Automatisation des relances dans les collectes

Gagner en efficacité dans les recouvrements en automatisant le processus de création, d’émission et d’envoi de rappels aux clients. L’automatisation peut réduire considérablement le temps que vous consacrez aux collections, fournir une meilleure vue d’ensemble du processus et vous donner un contrôle total sur chaque étape.

Sur la page Automatisation des rappels , vous définissez les actions individuelles (étapes). Vous pouvez combiner les étapes de création, d’émission et d’envoi de rappels, ou vous pouvez créer une automatisation distincte pour chaque étape si cela convient mieux à vos processus de recouvrement. Les automatisations sont basées sur des conditions de rappel et des niveaux de rappel. Pour en savoir plus, accédez à Configurer les conditions et les niveaux de rappel. Vous pouvez définir des filtres pour les termes de rappel pour une automatisation dans son ensemble et définir des filtres pour chaque action de l’automatisation. Vous pouvez également joindre les factures impayées aux e-mails sous forme de fichiers PDF.

L’automatisation se produit via une entrée dans la file d’attente des tâches. Lorsque vous configurez une automatisation, utilisez le champ Cadence pour spécifier comment et quand elle s’exécute. Si vous choisissez Manuel, l’automatisation s’exécute une fois lorsque vous utilisez l’action Démarrer . Vous pouvez également choisir Hebdomadaire, Mensuel ou choisir Personnalisé pour configurer une cadence plus détaillée. Si vous choisissez Personnalisé, vous devez saisir une formule de date. Pour en savoir plus sur la saisie d’une formule de date, accédez à Utiliser les formules de date. Lorsque vous choisissez une option autre que Manuel, l’automatisation s’exécute jusqu’à ce que vous la mettiez en pause pour la mettre en attente. Si vous souhaitez être encore plus précis sur le moment où il s’exécute, utilisez l’action Entrées de la file d’attente des travaux pour ouvrir la page Entrées de la file d’attente des travaux et Ajuster la récurrence, par exemple quotidiennement ou un jour de la semaine spécifique.

Automatisez le flux de rappels

Les sections suivantes décrivent comment configurer des rappels pour créer, émettre et envoyer automatiquement.

1. Choisissez l’icône , entrez Automatisation des rappels, puis choisissez le lien associé.
2. Choisissez Nouveau, puis remplissez les champs de l’onglet rapide Général .
3. Dans le champ Filtre des conditions de rappel , choisissez la ou les conditions de rappel pour lesquelles utiliser cette automatisation.
4. Dans le champ Cadence , choisissez la fréquence d’exécution de l’automatisation.
5. Dans l’onglet rapide Actions , choisissez Nouveau, puis indiquez si l’automatisation crée, émet ou envoie des rappels. Cliquez sur OK.
6. En fonction du type d’action effectuée par l’automatisation, remplissez les champs nécessaires sur la page de configuration. Pour en savoir plus sur les paramètres, accédez à Paramètres des actions de rappel.
7. Après avoir configuré les actions pour l’automatisation, vous pouvez utiliser les actions Déplacer vers le haut et Déplacer vers le bas pour Ajuster modifier l’ordre dans lequel elles s’exécutent.

Paramètres des actions de rappel

Les paramètres de configuration diffèrent pour les actions Créer, Émettre et Envoyer un rappel. Les sections suivantes décrivent comment les utiliser.

Créer

• Définir le niveau le plus élevé sur toutes les lignes de relance.
• Créer des relances pour les écritures suspendues. Par exemple, ce paramètre est utile si vous êtes en conflit avec un client et que vous souhaitez qu’il ait une vue d’ensemble.
• Créez des rappels pour toutes les factures impayées, et pas seulement les factures en retard. Le rapport affiche les factures en retard et factures qui sont simplement impayées mais pas en retard dans des sections distinctes.
• Définissez des filtres pour rendre le rappel plus spécifique.

Émission

Lorsque vous émettez un rappel, vous créez des écritures dans le grand livre client qui contiennent la date comptable et la date fiscale. Utilisez les paramètres de la page Configuration des rappels émis pour spécifier si vous souhaitez remplacer ces informations sur le rappel émis par les informations du rappel créé. Par exemple, si vous avez créé le rappel hier et que vous l’émettez aujourd’hui, la date d’échéance est décalée d’un jour.

Envoyer

Remarque

L’automatisation de l’envoi nécessite que vous ayez configuré la messagerie électronique dans Business Central. Pour en savoir plus sur la configuration de la messagerie électronique, accédez à Configurer la messagerie électronique.

Le contenu des e-mails, tel que les textes des pièces jointes, les textes du corps des e-mails et la langue, proviennent de la configuration de la durée de rappel. Pour en savoir plus sur les paramètres de messagerie, accédez à Configurer les conditions et les niveaux de rappel.

Utilisez les paramètres de la page Configuration de l’envoi de rappels pour contrôler les éléments suivants :

• Paramètres généraux, tels que la description et le nombre de fois où vous envoyez le même rappel.
• Paramètres pour ce qu’il faut inclure dans le rappel.
• Paramètres permettant de suivre les rappels que vous envoyez en créant des interactions, si vous imprimez ou envoyez le rappel par e-mail, et si vous souhaitez joindre uniquement les factures en retard, toutes les factures ou aucune facture.

Accéder à l’historique d’un rappel

Business Central garde une trace de chaque exécution d’une automatisation. Vous pouvez accéder à l’historique en choisissant l’action Entrées de journal . Vous pouvez également utiliser l’action Rappels émis pour accéder à une liste des rappels que vous avez émis.

Gestion des erreurs

Dans l’onglet rapide Actions , pour chaque action, vous pouvez spécifier si vous souhaitez que l’automatisation s’arrête si l’action comporte une erreur. Si vous le faites, l’automatisation ne traitera pas les actions qui suivront. Pour activer ou désactiver cette fonctionnalité, utilisez les actions Définir l’arrêt en cas d’erreur ou Effacer l’arrêt en cas d’erreur .

Modifier les paramètres d’action pour une automatisation

Vous pouvez modifier les paramètres d’une automatisation à tout moment. Dans l’onglet rapide Actions , choisissez Configuration, puis effectuez vos modifications.

Voir aussi

Configurer les conditions et les niveaux de rappel
Envoyer des rappels de soldes impayés