Microsoft Word fournit de formidables moyens de présenter vos données Dynamics 365 Sales dans un document standardisé et correctement mis en page. Utilisez des modèles Word de façon que tous les documents envoyés à vos clients soient cohérents conformément à la stratégie de marque de votre organisation. Vous pouvez créer facilement et partager votre modèle avec d’autres personnes.
Licences et rôles requis
Type de condition requise
Vous devez disposer d’une
Licence
Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise ou Dynamics 365 Sales Professional Pour plus d’informations : Tarification de Dynamics 365 Sales
Suivez les étapes de cette rubrique pour créer et utiliser correctement les modèles Word dans Dynamics 365 Sales Professional.
Étape 1 : créer un modèle Word
Assurez-vous que vous disposez du rôle d’administrateur système dans Dynamics 365 Sales Professional.
Sur le plan de site, sélectionnez Paramètres des ventes.
Sous Paramètres avancés, sélectionnez Modèles Excel et Word.
Sélectionnez Nouveau modèle.
Dans le volet Créer un type de modèle, sélectionnez Modèle Word, puis sélectionnez Suivant.
Sélectionnez l’entité à laquelle le modèle s’applique. Le modèle utilise les données de cette entité.
Pour ajouter les champs que vous souhaitez inclure dans le modèle Word, sélectionnez Choisir les entités associées. La boîte de dialogue Choisir une entité associée s’ouvre.
Les relations que vous sélectionnez dans cet écran déterminent les entités et les champs qui seront disponibles ultérieurement quand vous aurez défini le modèle Word. Sélectionnez uniquement les relations dont vous avez besoin pour ajouter des données Dynamics 365 Sales Professional au modèle Word. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Terminé.
Voici quelques exemples de relations pour l’entité Compte :
Relation 1 à N. Un compte peut posséder plusieurs contacts.
Relation N à 1. Un prospect, un compte, un contact ou peuvent posséder plusieurs comptes.
Relation N à N. Un compte peut posséder plusieurs listes marketing. Une liste marketing peut posséder plusieurs comptes.
Note
Pour garantir le téléchargement rapide des documents, il existe une limite supérieure de 100 pour le nombre d’enregistrements associés renvoyés pour chaque relation. Par exemple, si vous exportez un modèle pour un compte, et que vous souhaitez inclure une liste de ses contacts, le document renverra au maximum 100 des contacts du compte.
Dans la boîte de dialogue Sélectionner une entité, sélectionnez Suivant.
Cliquez sur Télécharger pour créer un fichier Word sur votre ordinateur personnel avec l’entité exportée incluse comme données XML.
Pour télécharger le modèle ultérieurement, activez la case à cocher Télécharger le modèle ultérieurement, puis sélectionnez Suivant.
Pour télécharger le modèle une fois les données personnalisées, accédez à la liste des modèles, puis sélectionnez Télécharger le modèle.
Ouvrez le fichier de modèle Word. À ce stade, le document semble être vide.
Pour afficher et ajouter des données XML Dynamics 365 Sales Professional, vous devez activer l’onglet Développeur de Word.
Accédez à Fichier>Options>Personnaliser le ruban, puis activez la case à cocher Développeur.
Sélectionnez OK.
L’onglet Développeur s’affiche maintenant dans le ruban Word.
Étape 3 : Définir le modèle Word
Utilisez le volet de mappage XML pour définir le modèle Word avec les champs d’entité Dynamics 365 Sales Professional.
Dans votre modèle Word, sélectionnez Développeur>Volet de mappage XML.
Le schéma XML par défaut est sélectionné.
Sélectionnez le schéma XML Dynamics 365 Sales Professional. Il commencera par « urn:microsoft-crm/document-template/ ».
Important
Si vous constatez souvent des modifications accidentelles qui entraînent le figeage de Word ou une dégradation des performances, veillez à désactiver les options de correction automatique conformément à la section : « Un problème connu et comment l’éviter ».
Développez l’entité pour voir tous les champs disponibles, cliquez avec le bouton droit sur le champ que vous souhaitez ajouter, puis sélectionnez Insérer un contrôle de contenu>Texte brut.
Le champ de Dynamics 365 Sales Professional est ajouté au modèle Word.
Ajoutez des champs d’entité supplémentaires, ajoutez des étiquettes et du texte descriptifs et mettez le document en forme.
Un modèle terminé peut ressembler à ceci :
Certains champs de contrôle de contenu que vous avez entrés comportent probablement plusieurs lignes de données. Par exemple, des comptes comportent plus d’un contact. Pour inclure toutes les données dans votre modèle Word, définissez le champ de contrôle de contenu pour la répétition.
Définir le champ de contrôle de contenu pour la répétition
Placez les champs avec des données répétitives dans une ligne du tableau.
Sélectionnez la ligne complète du tableau dans le modèle.
Dans le volet de mappage XML, cliquez avec le bouton droit sur la relation qui contient les champs de contrôle de contenu, puis sélectionnez Répétition.
Lorsque vous utilisez le modèle Word dans Dynamics 365 Sales Professional pour créer un document, le tableau se remplit automatiquement avec plusieurs lignes de données.
Lorsque le modèle comporte les champs et la mise en forme que vous souhaitez, enregistrez-le et téléchargez-le dans Dynamics 365 Sales Professional.
Étape 4 : télécharger le modèle Word à nouveau dans l’application Sales
Lorsque votre modèle Word est créé tel que vous le souhaitez, enregistrez-le pour pouvoir le télécharger dans Dynamics 365 Sales Professional.
Un administrateur peut utiliser la page Paramètres avancés pour télécharger le modèle Word dans Dynamics 365 Sales Professional.
Note
Les utilisateurs de votre organisation peuvent voir les modèles disponibles en sélectionnant le bouton Modèles Word dans la barre de commandes dans la liste des enregistrements.
Dans l’application Sales Professional, accédez à Paramètres avancés>Modèles Excel et Word.
Sélectionnez Télécharger le modèle.
Recherchez et téléchargez le fichier.
Sélectionnez Télécharger.
Vous pouvez voir le résumé du fichier que vous téléchargez.
Cliquez sur Terminer.
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, puis Paramètres avancés.
