Associez vos dépenses cloud aux bons de commande pour Microsoft Marketplace

Les affectations de bons de commande aident les organisations à associer les dépenses Azure et Marketplace à des bons de commande pour le suivi, la budgétisation et le rapprochement des factures. Créez des allocations par le biais de mappages, qui déterminent quels achats, produits, sociétés logicielles ou catégories de dépenses sont associés à une commande d’achat.

Fonctionnement des mappages

La création d’un bon de commande n’associe pas automatiquement les frais. Pour allouer des dépenses, créez un ou plusieurs mappages.

• Une commande fournisseur peut s’aligner sur plusieurs mappages.
• Les mappages ont des étendues et des dates d’entrée en vigueur différentes pour imputer des dépenses à l’aide de commandes fournisseur.
• Vous pouvez créer, modifier, activer ou désactiver des mappages à mesure que les exigences métier changent.
• Lorsque des frais de la Place de marché correspondent à un mappage actif, il sont imputés à la commande fournisseur correspondante.

Priorité de mappage

Dans certains scénarios, les frais de la Place de marché peuvent correspondre à plusieurs mappages d’imputation à vos commandes fournisseur. Lorsque cela se produit, le mappage le plus spécifique est prioritaire.

Par exemple:

• Une affectation par éditeur associe tous les achats effectués auprès de Contoso Software à le bon de commande A.
• Une allocation de produit mappe le produit Contoso Analytics avec le bon de commande B.

Les frais liés à Contoso Analytics sont imputés à la commande fournisseur B, car la mise en correspondance des produits est plus spécifique. D’autres achats auprès de Contoso Software continuent d’être alloués au bon de commande A.

Note

L’éditeur d’un produit de la Place de marché peut différer du revendeur ou du partenaire de services qui vous vend le produit. Lors de la création d’allocations d’éditeurs ou de produits, entrez les ID de l’éditeur et du produit, et non le nom du revendeur.

Créer un mappage

Vous pouvez créer des mappages étendus, tels que tous les achats de la Place de marché, ou des mappages plus spécifiques pour des entreprises ou produits logiciels individuels. Configurez le mappage pendant le processus de création d’un bon de commande dans le portail Azure, ou après.

1. Accédez à Gestion des coûts + facturation dans le portail Azure.
2. Accédez à vos étendues de facturation et sélectionnez l’étendue dont vous avez besoin.
3. Accédez à votre profil de facturation et sélectionnez le profil approprié.
4. Sous Gestion des factures , sélectionnez Commandes d’achat.
5. Sélectionnez Nouveau mappage.
6. Dans Mapper, choisissez l’étendue des dépenses que vous souhaitez imputer à une commande fournisseur.
7. Sous Nom de commande fournisseur, recherchez et sélectionnez la commande fournisseur à laquelle vous souhaitez appliquer ce mappage.
8. Sélectionnez une date d’effet au format UTC.
9. Sélectionnez une date d’expiration au format UTC.
10. L’état par défaut est défini sur Actif. Définir le statut sur inactif vous permettra de créer un mappage, mais celui-ci ne sera pas utilisé pour affecter des dépenses au bon de commande tant que vous ne l’aurez pas activé.
11. Lors du mappage à un éditeur, l’ID de l’éditeur est requis.
12. Lors du mappage à un produit de la Place de marché, l’ID d’éditeur et l’ID d’offre sont obligatoires. Le système validera que ces identifiants correspondent à un produit disponible.
13. Cliquez sur Créer. Vous devriez voir une bannière verte indiquant que le mappage a été correctement créé.

Note

Par défaut, le nouveau mappage s’applique uniquement aux frais futurs entre la date d’effet et la date d’expiration, pendant laquelle l’état du mappage est actif. Vous pouvez appliquer cette correspondance aux frais précédemment facturés grâce à la fonctionnalité Réappliquer les correspondances décrite ci-dessous.

Étendues de mappage

La portée du mappage détermine comment vous affectez les dépenses à votre bon de commande. La liste suivante présente les étendues de la plus large à la plus étroite :

Catégorie de dépense générale inclusive des Azure et Microsoft Place de marché

• Tous les achats
• Tous les droits
• Toutes les consommations

produits Microsoft à l’exclusion de la Place de marché

• Tous les produits Microsoft
• Tous les droits Microsoft
• Toutes les consommations de Microsoft

Produits de la Place de marché provenant de partenaires Microsoft

• Tous les produits de la Place de marché
• Tous les droits d’accès Marketplace
• Toutes les consommations de la Place de marché

Éditeurs et produits de la Place de marché

• Éditeurs spécifiques (nécessite l’ID de l’éditeur)
• Produits de la Place de marché spécifiques (nécessite l’ID d’éditeur et l’ID d’offre)

Note

Les produits de la Place de marché peuvent inclure à la fois les droits et la consommation, tels qu’un produit SaaS ou Conteneur avec des frais mensuels ou annuels, ainsi que des frais basés sur l’utilisation.

Stratégies d’allocation courantes

Commandes d’achat distinctes pour Microsoft Azure et place de marché Microsoft

Les organisations séparent souvent leurs dépenses d’infrastructure Azure des dépenses logicielles tierces avec des partenaires Microsoft approuvés.

Pour implémenter cette stratégie :

1. Créez deux commandes d’achat.
2. Créez un mappage pour tous les produits Microsoft allouant des dépenses à un bon de commande pour Azure.
3. Créez un deuxième mappage pour tous les produits de la Place de marché qui imputent des dépenses à une deuxième commande fournisseur pour la Place de marché.

Commandes d’achat distinctes par société logicielle

Les équipes financières et d’approvisionnement peuvent émettre des commandes d’achat distinctes pour chaque fournisseur de logiciels. Créez des mappages d’éditeur pour imputer toutes les dépenses effectuées auprès de ce fournisseur à votre commande fournisseur. Vous pouvez mapper plusieurs éditeurs à un seul bon de commande.

Commandes d’achat distinctes par produits

Les organisations qui nécessitent le suivi financier le plus détaillé peuvent créer des mappages au niveau du produit pour une ou plusieurs solutions de la Place de marché. Vous pouvez mapper plusieurs produits d’un ou plusieurs éditeurs à un seul bon de commande.

Modifier le mappage

Vous pouvez modifier le mappage à mesure que les exigences organisationnelles évoluent. Les raisons courantes de la modification du mappage sont les suivantes :

• Nouveaux achats de logiciels
• Changements de propriété budgétaire
• Modifications apportées à la stratégie d’approvisionnement
• Réorganisations commerciales
• Correction des erreurs

Vous modifiez le mappage à partir de la page Commandes d’achat .

1. Sélectionnez l’onglet Toutes les correspondances.
2. Triez la table par colonnes de champ et utilisez des filtres disponibles pour trouver rapidement le mappage que vous souhaitez modifier.
3. Sélectionnez le bouton Modifier les mappages au-dessus du tableau à droite.
4. Vous pouvez modifier chaque champ dans le tableau Tous les mappages. Une icône de crayon indique les champs modifiables, notamment :
   • Nom de la commande fournisseur
   • Status
   • Date d’entrée en vigueur
   • Date d’expiration

Modifier en bloc le mappage

Pour appliquer les mêmes modifications sur plusieurs mappages, vous pouvez choisir un champ dans le menu déroulant sous sélectionner un champ à modifier en bloc, choisir la valeur souhaitée, puis sélectionner Appliquer.

Voici quelques conseils pour la modification en bloc :

• Une fois que vous avez commencé à modifier des champs individuellement dans la table, la fonctionnalité de modification en bloc devient désactivée. Envoyez ou annulez vos modifications actuelles pour réenabler la modification en bloc.
• Vous ne pouvez pas modifier le nom de la commande fournisseur d’un mappage ayant l’état inactif. Tout d’abord, remplacez l’état par actif et envoyez. Ensuite, vous pourrez allouer le mappage à différents bons de commande.
• Les dates de mappage doivent être comprises dans les dates effectives et d’expiration du bon de commande que vous souhaitez lui attribuer. Vous recevrez une erreur si les dates sont mal alignées.
• La colonne Heure de mise à jour affiche l’horodatage, selon votre heure locale, de la dernière modification soumise pour chaque correspondance.

Important

Les modifications apportées au mappage affectent la manière dont les frais futurs sont alloués aux bons de commande et peuvent également être appliquées aux frais les plus récents si vous réappliquez le mappage.

Réappliquer les mappages

Utilisez Réappliquer les mappages pour réévaluer systématiquement les frais précédemment facturés en utilisant votre configuration de mappage actuelle, y compris les modifications récentes. Cette étape peut être utile lorsque :

• Vous créez un mappage après avoir facturé des frais
• Vous modifiez un mappage après avoir reçu une facture
• Vous devez corriger une erreur ou les imputations d’une commande fournisseur

Pour appliquer les dernières mises à jour de mappage configurées :

1. Sélectionnez le bouton Réappliquer les mappages en haut de la page Commandes d’achat.
2. Sélectionnez la date de début et la date de fin pour définir une plage de dates précédente pour laquelle vous souhaitez appliquer les mappages les plus récents. Vous pouvez choisir des dates parmi les trois derniers mois.
3. Choisissez Envoyer pour démarrer le processus.

Avertissement

La réapplication des mappages peut affecter les imputations historiques des commandes fournisseur, affecter les factures récentes et entraîner la régénération de nouveaux documents complémentaires. Examinez attentivement l’impact avant de continuer.

Lorsque vous lancez une réapplication de mappage

• Vous verrez un message et une barre de progression indiquant « votre réapplication de mappage a démarré ».
• Le système réévalue les frais précédemment traités.
• Les allocations de bon de commande peuvent changer.
• Les documents supplémentaires sont mis à jour pour les factures affectées.
• Le processus peut affecter les périodes historiques dans la plage de dates prise en charge.
• Une fois l’opération terminée, vous recevrez un message indiquant que « le mappage a été réévalué avec succès », accompagné d’une liste des factures concernées et du montant des frais applicables.

Important

Pour les clients Contrat Entreprise (EA), le remappage peut conduire Microsoft à refacturer le compte. Vous recevrez à la fois une nouvelle facture et des documents supplémentaires mis à jour avec les nouveaux numéros de facture. Les factures précédemment émises seront annulées. Pour Contrat client Microsoft, vous recevrez uniquement des documents supplémentaires mis à jour. Aucune facturation n’a lieu et les factures précédemment émises ne seront pas affectées.

Étape suivante

Activer les documents supplémentaires pour permettre le rapprochement des factures