Récupérer des messages électroniques supprimés dans Exchange Online

 

S'applique à : Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Dernière rubrique modifiée : 2014-01-07

Les administrateurs peuvent utiliser la récupération d’élément unique pour assurer une protection contre les suppressions accidentelles ou malveillantes de messages électroniques, et pour faciliter les tâches de détection couramment effectuées avant ou pendant un litige ou des enquêtes du service des ressources humaines.

La récupération d'élément unique est activée par défaut pour les nouvelles boîtes aux lettres utilisateur créées dans Exchange Online et pour les boîtes aux lettres migrées vers Exchange Online à partir d'une organisation Exchange locale.

• Comment fonctionne la récupération d’élément unique ?

• Récupération d'élément unique et suspension pour litige

• Rechercher et récupérer des messages électroniques supprimés

  • Étape 1 Rechercher un message électronique

  • Étape 2 Récupérer le message électronique

• Désactiver la récupération d'élément unique

• Meilleures pratiques pour la recherche de messages électroniques supprimés

• Meilleures pratiques pour la récupération de messages électroniques supprimés

Comment fonctionne la récupération d’élément unique ?

Pour supprimer définitivement des messages électroniques, en recourant à une méthode appelée suppression réversible, l'utilisateur peut procéder de l'une des manières suivantes dans Microsoft Office Outlook ou Outlook Web App :

• Supprimer un élément du dossier Éléments supprimés.

• Vider le dossier Éléments supprimés.

• Appuyer sur Maj+Suppr pour supprimer n'importe quel élément

Les messages électroniques qui ont été supprimés (récupérables) sont transférés dans le dossier Éléments récupérables dans la boîte aux lettres de l’utilisateur, anciennement appelé conteneur de dépôt dans les précédentes versions de Microsoft Exchange, et dans un sous-dossier appelé Suppressions. Les utilisateurs peuvent récupérer ou effacer les messages électroniques se trouvant dans le sous-dossier Suppressions à l’aide de la fonctionnalité de récupération des éléments supprimés dans Outlook 2010 ou Outlook Web App. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Récupérer les éléments supprimés.

Si un utilisateur purge un message électronique du dossier Éléments récupérables, par le biais de la méthode appelée suppression définitive, le message purgé est déplacé vers le sous-dossier Purges. L’utilisateur ne peut pas accéder à ce sous-dossier et ne peut pas le récupérer. Seul un administrateur peut récupérer un message électronique purgé.

Remarque   Comme les éléments dans le sous-dossier Purges dans le dossier Éléments récupérables sont indexés et détectables, les administrateurs ou les gestionnaires de découverte peuvent utiliser l’option de recherche dans plusieurs boîtes aux lettres pour rechercher les éléments purgés. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Recherches dans plusieurs boîtes aux lettres.

Période de rétention des éléments supprimés

Dans Exchange Online, la période de rétention des éléments supprimés est par défaut de 14 jours. La période de rétention démarre lorsque l’élément supprimé est déplacé vers le sous-dossier Suppressions dans le dossier Éléments récupérables. Les éléments restent dans le sous-dossier Suppressions jusqu’à la fin de la période de rétention des éléments supprimés. À la fin de la période de rétention des éléments supprimés, l'élément est déplacé dans le dossier Purges et l’utilisateur ne peut plus le voir. Lorsque l'Assistant Dossier géré traite la boîte de réception, les éléments dans le sous-dossier Purges sont purgés à partir d’Exchange Online et ne peuvent pas être récupérés par un administrateur.

Le diagramme suivant présente le processus de récupération d’un élément unique :

Remarque   Pour modifier la période de rétention des éléments supprimés de boîtes aux lettres de votre organisation, vous devez contacter l’assistance Office 365. La durée de la période de rétention est entièrement configurable. Toutefois, si vous souhaitez conserver vos éléments supprimés pendant une durée supérieure à 30 jours, la boîte aux lettres doit disposer d’une licence utilisateur Exchange Online (Plan 2).

Retour au début

Quota du dossier Éléments récupérables

Le dossier Éléments récupérables présente un quota maximal de 30 Go qui n'est pas imputé sur le quota de la boîte aux lettres principale de l'utilisateur. Lorsque la taille du dossier Éléments récupérables atteint 20 Go, un message d'avertissement est envoyé à l'administrateur et la technologie de gestion des enregistrements de messagerie (MRM) dans Exchange Online supprime automatiquement les éléments les plus anciens du dossier Éléments récupérables jusqu'à ce que sa taille soit inférieure à 20 Go. Dans le cas peu probable où le dossier Éléments récupérables atteindrait 30 Go, l’utilisateur ne disposerait plus de la suppression réversible d’éléments. L'administrateur reçoit un message d'avertissement et doit supprimer manuellement les éléments du dossier Éléments récupérables à l'aide de la cmdlet Search-Mailbox. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Rechercher et supprimer des messages dans les boîtes aux lettres des utilisateurs.

Récupération d'élément unique et suspension pour litige

Comme précédemment indiqué, la récupération d’élément unique permet de conserver pendant 14 jours des messages électroniques supprimés et purgés. Une fois la période de rétention des éléments supprimés expirée, les éléments sont définitivement supprimés d’Exchange Online.

En revanche, si une boîte aux lettres fait l’objet d’une suspension pour litige, aucun des éléments du sous-dossier Purges ou du sous-dossier Suppressions n’est définitivement supprimé d’Exchange Online. De même, lorsqu’une boîte aux lettres fait l’objet d’une suspension pour litige, Exchange Online conserve la version originale d’un message si un utilisateur apporte des modifications à ce dernier. Si un utilisateur modifie un message, la version originale de ce message est copiée dans un sous-dossier appelé Versions (voir schéma précédent). Le sous-dossier Versions n’est pas visible pour les utilisateurs finaux, mais les éléments qu’il contient sont indexés et peuvent faire l’objet d’une recherche par un administrateur ou un gestionnaire de découverte. Aucun des éléments du sous-dossier Versions ne peut être définitivement supprimé si la boîte aux lettres fait l’objet d’une suspension pour litige. En cas de récupération d’élément unique, les modifications apportées à un message ne sont pas copiées dans le sous-dossier Versions.

Par défaut, tous les éléments se trouvant dans le dossier Éléments récupérables sont conservés jusqu’à ce que la suspension pour litige soit levée. Vous pouvez également utiliser Windows PowerShell pour configurer la durée de suspension de la boîte aux lettres pour litige. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Placer une boîte aux lettres en attente pour litige.

Remarque   Lorsqu’une boîte aux lettres est suspendue pour litige, les éléments du sous-dossier Suppressions sont transférés dans le sous-dossier Purges au bout de 14 jours. Le transfert des éléments dans le sous-dossier Purges vous permet de dissimuler aux utilisateurs que leur boîte aux lettres a été suspendue pour litige. Cela peut s'avérer utile dans le cadre d'affaires pénales où l'état de suspension pour litige n'est pas divulgué à l'utilisateur.

Retour au début

Quota du dossier Éléments récupérables lorsqu'une boîte aux lettres est suspendue pour litige

Comme établi précédemment, le dossier Éléments récupérables dispose d’un quota de 30 Go, qui n’est pas imputé sur le quota de la boîte aux lettres principale. Lorsqu'une boîte aux lettres est en suspension pour litige, le quota du dossier Éléments récupérables est automatiquement augmenté, si nécessaire, par les administrateurs des centres de données Microsoft. Aucune intervention de votre part n'est utile.

Rechercher et récupérer des messages électroniques supprimés

Pour rechercher et récupérer des messages électroniques supprimés dans la boîte aux lettres d’un utilisateur, procédez comme suit :

1. Dans le Panneau de configuration Exchange, utilisez la fonction de recherche dans plusieurs boîtes aux lettres pour rechercher le message électronique à récupérer du dossier Éléments récupérables de l'utilisateur et copiez les résultats de la recherche dans la boîte aux lettres de détection.

2. Dans Windows PowerShell, utilisez la cmdlet Search-Mailbox pour rechercher, dans la boîte aux lettres de détection, le message que vous avez recherché à l'étape précédente, et copiez-le dans la boîte aux lettres de l'utilisateur.

Avant de commencer

• Pour plus d’informations sur l’installation et la configuration de Windows PowerShell et la connexion au service, consultez la rubrique Utiliser Windows PowerShell dans Exchange Online.

• Vous devez avoir le rôle Recherche de boîte aux lettres pour rechercher et supprimer des messages dans les boîtes aux lettres des utilisateurs. Ce rôle vous permet de rechercher des messages dans plusieurs boîtes aux lettres dans votre organisation. Ce rôle n'est pas attribué par défaut aux administrateurs. Pour que vous puissiez effectuer des recherches dans plusieurs boîtes aux lettres, vous devez être membre du groupe de rôles Gestion de la découverte. Consultez la rubrique Ajouter ou supprimer des membres du groupe de rôles.

Étape 1   Rechercher un message électronique

Utilisez l'option Recherche dans plusieurs boîtes aux lettres dans le Panneau de configuration Exchange pour rechercher le message électronique à récupérer. Par défaut, l'option Recherche dans plusieurs boîtes aux lettres effectue une recherche dans le dossier Éléments récupérés des boîtes aux lettres principale et d'archivage. Consultez la rubrique Créer une recherche dans plusieurs boîtes aux lettres.

Lorsque vous utilisez l’option Recherche dans plusieurs boîtes aux lettres dans le Panneau de configuration Exchange, la recherche s’applique à l’ensemble de la boîte aux lettres de l’utilisateur. Si vous souhaitez n’appliquer la recherche qu’au dossier Éléments récupérables, vous devez utiliser Windows PowerShell. Exécutez la commande suivante pour n’appliquer la recherche qu’au dossier des éléments récupérables :

Search-Mailbox <user> -SearchDumpsterOnly -SearchQuery <search query> -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox" -TargetFolder <search name> -LogLevel Full

Exemple   La commande suivante permet de rechercher un message ayant pour objet « Résultats de l’enquête en ligne » dans le dossier Éléments récupérables de la boîte aux lettres d’Esther Valle, et de copier les résultats de cette recherche dans un dossier appelé « EstherV » dans la boîte aux lettres de détection :

Search-Mailbox "Esther Valle" -SearchDumpsterOnly -SearchQuery subject: "Online survey results" -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox" -TargetFolder EstherV -LogLevel Full

Étape 2   Récupérer le message électronique

Une fois qu'un message a été enregistré dans la boîte aux lettres de détection, vous pouvez le récupérer dans la boîte aux lettres de l’utilisateur via la cmdlet Search-Mailbox. Exécutez la commande suivante :

Search-Mailbox "Discovery Search Mailbox" -SearchQuery <search query> -TargetMailbox <user> -TargetFolder inbox

Exemple   La commande suivante permet de rechercher un message ayant pour objet « Résultats de l’enquête en ligne » dans la boîte aux lettres de détection et de le copier dans la boîte de réception d'Esther Valle :

Search-Mailbox "Discovery Search Mailbox" -SearchQuery subject: "Online survey results" -TargetMailbox estherv -TargetFolder inbox

Comme la commande Search-Mailbox recherche l'élément récupéré dans la boîte aux lettres de détection, l'élément et la structure de dossiers de la boîte aux lettres de détection son récupérés dans la boîte de réception de la boîte aux lettres de l'utilisateur. Par exemple, dans l’exemple précédent, voici à quoi ressemble la structure de dossiers de la boîte aux lettres d’Esther Valle une fois que le fichier a été récupéré :

N'oubliez pas d'indiquer aux utilisateurs qu'ils peuvent transférer l'élément récupéré directement dans leur boîte de réception et supprimer cette structure de dossiers.

Remarque   Lorsque vous utilisez la cmdlet Search-Mailbox, il vous est impossible de spécifier la même boîte aux lettres comme source et cible. Vous devez donc utiliser la recherche dans plusieurs boîtes aux lettres pour copier le message dans la boîte aux lettres de détection.

Retour au début

Désactiver la récupération d'élément unique

Exécutez la commande suivante pour désactiver la récupération d’élément unique pour une boîte aux lettres :

Set-Mailbox <mailbox> -SingleItemRecoveryEnabled $false

Pour désactiver la récupération d’élément unique pour toutes les boîtes aux lettres utilisateur de votre organisation, exécutez la commande suivante :

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox')} | Set-Mailbox -SingleItemRecoveryEnabled $false

Important   Si vous désactivez la récupération d’élément unique, les éléments sont malgré tout conservés dans le dossier Éléments récupérables pendant 14 jours après leur suppression. Toutefois, si un utilisateur purge un message électronique du dossier Éléments récupérables, ce message sera définitivement supprimé et ne pourra pas être récupéré par un administrateur.

Meilleures pratiques pour la recherche de messages électroniques supprimés

• Limiter la recherche pour minimiser le nombre de résultats   Lorsque vous configurez la recherche dans plusieurs boîtes aux lettres, utilisez les paramètres dans les sections Messages à destination ou en provenance d'adresses de messagerie spécifiques et Boîtes aux lettres à rechercher pour limiter la recherche autant que possible. Par exemple, recherchez les messages envoyés à l'utilisateur en effectuant une recherche dans la boîte aux lettres de cet utilisateur uniquement. Vous limitez ainsi le nombre de messages qui n'ont pas un rapport direct avec la recherche.

• Enregistrer uniquement une copie de chaque message pour la recherche d'un élément récupérable dans plusieurs boîtes aux lettres   Si cette option n'est pas activée, lors de la récupération d'un élément dans la boîte aux lettres d'un utilisateur, la structure de dossiers complète des résultats de la recherche est copiée dans la boîte aux lettres de l'utilisateur. En revanche, si l'option est activée, la structure de dossiers est simplifiée.

• Utiliser la syntaxe de requête avancée (AQS, Advanced Query Syntax) pour rechercher des mots clés dans les différentes propriétés d'un message électronique   Par exemple, vous pouvez rechercher un mot clé dans la ligne d'objet ou le corps d'un message. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Recherches avancées par mots clés. Le tableau suivant présente les propriétés de message courantes que vous pouvez inclure dans une requête par mot clé :

  Propriété	Exemple	Résultats de la recherche
  Pièces jointes	piècejointe:rapportannuel.ppt	Messages qui comportent une pièce jointe nommée annualreport.ppt. La requête piècejointe:rapportannuel ou piècejointe:rapport* renvoie un résultat identique à celui d'une requête utilisant le nom complet de la pièce jointe.
  Cc	cc:"gurinder singh" cc:gurinders cc : gurinders@fineartschool.edu	Messages avec la valeur Gurinder Singh dans le champ Cc
  De	de:"Max Stevens" de:maxs de:maxs@contoso.com	Messages envoyés par Max Stevens
  Sent	envoyé:10/19/2010	Messages envoyés le 19 octobre 2010
  Objet	objet:"Rapports financiers trimestriels"	Messages contenant l’expression exacte « Rapports financiers trimestriels » dans la ligne d’objet
  To	à: « Ann Beebe » à: annb to:annb@contoso.com	Messages envoyés à Ann Beebe

Meilleures pratiques pour la récupération de messages électroniques supprimés

• Utiliser la même requête de recherche par mot clé que pour la recherche dans plusieurs boîtes aux lettres   Si vous avez activé la journalisation complète au cours de la recherche, attribuez la valeur de la colonne Objet dans le fichier CSV (joint au journal de recherche) au paramètre SearchQuery. Vous pouvez ainsi restaurer le message exact dans la boîte aux lettres d'un utilisateur. Ou vous pouvez utiliser la ligne d'objet du message à l'identique dans la boîte aux lettres de détection.

• Supprimer les éléments inutiles de la boîte aux lettres de détection   Avant d’utiliser la cmdlet Search-Mailbox pour récupérer un message électronique, vous pouvez supprimer de la boîte aux lettres de détection les éléments qui correspondent à vos critères de recherche mais qui n’ont pas besoin d’être récupérés.

• Supprimer l’envoi à l’utilisateur d’un courrier électronique relatif aux résultats de la recherche   Par défaut, un message électronique contenant des informations sur la recherche est envoyé à la boîte aux lettres spécifiée par le paramètre TargetMailbox. Cela est utile car l'utilisateur sait ainsi quand un message électronique récupéré a été renvoyé dans sa boîte de réception. Pour empêcher l’envoi d’un message, incluez le paramètre Loglevelsuppress dans la commande.

Retour au début