Création des souches de numéros

Pour chaque compagnie que vous configurez, vous devez affecter des codes d'identification uniques aux éléments tels que les comptes du grand livre, les comptes client et fournisseur, les factures et d'autres documents. La numérotation n'est importante que pour l’identification. Un système de numérotation bien conçu facilite la gestion et l’analyse de la compagnie et permet de réduire les erreurs de saisie des données.

Important

Par défaut, les écarts dans les séries de numéros ne sont pas autorisés car l’historique exact des transactions financières doit être disponible pour audit, conformément à la loi, et doit donc suivre une séquence ininterrompue sans numéros supprimés.

Si vous souhaitez autoriser des écarts dans certaines séries de numéros, consulter l’auditeur ou le responsable de la comptabilité pour vous assurer de respecter les exigences légales en vigueur dans votre pays/région. Pour plus d’informations, voir la section Écarts dans les séries de numéros.

Remarque

Il est recommandé d'utiliser les mêmes codes série de numéros que ceux répertoriés sur la page Liste de séries de numéros de la compagnie de démonstration CRONUS. Des codes tels que P-INV+ ne vont pas vous paraître significatifs au premier abord, mais Business Central dispose d'un certain nombre de paramètres par défaut qui dépendent de ces codes série de numéros.

Vous créez un système de numérotation en définissant un ou plusieurs codes pour chaque type de données de base ou de document. Par exemple, vous pouvez définir un code pour la numérotation de clients, un code pour la numérotation des factures vente et un autre code pour la numérotation des documents dans les feuilles comptabilité. Une fois que vous avez défini un code, vous devez définir au moins une ligne série de numéros. Celle-ci contient des informations telles que les premier et dernier numéros de la série et la date début. Vous pouvez définir plusieurs lignes série de numéros par code série de numéros, avec une date début différente pour chaque ligne. Les séries sont utilisées de manière consécutive, chaque série commençant à la date début respective.

Remarque

La longueur maximale d'un nombre dans une série de numéros est de 20 caractères. Il y a des situations où Business Central ajoutera un numéro avec un code généré par le système. Par exemple, lorsque des documents tels que des factures sont utilisés pour affecter des transactions, telles que des paiements, Business Central génère des identificateurs pour les transactions affectées. L'identificateur est composé d'un numéro d'une série de numéros et d'un code à six caractères attribué par le système, tel que -12345. Si vous prévoyez de traiter plus de 9 999 documents dans des journaux bancaires ou GIRO, ou dans des journaux des encaissements, configurez des séries de numéros pour ces types de documents pour inclure moins de 14 caractères.

Vous devez généralement définir votre série de numéros pour insérer automatiquement le numéro suivant sur des fiches ou des documents que vous créez. Toutefois, vous pouvez également définir une série de numéros pour permettre la saisie manuelle du nouveau numéro. Vous spécifiez cela grâce à la case à cocher N° manuels.

Si vous voulez utiliser plusieurs codes série de numéros pour un type de données de base (par exemple, si vous voulez utiliser différentes séries de numéros pour diverses catégories d'articles), vous pouvez utiliser des liens de séries de numéros.

Écarts dans les séries de numéros

Tous les enregistrements que vous créez dans Business Central ne sont pas des transactions financières qui doivent utiliser une numérotation séquentielle. Les fiches client, les devis, et les activités d'entrepôt sont des exemples d'enregistrements auxquels un numéro d'une série de numéros est attribué, mais qui ne sont pas soumis à l'audit financier et/ou peuvent être supprimés. Pour ces séries de numéros, vous pouvez cocher la case Autoriser les écarts dans les numéros sur la page Lignes série de n°. Ce paramètre peut être également modifié après la création de la série de numéros. Pour plus d’informations, voir Pour créer des séries de numéros.

Comportement du champ N° sur des documents et des fiches

Sur les documents de vente, d’achat, de transfert et de service ainsi que sur toutes les fiches, le champ N° peut être renseigné automatiquement depuis une série de numéros prédéfinie ou vous pouvez l’ajouter manuellement. Cependant, dans certaines circonstances, le champ N° est invisible pour vous empêcher de le modifier.

Le champ N° peut être renseigné de trois manières :

1. S'il n'existe qu'une seule série de numéros pour le type de document ou de fiche, et que le champ N° par défaut est sélectionné, et que le champ N° manuels n’est pas sélectionné pour cette série de numéros, alors le champ est renseigné automatiquement avec le numéro suivant dans la série de numéros. Le champ N° ne sera pas visible sur la fiche ou le document.

   Même si vous définissez des modèles avec différentes séries de numéros pour les clients, si la série de numéros définie sur la page Configuration ventes est configurée de cette manière, le champ N° sera invisible sur la fiche client, quel que soit le modèle que vous utilisez. Il en va de même pour les autres types de fiches et de documents.

   Remarque

   Si la série de numéros ne fonctionne pas, par exemple parce qu’elle a atteint le dernier numéro défini pour sa plage, le champ N° s'affiche pour vous pouvez saisir un numéro manuellement. Vous pouvez résoudre les problèmes sur le N° Série page.

2. Si vous avez plusieurs séries de numéros pour un type de document vente, et si la case à cocher N° par défaut n’est pas cochée pour la série de numéros affectée, le champ N° s’affiche, et vous pouvez accéder à la page Série de numéros et sélectionner la série de numéros que vous souhaitez utiliser. Le numéro suivant dans la souche sélectionnée est inséré dans le champ N° .

3. Si vous n’avez défini aucune série de numéros pour un type de document ou fiche ou si le champ N° manuels est sélectionné pour la série de numéros, alors le champ N° s'affiche et vous devez saisir un numéro manuellement. Vous pouvez saisir un maximum de 20 caractères, des chiffres et des lettres.

Lorsque vous ouvrez un nouveau document ou une nouvelle fiche pour lequel il existe une série de numéros, la page Configuration séries de n° s’ouvre afin de pouvoir configurer une série de numéros pour ce type de document ou fiche.

Remarque

Si vous devez activer la numérotation manuelle, par exemple, les nouvelles fiches article qui ont été créées avec un processus de migration des données pour lesquelles le champ N° est masqué par défaut, allez sur la page Configuration inventaire et choisissez le champ N° article pour ouvrir et définir la série de numéros sur N° manuels.

Il en va de même si vous utilisez des fonctionnalités de gestion de services. Pour résoudre ce problème, allez sur la page Configuration gestion des stocks et choisissez le champ N° articles service pour ouvrir et définir la série de numéros sur N° manuels.

Pour créer des séries de numéros

1. Sélectionnez l’icône entrez Souches de n°, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez l'action Nouveau.
3. Sur la nouvelle ligne, renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
4. Sélectionnez l'option Lignes.
5. Sur la page Lignes série de n°, remplissez les champs pour définir l’utilisation réelle et le contenu de la série de numéros créée à l’étape 2.
6. Répétez l'étape 5 pour autant d'utilisations différentes de la série de numéros dont vous avez besoin. Le champ Date début définit quelle ligne de série de numéros est active.

Astuce

Pour permettre aux utilisateurs de spécifier manuellement des numéros lorsqu’ils enregistrent un nouveau client ou fournisseur, par exemple, choisissez le champ Numéros manuels sur la série de numéros proprement dite. Pour empêcher la numérotation manuel, effacez le champ.

Vous pouvez attribuer des séries de numéros aux modèles que vous configurez pour les différents types de clients et de fournisseurs que vos représentants et acheteurs ajoutent le plus souvent. Dans ce cas, configurez la série de numéros appropriée, liez-la via des relations, puis ajoutez la première série de numéros dans la relation appropriée à la page de configuration appropriée. Ensuite, lorsqu’un utilisateur crée un client, il choisit le modèle approprié et le nouveau client reçoit un numéro attribué à partir de la série de numéros définie pour ce modèle.

Pour créer des liens entre des séries de numéros

Si vous avez défini plusieurs codes série de numéros pour un même type d'informations ou de transactions de base, vous pouvez créer des liens entre ces codes. Cette fonction peut vous aider à choisir parmi ces codes lorsque vous utilisez un numéro. Lorsque vous établissez un lien entre plusieurs séries de numéros, vous associez toutes les séries de numéros liées à un code série de numéros. Ensuite, vous pouvez entrer ce code dans un champ sur le Raccourci Numérotage dans l’une des pages de configuration pertinentes, telles que Configuration des ventes.

1. Sélectionnez l’icône entrez Souches de n°, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez la ligne avec la souche de numéros pour laquelle vous souhaitez créer des relations, puis cliquez sur Relations.
3. Dans le champ Code souche, entrez le code de la souche de numéros à lier à la souche sélectionnée à l'étape 2.
4. Ajoutez une ligne pour chaque code à lier à la série de numéros sélectionnée.
5. Fermez la page.

Désormais, pour créer un élément nécessitant un numéro, vous pourrez utiliser les liens ainsi créés et choisir parmi les séries de numéros liées.

Pour définir l'emplacement d'utilisation de la série de numéros

La procédure suivante indique comment définir des séries de numéros pour la zone Ventes. La procédure est identique pour d'autres secteurs.

1. Sélectionnez l’icône saisissez Paramètres ventes, puis choisissez le lien associé.
2. Sur la page Ventes, dans le raccourci Série de numéros, sélectionnez la série de numéros souhaitée pour chaque fiche ou document vente.

Le numéro sélectionné est désormais utilisé pour renseigner le champ N° sur la fiche ou le document en question, en fonction des paramètres définis sur la ligne série de numéros.

Voir aussi .

Configuration de Business Central
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