Améliorer un flux de processus d’entreprise avec le branchement

Les flux de processus d’entreprise vous guident tout au long des différentes phases des processus de vente, de marketing ou de service. Dans les cas simples, un flux de processus d’entreprise linéaire constitue une bonne option. Toutefois, dans des scénarios plus complexes, vous pouvez améliorer un flux de processus d’entreprise avec le branchement. Si vous disposez des autorisations de création sur les flux de processus d’entreprise, vous pouvez créer un flux de processus d’entreprise avec plusieurs branches à l’aide de la logique If-Else. La condition de branchement peut être constituée de plusieurs expressions logiques qui utilisent une combinaison d’opérateurs AND or OR. La sélection de branche s’effectue automatiquement, en temps réel, selon les règles définies pendant la définition de processus. Par exemple, dans la vente de voitures, vous pouvez configurer un flux des processus d’entreprise unique qui, après une phase de qualification commune, se fractionne en deux branches distinctes sur la base d’une règle (le client préfère-t-il une nouvelle voiture ou une voiture d’occasion, son budget est-il supérieur ou inférieur à 20 000 €, etc. ), une branche pour la vente de nouvelles voitures et une autre pour la vente de voitures d’occasion. Pour plus d’informations sur les flux des processus d’entreprise, voir Vue d’ensemble des flux des processus d’entreprise.

Le schéma suivant montre un flux de processus d’entreprise avec des branches.

Ce que vous devez savoir lorsque vous concevez des flux de processus d’entreprise avec des branches

Notez les informations suivantes lorsque vous concevez un flux de processus d’entreprise avec des branches :

• Un processus peut s’étendre sur un maximum de 5 entités uniques.

• Vous pouvez utiliser un maximum de 30 phases par processus et un maximum de 30 étapes par phase.

• Chaque branche ne peut pas avoir plus de 10 niveaux de profondeur.

• La règle de branchement doit être basée sur les étapes de la phase qui la précède immédiatement.

• Vous pouvez combiner plusieurs conditions dans une règle à l’aide de l’opérateur AND ou de l’opérateur OR, mais pas les deux opérateurs.

• Lorsque vous définissez un flux de processus, vous pouvez sélectionner une relation d’entité. Cette relation doit être une relation d’entité 1 à N (un-à-plusieurs).

• Plusieurs processus actifs peuvent s’exécuter simultanément sur le même enregistrement de données.

• Vous pouvez réorganiser les vignettes (Phases, Étapes, Conditions, etc.) sur le flux de processus à l’aide d’opérations glisser-déplacer.

• Quand vous fusionnez des branches, toutes les branches paires doivent être fusionnées en une phase unique Soit toutes les branches paires sont fusionnées en une phase unique, soit chaque branche paire doit terminer le processus. Une branche paire ne peut pas simultanément être fusionnée avec d’autres branches et terminer le processus

Note

• Une entité utilisée dans le processus peut être revisitée plusieurs fois (plusieurs boucles d’entités fermées).

• Un processus peut revenir à la phase précédente indépendamment du type de l’entité. Par exemple, si la phase active est Fournir un devis sur un enregistrement de devis, les utilisateurs du processus peuvent déplacer la phase active vers la phase Proposer dans un enregistrement d’opportunité.

  Dans un autre exemple, supposons que le processus se trouve dans la phase Présenter la proposition de votre flux de processus : Inclure le prospect>Identifier les besoins>Créer une proposition>Présenter la proposition>Fermer. Si la proposition présentée au client nécessite que des recherches supplémentaires soient effectuées pour identifier ses besoins, les utilisateurs peuvent simplement sélectionner la phase Identifier les besoins de votre processus et choisir Définir comme actif.

Exemple : flux de processus de vente de voitures avec deux branches

Examinons l’exemple du flux de processus métier avec deux branches pour la vente de voitures nouvelles et d’occasion.

Tout d’abord, nous allons créer un processus intitulé Processus de vente de voitures.

1. Accédez à Paramètres>Processus.

2. Pour créer un paramètre, sélectionnez Nouveau.

3. Nous spécifions la Catégorie en tant que Flux des processus d’entreprise et, pour l’Entité principale, nous choisissons Prospect.

4. Ajoutez au processus la première phase appelée Inclure et ajoutez les étapes, Délai d’exécution d’achat et Préférence de voiture.

5. Après la phase Inclure commune, nous fractionnons le processus en deux branches séparées, à l’aide de la vignette Condition.

   1. Configurer la vignette de condition avec des règles répondant aux besoins de l’activité

   2. Pour ajouter la première branche pour une phase, ajoutez une vignette Phase sur le chemin « Oui » de la vignette de condition.

   3. Pour ajouter la deuxième branche qui est exécutée quand la condition n’est pas satisfaite, ajoutez une autre vignette Phase sur le chemin « Non » de la vignette de condition.

Pourboire

Vous pouvez ajouter une autre condition sur le chemin « Non » d’une vignette de condition existante pour créer un branchement plus complexe.

Si Préférence de voiture = Nouveau, le processus bifurque vers la phase Vente de nouvelles voitures, sinon, il accède à la phase Vente de voitures d’occasion, dans la deuxième branche, comme illustré ci-dessous.

Après avoir accompli toutes les étapes de la phase Vente de voitures neuves ou de la phase Vente de voitures d’occasion, le processus rejoint le flux principal, au niveau de la phase Fournir un devis.

Empêcher la divulgation d’informations

Envisagez un flux de processus métier avec des branches pour le traitement d’une demande de prêt à une banque, comme illustré ci-dessous. Les entités personnalisées utilisées dans les phases sont affichées entre parenthèses.

Dans ce scénario, le responsable des prêts bancaires a besoin d’accéder à l’enregistrement Demande, mais il ne doit avoir aucune visibilité sur l’examen de la demande. À première vue, il semble que nous pouvons facilement mettre en œuvre cette configuration en affectant au responsable des prêts un rôle de sécurité qui spécifie l’absence d’accès à la table Investigation. Mais, examinons l’exemple plus en détail pour voir si cela est effectivement vrai.

Supposons qu’un client dépose une demande de prêt pour plus de 60 000 € auprès de la banque. Le responsable des prêts étudie la demande dans la première phase. Si la règle de branchement qui vérifie si le montant dû à la banque ne dépasse pas 50 000 € est satisfaite, la phase suivante du processus consiste à examiner si la demande est frauduleuse. S’il est établi qu’il s’agit d’un cas de fraude, le processus passe à la phase consistant à intenter une action en justice à l’encontre du demandeur. Le responsable des prêts ne doit pas avoir de visibilité sur les deux phases d’investigation, car il n’a pas accès à la table Investigation.

Toutefois, si le responsable des prêts ouvre l’enregistrement Demande, il serait en mesure de voir la totalité du processus. Non seulement il serait en mesure de voir la phase d’investigation de la fraude, mais également d’identifier le résultat de l’investigation en ayant pu voir la phase Action en justice dans le processus. De plus, il serait en mesure d’afficher un aperçu des étapes des phases d’investigation en choisissant une phase. Malgré l’impossibilité de voir les données ou l’état d’achèvement des étapes, il serait en mesure d’identifier les actions potentielles effectuées par rapport à l’émetteur de la demande pendant les phases d’investigation et d’action en justice.

Dans ce flux de processus, la responsable des prêts serait en mesure de voir les phases Investigation de fraude et Action en justice, ce qui constituerait une divulgation d’informations inappropriée. Nous vous recommandons de prêter une attention particulière aux informations susceptibles d’être divulguées en raison de la création d’une branche. Dans notre exemple, fractionnez le processus en deux processus distincts, un pour le traitement de la demande, un autre pour l’investigation de la fraude, pour empêcher la divulgation d’informations. Le processus pour le responsable des prêts se présentera alors comme suit :

Le processus de l’investigation est autonome et comprend les phases suivantes :

Vous devez fournir un workflow pour synchroniser la décision Approuver/Refuser à partir de l’enregistrement Investigation et de l’enregistrement Demande.

Voir aussi

Vue d’ensemble des flux de processus d’entreprise
Créer un flux de processus d’entreprise
Créer une logique métier personnalisée via des processus
Comprendre les rôles de sécurité