Documents entrants
Certaines transactions d'entreprise ne sont pas enregistrées dans Dynamics NAV dès le départ. À la place, un document provenant d'une entreprise externe arrive dans votre compagnie comme la pièce jointe d'un courriel, ou une copie papier que vous pouvez scanner pour la classer. Cela est classique dans le cas des commandes, lorsque ces fichiers de documents entrants sont des reçus de paiements pour des dépenses ou de petits achats.
À partir de fichiers PDF ou image représentant des documents entrants, un service OCR externe (reconnaissance optique de caractères) peut générer des documents électroniques qui peuvent ensuite être convertis en enregistrements de document au sein de Dynamics NAV.
Dans la fenêtre Documents entrants, vous pouvez utiliser différentes fonctions pour examiner les reçus de dépenses, gérer les tâches ROC et convertir les fichiers document entrants, manuellement ou automatiquement, en documents ou lignes feuille appropriés. Les fichiers externes peuvent être joints à n'importe quelle étape du processus, notamment en ce qui concerne les documents reportés et les écritures fournisseur, client et grand livre résultantes.
Le processus de document entrant est composé des activités principales suivantes :
- Enregistrez les documents externes dans Dynamics NAV en créant des lignes dans la fenêtre Documents entrants de l'une des manières suivantes :
- Manuellement, à l'aide de fonctions simples, à partir d'un PC ou d'un périphérique mobile, de l'une des manières suivantes :
- Utilisez le bouton Créer à partir d'un fichier, puis renseignez les champs appropriés dans la fenêtre Document entrant. Le fichier est automatiquement joint.
- Utilisez le bouton Nouveau, renseignez les champs appropriés dans la fenêtre Document entrant, puis joignez manuellement le fichier associé.
- À partir d'une tablette ou d'un téléphone, utilisez le bouton Créer à partir de l'appareil photo pour créer un enregistrement de document entrant, puis envoyez l'image au service OCR, par exemple.
- Automatiquement en recevant le document du service OCR en tant que document électronique après avoir envoyé par courriel le fichier PDF ou image associé au service OCR. Le raccourci Informations financières est automatiquement renseigné dans la fenêtre Document entrant.
- Manuellement, à l'aide de fonctions simples, à partir d'un PC ou d'un périphérique mobile, de l'une des manières suivantes :
- Utilisez le service ROC pour convertir des fichiers PDF ou image en documents électroniques pouvant être convertis en enregistrements de document dans Dynamics NAV.
- Créez des documents ou des lignes journal GL à partir d'enregistrements de documents entrants en saisissant les informations telles que vous les lisez à partir des fichiers de documents entrants.
- Joignez des fichiers document entrant à des documents vente et achat de tout état, notamment aux écritures fournisseur, client et grand livre qui résultent du report.
- Affichez les enregistrements document entrant et leurs pièces jointes à partir de tout document achat et vente ou de toute écriture, ou recherchez toutes les écritures comptables sans enregistrement document entrant dans la fenêtre Plan comptable.
| À | Voir |
|---|---|
| Configurer la fonctionnalité Documents entrants et le service OCR. | Procédure : configurer les documents entrants |
| Créer des enregistrements document entrant, joindre des fichiers, utiliser le service OCR pour convertir des fichiers PDF en documents électroniques, convertir les documents électroniques en enregistrements de document, auditer les enregistrements document entrant à partir de documents vente et achat reportés. | Traitement des documents entrants |