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Placer une boîte aux lettres en attente pour litige

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S'applique à : Office 365 for enterprises

Dernière rubrique modifiée : 2013-08-19

La suspension pour litige, également appelée suspension juridique, permet aux organisations de préserver les informations stockées électroniquement. Lorsque la boîte aux lettres d'un utilisateur est suspendue en raison d'un litige, l'utilisateur peut en purger les éléments, mais ceux-ci sont conservés sur les serveurs du centre de données Microsoft Exchange. La suspension pour litige conserve des messages électroniques, éléments du calendrier, tâches et d'autres éléments de boîte aux lettres. La suspension pour litige empêche également l’utilisateur de modifier la version d’origine de chaque élément d’une boîte aux lettres. Si un utilisateur modifie les propriétés des éléments d'une boîte aux lettres mise en attente pour litige, une copie de l'élément avant sa modification est conservée.

Cette rubrique présente les points suivants :

  • Pourquoi placer une boîte aux lettres en attente pour litige?

  • Que se passe-t-il lorsqu'une boîte aux lettres est en suspension pour litige?

  • Que se passe-t-il lorsqu'une boîte aux lettres est supprimée de suspension pour litige?

  • Placer une boîte aux lettres en attente pour litige

  • Configurer la durée de la suspension pour litige

  • Supprimer la suspension pour litige

  • Étapes suivantes

Pourquoi placer une boîte aux lettres en attente pour litige?

Si votre organisation est impliquée dans une action légale, vous devrez peut-être prendre des mesures pour conserver des données pertinentes, telles que les messages électroniques, qui peuvent être utilisées comme preuves. Dans de tels cas, vous devrez peut-être conserver tous les messages électroniques envoyés et reçus par des personnes spécifiques ou conserver tous les messages électroniques envoyés et reçus dans votre organisation pour une période spécifique. La mise de boîtes aux lettres en suspension pour litige est la première étape pour respecter ces types d'exigences en matière de litige. En règle générale, les boîtes aux lettres sont mises en suspension pour litige par un gestionnaire de découverte, un avocat ou autre agent autorisé de votre organisation.

Que se passe-t-il lorsqu'une boîte aux lettres est en suspension pour litige?

Lorsqu'un utilisateur supprime des messages de son dossier Éléments supprimés ou utilise Maj+Suppr. pour supprimer définitivement un élément de boîte aux lettres, les éléments supprimés sont copiés dans un dossier caché dans la boîte aux lettres de l'utilisateur. Ce dossier est appelé Éléments récupérables et portait le nom de conteneur de dépôt dans les versions précédentes de Microsoft Exchange. Les éléments définitivement supprimés sont copiés dans un sous-dossier appelé Suppressions du dossier Éléments récupérables.

Les éléments du dossier Éléments récupérables sont conservés pendant 14 jours par défaut, puis purgés par Microsoft Exchange. Lorsqu'une boîte aux lettres est mise en suspension pour litige, le dossier Éléments récupérables n'est pas purgé et les éléments de ce dossier sont conservés indéfiniment. Un administrateur peut également configurer la durée d’application de la suspension pour litige à une boîte aux lettres. La suspension pour litige n'affecte pas le flux des travaux de messagerie électronique quotidien des utilisateurs, donc les utilisateurs peuvent continuer à modifier et supprimer des éléments de boîte aux lettres comme ils le font normalement.

Les utilisateurs peuvent purger manuellement des éléments du dossier Éléments récupérables.

  • Dans Microsoft Outlook 2010   Cliquez sur l'onglet Dossier, sélectionnez Récupérer les éléments supprimés > Effacer les éléments sélectionnés.

  • Dans Outlook Web App   Éléments supprimés > Récupérer les éléments supprimés > Effacer les éléments sélectionnés.

Les éléments qui sont manuellement effacés du dossier Éléments récupérables sont déplacés vers un sous-dossier appelé Purges. Si la boîte aux lettres de l’utilisateur est suspendue pour litige, Microsoft Exchange conserve les éléments dans le dossier Purges pendant toute la durée de suspension de la boîte aux lettres.

La suspension pour litige conserve la version d’origine du contenu de la boîte aux lettres

Si une boîte aux lettres est suspendue pour litige, Microsoft Exchange protège la version d’origine de chaque élément de la boîte aux lettres en conservant une copie non modifiée de l’élément si un utilisateur modifie ses propriétés. Une copie du message d’origine et de toutes ses propriétés MAPI sont enregistrées dans le sous-dossier Versions du dossier Éléments récupérables d’une boîte aux lettres d’utilisateur. Cela se produit lorsque l’une des propriétés suivantes est modifiée :

  • Champ Objet

  • Corps du message

  • Pièces jointes

  • Expéditeurs et destinataires

  • Dates d'envoi et de réception

Les utilisateurs ne peuvent pas accéder à la version d’origine d’un élément modifié qui est copié dans le sous-dossier Versions du dossier Éléments récupérables. Cependant, les administrateurs peuvent utiliser la fonctionnalité de recherche dans plusieurs boîtes aux lettres pour rechercher des boîtes aux lettres d’utilisateurs pour les versions d’origine et les versions modifiées d’un élément de boîte aux lettres. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Recherches dans plusieurs boîtes aux lettres.

Le schéma suivant présente les sous-dossiers du dossier Éléments récupérables et le flux de messages lorsque des éléments sont supprimés, modifiés et effacés pendant la durée de suspension pour litige d’une boîte aux lettres.

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Stratégie de suspension pour litige et de rétention

Une stratégie de rétention est toujours appliquée aux boîtes aux lettres suspendues pour litige. Cela signifie que la stratégie de rétention d’une organisation déplace les éléments supprimés vers le dossier Éléments récupérables, puis vers la boîte aux lettres d’archivage de l’utilisateur lorsque la période de rétention expire. Tous les éléments de la boîte aux lettres principale d’un utilisateur et de sa boîte aux lettres d’archivage sont conservés aussi longtemps qu’une boîte aux lettres est suspendue pour litige. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Configuration et gestion des stratégies de rétention dans Exchange Online.

Important   Le dossier Éléments récupérables présente un quota maximal de 30 Go qui n'est pas imputé sur le quota de la boîte aux lettres principale de l'utilisateur. Lorsqu'une boîte aux lettres est en suspension pour litige, le quota du dossier Éléments récupérables est automatiquement augmenté, si nécessaire, par les administrateurs des centres de données Microsoft. Aucune intervention de votre part n'est nécessaire pour augmenter ce quota. Pour d’autres renseignements, consultez la section « Quota pour le dossier Éléments récupérables » du chapitre Récupérer des messages électroniques supprimés dans Exchange Online.

Que se passe-t-il lorsqu'une boîte aux lettres est supprimée de suspension pour litige?

Lorsqu'une boîte aux lettres n'est plus sur en suspension pour litige, Microsoft Exchange ne conserve plus les éléments effacés ou copies des éléments dont les propriétés ont été modifiées. Les éléments conservés à cause de la suspension pour litige ne sont pas effacés immédiatement du dossier Éléments récupérables, mais ils seront supprimés la prochaine fois Microsoft Exchange recherchera les éléments datant de plus de 14 jours dans le dossier Éléments récupérables.

Placer une boîte aux lettres en attente pour litige

Avant de commencer   Un gestionnaire de découverte, un avocat ou un autre agent autorisé de votre organisation doit se voir attribuer le rôle Suspension juridique pour mettre une boîte aux lettres en suspension pour litige. La manière la plus simple d’attribuer ce rôle consiste à ajouter la personne au groupe d’utilisateurs Gestion des découvertes. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Ajouter ou supprimer des membres du groupe de rôles.

  1. Dans le Panneau de configuration Exchange, sélectionnez Gérer mon organisation > Utilisateurs et groupes > Boîtes aux lettres.

  2. Sélectionnez la boîte aux lettres à placer en suspension pour litige, puis cliquez sur Détails.

  3. Sous Fonctionnalités de boîte aux lettres, sélectionnez Suspension pour litige et cliquez sur Activer.

  4. Dans la page Suspension pour litige, vous pouvez configurer les champs facultatifs suivants. Le texte de ces champs s'affiche dans la boîte aux lettres de l'utilisateur.

    • Remarque   Utilisez ce champ pour notifier l'utilisateur à propos de la suspension pour litige, expliquer pourquoi la boîte aux lettres est en suspension pour litige, ou fournir de l'aide supplémentaire à l'utilisateur, par exemple pour l'informer que la suspension pour litige n'affectera pas son utilisation quotidienne de la messagerie électronique.

    • Utilisation URL   Utilisez ce champ pour fournir une URL à un site Web qui fournit des informations ou de l'aide à propos de la suspension pour litige de la boîte aux lettres.

      Important   Le texte contenu dans ces champs n’apparaît dans la boîte aux lettres de l’utilisateur que si ce dernier utilise Outlook 2010. Il n’apparaît pas dans Outlook Web App ou d’autres clients de messagerie. Pour consulter le texte des champs Note et URL dans Outlook 2010, cliquez sur l'onglet Fichier, et dans la page Informations, sous Paramètres du compte, vous verrez le commentaire de suspension pour litige.

  5. Cliquez sur OK. À ce stade, la suspension pour litige est en attente. Vous devez cliquer sur Enregistrer pour achever le processus.

  6. Cliquez sur Enregistrer pour mettre la boîte aux lettres en suspension pour litige. Un avertissement indique que la suspension pour litige peut prendre jusqu'à 60 minutes pour entrer en vigueur.

  7. Cliquez sur Fermer.

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Configurer la durée de la suspension pour litige

Lorsque vous utilisez le Panneau de configuration Exchange pour mettre une boîte aux lettres en suspension pour litige, la durée de la suspension est illimitée et les éléments sont conservés jusqu’à ce que la suspension soit supprimée. Toutefois, après avoir suspendu la boîte aux lettres pour litige, vous pouvez utiliser Windows PowerShell pour indiquer la durée de rétention de chaque élément par rapport à sa date de réception. Cette valeur est appelée durée de suspension pour litige. Par exemple, si, pour une boîte aux lettres, vous définissez la durée de suspension pour litige sur 7 ans, un message reçu le 30 juin 2012 sera retenu jusqu'au 30 juin 2019.

Notez que vous pouvez utiliser PowerShell pour suspendre pour litige une boîte aux lettres et configurer la durée à l'aide d'une simple commande.

Avant de commencer   Pour plus d’informations sur l’installation et la configuration de Windows PowerShell et la connexion au service, consultez la rubrique Utiliser Windows PowerShell dans Exchange Online.

Exécutez la commande suivante pour configurer la durée de la suspension pour litige d’une boîte aux lettres déjà suspendue.

Set-Mailbox <identity> -LitigationHoldDuration <duration, in days>

Exemple   La commande suivante définit la durée de la suspension pour litige sur la boîte aux lettres d’Ann Beebe à un an.

Set-Mailbox "Ann Beebe" -LitigationHoldDuration 365

Exécutez la commande suivante pour mettre une boîte aux lettres en suspension pour litige et définir la durée de la suspension.

Set-Mailbox <identity> -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration <duration, in days>

Exemple   La commande suivante suspend pour litige la boîte aux lettres de Pilar Pinilla et définit la durée de suspension pour litige sur 7 ans.

Set-Mailbox "Pilar Pinilla" -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration 2555

Remarque   Vous devez utiliser le paramètre IncludeLitigationHoldDuration avec la cmdlet Get-Mailbox pour afficher la valeur de la durée de la suspension pour litige. Par exemple, exécutez la commande suivante pour afficher tous les paramètres de suspension pour litige de Pilar Pinilla.

Get-Mailbox "Pilar Pinilla" -IncludeLitigationHoldDuration | fl Litigation*

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Supprimer la suspension pour litige

  1. Dans le Panneau de configuration Exchange, sélectionnez Gérer mon organisation > Utilisateurs et groupes > Boîtes aux lettres.

  2. Sélectionnez la boîte aux lettres que vous souhaitez supprimer de suspension pour litige et cliquez sur Détails.

  3. Sous Fonctionnalités de boîte aux lettres, sélectionnez Suspension pour litige et cliquez sur Désactiver.

  4. Dans la boîte de dialogue d'avertissement, cliquez sur Oui. À ce stade, la désactivation de la suspension pour litige est en attente. Vous devez cliquer sur Enregistrer pour achever le processus.

  5. Cliquez sur Enregistrer pour supprimer la boîte aux lettres de suspension pour litige. Un avertissement indique que la modification peut prendre jusqu'à 60 minutes pour s'appliquer.

  6. Cliquez sur Fermer.

Étapes suivantes

  • Souhaitez-vous voir les boîtes aux lettres qui sont en suspension pour litige?   Dans le Panneau de configuration Exchange, sélectionnez Gérer mon organisation > Utilisateurs et groupes > Boîtes aux lettres et, dans Sélectionnez une vue, sélectionnez Boîtes aux lettres suspendues en raison d'un litige.

  • Souhaitez-vous voir quand une boîte aux lettres a été mise en suspension pour litige?   Dans le Panneau de configuration Exchange, sélectionnez la boîte aux lettres suspendue pour litige et cliquez sur Détails. Sous Fonctionnalités de boîte aux lettres, sélectionnez Suspension pour litige et cliquez sur Modifier. La fenêtre Suspension pour litige indique quand la boîte aux lettres a été mise en suspension pour litige et la personne qui l'a fait. Vous pouvez également changer ou ajouter une remarque ou une URL, affichée dans la boîte aux lettres de l'utilisateur s'il utilise Outlook 2010.

  • Vous souhaitez connaître la durée de suspension pour litige de la boîte aux lettres?   Comme précédemment indiqué, vous devez utiliser le paramètre IncludeLitigationHoldDuration avec la cmdlet Get-Mailbox pour afficher la valeur du paramètre LitigationHoldDuration.

  • Souhaitez-vous rechercher les éléments modifiés ou effacés dans une boîte aux lettres en suspension pour litige?   Utilisez Recherche dans plusieurs boîtes aux lettres sous l'onglet Découverte dans le Panneau de configuration Exchange pour rechercher des boîtes aux lettres en suspension pour litige dans les éléments conservés par Microsoft Exchange. Lorsque vous effectuez une recherche sur une boîte aux lettres en suspension pour litige, les éléments supprimés ou modifiés qui répondent à vos critères de recherche sont recherchés dans le dossier Éléments récupérables. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Recherches dans plusieurs boîtes aux lettres.

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