Identifier les besoins métier pour SharePoint et OneDrive

Cet article fournit une vue d’ensemble des fonctionnalités de SharePoint et OneDrive pour vous aider à déterminer comment tirer le meilleur parti de ces services au sein de votre organisation. Utilisez ces informations pour vous aider à planifier votre déploiement et à rechercher de nouvelles fonctionnalités que vos solutions actuelles n’offrent peut-être pas.

Meilleures pratiques pour la collecte des besoins

Définissez les parcours utilisateur et les principaux cas d’usage. Comment les membres de votre organisation collaborent-ils actuellement ? Où stockent-ils les fichiers ? Comment partagent-ils des actualités et d’autres informations ? Une partie importante de la planification pour SharePoint et OneDrive consiste à documenter la façon dont votre organisation mène les tâches de collaboration aujourd’hui. Vous pouvez ensuite associer ces tâches à de nouveaux processus à l’aide de SharePoint et OneDrive. Ces tâches peuvent ensuite devenir des scénarios de test pour votre déploiement pilote initial. Pour plus d’informations sur la façon dont Microsoft 365 améliore la productivité de différents secteurs d’activité, consultez la Bibliothèque de productivité.

Évaluez vos besoins de migration. La plupart des organisations ont des fichiers et d’autres contenus qu’elles souhaitent déplacer vers Microsoft 365. Une partie de ce contenu est peut-être utilisée quotidiennement par les membres de votre organisation. Tout déplacer peut prendre du temps. Lorsque vous planifiez votre déploiement, prévoyez comment migrer du contenu tout en préservant la productivité des membres de votre organisation. Pour plus d’informations, consultez Planification de la migration pour le déploiement de SharePoint et OneDrive. Si vous utilisez un serveur SharePoint en local, consultez OneDrive et SharePoint hybrides dans Microsoft 365. Si vous avez des dossiers papier à importer, consultez Introduction à Microsoft SharePoint Syntex.

Impliquez les équipes juridiques et de conformité dès le départ. La plupart des organisations ont des exigences légales ou de conformité concernant la façon dont elles gèrent différents types de données. Microsoft 365 offre de nombreuses options pour vous aider à maintenir la conformité au sein de votre organisation. Lorsque vous planifiez votre déploiement, impliquez votre équipe juridique ou de conformité au début du processus pour vous aider à maintenir vos exigences de conformité lors de la transition vers SharePoint et OneDrive. Pour plus d’informations, consultez Créer un environnement SharePoint et OneDrive conforme.

Favoriser l’accord entre les parties prenantes. Sécuriser la participation et le soutien de personnes clés au sein de votre organisation est essentiel pour assurer l’adoption par les utilisateurs. Vous pouvez vous appuyer sur les dirigeants commerciaux, des services informatiques ou toute autre personne ayant un intérêt à assurer le succès de Microsoft 365 dans l’organisation. Il est important de recevoir le support aussi bien du côté de l’encadrement entreprise que du côté de supporters du produit pour vous aider à partager les connaissances avec les collègues. Que vous déléguiez formellement le rôle de champion du produit ou que vous laissiez cette position se créer de façon organique, ces champions sont essentiels pour l’adoption des outils par les utilisateurs.

Principaux cas d’utilisation de SharePoint et OneDrive

Les principaux cas d’utilisation pour SharePoint et OneDrive sont les suivants :

• Stockage de fichiers
• Collaboration sur fichier
• Sites pour la collaboration en équipe
• Sites pour les actualités et l’intranet

Si vous utilisez actuellement d’autres logiciels ou services pour gérer ces cas d’utilisation dans votre organisation, nous vous recommandons d’associer chacun de vos cas d’utilisation actuels aux fonctionnalités de SharePoint et OneDrive. Cela vous permettra de garantir une transition en douceur lorsque vous déploierez SharePoint et OneDrive et vous fournira une liste des modifications apportées aux processus à communiquer à vos utilisateurs. (La formation et la gestion du changement pour déployer SharePoint et OneDrive fournissent une liste de ressources que vous pouvez partager avec vos utilisateurs pour les aider à bien démarrer avec SharePoint et OneDrive.)

Les sections ci-dessous fournissent une vue d’ensemble de ces cas d’utilisation avec des liens vers des informations plus détaillées.

Stockage de fichiers

Les options de stockage de fichiers dans Microsoft 365 sont SharePoint et OneDrive.

Les fichiers professionnels personnels sont stockés dans OneDrive. Avec OneDrive, chaque utilisateur dispose d’un emplacement où il peut stocker ses fichiers professionnels personnels. Ces fichiers ne sont partagés avec personne par défaut, mais peuvent être facilement partagés avec d’autres personnes dans le cadre d’une collaboration.

Les fichiers partagés sont stockés dans SharePoint. Les sites SharePoint peuvent être utilisés pour stocker des fichiers accessibles à plusieurs personnes. Les personnes qui ont accès au site ont accès aux fichiers.

Microsoft Teams utilise des sites SharePoint pour stocker des fichiers. Lorsque vous chargez un fichier dans l’onglet Fichiers de Teams, il est stocké dans un site SharePoint. (Pour plus d’informations sur la façon dont Teams et SharePoint interagissent, consultez Vue d’ensemble de l’intégration de Teams et SharePoint)

Collaboration sur fichier

Dans SharePoint et OneDrive, l’utilisateur peut utiliser Microsoft 365 Apps (version d’Office disponible via de nombreux plans Microsoft 365) pour créer et modifier des documents. D’autres applications peuvent être utilisées pour créer et modifier d’autres types de fichiers. Ces fichiers peuvent facilement être partagés avec d’autres personnes, y compris des personnes extérieures à votre organisation (si vous l’autorisez).

Partagez des fichiers OneDrive à l’aide de liens partageables. Dans OneDrive, les fichiers d’un utilisateur sont privés par défaut. Les utilisateurs peuvent partager des fichiers OneDrive avec d’autres utilisateurs à l’aide de liens partageables qui donnent à d’autres utilisateurs accès au fichier. Des liens peuvent être créés pour accorder l’accès à des personnes particulières ou à toute personne de votre organisation. La personne qui a partagé le fichier peut supprimer l’accès d’autres personnes en modifiant ou en supprimant le lien.

Collaborez dans un site ou une équipe. Dans un site SharePoint ou une équipe Microsoft Teams, tous les membres du site ou de l’équipe ont accès aux fichiers qui y sont stockés et peuvent facilement collaborer dessus.

Partagez des fichiers SharePoint à l’aide de liens partageables. Si un utilisateur doit partager un fichier SharePoint avec une personne externe au site ou à l’équipe, il peut utiliser des liens partageables de la même façon que dans OneDrive.

Synchronisez les fichiers pour l’accès hors connexion. Avec l’application Synchronisation OneDrive, les utilisateurs peuvent synchroniser des fichiers entre leur ordinateur et le cloud Microsoft 365. Lorsque les utilisateurs ajoutent, modifient ou suppriment un fichier ou un dossier localement, le fichier ou le dossier est ajouté, modifié ou supprimé dans le cloud et vice versa. Les utilisateurs peuvent utiliser des fichiers synchronisés directement dans Explorateur de fichiers ou Finder, et les applications qu’ils utilisent. Chaque fois que l’utilisateur est en ligne, toutes les modifications qu’il ou d’autres utilisateurs apportent sont synchronisées automatiquement.

Pour plus d’informations sur la collaboration sur fichiers dans SharePoint et OneDrive, consultez Introduction à la collaboration sur fichiers dans Microsoft 365 avec SharePoint et La collaboration sur fichiers dans SharePoint avec Microsoft 365.

Intranet

L’une des principales fonctionnalités de SharePoint est un large éventail d’options et d’outils permettant de créer des sites intranet pour votre organisation. Votre intranet peut inclure la page de destination principale de votre organisation, des portails pour les communications d’entreprise et des sites individuels pour les départements ou les divisions (par exemple, informatique ou RH).

Le déplacement de votre intranet vers SharePoint dans Microsoft 365 peut prendre un certain temps, en particulier si vous disposez déjà d’un contenu intranet étendu. Nous vous recommandons d’effectuer cette tâche une fois que vous avez terminé le déploiement de SharePoint et OneDrive.

Pour plus d’informations sur la création d’un intranet à l’aide de SharePoint, consultez Présentation et feuille de route de l’intranet intelligent et Planifier un intranet SharePoint intelligent.

Gouvernance et conformité

La gouvernance et la conformité sont essentielles pour de nombreuses organisations. Dans le cadre de la planification pour SharePoint et OneDrive, déterminez les fonctionnalités de conformité que vous souhaitez déployer à l’avance. En mettant en place des fonctionnalités de conformité à l’avance, vous pouvez réduire le risque d’incidents de conformité. Pour plus d’informations sur les fonctionnalités de conformité à prendre en compte dans le cadre de votre déploiement SharePoint et OneDrive, consultez Créer un environnement SharePoint et OneDrive conforme.

Clés de l’adoption réussie d’un utilisateur

L’adoption par les utilisateurs est importante pour la réussite globale d’une nouvelle application ou d’un nouveau service. Dans l’idéal, pour considérer que vous avez maximisé votre investissement dans SharePoint et OneDrive, vous devez maximiser l’engagement des utilisateurs avec ces outils.

Créer une présence via des campagnes de sensibilisation comme des annonces, des événements de lancement, des bulletins d’informations, des réunions d’assemblée, des concours et des cadeaux publicitaires est essentiel pour maximiser l’adoption des outils. En outre, donner aux utilisateurs des connaissances via des formations en classe et des guides en libre-service vous permet de leur donner envie d’utiliser OneDrive et SharePoint.

Pour plus d’informations sur l’adoption utilisateurs et la gestion du changement lors du déploiement de SharePoint et OneDrive, consultez Formation et gestion du changement pour déployer SharePoint et OneDrive

Prochaines étapes

Planification de OneDrive et SharePoint hybrides

Voir aussi

Planification de SharePoint et OneDrive dans Microsoft 365