Créer une expérience de réunion Teams inclusive pour tous les participants

• S’applique à:

  Microsoft Teams

Les réunions Microsoft Teams sont un lieu où les gens se réunissent pour échanger des idées et travailler sur des problèmes difficiles. À une époque où l’environnement de travail subit des changements importants, il peut être difficile de rassembler les gens et de permettre des réunions efficaces. Cette solution vous montre comment rassembler Microsoft Teams, les appareils salles Teams, la conception de salle, les principes de réunion et les pratiques métier pour créer un environnement de réunion inclusif. Un environnement inclusif permet la communication et la collaboration entre tous les destinataires, qu’ils soient dans la salle, distants ou handicapés.

Microsoft Teams est le centre du travail hybride dans Microsoft. Pour savoir comment incorporer l’état d’esprit du travail hybride dans votre organization avec Teams, Microsoft 365, Azure et d’autres produits Microsoft, visitez le Centre de travail hybride Microsoft.

Cette courte vidéo partage la vision de Microsoft pour les réunions hybrides avec salles Teams. La plupart des fonctionnalités, telles que la première ligne, sont disponibles aujourd’hui et sont abordées dans cette solution.

Pour plus d’informations sur la préparation de votre infrastructure à la prise en charge d’un environnement de travail hybride, consultez Configurer votre infrastructure pour le travail hybride avec Microsoft 365.

Avant de commencer à concevoir et à configurer votre expérience de réunion Teams, case activée principes de réunion hybride Teams. Utilisez ces principes pour créer un environnement de réunion inclusif où tous les participants, indépendamment de leur présence ou de leur lieu, peuvent participer de manière égale.

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Il existe trois groupes de personnes différents qui doivent effectuer les étapes de cette solution. Pour voir quel groupe doit effectuer les étapes, recherchez les identificateurs suivants dans les articles à venir :

Identificateur	Responsabilités du groupe
	Le groupe d’éléments visuels audio : Obtient, configure et configure des caméras, des haut-parleurs, des microphones et des affichages dans l’espace de réunion. Répond aux demandes de support des participants à la réunion après le déploiement.
	Le groupe d’installations : Sélectionne et, si nécessaire, construit ou modifie l’espace de réunion selon les spécifications déterminées en consultation avec le groupe d’éléments visuels audio. Obtient et installe des meubles tels que des tables, des chaises, des tableaux blancs et des écrans de projection. Exécute le câblage entre les différents composants salles Teams et installe les ports réseau et audio-visuels. Installe les points d’alimentation pour tous les composants salles Teams.
	Le groupe de professionnels de l’informatique : Détermine, en consultation avec les responsables de l’entreprise ou du service, le type d’espace de réunion à créer, ainsi que ses exigences fonctionnelles. En consultation avec le groupe d’éléments visuels audio, sélectionne et obtient les composants salles Teams qui seront utilisés dans l’espace de réunion. Évangélise Teams et salles Teams fonctionnalités, principes et meilleures pratiques. Configure teams et salles Teams fonctionnalités et stratégies. Gère et surveille Teams et salles Teams intégrité après le déploiement.

Les sections suivantes décrivent les étapes clés de ce scénario.

Étape 1 : Se familiariser avec les fonctionnalités de réunion Teams

Cette étape vous aide à comprendre les fonctionnalités disponibles dans Teams pour rendre les réunions plus inclusives et plus efficaces.

Étape 2 : Bonnes pratiques en matière de réunion d’évangélisation

Les réunions du passé se tenaient généralement dans des salles de conférence avec des participants distants appelant régulièrement via un téléphone de conférence. Les conversations étaient principalement entre ceux qui se trouvaient dans la salle et les participants à distance écoutaient. Si les réunions étaient en ligne, le contenu peut être partagé avec des participants à distance, mais les discussions étaient encore largement dominées par ceux qui se trouvaient dans la salle. Il y avait un déséquilibre important entre les participants à distance et dans la salle.

L’égalité et l’inclusion dans les réunions signifient s’assurer que tous les participants, quel que soit le lieu ou la capacité, sont en mesure de contribuer aux réunions. Pour ce faire, tous les participants, qu’ils soient organisateurs, présentateurs, à distance ou dans la salle, doivent savoir comment ils « viennent à la réunion » et interagissent avec les autres. Cette étape fournit les meilleures pratiques pour chacun de ces groupes afin de les aider à devenir de meilleurs participants.

Étape 3 : Concevoir ou améliorer un espace de réunion

Vous cherchez peut-être à créer un espace de réunion ou simplement à améliorer un espace existant. Cette étape vous aide à concevoir un espace de réunion qui prendra en charge les réunions avec environ 6 à 10 participants dans la salle et un nombre quelconque de participants distants. Les meubles sont les meilleurs et l’endroit où ils doivent être placés pour soutenir les participants et les appareils que vous souhaitez utiliser.

Étape 4 : Sélectionner des appareils pour votre espace

Choisir les appareils appropriés pour votre espace peut être un peu écrasant en raison des options disponibles. Cette étape vous guide tout au long du processus de sélection des appareils appropriés pour répondre aux besoins de votre espace et des participants.

Étape 5 : Créer votre espace de réunion

Une fois que vous avez conçu votre espace et sélectionné vos appareils, il est temps de tout assembler. Cette étape vous aide à décider où vos appareils et meubles doivent être placés pour vous et vos participants une excellente expérience de réunion.

Étape 6 : Configurer vos appareils

Une fois que vous avez créé votre espace, vous devez configurer vos appareils. Cette étape vous aide à configurer vos appareils et à préparer votre espace pour sa première réunion.

Étape 7 : Gérer et surveiller votre espace et ses appareils

Une fois que tout est configuré, vous devez configurer des stratégies pour l’utilisation de l’espace de réunion et de ses appareils, et configurer la surveillance afin de pouvoir rester informé de l’intégrité de l’appareil et des expériences de réunion. Cette étape vous aide à configurer les stratégies de réunion et d’appareil et vous montre comment utiliser les outils de supervision Teams pour surveiller la qualité des appels.

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