Conception de processus
Lorsque vous concevez une automatisation de processus, la première étape consiste à décider quand et quoi automatiser. En examinant le processus d’entreprise dont vous disposez actuellement, vous devez d’abord identifier la partie du processus à automatiser.
Identifier les domaines d’automatisation
Les types d’avantages que vous pouvez potentiellement tirer de l’automatisation appartiennent à ces catégories :
Appliquer systématiquement des règles métier standardisées
Réduire le travail manuel sur les processus répétitifs
Réduire l’erreur humaine
Rationaliser les approbations
Gagner en efficacité dans les transactions à volume élevé
Déplacer efficacement les données entre les systèmes (réduire la saisie manuelle des données)
Maximiser l’utilisation des ressources disponibles
Augmenter le débit
Appliquer des règles métier standardisées
Les règles métier sont la logique if/then qui applique vos stratégies métier. Leur automatisation garantit qu’elles seront suivies systématiquement à tout moment.
Dans notre exemple de scénario de notes de frais, une règle métier exige que si le montant d’une note de frais dépasse 10 000 USD, il doit être également approuvé par le directeur financier. En automatisant le processus, Abhay veille à ce qu’aucune note de frais élevée ne passe inaperçue.
Automatisation des processus répétitifs
L’automatisation des processus répétitifs peut soutenir vos employés, leur évitant l’épuisement mental et physique. Les processus exécutés de manière identique à tout moment doivent figurer en tête de votre liste à prendre en compte pour l’automatisation.
Par exemple, Abhay, le comptable doit collecter les formulaires de dépenses et les reçus de tous les collaborateurs. Par reçu, on entend le reçu papier d’un restaurant ou les factures papier des fournisseurs. Abhay doit numériser manuellement ces documents dans un fichier PDF et le mémoriser. Abhay doit également entrer ce qui est écrit sur papier et le publier dans le système financier pour chaque note de frais soumise.
Réduire l’erreur humaine
Les tâches telles que copier/coller les valeurs d’un système à un autre, ou la saisie de données à partir de formulaires papier sont des processus où peuvent survenir des erreurs humaines.
Exemple de scénario de note de frais : Abhay doit rembourser en espèces l’employé en recherchant les coordonnées bancaires de l’employé, puis en accédant au système bancaire.
Schéma montrant un flux des processus d’entreprise pour Abhay, le comptable. Deux étapes du processus (« Rechercher les coordonnées bancaires des employés » et « Rembourser en espèces le demandeur ») sont entourées en rouge pour indiquer les domaines potentiels où Power Automate peut réduire les erreurs humaines en automatisant ces étapes.
Rationaliser les approbations
Un type d’erreur différent se produit lorsque des personnes oublient d’exécuter leurs tâches. Vous pouvez configurer l’automatisation pour leur rappeler de travailler sur la tâche ou le processus qui leur a été attribué.
Par exemple, Lee a soumis une note de frais, mais Nick n’a pas répondu à la demande d’approbation depuis un certain temps. Une automatisation peut être mise en place pour rappeler à Nick de prendre une décision, et même fournir un bouton pour répondre directement à partir du rappel.
Schéma montrant un flux des processus d’entreprise pour Abhay, le comptable. Le processus d’approbation est modifié de sorte qu’un rappel d’approbation est automatisé lors de la configuration d’une automatisation du déclencheur pour vérifier le statut. Si l’approbation est complète, l’automatisation est terminée ; et si l’approbation n’est pas complète, un rappel est envoyé à l’approbateur et l’automatisation du rappel a lieu pour vérifier jusqu’à ce que l’approbation soit terminée.
Gagner en efficacité dans les processus à volume élevé
Un autre domaine que vous voudrez peut-être automatiser est celui des processus à volume élevé. Les processus à volume élevé sont des processus qui se produisent très fréquemment au quotidien. Ils sont étroitement liés aux processus répétitifs, mais sont légèrement différents. Vous pouvez avoir un processus qui ne peut avoir qu’une ou deux étapes pouvant être automatisées. Cependant, si un processus doit être effectué à plusieurs reprises, même de petites améliorations peuvent avoir des impacts importants.
Par exemple, si le scénario de note de frais concernait 1 000 vendeurs, chaque minute d’amélioration équivaudrait à un gain de temps de deux jours ouvrables. L’analyse de l’impact réel peut être effectuée en utilisant les fonctionnalités d’analyse.
Automatiser la saisie des données
Vous pourriez saisir manuellement des données, car vous avez deux systèmes qui ne communiquent pas entre eux. Dans notre scénario de note de frais, c’est là qu’Abhay saisit les données dans le système comptable en ressaisissant les valeurs de la note de frais soumise.
Maximiser l’utilisation des ressources disponibles
D’autres bons candidats à l’automatisation sont les processus qui peuvent être exécutés indépendamment de l’interaction humaine. Ce type de processus n’est pas aussi facile à identifier, aussi le meilleur moyen consiste à imaginer des processus qui peuvent être exécutés en dehors de vos horaires d’ouverture habituels. Une telle automatisation agit comme un « multiplicateur » de votre personnel et utilise pleinement vos autres ressources (comme les ordinateurs).
Vous pouvez également utiliser l’automatisation pour les processus qui prennent trop de temps par rapport à une interaction humaine, mais qui est tolérable si elle est effectuée pendant la nuit, quand son exécution complète n’est pas urgente. Par exemple, si une personne commence sa journée en traitant les commandes reçues en soirée, vous pourriez générer une automatisation qui traite les commandes dès leur arrivée, afin que votre équipe puisse prendre le relais dès le lendemain matin.
Augmenter le débit
À l’instar de l’optimisation de l’utilisation des ressources disponibles, l’automatisation vous aide également à augmenter le débit d’un processus particulier. Avec ce type d’automatisation, votre processus actuel peut être réalisé par des humains en parallèle à l’automatisation.
Imaginons qu’Abhay, le comptable, est la seule personne chargée de traiter les notes de frais, et qu’il travaille généralement de 9h00 à 18h00. En mettant en place une automatisation, vous pourriez également faire en sorte que Power Automate traite aussi les notes de frais, et par conséquent qu’Abhay et l’automatisation les traitent, entraînant un meilleur débit.
Exemple de scénario
Lorsque tous les domaines d’automatisation sont appliqués, l’exemple ci-dessous montre comment un processus d’entreprise de note de frais peut être couvert par Power Automate avec de meilleurs débits, en optimisant les ressources disponibles, en automatisant les entrées de données et en rationalisant les approbations.
