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Création de contacts

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Lorsque vous développez une relation d’affaires avec quelqu’un dans une autre entreprise, ajoutez-la en tant que contact dans Business Central. Ensuite, ajoutez toute information sur eux, ou leur entreprise, qui peut être utile pour de futures communications. Sur la page Fiche contact, vous pouvez créer les types de contacts suivants :

  • Personne – Utilisez cette option lorsque vous avez eu un contact direct avec quelqu’un et que vous disposez de ses coordonnées.
  • Entreprise – Utilisez cette option pour un contact qui n’est pas une personne physique mais plutôt une entité telle qu’un entrepreneur ou une banque.

Les informations pertinentes pour chaque type de contact étant différentes, les champs et les actions disponibles sont différents. Par exemple, vous pouvez affecter des responsabilités uniquement à une personne et un secteur d’activité à une société.

Vous pouvez modifier ultérieurement la valeur du champ Type. Vous pouvez également utiliser les champs du raccourci Héritage sur la page Configuration marketing pour spécifier les données à partager entre une personne et son entreprise. En savoir plus sur Configurer les contacts.

Lorsqu'une carte de contact est convertie en fiche client, fournisseur ou employé, par exemple, la personne de contact ou l'entreprise de contact devient le nom du client. L’enregistrement du contact est conservé et vous pouvez lier le contact et le client afin que leurs données sont synchronisées à l’avenir.

Pour créer un contact manuellement

  1. Choisissez l’icône Icône en forme d’Ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche., entrez Contacts, puis choisissez le lien associé.

  2. Sélectionnez l’action Nouveau.

  3. Dans le champ N°, saisissez le numéro du contact.

    Alternativement, si vous avez une série de numéros pour les contacts sur la page Configuration marketing , vous pouvez Sélectionner Entrer pour insérer le prochain numéro de contact disponible.

  4. Renseignez les champs restants selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

Pour créer un contact à partir d’un client, d’un fournisseur ou d’un compte bancaire

Si vous avez des clients, des fournisseurs, et des comptes bancaires pour lesquels vous souhaitez créer des fiches contact, vous pouvez utiliser les traitements par lots Créer des contacts à partir pour créer des contacts sur la base des données existantes. Lorsque vous créez un contact de cette façon, les informations de contact sont synchronisées ensuite avec les informations du client, du fournisseur ou du compte bancaire associé. En savoir plus, Synchronisation des contacts avec les clients, les fournisseurs, les employés et les comptes bancaires.

Noter

Avant de créer des contacts basés sur des données existantes, vous devez spécifier un code relation d’affaires pour les clients, les fournisseurs ou les comptes bancaires sur l’organisateur Interactions de la page Paramètres marketing. En savoir plus sur Configurer les contacts.

  1. Choisissez l’icône Icône en forme d’Ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche., entrez l’un des éléments suivants correspondant à l’entité à partir de laquelle vous souhaitez créer des contacts, puis choisissez le lien associé.
    • Créer des contacts à partir des clients
    • Créer des contacts à partir des fournisseurs
    • Créer des contacts à partir de comptes bancaires
  2. Sur la page de demande qui s’affiche, dans la section Client, Fournisseur ou Compte bancaire, définissez des filtres si vous souhaitez créer des contacts à partir de clients, de fournisseurs ou de comptes bancaires spécifiques.
  3. Cliquez sur OK pour commencer à créer des contacts.

Les numéros de contact suivants de la souche de numéros sont affectés aux nouveaux contacts. La relation d’affaires spécifiée sur la page Paramètres Marketing est affectée aux contacts nouvellement créés.

Pourboire

Vous pouvez également effectuer cette opération inversement, à savoir en créant un client, un fournisseur, un employé ou un compte bancaire à partir d’un contact. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Pour créer un contact comme client, fournisseur, employé ou compte bancaire à partir d’un contact.

Pour créer un client, un fournisseur, un employé ou un compte bancaire depuis un contact

Si vous avez un client, un fournisseur, un employé ou un compte bancaire pour la société pour laquelle vous souhaitez créer un contact, vous pouvez utiliser l’action Créer en tant que. Lorsque vous créez un contact de cette façon, les informations de contact sont synchronisées ensuite avec les informations du client, de l’employé du fournisseur ou du compte bancaire associé. En savoir plus, Synchronisation des contacts avec les clients, les fournisseurs, les employés et les comptes bancaires.

Noter

Avant de créer des clients, fournisseurs, employés ou comptes bancaires à partir des contacts, vous devez spécifier un code relation d’affaires sur l’organisateur Interactions de la page Paramètres marketing. En savoir plus sur Configurer les contacts.

  1. Choisissez l’icône Icône en forme d’Ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche., entrez Contacts, puis choisissez le lien associé.
  2. Sélectionnez le contact que vous souhaitez créer comme client, fournisseur, employé ou compte bancaire.
  3. Sélectionnez l’action Créer en tant que, puis sélectionnez Client, Fournisseur, Banque ou Employé.
  4. Cliquez sur OK.

Les informations du contact sont transférées depuis la fiche contact vers une nouvelle fiche compte bancaire, client, fournisseur ou employé. Vous pouvez ajouter des informations spécifiques à chacune des fiches, telles que des informations sur les factures ou les paiements. Pour plus d’informations, reportez vous à Enregistrer de nouveaux clients.

Si vous disposez d’un contact et d’un client, d’un fournisseur, d’un employé ou d’un compte bancaire pour la même société, vous pouvez lier les deux entités afin de synchroniser les données.

  1. Ouvrez le contact que vous souhaitez lier.
  2. Sélectionnez l’action Lier avec existant, puis sélectionnez l’action Client, Fournisseur, Banque ou Employé.
  3. Sur a page qui s’affiche, sélectionnez le client, le fournisseur, l’employé ou le compte bancaire à lier.
  4. Dans le champ Champs prioritaires, spécifiez les champs à considérer comme prioritaires en cas de conflit d’informations entre les champs communs au contact et au client, au fournisseur à l’employé ou au compte bancaire. Par exemple, si le code vendeur est différent sur le contact et le client, vous pouvez décider de conserver celui de la fiche contact en sélectionnant Contact.
  5. Cliquez sur OK.

Si vous avez lié par erreur un contact et un client, fournisseur, employé ou compte bancaire, supprimez le lien entre les entités afin que les données ne se synchronisent plus.

  1. Ouvrez le contact qui a le mauvais lien.
  2. Choisissez l’action Relations d’affaires.
  3. Sur a page qui s’affiche, sélectionnez le client, le fournisseur, l’employé ou le compte bancaire à partir duquel supprimer le lien.
  4. Cliquez sur l’action Supprimer.

Noter

N’utilisez pas la fenêtre Relations d’affaires pour modifier les relations existantes. À la place, supprimez la relation et utilisez l’action Lien avec existant. Pour plus d’informations, consultez la section Lier un contact à un client, fournisseur, employé ou compte bancaire existant.

Synchronisation des contacts avec les clients, les fournisseurs, les employés et les comptes bancaires

Si certains de vos contacts sont également des clients, des fournisseurs, des employés ou des comptes bancaires, vous pouvez synchroniser ensuite les données du contact et profiter des avantages suivants :

  • Vous n’avez besoin de mettre à jour les données que dans une seule fiche. Par exemple, si vous modifiez le numéro de téléphone au niveau du contact, le numéro de téléphone est automatiquement mis à jour pour le client, le fournisseur, l’employé ou le compte bancaire.
  • Si vous avez spécifié une souche de numéros pour les contacts, un contact est automatiquement créé pour le client, le fournisseur, l’employé ou le compte bancaire.
  • Vous pouvez créer des devis, des commandes de vente, des demandes de prix et des commandes d’achat à partir du contact.
  • Vous pouvez enregistrer vos interactions, telles que l’impression de commandes et de commandes cadres, la création de commandes pour le service des ventes, l’envoi d’e-mails, etc.
  • Si vous supprimez un contact lié à un client, un fournisseur, un employé ou un compte bancaire, seule le contact est effacé. Le client, le fournisseur, l’employé ou le compte bancaire est conservé.
  • Si vous supprimez un client, un fournisseur, un employé ou un compte bancaire lié à un contact, le contact est conservé.

Noter

Certaines informations, par exemple concernant la facturation et la validation, ne sont pas disponibles pour les contacts. Lorsque vous créez des contacts en tant que clients, fournisseurs, employés ou comptes bancaires, vous souhaitez peut-être les ajouter manuellement.

La synchronisation des données entre les contacts et les clients, les fournisseurs, les employés ou les comptes bancaires est activée de trois manières :

  1. Choisissez l’icône Icône en forme d’Ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche., entrez Contacts, puis choisissez le lien associé.
  2. Sélectionnez la ligne pour un contact, choisissez l’action Informations connexes, puis choisissez l’action Client/Fournisseur/Employé/Compte bancaire.

Voir aussi

Gestion des contacts
Configuration des contacts
Utilisez des cartes en ligne pour trouver des emplacements et des directions
Travailler avec Business Central

Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central