisations d’accès aux sites que vous avez sélectionnés.

    c. Sélectionnez Enregistrer.

Remarque

L’exécution de la première demande eSignature dans un locataire Microsoft 365 peut prendre un peu plus de temps que d’habitude. Cela peut prendre de quelques secondes à quelques minutes. Toutefois, les requêtes suivantes sont exécutées normalement. Nous recommandons aux administrateurs de créer la première demande de signature électronique dans un site SharePoint comme dernière étape de configuration.

Désactiver la signature électronique

  1. Dans la page Gérer Microsoft Syntex , sélectionnez eSignature.

  2. Si la signature électronique SharePoint est activée, un bouton Désactiver est visible. Pour désactiver la signature électronique SharePoint, sélectionnez Désactiver.

Destinataires externes

Microsoft Entra B2B

Microsoft Entra B2B assure l’authentification et la gestion des invités. Les signataires ou destinataires externes sont considérés comme des invités au sein de votre locataire. Pour pouvoir envoyer des demandes à des signataires en dehors de votre organisation, vous devez activer l’intégration Microsoft Entra B2B pour SharePoint et OneDrive.

Authentification

Les destinataires externes peuvent avoir besoin de s’authentifier avant de pouvoir accéder à un document à des fins de signature. Le type d’authentification requis par les destinataires externes dépend de la configuration des utilisateurs invités au niveau SharePoint ou au niveau du locataire. En outre, si l’utilisateur externe appartient à une organisation avec un locataire Microsoft 365, il est possible que la configuration de son organisation affecte son expérience d’authentification lors de la tentative de signature du document. Pour plus d’informations, consultez Collaboration avec des invités dans un site.

Accès conditionnel

Certains accès conditionnels peuvent déterminer si des destinataires externes (signataires en dehors de votre organisation ou client Microsoft 365) pourront signer un document. Selon la configuration de l’administrateur, les signataires externes peuvent ne pas être en mesure d’accéder au document et de le lire à des fins de signature. Dans d’autres cas, ils peuvent accéder au document pour la signature, mais l’opération de signature échoue. L’un des moyens courants de résoudre ce problème consiste à ajouter le service eSignature Microsoft à la liste des applications approuvées via le centre d’administration Microsoft Entra.

Stockage et rétention des documents

Stockage des documents

SharePoint eSignature permet à un demandeur de démarrer une demande de signature à partir d’un document PDF enregistré dans une bibliothèque SharePoint pour laquelle la signature électronique a été activée. Une fois que toutes les parties requises ont signé, le service eSignature SharePoint enregistre une copie du document signé dans le dossier du document d’origine (dossier d’origine). L’expéditeur est averti dans un e-mail qui inclut un lien pour afficher le document et un lien distinct vers le dossier SharePoint où le document signé a été enregistré.

Avant l’envoi d’une demande de signature et à la fin de la demande, certaines vérifications sont effectuées pour s’assurer que l’expéditeur a l’autorisation d’écrire dans le document et le dossier d’origine. Si l’autorisation change lorsque la demande de signature est en cours, le service peut ne pas être en mesure d’enregistrer une copie du document signé dans le dossier d’origine. Cet événement peut se produire dans les cas suivants :

  • L’expéditeur de la demande n’a plus accès au dossier d’origine. Par exemple, l’accès de l’expéditeur a été révoqué par le propriétaire du dossier d’origine ou un administrateur SharePoint.

  • L’autorisation d’écriture initiale de l’expéditeur sur le dossier d’origine a été rétrogradée pour afficher uniquement.

  • Le dossier d’origine a été supprimé.

Conservation des documents

Lorsqu’une demande de signature est créée pour un document dans SharePoint, le service SharePoint eSignature crée une copie de travail du document. C’est cette copie de travail qui est envoyée à tous les destinataires pour signature, et c’est ainsi que l’expéditeur peut suivre l’état de leurs demandes. La copie de travail de la demande est stockée dans une bibliothèque de documents masquée dans SharePoint. La signature ne sera ajoutée à la copie de travail du document de demande qu’une fois que toutes les parties auront signé ; sinon, il apparaît comme non signé même si l’une des parties a ajouté sa signature.

La copie de travail de la demande est stockée et conservée pendant cinq ans ou conformément à la stratégie de rétention des documents définie par l’administrateur sharePoint ou client. En savoir plus sur les stratégies de rétention.

Chaque notification par e-mail envoyée en relation avec une demande de signature contient un lien URL qui permet au destinataire d’afficher, de réviser et de signer le document. Lorsqu’une requête atteint un état terminal (lorsque l’état est Terminé, Annulé ou Refusé), le destinataire dispose de 30 jours pour afficher, télécharger et stocker le document dans un emplacement préféré. Une fois le lien arrivé à expiration, il ne peut plus être utilisé pour accéder au document.

Pour plus de protection, lorsqu’un expéditeur annule une demande, les destinataires perdent immédiatement l’accès au document de demande. La notification par e-mail reçue par les destinataires ne contient pas de lien URL pour afficher la demande.