Partager avec des invités

Effectué

Dans un environnement de collaboration, les utilisateurs doivent souvent partager des documents et des données avec des personnes extérieures à votre entreprise, telles que des clients et des partenaires. Supposons que vous vouliez vous assurer que, lorsque c’est nécessaire, vos utilisateurs peuvent partager des informations en externe, afin de promouvoir une étroite collaboration avec les partenaires et une communication avec les clients.

Ici, vous allez découvrir comment fonctionnent les fonctionnalités externes de SharePoint.

Qu’est-ce que le partage externe ?

Les fonctionnalités de partage externe de SharePoint permettent aux utilisateurs au sein de votre organisation de partager du contenu avec des personnes extérieures, telles que des partenaires, des fournisseurs ou des clients. Vous pouvez également utiliser le partage externe pour partager entre utilisateurs sous licence sur plusieurs abonnements Microsoft 365 si votre organisation dispose de plusieurs abonnements. La planification du partage externe doit entrer dans le cadre de votre planification des autorisations générales pour SharePoint.

Le partage externe est activé par défaut pour l’ensemble de votre environnement SharePoint et les sites d’équipe qu’il contient. Vous pouvez le désactiver globalement avant que les utilisateurs commencent à utiliser des sites ou jusqu’à ce que vous sachiez exactement comment utiliser la fonctionnalité.

Fonctionnement des paramètres de partage externe

SharePoint dispose de paramètres de partage externe tant au niveau de l’organisation qu’au niveau des sites (précédemment appelé niveau collection de sites). Pour autoriser le partage externe sur un site, vous devez l’autoriser au niveau de l’organisation. Vous pouvez ensuite restreindre le partage externe pour d’autres sites. Quelle que soit l’option choisie au niveau de l’organisation ou du site, la fonctionnalité plus restrictive reste disponible. Par exemple, si vous choisissez d’autoriser le partage anonyme, les utilisateurs peuvent toujours partager du contenu avec des invités qui se connectent et avec des utilisateurs internes.

Sécurité et confidentialité

Si vous disposez d’informations confidentielles qui ne doivent jamais être partagées en externe, nous vous recommandons de stocker les informations dans un site sur lequel le partage externe est désactivé. Créez des sites supplémentaires si nécessaire pour le partage externe. Cela vous aide à gérer les risques de sécurité en empêchant l’accès externe aux informations sensibles.

Gestion des invités

Les invités sont généralement ajoutés à votre annuaire, et les autorisations et les groupes fonctionnent de la même manière pour les invités que pour les utilisateurs internes.

Les utilisateurs externes ne disposant pas de licence au sein de votre organisation, ils sont limités à des tâches de collaboration de base :

  • Ils peuvent utiliser Office.com pour l’affichage et la modification de documents.
  • Ils peuvent effectuer des tâches sur un site en fonction du niveau d’autorisation qui leur a été attribué.
  • Ils peuvent aussi voir d’autres types de contenus sur des sites en fonction des autorisations qui leur ont été accordées.

Si vos invités authentifiés ont besoin de fonctionnalités plus étendues, telles qu’un stockage OneDrive ou la possibilité de créer un flux Microsoft Flow, vous devez leur octroyer une licence appropriée.

En savoir plus

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