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Gérer le modèle de réunion de rendez-vous virtuel dans Microsoft Teams

  • Article
  • S’applique à:
    Microsoft Teams

S’APPLIQUE À : ✔️Réunions ✖️Webinaires ✖️Assemblées publiques

Icône d’informations Certaines fonctionnalités décrites dans cet article nécessitent Teams Premium.

Vue d’ensemble

Le modèle de rendez-vous virtuel est un modèle de réunion par défaut dans Microsoft Teams que vos utilisateurs peuvent utiliser pour planifier des rendez-vous virtuels avec des invités externes, tels que des clients, des clients et d’autres personnes en dehors de votre organization. Par exemple, utilisez-le pour planifier et mener des entrevues, des séances de mentorat, des consultations financières, des expériences d’achat virtuelles, etc.

Cet article vous donne une vue d’ensemble de la gestion du modèle de réunion de rendez-vous virtuel.

Paramètres du modèle

Le modèle de réunion de rendez-vous virtuel est fourni avec des paramètres prédéfinis. Pour plus d’informations, consultez Modèles de réunion prédéfinis inclus avec Teams Premium.

Utiliser des stratégies de modèle de réunion pour spécifier les utilisateurs qui peuvent utiliser le modèle

Vous utilisez des stratégies de modèle de réunion dans le Centre d’administration Teams pour contrôler les modèles de réunion disponibles pour les utilisateurs de votre organization. Par défaut, la stratégie globale permet aux utilisateurs de voir et d’utiliser tous les modèles de réunion, y compris le modèle Rendez-vous virtuel et tous les modèles personnalisés que vous avez créés.

Si vous souhaitez mettre le modèle à la disposition d’utilisateurs ou de groupes d’utilisateurs spécifiques dans votre organization, vous pouvez créer une stratégie de modèle de réunion personnalisée, puis l’affecter à ces utilisateurs ou groupes.

Pour plus d’informations, consultez Gérer les modèles de réunion dans Teams.

Gérer l’accès aux notifications SMS dans le modèle

Icône d’informations Il s’agit d’une fonctionnalité Teams Premium. Les organisateurs de la réunion doivent disposer d’une licence Teams Premium pour utiliser cette fonctionnalité.

Remarque

Cette fonctionnalité est actuellement disponible au Canada, aux Pays-Bas, en Nouvelle-Zélande, en Norvège, au Royaume-Uni et au États-Unis. Vos utilisateurs peuvent envoyer des notifications SMS à des personnes qui ont un code de pays valide au Canada (+1 indicatif pays), aux Pays-Bas (+31 indicatif pays), en Nouvelle-Zélande (+64 indicatif pays), en Norvège (+47 indicatif pays), au Royaume-Uni (+44 indicatif pays) ou États-Unis numéro de téléphone (+1 indicatif de pays). Les notifications texte sont envoyées dans la langue de l’organisateur de la réunion.

Vous pouvez contrôler si vos utilisateurs peuvent choisir d’envoyer des notifications SMS à des invités externes dans des rendez-vous qu’ils planifient à l’aide du modèle. Lorsque cette fonctionnalité est activée pour un utilisateur, l’option notifications SMS s’affiche dans le modèle.

  • Si l’utilisateur choisit Envoyer des notifications texte (paramètre par défaut), les invités externes reçoivent des sms de confirmation de rendez-vous, de mise à jour et de rappel qui incluent le lien de participation à la réunion Teams et les détails du rendez-vous.
  • Si l’utilisateur choisit Ne pas envoyer de notifications par SMS, les invités externes ne recevront pas de SMS concernant leur rendez-vous.

Vous gérez l’accès à cette fonctionnalité pour vos utilisateurs via des stratégies que vous définissez à l’aide des applets de commande PowerShell suivantes :

Pour activer ou désactiver les notifications SMS, définissez le paramètre EnableSMSNotifications dans la stratégie sur $true (valeur par défaut) ou $false.

Exemple

Par défaut, tous les utilisateurs de votre organization se voient automatiquement attribuer la stratégie globale (par défaut à l’échelle de l’organisation) et la fonctionnalité de notifications SMS dans le modèle est activée dans la stratégie.

Supposons, par exemple, que vous souhaitiez autoriser tous les utilisateurs de votre organization à utiliser des notifications SMS dans le modèle, à l’exception des nouveaux employés dans la formation. Dans ce scénario, vous créez une stratégie personnalisée pour désactiver les notifications SMS et l’affecter aux nouveaux employés. Tous les autres utilisateurs de votre organization obtenir automatiquement la stratégie globale avec la fonctionnalité activée.

Dans cet exemple, nous créons une stratégie personnalisée nommée Stratégie SMS nouvelle embauche et nous désactivons les notifications SMS.

New-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy -Identity "New Hire SMS Policy" -EnableSMSNotifications $false

Ici, nous affectons la stratégie à un utilisateur nommé daniela@contoso.com.

Grant-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy -Identity daniela@contoso.com -PolicyName "New Hire SMS Policy"

Vous pouvez affecter la stratégie directement aux utilisateurs, individuellement ou à l’échelle par le biais d’une attribution par lots, ou à un groupe dont les utilisateurs sont membres. Pour en savoir plus sur les différentes façons d’affecter des stratégies aux utilisateurs, consultez Attribuer des stratégies dans Teams.

Choses à savoir

  • Si un utilisateur n’a pas accès à cette fonctionnalité, par le biais de restrictions de stratégie ou s’il n’a pas de licence Teams Premium, l’option notifications PAR SMS n’est pas visible dans le modèle lorsqu’il planifie un nouveau rendez-vous ou lorsqu’il modifie un rendez-vous existant dans lequel la fonctionnalité a été précédemment activée.

  • Si un utilisateur qui a accès à cette fonctionnalité a choisi Envoyer des notifications texte lors de la planification d’un rendez-vous, puis que son accès est désactivé, aucun sms supplémentaire n’est envoyé à l’invité externe.

  • Pour les Pays-Bas, le champ Numéro de téléphone du formulaire peut nécessiter un numéro à 11 chiffres pour envoyer correctement des notifications PAR SMS. Si vous rencontrez des problèmes, ajoutez des zéros (0) au début du numéro de téléphone pour atteindre une valeur à 11 chiffres.

Rapport d’utilisation des notifications SMS

Pour obtenir une vue d’ensemble de l’utilisation des notifications SMS dans votre organization, consultez le rapport d’utilisation des notifications SMS dans le Centre d’administration Teams.

Options de réunion disponibles pour les invités externes

Lorsque les utilisateurs de votre organization utilisent le modèle pour planifier un rendez-vous virtuel, les invités externes obtiennent une invitation à une réunion personnalisée qui inclut un bouton Rejoindre un rendez-vous en tant que bouton invité et d’autres détails de rendez-vous. Ils peuvent utiliser ce bouton pour rejoindre facilement à partir de n’importe quel appareil sans avoir à télécharger et installer Teams.

Gardez à l’esprit que certaines options de réunion Teams peuvent ne pas s’appliquer aux invités externes ou à toute personne qui rejoint à l’aide du rendez-vous rejoindre en tant que bouton invité . Les options de réunion suivantes sont prises en charge pour les invités :

  • Qui peut contourner la salle d’attente : le paramètre Tout le monde permet aux invités externes de contourner la salle d’attente.
  • Choisir des co-organisateurs
  • Enregistrer automatiquement
  • Autoriser la conversation de réunion : définissez sur Désactivé si vous souhaitez empêcher une conversation de réunion avant, pendant et après la réunion.

Personnes dans votre organization recevoir une invitation à une réunion, et le rendez-vous s’affiche dans leur calendrier Teams et Outlook, à partir duquel ils peuvent facilement participer comme à n’importe quelle autre réunion Teams. Toutes les options de réunion Teams s’appliquent aux participants qui rejoignent à l’aide du lien de réunion Teams dans l’invitation à la réunion ou à partir du calendrier Teams ou Outlook.

Remarque

Les invités externes ont besoin de notifications contextuelles autorisées sur leur navigateur mobile et web pour que l’expérience Teams basée sur le navigateur fonctionne correctement. Ce paramètre affiche une fenêtre contextuelle demandant l’autorisation d’accéder au microphone et à la caméra de la réunion, ce qui est nécessaire pour que la réunion commence.

Pour en savoir plus sur l’utilisation du modèle de réunion de rendez-vous virtuel et sur l’expérience utilisateur, consultez Utiliser un modèle de réunion Teams pour créer un rendez-vous virtuel.