Fusion des enregistrements en double
Puisque différents utilisateurs créent de nouvelles fiches contact, fournisseur ou client au fil du temps, ou puisque de nouveaux enregistrements sont créés automatiquement pendant la migration, un client, fournisseur ou contact peut être représenté dans le système avec plusieurs enregistrements. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la page Fusionner le doublon depuis la fiche de l’enregistrement que vous souhaitez conserver. La page vous donne un aperçu des valeurs de champ dupliquées et vous fournit des fonctions pour sélectionner quelles valeurs conserver ou ignorer lors de la fusion des deux enregistrements en un seul.
Remarque
Seuls les utilisateurs avec l'autorisation FUSIONNER LES DOUBLONS peuvent utiliser cette fonctionnalité.
Pourboire
La page Fusionner le doublon affiche tous les champs où les valeurs sont différentes pour les deux enregistrements comparés. Par conséquent, un doublon est indiqué par la page affichant très peu de champs. Cela dit, si la page affiche plusieurs champs, l'enregistrement supposé n'est probablement pas un doublon.
La procédure suivante se base sur une fiche article. La procédure est identique pour les fiches fournisseur ou contact.
Choisissez l’icône
, entrez Clients, puis choisissez le lien associé.Sélectionnez le client pour lequel vous savez, ou vous supposez, qu’il existe un doublon d’enregistrement, puis sélectionnez l’action Modifier.
Sur la page Fiche client, sélectionnez l’action Fusionner avec.
Sur la page Fusionner le doublon, dans le champ Fusionner avec, sélectionnez le client pour lequel vous soupçonnez qu’il existe un doublon de celui que vous avez ouvert, indiqué dans le champ Actuel.
Le raccourci Champs répertorie les champs où les valeurs sont différentes pour les deux clients. Cela signifie que si le client sélectionné est vraiment un doublon, alors peu de champs seulement doivent être répertoriés, comme les erreurs de saisie et autres erreurs de saisie des données.
Le raccourci Tables associées répertorie les tables où les champs ont une relation avec les deux clients. Les champs Nombre actuel et Nombre en double indiquent le nombre de champs dans les tables liées où la valeur N° du client actuel et du client en double est utilisée. Sur la page Fusionner les doublons , cette section est uniquement informative. Cependant, si des conflits de fusion existent, vous les résoudrez sur la page Fusionner les conflits de doublons . Voir les étapes 8 à 12.
Pour chaque champ pour lequel vous souhaitez utiliser une autre valeur que la valeur actuelle, cochez la case Remplacer. La valeur du champ Valeur secondaire est ensuite transférée vers l’enregistrement actuel lorsque vous exécutez le processus.
Lorsque vous avez fini de sélectionner quelles valeurs conserver ou remplacer, choisissez l’action Fusionner.
Le système vérifie si la fusion des valeurs pour le doublon de client dans le client actuel génère un conflit. Un conflit existe si une valeur dans au moins un champ de clé primaire est la même pour les deux clients tandis que la valeur dans le champ Non est différente pour les deux clients.
Si aucun conflit n’est identifié, sélectionnez le bouton Oui dans la zone de message de confirmation.
Le client en double est renommé de sorte que toute utilisation de sa valeur N° dans tous les champs ayant des relations avec la table des clients sera remplacée par la valeur N° du client actuel.
Si des conflits existent, choisissez l’action Résoudre (xx) les conflits avant la fusion. sur l’onglet rapide Conflits, qui apparaissent si des conflits existent.
Sur la page Fusionner les conflits de doublon, sélectionnez la ligne pour une table concernée par un conflit, puis choisissez l’action Afficher les détails.
La page Fusionner le doublon affiche maintenant les champs de la table sélectionnée qui entraînent un conflit de fusion entre les deux enregistrements client. Vous observerez dans les deux valeurs récapitulées dans les champs Actuel et Conflits avec et sur les lignes sur lesquelles au moins un champ de clé principale est identique pour les deux clients et la valeur du champ N° est différente pour les deux clients.
Si vous ne souhaitez pas conserver l’enregistrement client en double, choisissez l’action Supprimer le doublon , puis choisissez le bouton Fermer .
Les valeurs de champ identiques, autres que la valeur du champ N°, sont supprimées de l’enregistrement en double et insérées dans l’enregistrement actuel.
Si vous souhaitez conserver le doublon d’enregistrement client après la fusion, sélectionnez l’option Renommer le doublon.
Sur les lignes, pas pour le champ N°, où le champ a la même valeur sur les deux enregistrements, changez la valeur dans le champ Valeur secondaire, puis sélectionnez le bouton Fermer.
La valeur du champ en conflit est mise à jour sur le doublon d'enregistrement de telle sorte qu'elle peut être fusionnée avec l'enregistrement actuel. Le doublon d'enregistrement existe toujours après la fusion.
Répétez les étapes 8 à 12 jusqu'à ce que tous les conflits soient résolus. Le raccourci Conflits disparaît.
Sur la page Fusionner le doublon, sélectionnez à nouveau l’action Fusionner, puis cliquez sur le bouton Oui dans la zone du message de confirmation.
Remarque
Pour les contacts, vous pouvez utiliser la fonctionnalité pour trouver des doublons de contact avant d’utiliser la page Fusionner le doublon. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Recherche de doublons de contact.
Voir aussi
Ventes
Configurer les contacts
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