Pour chaque compagnie que vous configurez, vous devez affecter des codes d'identification uniques aux éléments tels que les comptes du grand livre, les comptes client et fournisseur, les factures et d'autres documents. La numérotation n'est importante que pour l’identification. Un système de numérotation bien conçu facilite la gestion et l’analyse de la compagnie et permet de réduire les erreurs de saisie des données.
Important
Par défaut, les écarts dans les séries de numéros ne sont pas autorisés car l’historique exact des transactions financières doit être disponible pour audit, conformément à la loi, et doit donc suivre une séquence ininterrompue sans numéros supprimés.
Si vous souhaitez autoriser des écarts dans certaines séries de numéros, consulter l’auditeur ou le responsable de la comptabilité pour vous assurer de respecter les exigences légales en vigueur dans votre pays/région. Pour plus d’informations, voir la section Écarts dans les séries de numéros.
Remarque
Il est recommandé d'utiliser les mêmes codes série de numéros que ceux répertoriés sur la page Liste de séries de numéros de la compagnie de démonstration CRONUS. Des codes tels que P-INV+ ne vont pas vous paraître significatifs au premier abord, mais Business Central dispose d’un certain nombre de paramètres par défaut en fonction de ces codes série de numéros.
Vous créez un système de numérotation en définissant un ou plusieurs codes pour chaque type de données de base ou de document. Par exemple, vous pouvez définir un code pour la numérotation de clients, un code pour la numérotation des factures vente et un autre code pour la numérotation des documents dans les feuilles comptabilité. Une fois que vous avez configuré un code, vous devez configurer au moins une ligne de série de numéros. Celle-ci contient des informations telles que les premier et dernier numéros de la série et la date début. Vous pouvez définir plusieurs lignes série de numéros par code série de numéros, avec une date début différente pour chaque ligne. Les séries de numéros sont consécutives, chacune commençant à la date début respective.
Remarque
La longueur maximale d'un nombre dans une série de numéros est de 20 caractères. Il y a des situations où Business Central ajoutera un numéro avec un code généré par le système. Par exemple, lorsque des documents tels que des factures sont utilisés pour appliquer des transactions, telles que des paiements, Business Central génère des identificateurs pour les transactions appliquées. L'identificateur est composé d'un numéro d'une série de numéros et d'un code à six caractères attribué par le système, tel que -12345. Si vous prévoyez de traiter plus de 9 999 documents dans des journaux bancaires ou GIRO, ou dans des journaux des encaissements, configurez des séries de numéros pour ces types de documents pour inclure moins de 14 caractères.
Vous devez généralement définir votre série de numéros pour insérer automatiquement le numéro suivant sur des fiches ou des documents que vous créez. Toutefois, vous pouvez également configurer une série de numéros pour permettre la saisie manuelle d’un numéro. Pour saisir manuellement des numéros, activez le bouton bascule N° manuels.
Si vous voulez utiliser plusieurs codes série de numéros pour un type de données de base (par exemple, si vous voulez utiliser différentes séries de numéros pour diverses catégories d'articles), vous pouvez utiliser des liens de séries de numéros.
Obtenir l’assistance de Copilot
La fonctionnalité de suggestion de séries de numéros avec Copilot peut aider les administrateurs à créer et à gérer des séries de numéros pour toutes les entités et tous les documents dans Business Central en fonction d’une saisie structurée ou d’un langage naturel. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité basée sur l’IA, accédez à Suggérer des séries de numéros avec Copilot.
Écarts dans les séries de numéros
Tous les enregistrements que vous créez dans Business Central ne sont pas des transactions financières qui doivent utiliser une numérotation séquentielle. Par exemple, vous attribuez des séries de numéros aux clients, aux devis et aux activités d’entrepôt, mais ceux-ci ne sont pas soumis à l’audit financier et peuvent être supprimés. Pour ces séries de numéros, vous pouvez cocher la case Autoriser les écarts dans les numéros sur la page Lignes série de n°. Ce paramètre peut être également modifié après la création de la série de numéros. Pour plus d’informations, voir Pour créer des séries de numéros.
Comportement du champ N° sur les documents et cartes
Sur les documents de vente, d’achat, de transfert et de service ainsi que sur toutes les cartes, le champ N° peut être renseigné automatiquement à partir d’une série de numéros prédéfinis, ou vous pouvez l’ajouter manuellement. Cependant, dans certaines circonstances, le champ N° est invisible pour vous empêcher de le modifier.
Le champ N° peut être renseigné de trois manières :
S'il n'existe qu'une seule série de numéros pour le type de document ou de fiche, et que le champ N° par défaut est sélectionné, et que le champ N° manuels n’est pas sélectionné pour cette série de numéros, alors le champ est renseigné automatiquement avec le numéro suivant dans la série. Le champ N° ne s’affiche pas sur la carte ou le document.
Même si vous définissez des modèles avec différentes séries de numéros pour les clients, si la série de numéros définie sur la page Configuration ventes est configurée de cette manière, le champ N° ne s’affiche pas sur la fiche client, quel que soit le modèle utilisé. Il en va de même pour les autres types de fiches et de documents.
Remarque
Si la série de numéros ne fonctionne pas, par exemple parce qu’elle a atteint le dernier numéro défini pour sa plage, le champ N° s’affiche pour que vous puissiez saisir manuellement un numéro. Vous pouvez résoudre les problèmes sur le N° Série page.
Si vous disposez de plusieurs séries de numéros pour un type de document ou de carte et que la case N° par défaut n’est pas cochée pour la série de numéros attribuée, le champ N° s’affiche et vous pouvez accéder à la page Séries de numéros et sélectionner la série de numéros que vous souhaitez utiliser. Le numéro suivant dans la souche sélectionnée est inséré dans le champ N°.
Si vous ne disposez pas de série de numéros pour un type de document ou de carte, ou si le champ N° manuels est sélectionné pour la série de numéros, le champ N° s’affiche et vous devez saisir un numéro manuellement. Vous pouvez entrer jusqu’à 20 caractères alphanumériques.
Lorsque vous ouvrez un nouveau document ou une nouvelle fiche pour lequel il existe une série de numéros, la page Configuration séries de n° s’ouvre afin de pouvoir configurer une série de numéros pour ce type de document ou fiche.
Remarque
Si vous devez activer la numérotation manuelle, par exemple, sur de nouvelles fiches d’articles créées avec un processus de migration de données qui a masqué le N° par défaut, accédez à la page Configuration de l’inventaire et choisissez le champ N° articles pour ouvrir et définir la série de numéros associée sur N° manuels.
Il en va de même si vous utilisez des fonctionnalités de gestion de services. Pour résoudre ce problème, allez sur la page Configuration gestion des stocks et choisissez le champ N° articles service pour ouvrir et définir la série de numéros sur N° manuels.
Pour créer des séries de numéros
Choisissez l’icône , saisissez Souche de numéros, puis choisissez le lien associé.
Sélectionnez l'action Nouveau.
Sur la nouvelle ligne, renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
Sélectionnez l'option Lignes.
Sur la page Lignes série de n°, remplissez les champs pour définir l’utilisation réelle et le contenu de la série de numéros créée à l’étape 2.
Répétez l'étape 5 pour autant d'utilisations différentes de la série de numéros dont vous avez besoin. Le champ Date début définit quelle ligne de série de numéros est active.
Astuce
Pour permettre aux utilisateurs de spécifier manuellement des numéros lorsqu’ils enregistrent un nouveau client ou fournisseur, par exemple, choisissez le champ Numéros manuels sur la série de numéros proprement dite. Pour empêcher la numérotation manuel, effacez le champ.
Vous pouvez attribuer des séries de numéros aux modèles que vous configurez pour les différents types de clients et de fournisseurs que vos représentants et acheteurs ajoutent le plus souvent. Dans ce cas, configurez la série de numéros appropriée, liez-la via des relations, puis ajoutez la première série de numéros dans la relation appropriée à la page de configuration appropriée. Ensuite, lorsqu’un utilisateur crée un client, il choisit le modèle approprié et le nouveau client reçoit un numéro attribué à partir de la série de numéros définie pour ce modèle.
Pour créer des liens entre des séries de numéros
Si vous configurez plusieurs séries de numéros pour un même type d’informations ou de transactions, vous pouvez créer des relations entre les séries de numéros. Cette fonction peut vous aider à choisir parmi les codes lorsque vous utilisez un numéro. Lorsque vous configurez une relation entre plusieurs séries de numéros, vous associez toutes les séries de numéros liées à une série de numéros. Ensuite, vous pouvez entrer ce code dans un champ du raccourci Numérotation des pages de configuration, comme Configuration des ventes.
Choisissez l’icône , saisissez Souche de numéros, puis choisissez le lien associé.
Sélectionnez la ligne avec la souche de numéros pour laquelle vous souhaitez créer des relations, puis cliquez sur Relations.
Dans le champ Code souche, entrez le code de la souche de numéros à lier à la souche sélectionnée à l'étape 2.
Ajoutez une ligne pour chaque code à lier à la série de numéros sélectionnée.
Fermez la page.
Désormais, pour créer un élément nécessitant un numéro, vous pourrez utiliser les liens ainsi créés et choisir parmi les séries de numéros liées.
Pour définir l'emplacement d'utilisation de la série de numéros
La procédure suivante indique comment configurer des séries de numéros pour le module Ventes. La procédure est identique pour d'autres secteurs.
Choisissez l’icône , saisissez Paramètres ventes, puis choisissez le lien associé.
Sur la page Ventes, dans le raccourci Série de numéros, sélectionnez la série de numéros souhaitée pour chaque fiche ou document vente.
Le numéro sélectionné remplit maintenant le champ N° sur la carte ou le document selon vos paramètres.
Avez-vous besoin de configurer des souches de numéros pour des documents, des feuilles et autres enregistrements ? Ce module explique comment configurer des souches de numéros et numéroter des documents, des feuilles et des données de base. En outre, il montre comment créer et utiliser des codes source et des codes motif dans Dynamics 365 Business Central.
En tant que candidat à cet examen, vous implémentez des processus de base de configuration d’applications pour les petites et moyennes entreprises. Vous configurez l’application en collaboration avec l’équipe d’implémentation pour permettre à l’entreprise de la gérer et de l’utiliser facilement.