Collecte des soldes restants

Cet article décrit les fonctionnalités qui peuvent vous aider à collecter les soldes impayés de vos clients.

Lorsque les paiements des clients sont enregistrés et rapprochés, le processus de recouvrement implique souvent une ou plusieurs des étapes suivantes pour recouvrer les soldes impayés. Selon la manière dont vous gérez les recouvrements dans votre entreprise, Business Central peut vous aider à :

• Envoyez des relevés pour informer les clients de leurs soldes, de leurs soldes en souffrance et des transactions concernées. Par exemple, soit les entrées ouvertes, soit toutes les entrées publiées au cours de l’année/du trimestre/du mois dernier ou d’une autre période. Si des clients ont des paiements dus, vous pouvez commencer par envoyer l'état du Relevé client comme relance. Pour en savoir plus, accédez à Relevés.
• Envoyez des rappels (également appelés lettres de relance ou demandes de paiement) aux clients pour les informer des soldes en souffrance. Le rappel peut inclure à la fois les entrées en souffrance et les entrées ouvertes, de sorte que le client est également informé des dates d’échéance à venir. Vous pouvez également utiliser les relances pour calculer les intérêts de retard tels que les intérêts ou les frais et les inclure dans la relance. Vous pouvez automatiser les processus de création, d’émission et de publication de rappels. Pour en savoir plus, accédez à Rappels.
• Envoyez des notes de frais financiers pour réclamer des intérêts sur les montants en souffrance. Utilisez les factures d'intérêts pour débiter des clients d'intérêts ou de frais sans leur rappeler les montants échus. Pour en savoir plus, consultez la section Frais financiers.
• Communiquez avec les clients par téléphone ou par courrier électronique concernant les soldes en souffrance et gérez les malentendus et les litiges potentiels, ou simplement pour rappeler aux clients d’équilibrer leurs comptes de manière plus directe. Pour en savoir plus, accédez à Utiliser Copilot pour la finance dans Outlook pour rationaliser le travail de recouvrement manuel.

Utilisez Copilot pour la finance dans Outlook pour rationaliser le travail de recouvrement manuel

Remarque

Copilot pour la finance est actuellement dans version préliminaire et disponible aux États-Unis. Il est prévu qu’il soit disponible au grand public au cours du second semestre 2024, date à laquelle les informations tarifaires pointer devraient être publiées.

Lorsque vous communiquez avec vos clients par courrier électronique au sujet des soldes impayés, vous devez probablement rechercher des informations relatives aux clients et aux factures dans Business Central ? Copilot pour la finance facilite cette opération tâche en garantissant que les données client pertinentes sont disponibles dans Outlook. Par exemple, pour un e-mail que vous avez reçu, Copilot pour la finance peut trouver le client via le contact lié et afficher les informations sur le solde âgé et répertorier les factures impayées que vous pouvez facilement joindre à une réponse. Copilot pour la finance dans Outlook vous permet également :

• Accéder et mettre à jour le statut du litige et la date de la promesse de paiement sur les factures
• Mettre à jour les coordonnées
• Rédiger des réponses par e-mail avec Copilot
• Joignez un relevé et des factures directement depuis Outlook.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur Copilot pour la finance and Deployment guide pour Copilot pour la finance (version préliminaire).

Rapports

À partir de la fiche client, vous pouvez créer un relevé pour les transactions de ce client avec vous. Ensuite, vous pouvez générer un fichier PDF et l’envoyer au client. Sinon, utilisez l’état Relevé client pour envoyer à vos clients un aperçu de leur activité avec vous.

Pourboire

Si nécessaire, vous pouvez envoyer le relevé vers Excel pour apporter des modifications.

Pour envoyer l’état du relevé client

1. Choisissez l’icône , entrez Relevé client, puis choisissez le lien associé.
2. Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
3. Dans Options sortie, sélectionnez la manière dont l’état est envoyé au client.

Remarque

Si vous utilisez plusieurs devises, le rapport de relevé client est toujours imprimé dans la devise du client. La dernière date dans une période de déclaration est également utilisée comme date de relevé et cumul date, si le cumul est inclus.

Relances

Vous pouvez utiliser des relances pour rappeler aux clients les soldes échus. Vous pouvez également utiliser les relances pour calculer les intérêts de retard tels que les intérêts ou les frais et les inclure dans la relance.

Pourboire

Les informations contenues dans cet article sont exactes, mais elles décrivent un processus essentiellement manuel. Business Central propose des outils que vous pouvez utiliser pour automatiser les processus de création, d’émission et d’envoi de rappels. L’automatisation de ces étapes peut vous faire gagner un temps considérable consacré aux collections. Pour en savoir plus, accédez à Automatiser les rappels dans les collections.

Avant de pouvoir créer des relances, vous devez configurer des conditions relance et les affecter à vos clients. Pour plus d’informations, voir Configurer les conditions et niveaux de relance. Pour gérer mes comptes clients, vous pouvez configurer des conditions relance et les affecter aux clients. Les conditions de rappel vous permettent de contrôler le fonctionnement du processus de rappel. Chaque code condition relance un ensemble de Niveaux relance prédéfinit. Les niveaux de rappel incluent des règles concernant le moment où le rappel sera émis, les frais à facturer et l’opportunité de calculer les intérêts. Les niveaux de rappel incluent également un paramètre de délai de grâce qui garantit que vous n’envoyez pas de rappel pour une facture qu’un client a déjà payée. Le contenu de la page Conditions intérêts de retard détermine si les intérêts sont calculés dans la relance.

Vous pouvez exécuter périodiquement le traitement par lots Création de relances afin de créer des relances pour tous les clients ayant des soldes échus. Vous pouvez également créer manuellement une relance pour un client spécifique et demander à ce que les lignes soient calculées et renseignées automatiquement.

Une fois que vous avez créé les relances, vous pouvez les modifier. Le texte apparaissant au début et à la fin de chaque relance est déterminé par les conditions niveau de relance de la colonne Désignation. Si un montant calculé a été inséré automatiquement dans le texte de début ou de fin, ce texte ne sera pas ajusté si vous supprimez des lignes. Vous devez alors utiliser la fonction Mettre à jour texte relance.

Une écriture comptable client pour laquelle le champ En attente est renseigné ne génèrera pas la création d’une relance. Néanmoins, si une relance est créée à partir d'une autre écriture, une écriture échue en attente d'approbation est incluse dans la relance. Les intérêts ne sont pas calculés sur les lignes avec ces écritures.

Après avoir créé les relances et effectué toutes les modifications souhaitées, vous pouvez lancer les impressions test ou émettre les relances, en général par e-mail.

Pour créer automatiquement une relance

Une relance est identique à une facture. Lorsque vous créez une relance, un en-tête relance, ainsi qu'une ou plusieurs lignes relance, doivent être renseignés. Vous pouvez utiliser une fonction pour créer des relances pour tous les clients automatiquement.

1. Choisissez l’icône , entrez Rappels, puis choisissez le lien associé.
2. Sur la page Relance, cliquez sur l’action Créer relance.
3. Sur la page Créer relances, renseignez les champs pour définir comment et pour qui les relances sont créées.
4. Cliquez sur le bouton OK.

Pour créer une relance manuellement

Sur la page Relance, vous pouvez renseigner le raccourci Général manuellement et ensuite renseigner les lignes automatiquement.

1. Choisissez l’icône , entrez Rappels, puis choisissez le lien associé.

2. Sélectionnez l’action Nouveau.

3. Sur le raccourci Général, complétez les champs, comme nécessaire.

4. Choisissez l’action Proposer lignes relance.

5. Dans le traitement par lots Proposer lignes relance, renseignez les champs pour définir comment et pour qui les relances sont créées.

6. Activez la case à cocher Inclure les écritures en attente si vous souhaitez que les relances contiennent des écritures ouvertes impayées qui sont en attente.

7. Activez la case à cocher Seulement écritures dont l’échéance est dépassée si vous souhaitez que les relances contiennent uniquement des écritures ouvertes impayées qui sont en attente. Seuls les factures et les paiements seront affichés car ce sont les écritures pour lesquelles les paiements de vos clients peuvent être en retard.

   Important

   Les écritures ouvertes en attente sont insérées, indépendamment du paramètre de la case à cocher Seulement écritures dont l’échéance est dépassée.

8. Cliquez sur le bouton OK.

Pour remplacer les textes relance

Vous pouvez déterminer de plusieurs manières le texte devant figurer sur la relance imprimée. Dans certains cas, vous pouvez remplacer les textes début et fin définis pour le niveau actuel par ceux d'un autre niveau.

1. Choisissez l’icône , entrez Rappels, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez la relance appropriée, puis cliquez sur l’action Mettre à jour texte relance.
3. Sur la page Mettre à jour texte relance, entrez le niveau requis dans le champ Niveau relance.
4. Cliquez sur le bouton OK pour que le programme mette à jour les textes début et fin.

Pour émettre une relance

Après avoir créé les relances et effectué toutes les modifications souhaitées, vous pouvez lancer les impressions test ou émettre les relances.

Lorsque vous émettez une relance, les données sont transférées dans une page séparée pour les relances émises. Les écritures relance sont simultanément validées. Si des intérêts ou des frais supplémentaires ont été calculés, les écritures sont validées dans les écritures client et dans la comptabilité.

Lorsqu’une relance est émise, les écritures sont validées selon les spécifications de la page Conditions de relance. Cette spécification détermine si les intérêts et les frais supplémentaires sont validés sur le compte client et dans la comptabilité. La configuration sur la page Groupes compta. client détermine les comptes qui seront utilisés.

Pour chaque écriture comptable client de la facture d’intérêts, une écriture est créée sur la page Ecr. relance/fact. intérêts.

Si les cases à cocher Comptabiliser intérêts ou le champ Compta. frais supplémentaires de la page Conditions de relance sont activées, les écritures suivantes sont aussi créées :

• Une écriture sur la page Écritures comptables client,
• Une écriture client sur le compte général approprié,
• Une écriture intérêts et/ou une écriture frais supplémentaires sur le compte général approprié.

De plus, émettre une facture d'intérêts peut créer des écritures de TVA.

1. Choisissez l’icône , entrez Rappels, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez la relance concernée, puis cliquez sur l’action Émission.
3. Sur la page Emettre relances, renseignez les champs selon vos besoins.
4. Cliquez sur le bouton OK.

La relance est imprimée pour être envoyé à un e-mail spécifié en tant que document joint PDF.

Pour annuler les relances émises

Si des relances ont été émises par erreur, vous pouvez les annuler avant leur envoi. Vous pouvez les annuler une par une ou par lots.

1. Sur la page Relances émises, sélectionnez une ou plusieurs lignes pour les relances émises que vous souhaitez annuler, puis choisissez l’action Annuler.
2. Sur la page Annuler les relances émises, renseignez les champs selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton OK.

Frais financiers

Lorsqu’un client ne paie pas à la date d’échéance, vous pouvez faire calculer automatiquement les frais financiers et les ajouter aux montants en souffrance sur le compte du client. Vous pouvez informer le client des frais ajoutés en lui envoyant une facture d'intérêts.

Remarque

Les factures d'intérêts permettent de calculer les intérêts et les intérêts de retard et d'en informer vos clients sans leur rappeler les paiements échus. Vous pouvez également calculer les intérêts sur les paiements échus lorsque vous créez des relances.

Pour pouvoir créer des factures d’intérêts, vous devez configurer des conditions. Pour plus d’informations, voir Configurer les conditions intérêts de retard.

Vous pouvez créer manuellement une facture d'intérêts pour un client particulier et renseigner les lignes automatiquement. Vous pouvez également utiliser l’action Créer des notes de frais financiers pour créer des notes de frais financiers pour tous les clients ou pour certains clients ayant des soldes en souffrance.

Une fois que vous avez créé les factures d'intérêts, vous pouvez les modifier. Le texte apparaissant au début et à la fin de chaque facture d’intérêts est déterminé par les conditions intérêts de retard de la colonne Désignation de chaque ligne. Si un montant calculé est ajouté automatiquement au début ou à la fin du texte, le texte ne sera pas ajusté si vous supprimez des lignes. Vous devez ensuite utiliser l’action Mettre à jour le texte des frais financiers .

Une fois que vous avez créé des factures d'intérêts et effectué toutes les modifications requises, vous pouvez effectuer des impressions test ou émettre des factures d'intérêts; en général par e-mail.

Pour créer manuellement des factures d'intérêts

Une facture d'intérêts ressemble à une facture. Vous pouvez renseigner un en-tête manuellement et faire renseigner les lignes, ou créer des factures d'intérêts automatiquement pour tous les clients.

1. Choisissez l’icône , entrez Notes de frais financiers, puis choisissez le lien associé.

2. Cliquez sur Nouveau, puis renseignez les champs selon vos besoins.

3. Sélectionnez Proposer lignes fact. intérêts.

4. Sur la page Proposer lignes facture intérêts, définissez un filtre sur le raccourci Écriture comptable client si vous souhaitez créer des factures d’intérêts uniquement pour des écritures spécifiques.

   Remarque

   Bien qu’ils soient répertoriés, la sélection de Paiement et Note de crédit comme Type de document n’aura aucun effet car l’action Suggérer des lignes de note de frais financiers gère uniquement les montants positifs.

5. Pour démarrer le traitement par lots, cliquez sur le bouton OK.

Pour mettre à jour des textes de factures d'intérêts

Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être modifier le texte de début et de fin des conditions de frais financiers. Si vous le faites au moment où vous avez créé, mais pas encore émis, les factures d'intérêts, vous pouvez mettre à jour ces factures avec le texte modifié.

1. Choisissez l’icône , entrez Note de frais financiers, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez la note de frais financiers dont vous souhaitez modifier le texte, puis choisissez l’action Mettre à jour le texte des frais financiers .
3. Sur la page MAJ texte fact. d’intérêts, vous pouvez définir un filtre pour mettre à jour plusieurs factures d’intérêts.
4. Cliquez sur le bouton OK pour que le programme mette à jour les textes début et fin.

Pour émettre des factures d'intérêts

Une fois que vous créé des factures d’intérêts et effectué toutes les modifications requises, vous pouvez effectuer des impressions test ou émettre des factures d’intérêts.

Lorsque vous émettez un rappel, les écritures sont comptabilisées selon vos spécifications sur la page Conditions des frais de financement . Cette spécification détermine si les intérêts et les frais supplémentaires validés sur le compte client et dans la comptabilité. Les paramètres de la page Groupes de publication client déterminent les comptes sur lesquels les intérêts ou les frais sont comptabilisés.

Pour chaque écriture comptable client de la facture d’intérêts, une écriture est créée sur la page Ecr. relance/fact. intérêts.

Si les cases à cocher Post Interest ou Post Additional Fee sont sélectionnées sur la page Finance Charge Terms , les entrées suivantes sont également créées :

• Une écriture sur la page Écritures comptables client,
• Une écriture client sur le compte général approprié,
• Une écriture intérêts et/ou une écriture frais supplémentaires sur le compte général approprié.

De plus, émettre une facture d’intérêts peut créer des écritures de TVA.

1. Choisissez l’icône , entrez Notes de frais financiers, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez la facture concernée, puis cliquez sur l’action Emettre.
3. Sur la page Emettre factures d’intérêts, renseignez les champs selon vos besoins.
4. Cliquez sur le bouton OK.

La note de frais financiers est soit imprimée, soit envoyée à une adresse e-mail spécifiée sous forme de pièce jointe PDF.

Pour annuler une facture d’intérêts émise

Si des notes de frais financiers ont été émises par erreur, vous pouvez les corriger en les Annuler avant qu’elles ne soient à nouveau envoyées. Vous pouvez le faire une par une ou par lot.

1. Sur la page Factures d’intérêts émises, sélectionnez une ou plusieurs lignes pour les factures d’intérêts émises que vous souhaitez annuler, puis choisissez l’action Annuler.
2. Sur la page Annuler les factures d’intérêts émises, renseignez les champs selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton OK.

Pour afficher les écritures relance et facture d'intérêts

Lorsque vous émettez une relance, une écriture relance est créée sur la page Écr. relance/fact. intérêts pour chaque ligne relance contenant une écriture comptable client. Vous pouvez ensuite obtenir un aperçu des écritures relance créées pour un client spécifique.

1. Choisissez l’icône , entrez Clients, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez la fiche client appropriée, puis sélectionnez l’action Écritures comptables.
3. Sur la page Écritures comptables client, cliquez sur la ligne de l’écriture comptable pour laquelle vous souhaitez visualiser les écritures relance, puis sélectionnez l’action Écr. relance/fact. intérêts.

Taux d’intérêt multiples

Pour chaque code de conditions intérêts de retard, vous pouvez spécifier plusieurs taux d’intérêt afin de pouvoir calculer les intérêts de retard avec plusieurs taux d’intérêt pour une période spécifique. Ceci est utile si vous facturez des intérêts différents sur les paiements en retard. Le calcul des intérêts est le même pour chaque intérêt financier, seul le taux d’intérêt varie pour une période donnée. Si les taux d’intérêt multiples ne sont pas créés, le taux d’intérêt et la période définie sur les pages Conditions intérêts de retard et Conditions de relance pour l’ensemble de la période de calcul seront utilisés. Pour en savoir plus, accédez à Configurer plusieurs taux d’intérêt.

Voir aussi

Configurer les conditions et les niveaux de rappel
Définir les conditions de frais de financement
Gestion des créances
Ventes
Travailler avec Business Central

Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central