Procédure : spécifier quand et comment recevoir des notifications

Lorsque vous paramétrez des utilisateurs dans des workflows d'approbation, vous devez spécifier dans les fenêtres Paramètres de notification et Tableau de notification quand et comment chaque utilisateur reçoit des notifications sur les étapes du workflow d'approbation. Les utilisateurs individuels peuvent également modifier leur paramètre de notification en choisissant le bouton Changer les paramètres de notification sur toute notification.

Avant de pouvoir paramétrer des préférences de notification d'un utilisateur approbation, vous devez configurer l'utilisateur en tant qu'utilisateur approbation. Pour plus d'informations, voir Procédure : configurer des utilisateurs d'approbation.

Définissez la mise en forme et le contenu des notifications en configurant des modèles de notification. Pour plus d'informations, voir Procédure : gérer les modèles de notification.

Pour un grand nombre d'étapes d'approbation du workflow, il s'agit de notifier des utilisateurs qu'un événement s'est produit et qu'ils peuvent agir dessus. Par exemple, sur une étape de workflow, l'événement peut être que l'Utilisateur 1 demande l'approbation d'un nouvel enregistrement. La réponse associée est qu'une notification est envoyée à l'Utilisateur 2, l'approbateur. Sur la prochaine étape de workflow, l'événement peut être que l'Utilisateur 2 approuve l'enregistrement. La réponse associée est qu'une notification est envoyée à l'Utilisateur 3 afin de commencer un processus avec l'enregistrement approuvé. Pour les étapes de workflow concernant des approbations, chaque notification est liée à une écriture d'approbation. Pour plus d'informations, voir Flux de travail.

Spécifier quand et comment recevoir des notifications

1. Choisissez l'icône , entrez Paramètres utilisateur approbation, puis choisissez le lien associé.

2. Sélectionnez la ligne pour l'utilisateur pour lequel vous souhaitez paramétrer des préférences de notification, puis choisissez l'action Paramètre de notification.

3. Dans la fenêtre Paramètres de notification, renseignez les champs comme indiqué dans le tableau suivant.

   Champ	Désignation
   Type de notification	Spécifiez le type d'événement dont il s'agit dans la notification. Sélectionnez l'une des options suivantes : - Nouvel enregistrement spécifie que la notification concerne un nouvel enregistrement, par exemple un document sur lequel l'utilisateur doit agir. - Approbation spécifie que la notification concerne une ou plusieurs demandes d'approbation. - Échu spécifie que l'objet de la notification est de rappeler aux utilisateurs qu'ils sont en retard pour agir sur un événement.
   Code modèle de notification	Spécifiez le code du modèle de notification utilisé pour créer des notifications pour l'utilisateur.
   Notifications non agrégées	Spécifiez si l'utilisateur reçoit une notification pour chaque événement notifications ou des notifications agrégées. Si la case à cocher Notifications non agrégées n'est pas activée, l'utilisateur reçoit des notifications qui regroupent des informations sur les événements qui se produisent dans la même périodicité dans le tableau de notification.

   À présent, vous avez spécifié la manière dont l'utilisateur reçoit des notifications. Continuez à spécifier lorsque l'utilisateur reçoit des notifications.

4. Choisissez l'action Tableau de notification.

5. Dans la fenêtre Tableau de notification, renseignez les champs comme indiqué dans le tableau suivant.

   Champ	Désignation
   Répétition	Spécifiez la périodicité à laquelle l'utilisateur reçoit des notifications.
   Heure	Spécifiez à quelle heure du jour l'utilisateur reçoit les notifications lorsque la valeur du champ Répétition est différente de la valeur Instantané.
   Fréquence quotidienne	Spécifiez quel type de jours l'utilisateur reçoit des notifications lorsque la valeur dans le champ Répétition est Tous les jours. Sélectionnez Jour de la semaine pour recevoir des notifications chaque jour travaillé de la semaine. Sélectionnez Tous les jours pour recevoir des notifications tous les jours, y compris le week-end.
   Lundi à Dimanche	Spécifiez quel type de jours l'utilisateur reçoit des notifications lorsque la valeur dans le champ Répétition est Chaque semaine.
   Date du mois	Spécifiez si l'utilisateur reçoit des notifications le premier ou le dernier jour du mois, ou à une date spécifique du mois.
   Date de notification mensuelle	Spécifiez à quelle date du mois l'utilisateur reçoit des notifications lorsque la valeur dans le champ Date du mois est Personnalisé.

Modifier le moment et le mode de réception des notifications

1. Sur l'une des notifications que vous avez reçue, par e\-mail ou par note, sélectionnez le bouton Modifier les paramètres de notification.
2. Dans la fenêtre Paramètres de notification, modifiez vos préférences de notification suivant les instructions de la procédure précédente.

Voir aussi

Procédure : configurer des utilisateurs d'approbation
Procédure : gérer les modèles de notification
Configuration de notifications de workflow
Paramétrage des workflows
Utilisation des workflows