Procédure : rapprocher les paiements fournisseur manuellement
Lorsque vous envoyez un règlement à un fournisseur ou recevez un remboursement de sa part, vous devez décider si vous souhaitez affecter le paiement ou le rembourser à une ou plusieurs écritures ouvertes. Vous pouvez indiquer le montant exact que vous souhaitez affecter à la réception paiement ou au remboursement, puis n'affecter que partiellement les écritures fournisseur. Vous devez affecter toutes les écritures fournisseur pour obtenir des rapports et statistiques fournisseur corrects des relevés de compte et des frais financiers.
Remarque
Les fournisseurs préfèrent parfois procéder à un remboursement plutôt que de créer une note de crédit déductible des prochaines factures, notamment si vous renvoyez des articles que vous avez déjà payés ou si vous avez versé un montant trop élevé pour une facture.
Vous pouvez affecter les écritures fournisseur de trois manières différentes :
- En entrant des informations dans les fenêtres dédiées, telles que la fenêtre Feuille paiement et la fenêtre Feuille rapprochement bancaire.
- À partir des documents note de crédit achat.
- À partir des écritures fournisseur une fois que les documents achat sont reportés mais non affectés.
Remarque
Si le champ Mode de lettrage de la fiche fournisseur contient Au plus ancien, les paiements sont automatiquement lettrés avec l'écriture de crédit ouverte la plus ancienne si vous ne spécifiez pas avec quelle écriture lettrer. Si le mode de lettrage pour un client est Manuel, vous devez lettrer les écritures manuellement.
Vous pouvez lettrer les paiements fournisseur manuellement à leurs documents achat associés lorsque vous validez les paiements dans la fenêtre Feuille paiement. Pour plus d'informations sur la manière de renseigner le journal paiement, reportez-vous à Effectuer des paiements.
Vous pouvez également affecter des paiements fournisseur et des paiements client après que les paiements apparaissent en tant que transactions bancaires négatives dans votre banque. Dans la fenêtre Feuille rapprochement bancaire, vous pouvez utiliser les fonctions pour l'importation de relevés bancaires, le lettrage automatique, et le rapprochement bancaire. Pour plus d'informations, reportez-vous à Rapprocher les paiements à l'aide du lettrage automatique.
Pour affecter un paiement à une seule ou à plusieurs écritures fournisseur
Sélectionnez l'icône
, entrez Feuille paiement, puis sélectionnez le lien connexe.Dans la fenêtre Feuille paiement, dans la première ligne feuille, saisissez les informations appropriées sur l'écriture règlement.
Pour affecter une seule écriture fournisseur :
- Dans le champ N° doc. affecté à, sélectionnez le champ permettant d'ouvrir la fenêtre Affecter écritures fournisseur.
- Dans la fenêtre Lettrer écritures fournisseur, sélectionnez l'écriture à laquelle lettrer le paiement.
- Sur la ligne du champ Montant à lettrer, entrez le montant à lettrer à l'écriture.
Ou, pour affecter plusieurs écritures fournisseur :
Sélectionnez l'action Lettrer écritures.
Dans la fenêtre Lettrer écritures fournisseur, sélectionnez les lignes contenant les écritures auxquelles lettrer le paiement.
Sélectionnez l'action Lettrer.
Sur chaque ligne du champ Montant à lettrer, entrez le montant à lettrer à l'écriture.
Si vous n'entrez aucun montant, le programme affecte automatiquement le montant maximal. Au bas de la fenêtre Lettrer écritures fournisseur, vous voyez le montant dans le champ Montant lettré et vous constatez si le lettrage est équilibré.
Cliquez sur le bouton OK.
Sélectionnez l'action Valider pour valider la feuille paiement.
Pour affecter une note de crédit à une seule ou à plusieurs écritures fournisseur
Sélectionnez l'icône
, entrez Feuille paiement, puis sélectionnez le lien connexe.Ouvrez la note de crédit à affecter.
Entrez les informations nécessaires dans l'en-tête.
Pour affecter une seule écriture fournisseur, dans le raccourci Affectation, dans le champ N° doc. affecté à, sélectionnez l'écriture à laquelle affecter le crédit puis, dans le champ Montant à affecter, entrez le montant à affecter à l'écriture.
Ou, pour affecter plusieurs écritures fournisseur :
Sélectionnez l'action Lettrer écritures.
Sélectionnez les lignes contenant les écritures auxquelles affecter la note de crédit.
Sélectionnez l'action Lettrer.
Sur chaque ligne du champ Montant à lettrer, entrez le montant à lettrer à l'écriture.
Si vous n'entrez aucun montant, le programme affecte automatiquement le montant maximal. Au bas de la fenêtre Lettrer écritures fournisseur, vous voyez le montant dans le champ Montant lettré et vous constatez si le lettrage est équilibré.
Cliquez sur le bouton OK.
La fenêtre Note de crédit achat affiche l'écriture que vous avez sélectionnée dans les champs Type document affecté à et N° doc. affecté à. La fenêtre affiche également le montant de la note de crédit à reporter, escomptes de paiement éventuels déduits.Cliquez sur le bouton Valider pour valider l'avoir achat.
Pour affecter des écritures fournisseur reportées
Choisissez l'icône
, entrez Comptes bancaires, puis sélectionnez le lien connexe.Ouvrez le fournisseur approprié possédant des écritures déjà reportées.
Sélectionnez l'action Écritures comptables, puis sélectionnez l'action Lettrer écritures.
Dans la fenêtre Lettrer écritures fournisseur, les écritures ouvertes de ce fournisseur s'affichent.
Sélectionnez la ligne où figure l'écriture qui sera affectée.
Sélectionnez l'action Lettrer.
Le champ ID lettrage affiche trois astérisques si vous travaillez dans un système mono-utilisateur ou votre code utilisateur si vous travaillez dans un système multi-utilisateur.
Pour chaque ligne du champ Montant à lettrer, entrez le montant à lettrer à l'écriture.
Si vous n'entrez aucun montant, le programme affecte automatiquement le montant maximal. Vous pouvez voir le montant dans le champ Montant lettré au bas de la fenêtre Lettrer écritures fournisseur.
Sélectionnez l'action Valider le lettrage.
La fenêtre Valider le lettrage s'ouvre et affiche le numéro de document de l'écriture lettrage et la date comptabilisation de l'écriture ayant la date comptabilisation la plus récente.
Cliquez sur OK pour valider le lettrage.
Pour affecter des écritures fournisseur en devises différentes à une autre
Si vous achetez des produits auprès d'un fournisseur dans une devise et que vous effectuez le paiement dans une autre devise, vous pouvez tout de même affecter la facture au paiement.
Si vous affectez une écriture (Écriture 1) dans une devise à une autre écriture (Écriture 2) dont la devise est différente, la date de report de l'Écriture 1 est utilisée pour trouver le taux de change adéquat et convertir les montants de l'Écriture 2. Le taux de change approprié se trouve dans la fenêtre Taux de change devise. Dans ce cas, vous devez activer l'affectation des écritures fournisseur en devises différentes. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : activer le lettrage d'écritures comptables client en devises différentes
- Sélectionnez l'icône , entrez Feuille paiement, puis sélectionnez le lien connexe.
- Ouvrez le journal que vous souhaitez, puis renseignez la première ligne vide du journal à l'aide d'un code devise.
- Sélectionnez l'action Lettrer écritures.
- Sélectionnez la ligne comportant l'écriture à lettrer avec l'écriture de la feuille paiement. Sélectionnez ensuite l'action Lettrer, puis sélectionnez l'écriture sur laquelle le lettrage doit être effectué.
- Cliquez sur le bouton OK pour revenir à la feuille de paiement.
- Reportez le journal des paiements.
Important
Lorsque vous affectez des écritures les unes aux autres dans des devises différentes, les écritures sont converties en USD. Bien que le taux de change des deux devises concernées soit fixe, comme entre le USD et l'EUR, la conversion de ces montants en devise en une somme en USD peut donner un petit montant résiduel. Le programme valide ces petits montants résiduels en tant que gains et pertes dans le compte défini dans le champ Cpte gains constatés report ou Cpte pertes constatées report de la fenêtre Devises. La valeur du champ Montant (USD) est également ajustée sur les écritures comptables fournisseur concernées.
Pour annuler l'affectation des écritures fournisseur
Lorsque vous annulez une affectation erronée, des écritures de correction (écritures identiques à l'écriture originale mais avec le signe opposé dans le champ du montant) sont créées et reportées pour toutes les écritures comportant des reports comptables issus de l'affectation, comme les escomptes de paiement et les pertes et gains en devise. Les écritures qui sont fermées par l'affectation sont rouvertes.
- Choisissez l'icône , entrez Comptes bancaires, puis sélectionnez le lien connexe.
- Ouvrez la fiche fournisseur appropriée.
- Sélectionnez l'action Écritures comptables.
- Sélectionnez l'écriture comptable appropriée, puis sélectionnez l'action Délettrer les écritures.
- Sinon, sélectionnez l'action Écritures comptables détaillées.
- Sélectionnez l'écriture de lettrage appropriée, puis sélectionnez l'action Délettrer les écritures.
- Renseignez les champs de l'en-tête, puis sélectionnez l'action Délettrer.
Important
Si une écriture a été affectée par plusieurs écritures d'affectation, vous devez commencer par annuler l'affectation de la dernière écriture.