Gérer les pièces jointes, les liens et les notes sur les fiches et les documents

Sur la plupart des pages de listes, Cartes et documents, vous pouvez joindre des fichiers, ajouter des liens et écrire des notes dans l’onglet Pièces jointes du volet FactBox . Le nombre situé dans le titre de l’onglet indique le nombre de fichiers, liens ou notes attachés existants pour la fiche ou le document.

Dans l’organisateur Lignes , vous pouvez également utiliser l’action Pièces jointes pour joindre des documents à une ligne spécifique. Par exemple, vous souhaiterez peut-être joindre des spécifications de conception à un article sur une facture achat.

Les pièces jointes, les liens et les notes restent attachés à la fiche ou au document pendant son passage à d’autres états. Par exemple, d’une commande vente en cours à une facture client validée. Cependant, aucun type de document joint n’est sorti du système, par exemple lors de l’impression ou de l’enregistrement dans un fichier.

Vous pouvez également ajouter des pièces jointes aux e-mails que vous envoyez depuis Business Central. Lorsque vous envoyez un e-mail directement à partir d’un document, tel qu’un devis de vente, l’action Ajouter un fichier à partir du document source vous permet de choisir les fichiers qui y sont joints. Vous ne pouvez choisir que les fichiers joints au document. Vous ne pouvez pas choisir des fichiers joints à des lignes.

Remarque

Lorsque vous expédiez et facturez partiellement une commande vente ou achat, le document joint ne sera annexé qu’à la facture finale de cette commande. De même, lorsque vous facturez les reports, le document joint est annexé aux écritures comptables pour le document, mais pas pour les écritures report.

Si vous supprimez une commande avant qu’elle ne soit facturée, la pièce jointe est également supprimée.

Lorsque vous utilisez l’action Obtenir les lignes de réception sur une facture d’achat, la pièce jointe du bon de commande associé est ajoutée à la facture d’achat.

Pour joindre un fichier à une facture achat

Vous pouvez joindre n’importe quel type de fichier, tel que des fichiers texte, image ou vidéo, à une fiche, un document ou une ligne sur un document. Ceci est utile, par exemple, lorsque vous souhaitez stocker la facture d’un fournisseur sous forme de fichier PDF sur la facture achat correspondante dans Business Central.

Remarque

Les fichiers joints avec la fonctionnalité Documents entrants ne sont pas inclus dans l’onglet Pièces jointes . Pour plus d’informations, voir Documents entrants. Il en va de même pour les fichiers joints à des lignes sur des documents.

La procédure suivante se base sur une facture achat. Les étapes sont similaires pour tous les autres documents et fiches pris en charge.

Pourboire

Si votre pièce jointe est spécifique à une ligne d’un document, vous pouvez la joindre à la ligne. Choisissez la ligne, puis choisissez l’action Pièces jointes .

1. Choisissez l’icône , entrez Factures d’achat, puis choisissez le lien associé.

2. Ouvrez la facture achat à laquelle vous souhaitez joindre un fichier.

3. Dans le volet FactBox , choisissez l’onglet Pièces jointes .

4. Choisissez la valeur associée au champ Documents, telle que « 0 ».

5. Sur la page Documents joints , dans le champ Pièce jointe .

6. Dans la boîte de dialogue Joindre un document , effectuez l’une des étapes suivantes pour joindre un fichier :

   • Faites glisser le fichier depuis l’explorateur de fichiers sur votre appareil vers la boîte de dialogue.
   • Sélectionner le lien cliquez ici pour parcourir , recherchez le fichier, puis Sélectionner le bouton Ouvrir .

Le fichier est désormais joint à la facture achat.

Pour afficher un fichier joint

1. Dans la FactBox, ouvrez l’onglet Pièces jointes .
2. Choisissez la valeur associée au champ Documents, telle que « 1 ».
3. Sur la page Documents joints, sélectionnez l’action Aperçu.
4. Ouvrez le fichier téléchargé.

Pour enregistrer un document en tant que pièce jointe PDF

Chaque fois que vous devez enregistrer un document en tant que fichier, vous pouvez utiliser l’action Joindre en tant que PDF pour capturer le contenu actuel du document sous forme de fichier PDF joint au récapitulatif du document. Cela est utile, par exemple, lorsque des documents suivent plusieurs étapes d’un processus, comme un processus de vente ou un flux de travail approbation, et que vous souhaitez vous référer à une impression de l’étape précédente.

La procédure suivante se base sur une commande vente. Les étapes sont similaires pour tous les autres documents pris en charge.

1. Choisissez l’icône , entrez Commandes client, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez une commande vente, puis l’action Joindre en tant que PDF.

Un fichier PDF avec le contenu actuel de la commande vente est ajouté à l’onglet Pièces jointes du récapitulatif.

Pour ajouter un lien à partir d’une fiche article

Vous pouvez ajouter un lien à partir d’une fiche ou d’un document à n’importe quelle URL. Ceci est utile, par exemple, lorsque vous souhaitez lier une fiche article au catalogue d’articles du fournisseur.

La procédure suivante se base sur une fiche article. Les étapes sont similaires pour toutes les autres fiches et tous les documents pris en charge.

1. Choisissez l’icône , entrez Éléments, puis choisissez le lien associé.

2. Sélectionnez l’article à partir duquel vous souhaitez ajouter un lien, puis choisissez l’onglet Pièces jointes dans le Récapitulatif.

3. Dans la section Liens, choisissez l’icône +.

4. Entrez le lien dans le champ Adresse du lien.

   Le lien doit être une URL Internet ou intranet valide.

5. Dans le champ Description, entrez les informations sur le lien.

6. Cliquez sur le bouton OK.

Le lien est maintenant attaché à la fiche article.

Pour écrire une note sur une commande client

Vous pouvez écrire une note sur un document ou une ficher, par exemple pour communiquer des instructions spéciales aux autres utilisateurs du document ou de la fiche. Vous pouvez inclure des liens et des URL de fichier dans les notes.

Remarque

Les notes sur l’onglet Pièces jointes ne sont pas liées à la fonctionnalité de notes internes, qui est principalement utilisée pour communiquer entre les utilisateurs de workflows. Pour plus d’informations, reportez-vous à Configuration de notifications de flux de travail.

La procédure suivante se base sur une commande vente. Les étapes sont similaires pour tous les autres documents et fiches pris en charge.

1. Choisissez l’icône , entrez Commandes client, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez la commande vente pour laquelle vous souhaitez écrire une note, puis choisissez l’onglet Pièces jointes dans le Récapitulatif.
3. Dans la section Notes, choisissez l’icône +.
4. Dans le champ Note, écrivez n’importe quel texte, par exemple « Ceci est une commande urgente ».
5. Cliquez sur le bouton OK.

La note est maintenant jointe à la commande client.

Voir aussi

Travailler avec Business Central
Documents entrants
Configuration des notifications de flux de travail

Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central