Définir des limites de travail en cours

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Une pratique Kanban essentielle, les limites de travail en cours, aussi appelées « limites TEC », limite la quantité de travail que votre équipe entreprend à chaque étape de travail. Elle est conçue pour focaliser votre équipe sur l’achèvement de chaque élément avant de commencer un nouveau travail. Bien que cela puisse sembler contre-intuitif au début, de nombreuses équipes trouvent que les limites de travail en cours les aident à augmenter leur productivité et à améliorer la qualité de leurs logiciels.

Vous définissez des limites de travail en cours pour chaque étape de travail, pour chaque colonne intermédiaire. La limite définit une contrainte réversible sur le nombre d’éléments autorisés dans la colonne. Rien ne vous empêche de déplacer davantage d’éléments dans la colonne et de dépasser la limite. Votre tableau Kanban affiche le nombre d’éléments à chaque étape en regard de chaque limite.

La définition de limites de travail en cours est un processus simple, mais le respect de ces limites nécessite un engagement de l’équipe. L’adoption réussie des limites de travail en cours implique un changement de culture. Les équipes déplacent leur focalisation sur la productivité individuelle vers la productivité d’équipe.

Pour plus d’informations, veuillez consulter cet Aperçu de Kanban.

Prérequis

• Pour configurer les paramètres d’équipe, vous devez être ajouté au rôle Administrateur d’équipe ou être membre du groupe de sécurité Administrateurs de projet. Pour être ajouté, consultez Ajouter un administrateur d’équipe ou Modifier les autorisations au niveau du projet.
• L’accès De base ou supérieur doit vous être attribué pour exercer toutes les fonctionnalités de backlog et de tableau. Les utilisateurs disposant d’un accès Partie prenante peuvent uniquement modifier les éléments de travail du tableau et ajouter des étiquettes existantes à un élément de travail. Les parties prenantes ne peuvent pas ajouter des éléments de travail ou mettre à jour les champs affichés sur les cartes. Pour plus d’informations, consultez À propos des niveaux d’accès.

Déterminer les limites de travail en cours initiales

Demandez à votre équipe de déterminer les limites de travail en cours initiales à définir, ainsi que la manière de les utiliser et de les surveiller. Peu de règles s’appliquent aux nombres à définir, car ils peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs. Procédez comme suit pour déterminer les limites à définir :

• Définissez des limites en fonction des travaux en cours. Comptez les éléments présents dans vos colonnes Kanban existantes.
• Définissez des limites qui ne dépassent pas deux ou trois éléments par membre de l’équipe qui travaille dans une phase. Par exemple, si vous avez trois membres de l’équipe et que chaque membre de l’équipe ne peut pas travailler sur plus de deux tâches à la fois, la limite de travail en cours résultante est de 6 (= 3 développeurs x 2 tâches/développeur).
• Commencez par des limites basses pour aider votre équipe à détecter plus rapidement les goulots d’étranglement et à identifier les problèmes de processus à résoudre.

Respecter les limites de travail en cours

Une fois que vous avez défini vos limites de travail en cours, vous souhaiterez suivre la façon dont votre équipe reste dans ces limites.

Le respect des limites de travail en cours signifie que les équipes ne déplacent pas d’éléments dans une colonne si cela entraîne le dépassement du nombre d’éléments dans la colonne. Lorsqu’ils le font, votre tableau Kanban fournit un retour immédiat. Ces retours doivent servir de signal à l’équipe pour qu’elle se concentre immédiatement sur les activités afin de réduire le nombre d’éléments dans la colonne.

Bien que simple en théorie, le maintien des limites de travail en cours peut forcer les individus, les équipes et les organisations à sortir de leur zone de confort. Les membres de l’équipe qui aiment effectuer plusieurs tâches à la fois peuvent se sentir contraints. D’autres peuvent se retrouver sans travail, car ils attendent que le travail se termine en amont.

Pour obtenir les avantages des limites du travail en cours, faites en sorte que votre équipe se réunisse fréquemment pour discuter des changements de processus en cours.

Identifier les goulots d’étranglement

Pour optimiser le flux de valeur, vous souhaitez naturellement identifier et éliminer les goulots d’étranglement. Les goulots d’étranglement indiquent qu’il existe du gaspillage dans le processus de workflow global.

En surveillant votre tableau Kanban au fil du temps, vous pouvez découvrir où se produisent les goulots d’étranglement. Lorsque plusieurs éléments se trouvent dans une colonne non travaillée pendant plusieurs jours, un goulot d’étranglement s’est produit. Les goulots d’étranglement se produisent généralement lorsque les limites de travail en cours sont trop élevées. Toutefois, l’absence de goulot d’étranglement peut indiquer que les limites de travail en cours sont trop faibles.

La prise d’instantanés périodiques de votre tableau Kanban peut cataloguer visuellement les endroits où le travail se déroule sans problème et où des goulots d’étranglement apparaissent.

Ces instantanés peuvent montrer à votre équipe les informations suivantes :

• Nombre d’éléments en moyenne dans une étape/une colonne de workflow
• Nombre d’éléments travaillés par rapport aux membres de l’équipe qui travaillent dans une étape/une colonne de workflow
• Combien d’éléments et quels éléments sont restés dans une étape/colonne de workflow pendant de longues périodes de temps
• Combien d’éléments l’équipe a terminés à la fin d’une période d’une, deux ou trois semaines

Éliminer le gaspillage

Étant donné que les goulots d’étranglement signalent un gaspillage dans votre processus de workflow, vous devez identifier la source du gaspillage. Kanban définit le gaspillage comme tout ce qui n’est pas strictement nécessaire pour produire les résultats souhaités.

Les gaspillages courants dans le développement de logiciels sont les suivants :

• Code ou fonctionnalités inutilisés
• Défauts entraînant un remaniement
• Retards ou temps passé à attendre quelque chose
• Transfert d’une personne, d’une équipe ou d’un processus métier à un autre
• Exigences insuffisantes
• Communication lente ou médiocre

L’élimination du gaspillage nécessite des discussions d’équipe afin d’identifier les causes et les solutions acceptables pour l’équipe.

Définir des limites de travail en cours

Une fois que vous avez compris comment vous souhaitez utiliser les limites de travail en cours, procédez comme suit pour les définir. Si vous n’avez pas mappé le flux de travail de votre équipe aux colonnes Kanban, vous devez d’abord le faire.

1. Ouvrez votre tableau Kanban.

2. Choisissez l’icône d’engrenage pour configurer le tableau et définir les paramètres généraux de l’équipe.

   

3. Choisissez Colonnes, puis un onglet de colonne pour définir la limite de travail en cours pour cette colonne.

   

   Remarque

   Différents titres et choix de colonnes sont disponibles en fonction du processus qui a été utilisé pour créer votre projet et selon que votre équipe a choisi de traiter les bogues comme des exigences ou des tâches.

4. Quand vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.

Limites WIP, défis et solutions

Les équipes dépassent parfois les limites WIP d’un ou deux éléments. Mais si votre équipe dépasse fréquemment les limites de trois éléments ou plus, elle doit revoir les processus ou ajuster les limites.

Lorsqu'une équipe a travaillé pendant plusieurs semaines avec des limites WIP, discutez des difficultés rencontrées par les membres de l'équipe. Choisissez ensuite les solutions qu'elle souhaite utiliser et ajustez les limites si nécessaire. La liste suivante, qui n'est pas exhaustive, indique quelques-uns des défis les plus courants auxquels les équipes sont confrontées, ainsi que des solutions éprouvées pour les surmonter.

Défis WIP

• Dynamique sociale. Lorsqu'il s'agit de respecter les règles, les membres de l'équipe peuvent se sentir mis à l'épreuve. Certains manifesteront naturellement une certaine hostilité. D'autres ne pensent pas que la règle s'applique à eux ou ne considèrent pas que ce qu'ils font enfreint les règles. Certains membres de l'équipe peuvent accepter des tâches supplémentaires qui dépassent le cadre de ce qui a été convenu. D'autres encore ne veulent pas abandonner le multitâche, car ils pensent que c'est la clé de leur productivité et de leur réussite individuelle.

• Variabilité du travail en cours. Une grande variabilité dans la taille des éléments de travail, témoignages d'utilisateurs et bogues, peut avoir une influence négative sur le workflow global. Par exemple, les éléments dont les estimations varient de 4 heures à 14 jours, ou de 2 à 55 points, ne peuvent pas être comptabilisés de la même manière lorsqu'il s'agit de limiter le travail en cours.

• Ignorer les problèmes systémiques. Au lieu de résoudre les problèmes de workflow lorsque des goulets d'étranglement apparaissent, les équipes redoublent d’efforts, consacrant plus de temps à supprimer ces goulets d'étranglement.

• Changement de culture. L’adoption de limites WIP introduit des changements au niveau du système, de la culture et de l’équipe.

Solutions pour la gestion WIP

• Créez une culture de productivité d’équipe. Examinez la tension naturelle qui existe entre la productivité individuelle et la productivité de l'équipe. Identifiez les moyens par lesquels les membres de l'équipe peuvent améliorer la productivité globale de l'équipe et le workflow.

• Adaptez le travail pour réduire la variabilité. Avant de commencer à travailler sur un élément, l'équipe doit discuter de l'ampleur globale du travail requis et déterminer si ce travail peut être divisé en tâches plus petites.

• Concentrez-vous sur le flux des éléments de priorité élevée. Lorsqu'ils sont disponibles, les membres de l'équipe demandent comment ils peuvent contribuer à faire avancer un point en amont. En cas de blocage ou de difficultés à livrer un élément à temps, les membres de l'équipe demandent de l'aide pour terminer l'élément.

• Adaptez les ressources de l’équipe à chaque étape de travail. Des goulots d’étranglement peuvent survenir lorsqu’il n’y a pas suffisamment de spécialistes pour s’occuper d’une étape particulière. Étudiez les moyens d'accroître les compétences de l'équipe à chaque étape du travail ou d'ajouter des ressources en cas de manque de personnel à une étape du travail.

• Créez une compréhension partagée. Efforcez sans cesse d'améliorer la compréhension de l'équipe sur la façon de travailler en utilisant les pratiques Kanban. Prenez des mesures pour permettre aux membres de l’équipe de contribuer à la mise en œuvre des modifications. Pensez à programmer régulièrement des rétrospectives ou des réunions d'équipe pour discuter de ce qui fonctionne bien et de ce qui doit être modifié. Documentez les stratégies d’équipe pour limiter toute ambiguïté.

• Utilisez des métriques pour ajuster les processus. Vérifiez périodiquement les métriques Kanban du travail en cours et du délai d'exécution pour déterminer si des changements sont nécessaires.

• Gérez les changements de culture avec attention. Les gens veulent fournir leur meilleur travail : un principe fondamental qui sous-tend Kanban et ses disciplines associées. Appliquez les principes de gestion des changements à mesure que vous adoptez de nouvelles pratiques. Créez un plus grand sentiment d’appartenance au sein de l’équipe pour la réussite de l’implémentation des limites WIP.

Articles connexes

• Fractionner les colonnes
• Accélérer le travail
• Ajouter la définition de Terminé à une colonne
• Personnaliser les cartes
• Afficher les bogues dans les backlogs et les tableaux