Procédure : traiter les retours ou annulations de ventes

Si votre client souhaite retourner des articles ou obtenir un remboursement pour des articles, ou encore annuler des services, que vous lui avez vendus et pour lesquels vous avez reçu un paiement, vous devez créer et reporter une note de crédit vente qui indique la modification demandée. Pour inclure les informations de facture vente correctes, vous pouvez créer la note de crédit vente à partir de la facture vente reportée ou vous pouvez créer une note de crédit vente avec les informations copiées de la facture.

Si vous souhaitez davantage de contrôle sur le processus de retour vente, par exemple les documents entrepôt pour la manutention des articles ou une meilleure vue d'ensemble lors du retour d'articles à partir de plusieurs documents vente avec un retour, vous pouvez créer des retours vente. Un retour vente émet automatiquement la note de crédit vente associée et les autres documents relatifs au retour, comme un document de vente de remplacement, le cas échéant. Pour plus d'informations, voir la section « Créer un retour vente à partir d'un ou de plusieurs documents vente reportés ».

Remarque

Si une facture vente validée n'a pas encore été payée, vous pouvez utiliser les fonctions Corriger ou Annuler sur la facture vente validée pour contrepasser automatiquement les transactions associées. Ces fonctions ne fonctionnent que pour les factures impayées, elles ne prennent pas en charge des retours partiels ou les annulations. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : corriger ou annuler des factures vente impayées.

Un retour ou un remboursement peut en effet se rapporter uniquement à certains des articles ou des services figurant sur la facture vente initiale. Dans ce cas, vous devez modifier les informations des lignes de la note de crédit vente ou du retour vente. Lors du report de la note de crédit vente ou du retour vente, les documents vente affectés par la modification sont inversés et un paiement de remboursement peut être créé pour le client. Pour plus d'informations, reportez-vous à Effectuer des paiements.

Outre la facture vente reportée d'origine, vous pouvez affecter la note de crédit vente ou le retour vente à d'autres documents vente, par exemple une autre facture vente reportée, parce que le client renvoie également des articles livrés avec cette facture.

Vous pouvez envoyer la note de crédit vente reportée au client pour confirmer le retour ou l'annulation et communiquer que la valeur associée sera remboursée, par exemple lorsque les articles sont renvoyés.

Le report de la note de crédit rétablira également tous les frais annexes affectés au document reporté, afin que les écritures valeur de l'article soient identiques à celles précédant l'affectation des frais annexes.

Évaluation stock

Pour préserver l'évaluation correcte de l'inventaire, vous voudrez généralement remettre les articles retournés dans l'inventaire au coût unitaire auquel ils ont été vendus, et non à leur coût unitaire actuel. On appelle cela une inversion de même coût.

Vous pouvez affecter l'inversion de même coût automatiquement de deux façons.

Fonction.	Description
Fonction Extraire les lignes de document reportées à inverser dans la fenêtre Retour vente	Copie les lignes d'un ou de plusieurs documents reportés afin de les inverser dans le retour vente. Pour plus d'informations, voir la section « Créer un retour vente, et la note de crédit vente associée, pour une ou plusieurs factures vente reportées ».
FonctionCopier document des fenêtres Note de crédit vente et Retour vente	Copie l'en-tête et les lignes d'un document reporté à inverser. Requiert que la case à cocher Coût retour identique obligatoire soit sélectionnée dans la fenêtre Paramètres ventes.

Pour réaliser manuellement l'inversion exacte, sélectionnez Écriture article à affecter sur n'importe quelle ligne de document retour, puis sélectionnez le numéro de l'écriture vente initiale. Cela crée un lien entre la note de crédit vente ou le retour vente et l'écriture vente initiale, et garantit que l'article est évalué en fonction du coût unitaire initial.

Pour plus d'informations, voir Détails de conception : Évaluation stock.

Pour créer une note de crédit vente à partir d'une facture vente reportée

1. Sélectionnez l'icône , entrez Factures vente enregistrées, puis sélectionnez le lien connexe.

2. Dans la fenêtre Factures vente enregistrées, sélectionnez la facture vente validée que vous souhaitez contrepasser, puis sélectionnez l'action Créer un avoir correctif.

   L'en-tête de la note de crédit vente affiche des informations sur la facture vente reportée. Vous pouvez les modifier, par exemple avec de nouvelles informations qui reflètent l'entente de retour.

3. Modifiez les informations des lignes en fonction de l'entente, par exemple le nombre d'articles retournés ou le montant à rembourser.

4. Sélectionnez l'action Lettrer écritures.

5. Dans la fenêtre Lettrer écritures client, sélectionnez la ligne contenant le document vente validé auquel vous souhaitez lettrer l'avoir vente, puis sélectionnez l'action ID lettrage.

   L'identifiant de l'avoir vente s'affiche dans le champ ID lettrage.

6. Dans le champ Montant à lettrer, entrez le montant à lettrer s'il est inférieur au montant initial.

   Au bas de la fenêtre Lettrer écritures client, vous pouvez afficher le montant total à lettrer pour contrepasser toutes les écritures concernées, à savoir lorsque la valeur du champ Solde est égale à zéro.

7. Cliquez sur le bouton OK. Lors du report de la note de crédit vente, elle est affectée aux documents vente reportés.

   Après que vous avez créé ou modifié les lignes note de crédit vente et spécifié une ou plusieurs applications, vous pouvez procéder au report de la note de crédit vente.

8. Sélectionnez l'action Valider et envoyer.

La boîte de dialogue Valider et envoyer la confirmation s'ouvre et indique le mode d'envoi par défaut du client. Vous pouvez modifier le mode d'envoi en cliquant sur le bouton de recherche pour le champ Envoyer le document à. Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : configurer des profils d'envoi de documents.

Les documents vente reportés auxquels vous avez affecté la note de crédit sont à présent inversés, et un remboursement peut être créé pour le client. La note de crédit vente est supprimée et remplacée par un nouveau document dans la liste des notes de crédit vente reportées.

Pour créer une note de crédit vente en copiant une facture vente reportée

1. Sélectionnez l'icône , entrez Feuille règlement, puis sélectionnez le lien connexe.
2. Sélectionnez l'action Nouveau pour ouvrir un nouvel avoir vente vierge.
3. Dans le champ Client, entrez le nom d'un client existant.
4. Sélectionnez l'action Copier document.
5. Dans la fenêtre Extraire document vente, dans le champ Type document, sélectionnez Facture enregistrée.
6. Sélectionnez le champ N° document pour ouvrir la fenêtre Factures vente reportées, puis sélectionnez la facture vente reportée qui contient les lignes que vous souhaitez inverser.
7. Activez la case à cocher Recalculer lignes si vous souhaitez que les lignes facture vente validées copiées soient mises à jour avec les modifications apportées au prix article et au coût unitaire depuis la validation de la facture.
8. Cliquez sur le bouton OK. Les lignes facture copiées sont insérées dans la note de crédit vente.
9. Remplissez la note de crédit vente en vous reportant à la section « Pour créer une note de crédit vente à partir d'une facture vente reportée » de cette rubrique.

Pour créer un retour vente à partir d'un ou de plusieurs documents vente reportés

1. Choisissez l'icône , entrez Retours vente, puis sélectionnez le lien associé.

2. Sélectionnez l'action Nouveau.

3. Renseignez les champs dans le raccourci Général selon les besoins.

4. Dans le raccourci Lignes, renseignez les lignes manuellement, ou copiez des informations d'autres documents pour renseigner les lignes automatiquement :

   • Utilisez la fonction Extraire les lignes de document reportées à inverser pour copier une ou plusieurs lignes de document reportées à partir d'un ou de plusieurs documents reportés. Cette fonction inverse toujours exactement les coûts à partir de la ligne de document reportée. Cette fonction est décrite dans les étapes suivantes.
   • Utilisez la fonction Copier document pour copier un document existant dans le retour. Cette fonction permet de copier l'ensemble du document. Il peut s'agir d'un document reporté ou d'un document non encore reporté. Cette fonction ne permet l'inversion de même coût que lorsque la case Coût retour identique oblig. est cochée dans la fenêtre Config. ventes et à recevoir.

5. Sélectionnez l'action Extraire les lignes de document reportées à inverser.

6. Dans le haut de la fenêtre Lignes de document de vente reportées, cochez la case Afficher seulement les écritures réversibles si vous voulez n'afficher que les lignes contenant des quantités qui n'ont pas encore été retournées. Par exemple, si une quantité de facture vente reportée a déjà été retournée, il se peut que vous ne vouliez pas retourner cette quantité sur un nouveau document retour vente.

   Remarque

   Ce champ ne fonctionne que pour les livraisons reportées et les lignes facture reportées, pas pour les lignes retour reportées ni les lignes note de crédit reportées.

   Dans la partie gauche de la fenêtre, les différents types de document sont énumérés, et le nombre entre crochets est le nombre de documents disponibles de chaque type de document.

7. Dans le champ Filtre de type de document, sélectionnez le type de lignes document validées que vous souhaitez utiliser.

8. Sélectionnez les lignes que vous voulez copier vers le nouveau document.

   Remarque

   Si vous utilisez Ctrl+A pour sélectionner toutes les lignes, toutes les lignes à l'intérieur du filtre que vous avez défini sont copiées mais le filtre Afficher uniquement quantité réversible n'est pas pris en considération. Par exemple, supposons que vous ayez filtré les lignes pour un numéro de document particulier comportant deux lignes, dont l'une a déjà été retournée. Même si le champ Afficher uniquement quantité réversible est sélectionné, si vous appuyez sur Ctrl+A pour copier toutes les lignes, deux lignes sont copiées au lieu de celle qui n'a pas encore été inversée.

9. Sélectionnez le bouton OK pour copier les lignes dans le nouveau document.

   Les traitements suivants se produisent :

   • Pour les lignes document validées du type Article, une ligne document est créée qui est une copie de la ligne document validée, avec la quantité qui n'a pas encore été contrepassée. Le champ Écriture article à affecter est renseigné correctement avec le numéro de l'écriture du grand livre d'articles de la ligne document reportée.

   • Pour les lignes document validées qui ne sont pas du type Article (telles que les frais annexes), une ligne document est créée qui est une copie de la ligne document validée originale.

   • Calcule le champ Coût unitaire $ sur la nouvelle ligne à partir des coûts des écritures article correspondantes.

   • Si le document copié est une livraison reportée, une réception reportée, une réception retour reportée ou une livraison retour reportée, le prix unitaire est calculé automatiquement à partir de la fiche article.

   • Si le document copié est une facture ou une note de crédit reportée, le prix unitaire, les escomptes de la facture et les escomptes de paiement ligne sont copiés à partir de la ligne document reportée.

   • Si la ligne document reportée contient des lignes traçabilité, le champ Écriture article à affecter sur les lignes traçabilité est renseigné à l'aide des numéros d'écriture du grand livre d'articles appropriés des lignes traçabilité reportées.

   Lors de la copie à partir d'une facture ou d'une note de crédit reportée, le programme copie les escomptes de la facture et les escomptes de paiement ligne adéquates comme valides au moment du report de ce document, de la ligne document reportée vers la nouvelle ligne document. Notez toutefois que si l'option Calculer remise facture est activée dans la fenêtre Paramètres ventes, la remise facture est de nouveau calculée lorsque vous validez la nouvelle ligne document. Le montant ligne de la nouvelle ligne peut par conséquent être différent du montant ligne de la ligne document reportée, en fonction du nouveau calcul de l'escompte facture.

   Remarque

   Si une partie de la quantité de la ligne document reportée a déjà été inversée ou vendue ou consommée, une ligne n'est créée que pour la quantité restant en inventaire qui n'a pas encore été renvoyée. Si la quantité totale de la ligne document reportée a déjà été inversée, aucune ligne document n'est créée.

   Si le flux de biens dans le document reporté est identique au flux de biens dans le nouveau document, une copie de la ligne document reportée originale est simplement créée dans le nouveau document. Le champ Écriture article à lettrer n'est pas renseigné parce que, dans ce cas, l'inversion de même coût n'est pas possible. Par exemple, si vous utilisez la fonction Afficher des lignes document validées à contrepasser pour afficher une ligne avoir vente validée pour un nouvel avoir vente, seule la ligne avoir vente validée originale est copiée dans le nouvel avoir.

10. Dans la fenêtre Retour vente, dans le champ Code motif retour de chaque ligne, sélectionnez le motif de ce retour.

11. Sélectionnez l'action valider.

Pour créer un document de vente de remplacement à partir d'un retour vente

Vous pouvez décider de compenser la vente d'un article au client en remplaçant cet article. Vous pouvez le remplacer par le même article ou par un autre. Cette situation survient, par exemple, si vous avez par erreur livré un mauvais article au client.

1. Dans la fenêtre Retour vente pour un processus de retour actif, sur une ligne vide, entrez une écriture négative pour l'article de remplacement en insérant un montant négatif dans le champ Quantité.
2. Sélectionnez l'action Déplacer lignes négatives.
3. Dans la fenêtre Déplacer lignes vente nég., renseignez les champs selon vos besoins.
4. Cliquez sur le bouton OK. La ligne négative pour l'article de remplacement est supprimée de la commande retour vente et insérée dans une nouvelle fenêtre Document de vente. Pour en savoir plus, voir Procédure : vendre des produits.

Pour créer des documents associés au retour depuis un retour vente

Vous pouvez faire en sorte de créer automatiquement tous les documents de vente, retours achat et bons de commande de remplacement au cours du processus de retour vente. Cela est utile, par exemple, dans les situations où vous voulez gérer des articles bénéficiant des garanties fournies par les fournisseurs.

1. Dans la fenêtre Retour vente pour un processus de retour actif, choisissez l'action Créer documents associés retour.
2. Dans le champ N° fournisseur, saisissez le numéro d'un fournisseur si vous souhaitez créer les documents du fournisseur automatiquement.
3. Si vous devez retourner un article retourné au fournisseur, activez la case à cocher Créer retour achat.
4. Si vous devez commander un article retourné au fournisseur, activez la case à cocher Créer bon de commande.
5. Si vous devez créer un document de vente de remplacement, activez la case à cocher Créer un document de vente.

Pour créer des frais de déstockage

Vous pouvez facturer à votre client les frais de restockage pour couvrir les coûts de manutention physique occasionnés par le retour d'un article. Cela peut arriver si, par exemple, le client commande par erreur le mauvais article ou change d'avis après réception de l'article.

Vous pouvez reporter ce prix augmenté en tant que frais annexes dans une note de crédit ou un retour et l'affecter à la livraison reportée. Ce qui suit décrit la procédure pour un retour vente, mais la même procédure s'applique à une note de crédit vente.

1. Ouvrez la fenêtre Retour vente pour un processus de retour actif.
2. Sur une nouvelle ligne, dans le champ Type, sélectionnez Frais annexes.
3. Renseignez les champs comme pour n'importe quelle ligne frais annexes. Pour plus d'informations, voir Procédure : Utiliser Frais annexes pour comptabiliser les coûts commerciaux supplémentaires.

Lorsque vous reportez la commande retour vente, les frais de restockage sont ajoutés au montant de l'écriture vente appropriée. De cette manière, vous pouvez maintenir la précision de l'évaluation de l'inventaire.

Pour créer des frais de vente

Vous pouvez envoyer une note de crédit à un client avec une réduction si le client a reçu des articles légèrement endommagés ou avec du retard.
Vous pouvez reporter ce prix réduit en tant que frais annexes dans une note de crédit ou un retour et l'affecter à la livraison reportée. Ce qui suit décrit la procédure pour une note de crédit vente, mais la même procédure s'applique à un retour vente.

1. Sélectionnez l'icône , entrez Feuille règlement, puis sélectionnez le lien connexe.
2. Sélectionnez l'action Nouveau pour ouvrir un nouvel avoir vente vierge.
3. Renseignez l'en-tête note de crédit avec les informations appropriées sur le client à qui vous accordez un rabais sur ventes.
4. Dans le champ Type du raccourci Lignes, sélectionnez Frais annexes.
5. Dans le champ N°, sélectionnez la valeur de frais annexes appropriée.
   Vous pouvez créer un numéro frais annexes spécial pour couvrir les rabais sur ventes.
6. Dans le champ Quantité, saisissez 1.
7. Dans le champ Prix unitaire, saisissez le montant du rabais sur ventes.
8. Affectez les frais de vente en tant que frais annexes aux articles de la livraison reportée. Pour plus d'informations, voir Procédure : Utiliser Frais annexes pour comptabiliser les coûts commerciaux supplémentaires. Une fois ce rabais affecté, revenez à la fenêtre Note de crédit vente.

Lorsque vous reportez le retour vente, le rabais sur la vente est ajouté au montant de l'écriture vente appropriée. De cette manière, vous pouvez maintenir la précision de l'évaluation de l'inventaire.

Pour regrouper des réceptions retour

Vous pouvez regrouper des réceptions retour si votre client retourne plusieurs articles couverts par différentes commandes retour vente.

Lorsque vous recevez les articles dans votre entrepôt, reportez les retours vente concernés comme reçus. Cela crée des réceptions retour reportées.

Lorsque vous êtes prêt à facturer ce client, au lieu de facturer chaque commande retour vente séparément, vous pouvez créer une note de crédit vente et copier automatiquement les lignes réception retour reportées dans ce document. Vous pouvez ensuite reporter la note de crédit et facturer facilement toutes les retours vente ouverts en même temps.

Pour regrouper les réceptions retour, activez la case à cocher Regrouper les livraisons dans la fenêtre Fiche client.

Pour regrouper manuellement des réceptions retour

1. Choisissez l'icône , entrez Note de crédit vente, puis sélectionnez le lien associé.

2. Sélectionnez l'action Nouveau.

3. Sur le raccourci Général, complétez les champs, comme nécessaire.

4. Choisissez l'action Extraire lignes récept. retour.

5. Sélectionnez les lignes réception retour à inclure dans la note de crédit:

   • Pour insérer toutes les lignes, sélectionnez-les toutes et sélectionnez le bouton OK.

   • Pour insérer des lignes spécifiques, sélectionnez-les et sélectionnez le bouton OK.

6. Si une ligne livraison incorrecte a été sélectionnée ou si vous voulez recommencer, supprimez simplement les lignes de la note de crédit, puis exécutez de nouveau la fonction Extraire lignes réception retour.

7. Reportez la facture.

Pour regrouper automatiquement des réceptions retour

Vous pouvez regrouper automatiquement des réceptions retour et avez la possibilité de reporter automatiquement les notes de crédit à l'aide de la fonction Regrouper réceptions retour.

1. Choisissez l'icône , entrez Regrouper réceptions retour, puis sélectionnez le lien associé.
2. Dans la fenêtre Regrouper réceptions retour, renseignez les champs pour choisir les réceptions retour appropriées.
3. Cochez la case Reporter notes de crédit. Sinon, vous devrez reporter manuellement les notes de crédit achat qui en résulteront.
4. Cliquez sur le bouton OK.

Pour supprimer un retour reçu et facturé

Lorsque vous facturez des réceptions retour de cette manière, les commandes retour à partir desquelles les réceptions retour ont été reportées continuent à exister, même si elles ont été entièrement reçues et facturées.

Lorsque des réceptions retour sont regroupées sur une note de crédit et reportées, une note de crédit reportée est créé pour les lignes créditées. Le champ Quantité facturée dans le retour vente d'origine est mis à jour sur la base de la quantité facturée.

1. Choisissez l'icône , entrez Supprimer les retours vente facturés, puis sélectionnez le lien associé.
2. Dans le champ de filtre N°, spécifiez les retours vente à supprimer.
3. Cliquez sur le bouton OK.

Vous pouvez également supprimer chacune des commandes retour vente manuellement.

Voir aussi

Vente
Définition des ventes
Procédure : envoyer des documents par e-mail
Utilisation de Dynamics NAV