Configurer un événement

Article
01/03/2024

Le processus de planification d’événements dans Dynamics 365 Customer Insights - Journeys commence par la création d’un enregistrement d’événement. L’enregistrement d’événement vous guide à travers chaque étape de la planification de l’événement. L’enregistrement recueille tous les détails de votre planification, fournit des liens vers les enregistrements associés et fournit une chronologie des processus d’entreprise. Après avoir créé votre enregistrement d’événement, vous pouvez déterminer ensuite votre équipe d’événement, gérez les intervenants et les sessions, configurer les pass d’événement et choisir un lieu.

Créer l’enregistrement d’événement initial

La création d’un événement est la première étape de la configuration de votre événement dans Customer Insights - Journeys. Tout ce que qui est associé à un événement donné sera stocké soit directement dans l’enregistrement d’événement, soit dans d’autres enregistrements liés à cet événement.

Bien que Customer Insights - Journeys offre de nombreuses vues sur d’autres types d’enregistrement, vous effectuerez probablement la plupart de votre travail directement dans l’enregistrement d’événement correspondant. Lorsque vous travaillerez dans l’enregistrement d’événement, vous pourrez afficher et créer la plupart des types d’enregistrements associés et tout ce que vous faites sera automatiquement associé à cet événement.

Vous pouvez afficher une liste de tous vos enregistrements d’événements en ouvrant la zone de travail Événements et en accédant à Événements>Événement>Événements. De là, vous pouvez utiliser les commandes d’affichage de liste standard pour rechercher, trier et filtrer la liste afin de rechercher et d’ouvrir un événement existant, ou de créer un enregistrement d’événement.

Comme avec de nombreux autres formulaires dans Dynamics 365, le formulaire d’événement fournit un résumé de ses paramètres les plus importants sur la partie supérieure, où vous trouverez également la chronologie de workflow d’entreprise, qui permet d’organiser votre travail à chaque étape du processus de gestion d’événement. Un workflow standard d’entreprise pour les événements est inclus, mais vous pouvez le personnaliser pour harmoniser le processus en place au sein de votre organisation.

La première fois que vous créez un événement, vous devez spécifier des valeurs pour chacun des champs obligatoires (marqués d’un astérisque rouge). Nous vous recommandons de remplir également les champs critiques pour l’entreprise (sélectionnez chaque élément de workflow d’entreprise, puis remplissez les éléments marqués d’un signe plus bleu). Tous les champs obligatoires et indispensables à l’entreprise sont disponibles en haut de la page dans le workflow d’entreprise où vous pouvez les compléter rapidement et facilement. Tous les paramètres que vous saisissez dans le workflow d’entreprise seront également visibles parmi les autres informations détaillées de l’événement, plus bas sur la page. Ces paramètres restent visibles et modifiables même si vous êtes à l’étape suivante dans le workflow.

Après avoir saisi les valeurs pour tous les champs obligatoires, vous pouvez sauvegarder l’enregistrement. Vous reviendrez probablement à l’enregistrement de l’événement plusieurs fois pendant plusieurs jours dans le cadre de la planification de votre événement. Utilisez le workflow comme liste de tâches et suivez votre progression à chaque étape.

Le corps principal de la page répète toutes les informations importantes requises par, et indiquées dans, le workflow, et bien plus encore. Le corps principal est organisé en onglets que vous pouvez parcourir en utilisant les liens près de la partie supérieure du corps de la page. Vous pouvez saisir vos informations détaillées de planification dans le corps principal de la page lorsque vous le souhaitez. Vous n’avez pas à attendre d’atteindre une partie spécifique du workflow. Les paragraphes suivants fournissent un résumé de l’utilisation de chaque onglet disponible.

L’onglet Général

Ici vous pouvez voir et modifier les informations de base de votre événement, notamment :

Informations clés : Contient le nom de votre événement et d’autres détails de base. Les paramètres suivants sont fournis :
- Nom de l’événement : Entrez le nom pour l’événement.
- Type d’événement : Choisissez le type d’événement. Le type d’événement est à titre informatif uniquement et n’affecte pas les fonctionnalités. Il vous permet de simplifier la rechercher et l’identification de votre événement.
- Nombre d’inscriptions : Affiche le nombre de personnes qui se sont inscrites à l’événement. La valeur maximale qui peut être affichée ici est 50 000, mais vous pouvez toujours stocker plus d’inscriptions dans le système.
- Nombre d’enregistrements : Affiche le nombre de participants s’étant enregistrés pendant l’événement. La valeur maximale qui peut être affichée ici est 50 000, mais vous pouvez toujours stocker plus d’enregistrements dans le système.
- URL de l’événement : Affiche l’adresse du votre site web d’événements. Si vous utilisez l’emplacement par défaut sur votre solution de portails Power Apps, la valeur de l’URL de l’événement est en lecture seule et est fournie automatiquement. Si vous hébergez votre site web à un emplacement personnalisé, activez la case à cocher URL de l’événements personnalisé puis modifiez la valeur ici. Sélectionnez le bouton Globe en regard du champ URL de l’événement pour ouvrir le site.
Planification : Fournit des paramètres pour spécifier le fuseau horaire, et les dates de début et de fin de l’événement. La section calendrier fournit également un compte à rebours des jours jusqu’à votre événement. Vous pouvez également définir un événement récurrent ici. Si vous modifiez la date de début d’un événement qui est déjà enregistré, vous serez invité à modifier la date de fin et le programme de sessions pour les faire correspondre.
Chronologie : comme avec la plupart des entités dans Dynamics 365, vous pouvez utiliser cette section pour créer un enregistrement des activités (telles que les appels, les courriers électroniques et les rendez-vous) que vous et d’autres utilisateurs effectuez par rapport à l’enregistrement. Vous pouvez également partager des remarques ici. Utilisez les liens, les boutons et menus en haut de cette zone pour créer des éléments et rechercher et trier la liste.
Diffuser cet événement en ligne : configurez votre événement sous forme de webinaire Microsoft Teams, d’événement en direct Teams, de réunion Teams ou sur site uniquement.
Emplacement : Indiquez l’emplacement où aura lieu votre événement. L’emplacement est hiérarchique, et vous pouvez spécifier uniquement les détails indispensables. Par exemple, vous pouvez spécifier uniquement un bâtiment. Mais pour spécifier une pièce vous devez commencer par choisir le bâtiment qui contient cette pièce. Vous pouvez attribuer un emplacement distinct à chaque session, le cas échéant. Vous pouvez créer des enregistrements d’emplacement ou choisir parmi les enregistrements de lieux existants. Chaque enregistrement d’emplacement peut contenir des informations utiles telles que l’adresse, les installations, la capacité, etc.
Contraintes du lieu : La section sur les contraintes du lieu s’affiche uniquement pour les événements sur site. Chaque fois que vous définissez un nouvel emplacement, la valeur de la capacité maximale de l’événement affiche des mises à jour afin de correspondre à la capacité configurée pour le dernier bâtiment sélectionné, ou la dernière pièce ou disposition sélectionnée (si disponible). Vous pouvez ensuite modifier la valeur manuellement pour remplacer cette valeur si nécessaire. Vous pouvez également activer la liste d’attente pour gérer les inscriptions effectuées une fois que l’événement est complet.
Configuration des webinaires : La section de configuration des webinaires apparaît uniquement pour les événements de webinaire et hybrides. Utilisez les paramètres ici pour définir la configuration du webinaire et rechercher des URL pour afficher et présenter le webinaire.

L’onglet Agenda

L’onglet Agenda contient des détails sur la planification des sessions d’événements se produisant lors de votre événement. Dans cet onglet vous pouvez trouver, créer et modifier les options suivantes pour l’événement actuel :

Autoriser les inscrits à créer leur propre agenda : Ce paramètre n’est disponible que pour les événements sans pass configuré. Il est affiché au-dessus du calendrier lorsqu’aucun pass n’est défini, mais il est masqué lorsque des pass sont définis.
Calendrier de sessions : Affiche un calendrier des sessions définies pour l’événement. Vous pouvez créer et modifier des sessions à l’aide du calendrier. Pour plus d’informations, voir : Utiliser les calendriers marketing.
Liste de sessions : Chaque session est généralement une présentation, une classe, une discussion, ou un webinaire unique. Ce tableau répète également les informations affichées dans le calendrier. Vous pouvez également créer ou modifier des sessions ici.
Pistes de session : chaque suivi (externe) est une collection de sessions connexes et non conflictuelles qui sont susceptibles d’intéresser le même public. Les participants peuvent s’inscrire à un journal spécifique, que vous pouvez gérer en utilisant les pass. Vous pouvez également définir des pistes internes, qui ne sont pas exposées aux participants, qui peuvent vous aider avec votre planification.
Engagements de l’intervenant : Chaque engagement de l’intervenant associe un intervenant à une session qui a lieu lors de votre événement.
Sponsors : Sociétés qui parrainent l’événement.

Onglet Site web et formulaire

Note

La page d’accueil du portail d’événements (site Web de l’événement) n’est actuellement pas disponible dans les parcours en temps réel. Cependant, les formulaires marketing pour l’inscription peut constituer une alternative viable pour présenter les détails de l’événement et faciliter le processus d’inscription.

L’onglet Site Web et formulaire fournit des options pour définir les paramètres d’inscription. Tout d’abord, vous pouvez décider où vous souhaitez que les participants s’inscrivent à votre événement :

Sur une page d’inscription autonome :
- Utilisez cette option si vous souhaitez créer une page d’inscription à l’aide des formulaires d’inscription Customer Insights - Journeys et utiliser Customer Insights - Journeys pour héberger la page.
Sur votre propre site Web :
- Utilisez cette option si vous souhaitez utiliser votre propre site Web pour collecter les inscriptions. Dans ce cas, vous devez fournir l’URL de l’événement et décider si vous souhaitez utiliser les formulaires d’inscription à Customer Insights - Journeys. Dans ce cas, vous pouvez copier le code JavaScript du formulaire pour l’intégrer à votre site Web.
Cet événement n’a pas de site Web :
- Utilisez cette option si vous souhaitez collecter les inscriptions ailleurs ou ne pas les collecter du tout.

L’onglet Inscription et présence

Utilisez l’onglet Inscription et présence pour voir qui s’est inscrit à un événement et qui y a assisté. Vous pouvez également créer des inscriptions et des enregistrements dans cet onglet. Les sections suivantes sont disponibles :

Inscription à l’événement : cette table fournit une liste des personnes qui se sont inscrites à l’événement. Vous pouvez également inscrire manuellement les personnes ici. Si vous utilisez des champs d’inscription personnalisés, vous pouvez également afficher les valeurs envoyées par chaque participant ici.
Enregistrements de l’événement : Permet de savoir qui a participé à l’événement et d’entrer des enregistrements de participation.

L’onglet Informations supplémentaires

Utilisez l’onglet Informations supplémentaires pour définir votre équipe d’événement, pour enregistrer des renseignements d’ordre général, des objectifs et des informations financières. Les sections suivantes sont fournies ici :

Informations supplémentaires : Permet d’entrer une description de base et de souligner vos objectifs.
Finances : Permet d’afficher et d’enregistrer les détails budgétaires pour votre événement. Ces valeurs s’affichent dans les graphiques et les analyses du tableau de bord, mais sont conçues uniquement à titre informatif, et non pas pour une comptabilité officielle.
Membres d’équipe événementielle : Configurez votre équipe d’événement en ajoutant des liens aux collègues et contacts externes qui vous aident à organiser l’événement. Le tableau présente le nom et le rôle de chaque membre de l’équipe, de telle sorte que vous pouvez voir facilement qui appeler et trouver leurs informations de contact, le cas échéant.

L’onglet Réservations de chambre

L’onglet Réservations de chambre fournit un calendrier qui affiche toutes les salles associées à l’événement actuellement affiché et ses sessions. Les salles non réservées ne s’affichent pas, ni les événements ou les sessions sans salles affectées. Ce calendrier est en lecture seule, vous ne pouvez donc par créer de sessions ou de réservations ici. Pour plus d’informations, voir : Utiliser les calendriers marketing.

L’onglet Éléments de récupération

L’onglet Éléments de récupération permet aux administrateurs système de suivre les erreurs de personnalisation et d’améliorer ainsi le processus de création de workflows du parcours client. Cet onglet contient une grille avec des erreurs de personnalisation et offre aux administrateurs des options pour les gérer. Pour les événements, des erreurs types se produisent lors de l’inscription sur les sites web d’événements.

Liste des éléments de récupération d’événement.

Après avoir sélectionné des lignes dans l’onglet Éléments de récupération, vous pouvez supprimer les éléments (ce qui les supprimera du stockage blob), ou vous pouvez résoudre le problème et « récupérer » tout élément, ce qui rejouera la fonctionnalité précédemment échouée.

Note

S’il y a des éléments dans l’onglet Éléments de récupération, les utilisateurs administrateurs non-système recevront une notification indiquant : « Il semble y avoir des problèmes avec cet événement. Demandez de l’aide à votre administrateur système. »

Le menu Associé fournit des liens vers des sujets liés aux événements, allant des activités aux conférenciers. Si vous sélectionnez un sujet dans le menu associé, un nouvel onglet temporaire pour ce sujet apparaît à gauche du menu associé.

Bien que vous puissiez modifier et enregistrer des éléments liés au sujet sélectionné dans l’onglet temporaire, l’onglet temporaire ne restera pas à côté du menu Associé une fois l’événement enregistré et fermé.

Configurer votre équipe événementielle

Votre équipe événementielle comprend les collègues et contacts externes qui vous aident à organiser l’événement. Chaque enregistrement d’événement répertorie le nom et le rôle de chaque membre d’équipe, ainsi que les liens pour en savoir plus, afin que vous puissiez voir facilement qui appeler et trouver les informations de contact, le cas échéant.

Vous pouvez afficher et modifier la liste de tous les membres d’équipe ayant travaillé, qui travaillent ou qui travailleront sur tous vos événements en accédant à Événements>Événement>Membres de l’équipe événementielle. Utilisez cette zone pour configurer une base de données de personnes disponibles pour aider dans le cadre de divers événements.
Vous pouvez afficher et modifier la liste des membres d’équipe associés à un événement spécifique en accédant à Événements>Événement>Événements, en ouvrant l’événement approprié et en consultant la section Membres de l’équipe événementielle de l’onglet Informations supplémentaires. La liste de la page Événements fonctionne comme la liste de la page Membres de l’équipe événementielle, hormis le fait qu’elle n’affiche et n’ajoute que les membres d’équipe qui sont attribués à l’événement actuel.

Chaque enregistrement de membre d’équipe peut être associé à un contact ou un enregistrement d’utilisateur.

Les Utilisateurs sont des personnes travaillant dans votre organisation et ayant une licence Dynamics 365.
Les Contacts proviennent de votre base de données de contact, qui inclura les clients, les clients potentiels, les fournisseurs, les partenaires et autres personnes externes (ou les personnes internes qui n’utilisent pas Dynamics 365).

Lorsque vous créez un enregistrement de membre de l’équipe, vous serez en mesure de choisir de l’associer à un utilisateur ou à un contact. Si vous décidez d’associer l’enregistrement à un contact, l’enregistrement du membre de l’équipe affichera les informations pertinentes depuis cet enregistrement de contact. Les enregistrements d’utilisateur n’incluent pas les informations de contact. Alors si vous associez l’enregistrement à un utilisateur, l’association sera indiquée, mais aucune autre information supplémentaire ne sera chargée. L’enregistrement du membre de l’équipe fournit également des informations concernant le rôle du membre et les événements sur lesquels il a travaillé. Vous pouvez créer les membres de l’équipe de la page de liste Membres de l’équipe événementielle ou directement depuis un enregistrement Événement spécifique.

Lorsque vous consultez un affichage des listes des membres de l’équipe, la liste inclut une colonne Utilisateur et une liste Contacts, mais seulement une d’entre elles affichera une valeur. Dans la liste, vous pouvez accéder à l’enregistrement du contact ou de l’utilisateur en sélectionnant le nom dans la liste, ou vous pouvez ouvrir l’enregistrement du membre de l’équipe lui-même en double-cliquant sur une rangée n’importe où à l’écart du nom de la personne.

Gérer les sessions et les intervenants lors des événements

Les attractions fondamentales de votre offre d’événement sont généralement ses sessions et intervenants. Un simple événement pourrait avoir une seule session, tandis qu’une conférence a généralement plusieurs sessions sur plusieurs jours.

Configurer des sessions et des suivis d’événement

Une session représente une sous-division de tout ce qui se produit au cours de votre événement. Chaque session est généralement un séminaire ou un élément essentiel, mais le concept est flexible afin de pouvoir l’adapter, le cas échéant. Par exemple, si votre événement est une foire plutôt qu’une conférence, vous pouvez utiliser les sessions pour représenter les stands.

Une grande conférence pourrait avoir plusieurs sessions s’exécutant en simultané et pourrait même se distinguer par plusieurs suivis de session, qui organisent plusieurs sessions non conflictuelles et associées par audience, de telle sorte que les participants peuvent choisir facilement le meilleur parcours pour eux-mêmes sans avoir à étudier l’intégralité de l’offre. Ultérieurement, vous serez en mesure de configurer les pass d’événement et de session pour gérer la création de tickets.

Il existe deux types de suivi : interne et externe. Utilisez des suivis internes pendant la phase de planification pour regrouper les sessions ainsi que les lignes d’organisation, comme selon les ressources de l’équipe ou l’équipement requis. Utilisez les suivis externes pour regrouper des sessions par contenu ou audience. Les suivis externes sont publiés sur les plateformes d’interaction avec les clients comme les sites web d’événements et les applications mobiles. Le cas échéant, vous pouvez configurer un type de pass pour chaque suivi externe pertinent, mais vous ne configureriez pas les pass pour les suivis internes. Utilisez le paramètre Type de suivi, en haut du formulaire pour définir le suivi sur interne ou externe.

Utilisez l’onglet Agenda d’un enregistrement d’événement pour afficher et configurer les suivis de sessions pour cet événement.

Chaque session est associée à un événement ou à un intervenant spécifique et comprend les détails de planification. Vous pouvez afficher, créer et modifier des sessions à l’aide de l’affichage du calendrier ou de la table.
Pour chaque suivi, vous pouvez attribuer une audience et quelques autres détails descriptifs, puis ajouter les sessions des membres d’équipe, un par un. Toutes les sessions d’un suivi doivent provenir du même événement.

Configurer et attribuer les intervenants de session

Utilisez les pages suivantes pour gérer vos intervenants et leurs engagements :

Événements>Participants>Intervenants : Répertorie tous les intervenants disponibles pour les événements précédents, actuels et à venir et vous permet de configurer de nouveaux intervenants.
Événements>Événement>Événements : Utiliser l’onglet Agenda de l’enregistrement d’événement adéquat pour configurer les engagements de l’intervenant pour l’événement. Vous pouvez également créer de nouveaux enregistrements d’intervenant ici si nécessaire en configurant les engagements de l’intervenant.

Lors de la configuration d’un engagement de l’intervenant, vous devez associer un intervenant à une session de l’enregistrement d’événement sur lequel vous travaillez. Pour définir un engagement de l’intervenant :

Un enregistrement de l’intervenant doit exister.
Si vous attribuez une session, un enregistrement de session doit exister. (Pour les événements de session unique, il se peut que vous n’ayez pas d’enregistrement de session et, qu’à la place, vous considériez l’événement en lui-même comme une session.)

Configurer un pass d’événement

Les pass d’événement ne sont pas pris en charge dans la gestion des événements Customer Insights - Journeys.

Configurer le lieu principal de l’événement

Un lieu est un espace physique où se déroule un événement ou une session. Il peut s'agir d'un bâtiment comportant une seule pièce ou une ou plusieurs pièces d'un bâtiment. Pour chaque lieu de rendez-vous, vous pouvez enregistrer des détails importants de divers types, notamment le nom, l’emplacement, les installations, la capacité, les événements qui s’y produiront ou s’y sont déroulés, etc. Une fois que vous avez défini un lieu, vous pouvez lui affecter des événements et des sessions, le cas échéant.

Utilisez les différents types d’entités de lieu dans l’espace Événements>Gestion du lieu pour construire un modèle hiérarchique de votre lieu d’événement. Ultérieurement, vous serez en mesure d’attribuer des événements et des sessions à chaque lieu depuis votre modèle. Vous devez uniquement inclure les détails indispensables Ainsi, un bâtiment ne comportant qu’une pièce n’a pas besoin que plusieurs pièces soient définies et une salle ne comportant qu’une disposition n’a pas besoin que plusieurs dispositions soient définies. Vous ne pouvez pas installer une pièce sans un bâtiment ou une disposition sans une pièce.

Utilisez les entités suivantes pour modéliser vos lieux :

Événements>Gestion du lieu>Bâtiments : Les bâtiments représentent les structures autonomes qui pourraient ou ne pourraient pas être réparties en pièces.
Événements>Gestion du lieu>Salles : Les pièces représentent des subdivisions des bâtiments, et chacune doit être attribuée à un enregistrement de bâtiment également mémorisé dans le système.
Événements>Gestion du lieu>Dispositions : Pendant un événement, vous pouvez utiliser une seule pièce pour héberger plusieurs types de sessions, chacune d’entre elles exige une organisation différente des chaises et d’autres équipements. La disposition de la pièce pourrait avoir des conséquences pratiques qui concernent, par exemple, une capacité de places assises. Chaque disposition doit être associée à une salle en particulier, mais vous pouvez définir n’importe quel nombre de dispositions pour chaque pièce.