Personnaliser une stratégie d’archivage et de suppression pour les boîtes aux lettres dans votre organization

Pour conserver et supprimer des e-mails, nous vous recommandons d’utiliser des stratégies de rétention Microsoft 365 et des étiquettes de rétention plutôt que l’ancienne gestion des enregistrements de messagerie (MRM) de Exchange Online. Toutefois, une raison valable pour continuer à utiliser cette fonctionnalité plus ancienne est de déplacer automatiquement les e-mails de la boîte aux lettres principale d’un utilisateur vers sa boîte aux lettres d’archivage. Vous devrez peut-être également utiliser MRM pour appliquer des paramètres de rétention et de suppression à des dossiers spécifiques dans la boîte aux lettres, plutôt qu’à l’intégralité de la boîte aux lettres.

Utilisez cet article comme exemple de scénario pour mieux comprendre ces deux raisons valides d’utiliser des stratégies de rétention MRM et des balises de rétention. Pour tous les autres scénarios de rétention et de suppression, utilisez des stratégies de rétention Microsoft 365 et des étiquettes de rétention.

Les étapes de configuration de notre exemple de scénario vous obligent à créer une stratégie de rétention MRM que vous affectez ensuite aux boîtes aux lettres. Cette stratégie déplace les éléments vers la boîte aux lettres d’archivage d’un utilisateur après une période spécifiée et supprime également les éléments du dossier Éléments supprimés une fois qu’ils ont atteint une limite d’âge spécifique.

Remarque

Les instructions de cet article utilisent le portail Microsoft Purview ou le portail de conformité Microsoft Purview et le Centre d’administration Exchange.

Les règles réelles qui déterminent quels éléments sont déplacés ou supprimés et quand cela se produit sont appelées balises de rétention. Les balises de rétention sont liées à une stratégie de rétention MRM, qui à son tour est affectée à la boîte aux lettres d’un utilisateur. Une balise de rétention applique des paramètres de rétention aux messages et dossiers individuels dans la boîte aux lettres d’un utilisateur. Il définit la durée pendant laquelle un message reste dans la boîte aux lettres et quelle action est effectuée lorsque le message atteint l’âge de rétention spécifié. Lorsqu’un message atteint son âge de rétention, il est déplacé vers la boîte aux lettres d’archivage de l’utilisateur ou supprimé.

Conseil

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Exemple de scénario pour les instructions

Les étapes décrites dans cet article configurent une stratégie d’archivage et de rétention pour un organization fictif nommé Alpine House. Cet exemple de déploiement nécessite les tâches suivantes :

• Étape 1 : Activer une boîte aux lettres d’archivage pour chaque utilisateur dans le organization. Cette procédure offre aux utilisateurs davantage de stockage de boîtes aux lettres et est nécessaire pour qu’une stratégie de rétention puisse déplacer automatiquement des éléments vers la boîte aux lettres d’archivage. Un utilisateur peut également déplacer manuellement des éléments vers sa boîte aux lettres d’archivage pour le stockage d’archivage.

• Étape 2 : Create deux balises de rétention personnalisées pour effectuer les actions suivantes :

  • Déplacez automatiquement les éléments datant de 3 ans vers la boîte aux lettres d’archivage de l’utilisateur. Le déplacement d’éléments vers la boîte aux lettres d’archivage libère de l’espace dans la boîte aux lettres principale d’un utilisateur.

  • Supprimez automatiquement les éléments datant de 5 ans du dossier Éléments supprimés. Cela libère également de l’espace dans la boîte aux lettres principale de l’utilisateur. Les utilisateurs auront la possibilité de récupérer ces éléments si nécessaire. Pour plus d’informations, consultez la puce finale dans la section Plus d’informations .

• Étape 3 : Create une nouvelle stratégie de rétention et y ajouter les nouvelles balises de rétention personnalisées. En outre, vous allez ajouter une balise de rétention intégrée qui ne peut pas être obtenue avec une étiquette de rétention Microsoft 365 recommandée, car elle déplace également les éléments vers la boîte aux lettres d’archivage. Il s’agit d’une étiquette personnelle pour l’archivage après 1 an que les utilisateurs peuvent attribuer aux éléments de leur boîte aux lettres lorsqu’ils souhaitent une période d’archivage plus courte que leur valeur par défaut de 3 ans.

• Étape 4 : Remplacez la stratégie MRM par défaut par la nouvelle stratégie de rétention que vous avez créée.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également exécuter l’Assistant Dossier managé pour appliquer les nouveaux paramètres et définir la nouvelle stratégie de rétention par défaut pour votre organization.

Vous pouvez suivre une partie ou l’ensemble des étapes de cet article pour comprendre comment configurer votre propre stratégie d’archivage et de suppression pour les boîtes aux lettres de votre organization. Nous vous recommandons de tester ce processus sur quelques boîtes aux lettres avant de l’implémenter sur toutes les boîtes aux lettres de votre organization.

Avant de configurer la stratégie d’archivage et de suppression

• Pour suivre cet exemple de configuration, utilisez un environnement de test isolé qui n’aura pas d’impact sur les utilisateurs de votre réseau de production. Ensuite, passez vos apprentissages à votre réseau de production.

• Dans votre environnement de test isolé, envisagez d’utiliser un compte d’administrateur général afin de pouvoir effectuer toutes les étapes de cet exemple de scénario. Dans un environnement de production, utilisez toujours des rôles d’administration qui accordent le privilège minimum.

• Lorsque vous créez un compte d’utilisateur et attribuez à l’utilisateur une licence Exchange Online, une boîte aux lettres est automatiquement créée pour l’utilisateur. Lorsque la boîte aux lettres est créée, une stratégie de rétention par défaut nommée Stratégie MRM par défaut lui est automatiquement affectée. Dans cet exemple de déploiement, vous allez créer une stratégie de rétention MRM, puis l’affecter aux boîtes aux lettres utilisateur, en remplaçant la stratégie MRM par défaut. Une seule stratégie de rétention MRM peut être affectée à une boîte aux lettres à la fois.

• Pour en savoir plus sur les balises de rétention et les stratégies de rétention MRM dans Exchange Online, consultez Étiquettes de rétention et stratégies de rétention et instructions associées. Par exemple :

  • Create une stratégie de rétention pour Exchange Online
  • Ajouter ou supprimer des étiquettes de rétention d’une stratégie de rétention dans Exchange Online

Étape 1 : Activer les boîtes aux lettres d’archivage pour les utilisateurs

La première étape consiste à s’assurer que chaque utilisateur de votre organization dispose d’une boîte aux lettres d’archivage. La boîte aux lettres d’archivage d’un utilisateur doit être activée afin que, dans notre exemple de scénario, une balise de rétention avec une action de rétention « Déplacer vers archive » puisse déplacer l’élément après l’expiration de l’âge de rétention.

Pour obtenir des instructions sur l’activation des boîtes aux lettres d’archivage, consultez Activer les boîtes aux lettres d’archivage dans Microsoft 365.

Remarque

Vous pouvez activer les boîtes aux lettres d’archivage à tout moment pendant ce processus, à condition qu’elles soient activées à un moment donné avant de terminer le processus. Si une boîte aux lettres d’archivage n’est pas activée, aucune action n’est effectuée sur les éléments auxquels une stratégie d’archivage ou de suppression est affectée.

Étape 2 : Create nouvelles balises de rétention pour les stratégies d’archivage et de suppression

Dans cette étape, vous allez créer les deux balises de rétention personnalisées décrites précédemment pour notre exemple de scénario.

• Balise de stratégie par défaut d’archive personnalisée, que nous nommerons « Alpine House 3 Year Move to Archive ».
• Une balise de stratégie de rétention personnalisée configurée pour le dossier Éléments supprimés, que nous nommerons « Alpine House Éléments supprimés 5 ans Supprimer et autoriser la récupération ».

Pour cette configuration, vous pouvez utiliser le portail Microsoft Purview ou le portail de conformité Microsoft Purview.

1. Selon le portail que vous utilisez, accédez à l’un des emplacements suivants :

   • Se connecter au portail> Microsoft PurviewGestion du cycle de vie des données carte >Balises de rétention MRMExchange (héritées).>

     Si la solution de gestion du cycle de vie des données carte n’est pas affichée, sélectionnez Afficher toutes les solutions, puis gestion du cycle de vie des données dans la section Gouvernance des données.

   • Connectez-vous aux balisesExchange (héritée)>Conservation MRM portail de conformité Microsoft Purview >Solutions>>

   Une liste des étiquettes de rétention pour votre organization s’affiche.

Suivez les instructions pas à pas pour créer les exemples de balises de rétention pour notre scénario.

Create la balise de stratégie par défaut d’archivage personnalisée

Tout d’abord, pour notre exemple de scénario, vous allez créer une balise de stratégie d’archivage par défaut (DPT) personnalisée qui déplacera les éléments vers la boîte aux lettres d’archivage après 3 ans.

1. Dans la page Étiquettes de rétention MRM , sélectionnez + Nouvelle balise, puis dans la page Nommer votre étiquette , tapez un nom pour la nouvelle balise de rétention et une description facultative qui explique l’objectif de la balise de rétention personnalisée.

   Pour notre exemple de scénario, nous allons nommer cette balise « Alpine House 3 Year Move to Archive ».

2. Dans la page Définir la façon dont la balise sera appliquée, sélectionnez Automatiquement à la boîte aux lettres entière (par défaut).

3. Dans la page Définir les paramètres de rétention , renseignez les champs suivants :

   1. Lorsque les éléments atteignent l’âge suivant (en jours) Entrez la durée de la période de rétention. Pour ce scénario, les éléments sont déplacés vers la boîte aux lettres d’archivage après 1095 jours (3 ans).

   2. Pour l’action de rétention , sélectionnez Déplacer l’élément vers l’archive pour déplacer des éléments vers la boîte aux lettres d’archivage à l’expiration de la période de rétention.

4. Sélectionnez Suivant, puis passez en revue et envoyez pour créer le DPT d’archive personnalisé.

Le nouveau DPT d’archive s’affiche dans la liste des balises de rétention.

Create la balise de stratégie de rétention personnalisée pour le dossier Éléments supprimés

La deuxième balise de rétention à créer pour notre exemple de scénario est une balise de stratégie de rétention (RPT) personnalisée pour le dossier Éléments supprimés. Cette balise de rétention supprime les éléments du dossier Éléments supprimés après 5 ans et fournit une période de récupération pendant laquelle les utilisateurs peuvent utiliser l’outil Récupérer les éléments supprimés pour récupérer un élément.

1. De retour sur la page Étiquettes de rétention MRM , sélectionnez + Nouvelle balise, puis dans la page Nommez votre balise , tapez un nom pour la nouvelle balise de rétention et une description facultative qui explique l’objectif de la balise de rétention personnalisée.

   Pour notre exemple de scénario, nous allons nommer cette balise « Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery ».

2. Dans la page Définir la façon dont la balise sera appliquée , sélectionnez Automatiquement dans le dossier par défaut , puis pour l’option Appliquer la balise à ce dossier , sélectionnez Éléments supprimés.

3. Dans la page Définir les paramètres de rétention , renseignez les champs suivants :

   1. Lorsque les éléments atteignent l’âge suivant (en jours) Entrez la durée de la période de rétention. Pour ce scénario, les éléments seront supprimés après 1825 jours (5 ans).

   2. Pour l’action de rétention , sélectionnez Supprimer et autoriser la récupération à supprimer des éléments à l’expiration de la période de rétention, mais autoriser les utilisateurs à récupérer un élément supprimé pendant la période de rétention des éléments supprimés (qui est par défaut de 14 jours).

4. Sélectionnez Suivant, puis passez en revue et envoyez pour créer le DPT de suppression personnalisé.

Le nouveau RPT s’affiche dans la liste des balises de rétention.

Étape 3 : Create une nouvelle stratégie de rétention

Après avoir créé les balises de rétention personnalisées, l’étape suivante pour notre exemple de scénario consiste à créer une stratégie de rétention et à ajouter les balises de rétention. Vous allez ajouter les deux balises de rétention personnalisées que vous avez créées à l’étape 2, et une balise intégrée préconfigurée pour vous. À l’étape 4, vous allez affecter cette nouvelle stratégie de rétention aux boîtes aux lettres utilisateur.

1. Selon le portail que vous utilisez, accédez à l’un des emplacements suivants :

   • Se connecter au portail> Microsoft PurviewGestion du cycle de vie des données carte > Stratégies de rétention MRMExchange (héritées).>

     Si la solution de gestion du cycle de vie des données carte n’est pas affichée, sélectionnez Afficher toutes les solutions, puis gestion du cycle de vie des données dans la section Gouvernance des données.

   • Connectez-vous aux stratégies portail de conformité Microsoft Purview>Solutions>Gestion du cycle de vie des> donnéesExchange (hérité)>MRM Retention.

2. Dans la page Stratégies de rétention MRM , sélectionnez Nouvelle stratégie.

3. Dans la zone Nom , tapez un nom pour la nouvelle stratégie de rétention . par exemple, Alpine House Archive and Deletion Policy.

4. Sélectionnez + Ajouter une balise.

   Une liste des étiquettes de rétention dans votre organization s’affiche, qui inclut les balises personnalisées que vous avez créées à l’étape 2.

5. Ajoutez les 3 balises de rétention décrites plus en détail dans la section Plus d’informations :

   • Alpine House 3 Year Move to Archive : balise de stratégie par défaut d’archive personnalisée créée à l’étape 2 de ces instructions
   • Alpine House Éléments supprimés 5 ans Supprimer et autoriser la récupération : balise personnalisée pour le dossier Éléments supprimés créé à l’étape 2 de ces instructions
   • Déplacement personnel d’un an vers l’archive : balise intégrée préconfigurée

   Pour ajouter ces balises de rétention, sélectionnez-les, puis sélectionnez Ajouter.

6. De retour dans la page Configurer votre stratégie , sélectionnez Suivant pour passer en revue et soumettre la nouvelle stratégie.

La nouvelle stratégie de rétention s’affiche dans la liste. Sélectionnez-la pour afficher les balises de rétention qui lui sont liées dans le volet d’informations.

Étape 4 : Affecter la nouvelle stratégie de rétention aux boîtes aux lettres utilisateur

Lorsqu’une boîte aux lettres est créée, une stratégie de rétention nommée Stratégie MRM par défaut lui est affectée par défaut. Dans cette étape de notre exemple de scénario, vous allez remplacer cette stratégie de rétention en affectant la nouvelle stratégie de rétention que vous avez créée à l’étape 3 aux boîtes aux lettres utilisateur dans votre organization.

Le remplacement est nécessaire, car une boîte aux lettres ne peut avoir qu’une seule stratégie de rétention MRM à la fois. Cette étape suppose que vous allez affecter la nouvelle stratégie à toutes les boîtes aux lettres de votre organization.

Pour suivre ces étapes, veillez à utiliser le nouveau centre d’administration Exchange plutôt que la version classique.

1. Connectez-vous au Centre d’administration Exchange (EAC) et accédez àBoîtes aux lettresdestinataires>.

   Une liste de toutes les boîtes aux lettres utilisateur dans votre organization s’affiche.

2. Sélectionnez toutes les boîtes aux lettres en sélectionnant la zone Nom d’affichage.

3. Sélectionnez l’option Stratégies de boîte aux lettres .

4. Dans le volet volant Stratégies de boîte aux lettres , sous Stratégie de rétention, sélectionnez la stratégie de rétention que vous avez créée à l’étape 3 . par exemple, Archive Alpine House et stratégie de rétention.

5. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer la nouvelle affectation de stratégie de rétention.

6. Pour vérifier que la nouvelle stratégie de rétention a été affectée aux boîtes aux lettres :

   1. Sélectionnez une boîte aux lettres dans la page Boîtes aux lettres .

   2. Dans la page des propriétés de la boîte aux lettres de l’utilisateur sélectionné, sélectionnez Boîte aux lettres.

   Le nom de la nouvelle stratégie affectée à la boîte aux lettres s’affiche pour la stratégie de rétention.

(Facultatif) Étape 5 : Exécuter l’Assistant Dossier managé pour appliquer les nouveaux paramètres

Une fois que vous avez appliqué la nouvelle stratégie de rétention aux boîtes aux lettres à l’étape 4, l’application des nouveaux paramètres de rétention aux boîtes aux lettres peut prendre jusqu’à 7 jours en Exchange Online. Cela est dû au fait qu’un processus appelé Assistant Dossier managé traite les boîtes aux lettres au moins une fois tous les 7 jours. Au lieu d’attendre que l’Assistant Dossier managé s’exécute, vous pouvez forcer cette opération en exécutant l’applet de commande Start-ManagedFolderAssistant dans Exchange Online PowerShell.

Que se passe-t-il lorsque vous exécutez l’Assistant Dossier managé ? Il applique les paramètres de la stratégie de rétention en inspectant les éléments de la boîte aux lettres et en déterminant s’ils sont soumis à la rétention. Il marque ensuite les éléments soumis à la rétention avec la balise de rétention appropriée, puis prend l’action de rétention spécifiée sur les éléments qui ont dépassé leur âge de rétention.

Voici les étapes à suivre pour vous connecter à Exchange Online PowerShell, puis exécuter l’Assistant Dossier managé sur chaque boîte aux lettres de votre organization.

1. Connectez-vous à Exchange Online PowerShell.

2. Exécutez les deux commandes suivantes pour démarrer l’Assistant Dossier managé pour toutes les boîtes aux lettres utilisateur dans votre organization.

   $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
   

   $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant
   

Voilà ! Vous avez configuré une stratégie d’archivage et de suppression pour alpine House organization.

Plus d’informations sur l’Assistant Dossier managé

Comme indiqué précédemment, l’Assistant Dossier managé traite les boîtes aux lettres au moins une fois tous les 7 jours. Il est donc possible qu’une boîte aux lettres puisse être traitée plus fréquemment par l’Assistant Dossier managé. En outre, les administrateurs ne peuvent pas prédire la prochaine fois qu’une boîte aux lettres sera traitée par l’Assistant Dossier managé, ce qui est l’une des raisons pour lesquelles vous souhaiterez peut-être l’exécuter manuellement.

Toutefois, si vous souhaitez empêcher temporairement l’Assistant Dossier managé d’appliquer les nouveaux paramètres de rétention à une boîte aux lettres, vous pouvez exécuter la Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true commande pour désactiver temporairement le traitement d’une boîte aux lettres par l’Assistant Dossier managé.

Pour réactiver l’Assistant Dossier managé pour une boîte aux lettres, exécutez la Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false commande .

Enfin, si un utilisateur de boîte aux lettres a un compte désactivé, les éléments ne sont pas déplacés vers la boîte aux lettres d’archivage pour cette boîte aux lettres.

(Facultatif) Étape 6 : Définir la nouvelle stratégie de rétention par défaut pour votre organization

À l’étape 4, vous devez affecter la nouvelle stratégie de rétention aux boîtes aux lettres existantes. Toutefois, vous pouvez configurer Exchange Online afin que la nouvelle stratégie de rétention soit affectée aux nouvelles boîtes aux lettres créées à l’avenir.

Pour ce faire, utilisez Exchange Online PowerShell pour mettre à jour le plan de boîte aux lettres par défaut de votre organization. Un plan de boîte aux lettres est un modèle qui configure automatiquement les propriétés sur les nouvelles boîtes aux lettres. Dans cette étape facultative, vous pouvez remplacer la stratégie de rétention actuelle affectée au plan de boîte aux lettres (par défaut, la stratégie MRM par défaut) par la stratégie de rétention MRM que vous avez créée à l’étape 3. Une fois que vous avez mis à jour le plan de boîte aux lettres, la nouvelle stratégie de rétention MRM est affectée aux nouvelles boîtes aux lettres.

1. Connectez-vous à Exchange Online PowerShell.

2. Exécutez la commande suivante pour afficher des informations sur les plans de boîte aux lettres dans votre organization.

   Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault
   

   Notez le plan de boîte aux lettres défini par défaut.

3. Exécutez la commande suivante pour affecter la nouvelle stratégie de rétention MRM que vous avez créée à l’étape 3 (par exemple, Archive Alpine House et stratégie de rétention) au plan de boîte aux lettres par défaut. Cet exemple suppose que le nom du plan de boîte aux lettres par défaut est ExchangeOnlineEnterprise.

   Set-MailboxPlan "ExchangeOnlineEnterprise" -RetentionPolicy "Alpine House Archive and Retention Policy"
   

4. Vous pouvez réexécuter la commande à l’étape 2 pour vérifier que la stratégie de rétention MRM affectée au plan de boîte aux lettres par défaut a été modifiée.

Informations supplémentaires

• L’âge de rétention des éléments de boîte aux lettres est calculé à partir de la date de remise. Ou à partir de la date de création pour les éléments tels que les brouillons de messages qui ne sont pas envoyés, mais qui sont créés par l’utilisateur. Quand l'Assistant Dossier géré traite les éléments d'une boîte aux lettres, il appose une date de début et une date d'expiration pour tous les éléments présentant des balises de rétention avec l'action de rétention Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement. Les éléments qui ont une étiquette d’archive sont horodatés avec une date de déplacement.

• Le tableau suivant fournit plus d’informations sur chaque balise de rétention pour la stratégie de rétention MRM personnalisée dans cet article.

  Balise de rétention	Action de cette balise	Intégré ou personnalisé ?	Type
  Alpine House 3 Year Move to Archive	Déplace les éléments datant de 1095 jours (3 ans) vers la boîte aux lettres d’archivage.	Personnalisé (voir Étape 2 : Create nouvelles balises de rétention pour les stratégies d’archivage et de suppression)	Balise de stratégie par défaut (archive) ; cette balise est automatiquement appliquée à l’ensemble de la boîte aux lettres.
  Alpine House Éléments supprimés 5 ans Supprimer et autoriser la récupération	Supprime des éléments du dossier Éléments supprimés qui ont 5 ans. Les utilisateurs peuvent récupérer ces éléments jusqu’à 14 jours après leur suppression. Pour plus d’informations, consultez l’entrée de liste suivante.	Personnalisé (voir Étape 2 : Create nouvelles balises de rétention pour les stratégies d’archivage et de suppression)	Étiquette de stratégie de rétention (éléments supprimés) ; cette balise est automatiquement appliquée aux éléments du dossier Éléments supprimés.
  Déplacement vers l’archive après 1 ans - Personnel	Déplace les éléments vers la boîte aux lettres d’archivage après 1 an.	Intégré	Personnel; cette balise peut être appliquée par les utilisateurs.

• Les utilisateurs peuvent utiliser l’outil Récupérer les éléments supprimés dans Outlook et Outlook sur le web pour récupérer un élément supprimé pendant la période de rétention des éléments supprimés, qui est par défaut de 14 jours dans Exchange Online. Un administrateur peut utiliser Exchange Online PowerShell pour augmenter la période de rétention des éléments supprimés à un maximum de 30 jours. Pour plus d’informations, voir : Récupérer des éléments supprimés dans Outlook pour Windows et Modifier la période de rétention des éléments supprimés pour une boîte aux lettres dans Exchange Online.