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Guide de déploiement d’insights personnels

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En tant qu’administrateur, vous bénéficiez de savoir ce que Microsoft Viva Insights fournit à ses participants et ce que vous pouvez faire pour activer et améliorer leur expérience.

Qu’est-ce que Viva Insights ?

Pour en savoir plus rapidement sur Viva Insights, consultez Microsoft Viva Insights.

Avantages de l’utilisation

Viva Insights peut aider les participants à renforcer leurs relations professionnelles, à avoir plus de temps pour se concentrer sur un travail important et à améliorer leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Pour ce faire, Viva Insights montre aux utilisateurs des informations sur leurs habitudes de travail. Il tire ces informations des données Microsoft 365 sur les e-mails, les réunions, les appels et les chats. .

En utilisant Viva Insights, vous et votre équipe pouvez accomplir de grandes choses.

  • Améliorer les modèles de travail grâce à des insights personnels sur la productivité : Viva Insights utilise les données quotidiennes de Microsoft 365 pour vous donner des informations sur la façon dont vous passez votre temps et des conseils qui vous aident à travailler plus intelligemment.
  • Améliorer vos relations : augmentez votre temps de collaboration, améliorez vos réunions d’équipe et développez votre réseau.
  • Obtenez plus de temps pour vous concentrer : trouvez plus de temps pour éliminer les distractions, arrêter les tâches multiples et vous concentrer sur vos priorités principales.
  • Améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée : améliorez vos habitudes de travail et réduisez le temps que vous consacrez à travailler pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et bien-être général.

Valeur métier de Viva Insights

Plus de gens que jamais pensent qu’ils manquent de contrôle sur leur temps au travail. De nombreuses équipes consacrent 80 à 90 % de leur semaine à des réunions, à envoyer des e-mails et à parler au téléphone. Mais 50 % du temps de réunion est considéré comme improductif et près de la moitié des employés indiquent que leur travail interfère avec leur vie familiale.

Viva Insights est une extension de votre expérience client Microsoft 365 qui vous permet de trouver des opportunités de créer de meilleures habitudes et de reprendre le contrôle de votre temps.

Vous et vos utilisateurs êtes en charge

Confidentialité des données

Aucune information personnelle d’un utilisateur n’est partagée avec ses collègues ou responsables. Viva Insights respecte les réglementations de conformité, telles que le RGPD. Consultez également le Guide de confidentialité pour les administrateurs.

Accorder l’accès

Peu de temps après avoir attribué des licences avec un plan de service Microsoft Viva Insights aux utilisateurs, ceux-ci auront accès à des éléments d’insights personnels, tels que Viva Insights dans Teams et sur le web, à des e-mails de synthèse, à des suggestions inline dans Outlook, au complément Outlook Viva Insights et à un message de bienvenue Viva Insights.

L’accès à ces éléments dépend du plan en place dans votre organisation. Pour plus d’informations, consultez Accéder aux éléments Viva Insights.

Insights personnels avec Microsoft Viva Insights est une solution prête à l’emploi et facile à déployer qui vous aide, ainsi que vos collègues, à améliorer vos habitudes de productivité personnelles. Il est largement disponible pour les utilisateurs de Microsoft 365 avec ces plans de service. Une fois les licences attribuées, Viva Insights est activé par défaut, bien que vous puissiez personnaliser votre déploiement en suivant les étapes décrites dans ce guide.

Déployer Viva Insights

Vous pouvez déployer Viva Insights dans votre organisation en une seule fois ou par phases. Dans les deux cas, avant de déployer le produit à grande échelle, nous vous recommandons d’obtenir un buy-in supplémentaire, une étape facultative décrite dans la section suivante des étapes préparatoires .

Liste de contrôle du déploiement d’Insights Viva

  1. (Facultatif) Effectuez les étapes préparatoires.
  2. Choisissez un scénario de déploiement.
  3. Effectuez les étapes du scénario de déploiement que vous avez choisi.

Étapes préparatoires

Il est facile d’activer Viva Insights pour tous les utilisateurs de votre organisation, car il est fourni avec votre abonnement Microsoft 365. Voici une liste d’étapes recommandées, mais facultatives, que votre organisation peut prendre en compte avant d’activer Viva Insights :

  • Créer un plan de communication : identifiez comment votre organisation communiquera efficacement avec les utilisateurs pendant et après le déploiement de Viva Insights. Permettre aux utilisateurs de trouver facilement des informations sur Viva Insights. Par exemple, utilisez des groupes Viva Engage ou des sites SharePoint pour aider les utilisateurs à découvrir les avantages de l’utilisation de Viva Insights au sein de leur organisation.
  • Tenez compte de vos parties prenantes : il peut être important dans votre organisation d’identifier et de communiquer avec les parties prenantes avant le déploiement de Viva Insights. Consultez Inclure les parties prenantes.
  • Envisagez d’exécuter d’abord un pilote : avant de mettre à l’échelle Viva Insights pour l’ensemble de votre organisation, vous pouvez envisager d’exécuter un déploiement pilote avec un sous-ensemble d’utilisateurs. En particulier pour les grandes organisations, il est naturel de tester d’abord un déploiement à grande échelle à grande échelle en effectuant un pilote pour valider la préparation des utilisateurs, identifier et atténuer les problèmes, et contribuer à garantir une implémentation réussie à l’échelle de l’organisation.
  • Sécurité et confidentialité : Viva Insights est sécurisé et conçu pour protéger la confidentialité des utilisateurs. Le guide de confidentialité décrit comment Viva Insights est conforme aux réglementations en matière de confidentialité. Nous vous recommandons de partager ce guide de confidentialité avec les équipes de sécurité et de confidentialité pour leur donner une meilleure compréhension des fonctionnalités de confidentialité de Viva Insights.
  • Lier à une initiative existante : lorsque vous présentez Viva Insights, associez-la à une initiative ou à un plan de formation existant au sein de votre organisation, par exemple une initiative de bien-être des employés. Évitez de l’introduire en tant qu’outil technologique, mais plutôt en tant qu’outil de changement d’habitude intégré aux valeurs de l’organisation.

Inclure les parties prenantes

L’identification et la notification de vos principales parties prenantes avant l’envoi de l’e-mail de bienvenue aux utilisateurs peuvent être une étape préliminaire importante de votre processus de déploiement. Ces parties prenantes doivent comprendre la valeur, les chronologies et les expériences attendues qui accompagnent le déploiement de l’e-mail de bienvenue. Lorsqu’elles sont gérées de manière proactive, ces parties prenantes peuvent devenir des défenseurs précieux pour faire avancer le processus de déploiement.

Voici quelques rôles que vous pouvez envisager dans le cadre du projet de déploiement :

  • Sponsor exécutif Envoyez un e-mail de bienvenue sur Viva Insights, idéalement avec des citations sur leur expérience avec le produit.
  • Responsable de la sécurité : passe en revue le guide de confidentialité pour en savoir plus sur la sécurité des données dans Viva Insights.
  • Administrateur Microsoft 365 : active et désactive l’accès à Viva Insights selon les besoins de l’entreprise ; Consultez Scénarios de déploiement.
  • Responsable du support ou du support technique : gère les questions des utilisateurs. Vous trouverez des réponses utiles dans les FAQ sur les insights personnels.
  • Responsable de la formation : organise un atelier de formation sur Viva Insights.

Choisir un scénario de déploiement

Cette section présente quatre scénarios de déploiement de Viva Insights. Un administrateur Microsoft 365 peut implémenter l’un de ces scénarios à l’aide de PowerShell ou du Centre d’administration Microsoft 365. En règle générale, les administrateurs utilisent le centre d’administration pour configurer à grande échelle Viva Insights pour la plupart ou la totalité des utilisateurs, et ils utilisent PowerShell pour définir des configurations spécifiques pour certains utilisateurs.

Scénarios de déploiement

Sélectionnez et effectuez l’un des scénarios suivants :

  • Valeur par défaut activée. Pour tous les utilisateurs, toutes les surfaces de Viva Insights sont activées par défaut. Il s’agit du scénario par défaut.
  • Valeur par défaut désactivée. Viva Insights est désactivé par défaut ; les utilisateurs peuvent activer individuellement une partie ou la totalité des surfaces Viva Insights.
  • Déploiement mixte. Certains utilisateurs sont activés et d’autres sont désactivés de toutes les surfaces Viva Insights.

Valeur par défaut activée

Dans ce scénario, toutes les surfaces de Viva Insights sont activées par défaut pour tous les utilisateurs. Ils recevront l’e-mail de bienvenue et les e-mails Viva Digest suivants et auront accès à l’application Viva Insights sur le web, au complément Outlook Viva Insights et aux suggestions inline dans Outlook.

Découvrez comment implémenter ce scénario de déploiement dans Configurer les valeurs par défaut des insights personnels.

Valeur par défaut désactivée

Dans ce scénario, Viva Insights est désactivé par défaut, mais les utilisateurs peuvent l’activer eux-mêmes ( toutes les fonctionnalités en même temps ou des fonctionnalités individuelles). Les utilisateurs ne reçoivent pas d’e-mails Viva Digest, mais ils peuvent s’abonner à chaque surface individuellement via leur application Viva Insights dans Teams ou sur le web.

Découvrez comment implémenter ce scénario de déploiement dans Configurer les valeurs par défaut des insights personnels

Déploiement mixte

Dans ce scénario, certains utilisateurs sont activés et d’autres sont désactivés de toutes les surfaces Viva Insights. Les utilisateurs qui ont choisi de recevoir les e-mails de synthèse peuvent ouvrir Viva Insights dans Teams et le web et voir le complément Viva Insights dans Outlook. Les utilisateurs qui commencent par être désactivés voient la page « off » par défaut affichée ici, où ils peuvent utiliser Paramètres pour adhérer à l’une des surfaces Viva Insights.

Découvrez comment implémenter ce scénario de déploiement dans Configurer les valeurs par défaut des insights personnels.

Exécuter un déploiement pilote

Pour les grandes organisations, nous vous recommandons d’exécuter un déploiement pilote à petite échelle avant de déployer Viva Insights dans l’ensemble de l’organisation. Ce pilote peut vous aider à valider la préparation et à identifier et atténuer les problèmes pour garantir un déploiement réussi. Cette section fournit des conseils et décrit les étapes d’exécution d’un pilote.

Pour obtenir les résultats les plus réalistes du projet pilote, il doit impliquer un groupe d’utilisateurs réels qui sont enthousiastes à essayer de nouvelles technologies et sont prêts à partager leurs expériences avec leurs collègues.

Prérequis du pilote

Avant de démarrer le pilote, mettez en place les éléments suivants :

  • Définir et mesurer des objectifs. Vous aurez besoin d’objectifs clairement définis pour mesurer la réussite du pilote.
  • Durée. Identifiez les dates de début et de fin du pilote. Conseil : Laissez-le s’exécuter pendant un minimum de 45 jours.
  • Recruter des utilisateurs pilotes. Inclure un mélange équilibré de parties prenantes et de participants dans le groupe pilote. Incluez une gamme de rôles différents, tels que les gestionnaires avec des rapports directs et les utilisateurs de différents services.
  • Rythmez votre travail. Commencez petit et prenez le temps de suspendre, d’évaluer les résultats et d’ajuster le pilote.

Chronologie du pilote

Nous vous recommandons de suivre ces étapes pour mener le pilote :

  1. Envoyer un e-mail de bienvenue : envoyez un e-mail présentant Viva Insights à tous les utilisateurs pilotes et invitez-les à la formation.
  2. Former les participants pilotes à l’utilisation de Viva Insights.
  3. Attribuer le plan de service : avant de déployer Viva Insights aux utilisateurs pilotes, vérifiez que tous les utilisateurs ont été affectés à un plan de service Viva Insights dans le Centre d’administration Microsoft 365.
  4. Démarrez le pilote : commencez le pilote. Annoncez aux participants que le pilote est en cours et rappelez-leur sa durée et leurs tâches, comme décrit dans le plan d’essai. Pour plus d’informations, consultez Mener le projet pilote .
  5. Consulter les parties prenantes : tout au long du projet pilote, rencontrez les parties prenantes de votre projet pour passer en revue les commentaires des utilisateurs à mesure qu’ils arrivent et résoudre les problèmes techniques qui surviennent pour vous assurer que le pilote fonctionne correctement.
  6. Évaluer et planifier : utilisez les résultats du projet pilote pour planifier vos prochaines étapes. Consultez Évaluer les leçons pilotes et établir un plan.

Définir et mesurer des objectifs

Pour juger de la réussite du projet pilote, vous devez savoir si les participants ont obtenu de la valeur du produit et le recommanderaient à leurs collègues. Envisagez d’utiliser une enquête pour évaluer le sentiment et l’utilité du produit.

Concevoir un plan de test

Pour une expérience pilote réussie, donnez à vos participants des tâches clairement définies à accomplir, ainsi qu’un moyen de partager leurs commentaires. Voici quelques exemples de ce que les utilisateurs peuvent faire dans Viva Insights :

  • Optez pour une ou toutes les fonctionnalités de Viva Insights.
  • Obtenez automatiquement le temps de focus tous les jours.
  • Utilisez l’onglet Insights pour effectuer le suivi des tâches en suspens, préparer des réunions ou suivre des documents non lus.

Collecte de commentaires

Vérifiez que vous disposez d’un canal de commentaires ouvert pour suivre la progression et mesurer les résultats, tels que :

  • Concevez une enquête et utilisez-la une fois le pilote terminé pour capturer et évaluer les résultats.
  • Créez un canal Teams ou une communauté Viva Engage pour que les participants pilotes rejoignent et partagent leurs expériences. Vous pouvez également utiliser Viva Engage.

Recruter des utilisateurs pilotes

Les utilisateurs pilotes font partie de la première phase du déploiement de l’entreprise. Communiquez avec eux qui sont les premiers utilisateurs d’un nouvel outil pour stimuler la productivité personnelle et améliorer les modèles de travail au travail. Ils doivent être prêts à fournir des commentaires. Partagez avec eux que leurs commentaires faciliteront les choses pour tous les autres dans les phases ultérieures du déploiement en aidant à améliorer les connaissances de configuration, la documentation interne et les notifications aux participants. Notez qu’il est préférable que les utilisateurs pilotes ne soient pas des dirigeants exécutifs.

L’identification des utilisateurs pilotes peut nécessiter une discussion entre l’équipe informatique et les chefs de service des groupes cibles. Dans cette discussion, essayez d’identifier les utilisateurs qui sont enthousiastes à l’idée d’utiliser de nouveaux outils pour améliorer leur travail.

Recommandé: Envisagez de regrouper les utilisateurs pilotes en groupes qui correspondent aux différents scénarios de déploiement. Cela permet à l’administrateur Microsoft 365 d’obtenir des commentaires sur les différents scénarios avant de les implémenter à plus grande échelle.

Former des participants pilotes

Votre organisation peut choisir une personne interne responsable de la formation des utilisateurs pilotes.

Mener le pilote

Voici un exemple de chronologie pour un pilote de 45 jours.

  • Au cours de la semaine précédant le lancement du pilote :

    • Envoyer une communication initiale aux utilisateurs pilotes sur ce à quoi s’attendre et quand. Il s’agit également d’une bonne occasion de mener des formations ou de partager des supports de formation sur l’utilisation de Viva Insights. Vous pouvez également envoyer une enquête maintenant pour comparer les sentiments des utilisateurs avant et après le pilote.
    • Affectez un plan de service Viva Insights pour piloter les utilisateurs dans le Centre d’administration Microsoft 365. Choisissez le scénario de déploiement et suivez les étapes de déploiement administrateur pour inscrire des utilisateurs dans Viva Insights.

  • Jour 1 : envoyer un e-mail d’annonce indiquant que le pilote commence.

  • Jour 14 : Envoyer une communication à mi-point aux utilisateurs pilotes et éventuellement envoyer une enquête.

  • Jour 40 : envoyer la communication finale aux utilisateurs pilotes. Mener une enquête finale sur leur expérience.

  • Jours 41 à 45 – Évaluer les résultats du pilote et planifier les étapes suivantes.

Évaluer les leçons pilotes et établir un plan

Une fois le pilote terminé, rassemblez toutes les enquêtes de commentaires, les tickets de support et d’autres métriques. Analysez-les avec vos objectifs à l’esprit, planifiez le déploiement réel de Viva Insights. Utilisez votre analyse du pilote pour déterminer si votre organisation est prête pour un déploiement à grande échelle de Viva Insights. Si ce n’est pas le cas, envisagez d’étendre le pilote à plus d’utilisateurs. Consultez Options post-pilote.

Options post-pilote

Les objectifs du pilote ont-ils été atteints ? Tenez compte de ces étapes suivantes
Oui (par exemple, la satisfaction des utilisateurs était élevée) Vous êtes prêt à démarrer la phase de déploiement. Selon vos objectifs, vous pouvez effectuer l’une des opérations suivantes :
  • Étendre le projet pilote à d’autres participants, peut-être dans des rôles différents ou avec des modèles de collaboration différents de ceux du groupe pilote initial.
  • Optez pour Viva Insights pour d’autres groupes sélectionnés dans votre organisation.
  • Optez pour Viva Insights pour tous les autres utilisateurs de votre organisation.
Non Ajustez votre plan et revisitez le pilote. Pour vous assurer que les objectifs sont atteints, nous vous recommandons de lier les objectifs aux initiatives existantes au sein de votre organisation.

Justificatifs

Si les utilisateurs ont des questions sur l’utilisation de Viva Insights, pointez-les vers les FAQ sur les insights personnels pour obtenir des réponses.

Ressources pour les parties prenantes