Affecter des ressources

Les personnes qui fournissent le service représentent l’élément clé de la gestion des services. Vous pouvez configurer Business Central pour affecter les personnes aux projets de manière appropriée. Vous pouvez baser les affectations sur les zones de service dans lesquelles les personnes sont situées ou dans lesquelles le service se produit. En outre, vous pouvez regrouper les ressources lors de la réponse aux demandes de service. Pour plus d’informations, voir Configurer l’affectation des ressources.

Vous pouvez affecter des ressources, par exemple, des techniciens, à l’aide du Tableau d’affectation ou d’une commande service. Vous pouvez utiliser la disponibilité des ressources pour affecter des ressources à l’exécution des tâches service dans les commandes ou les devis.

Vous pouvez ventiler la même ressource, par exemple, un technicien, ou le même groupe ressources sur tous les articles de service d’une commande service. Des écritures affectation sont crées pour les autres articles de service de la commande avec le même numéro ressource et la même date affectation que la ligne affectée. Les heures affectées sont obtenues en divisant les heures que vous avez affectées par le nombre d’articles de service de la commande. Le champ Statut est automatiquement paramétré sur Actif pour toutes les écritures créées.

Pour afficher un aperçu des commandes/devis service :

Vous aurez souvent besoin de consulter la liste des commandes service ou des devis service répondant à certaines exigences pour être en mesure d’exécuter des actions spécifiques sur chacun de ces documents. Vous devrez, par exemple, affecter des ressources à des commandes service appartenant à un client spécifique.

1. Sélectionnez l’icône entrez Tableau d’affectation, puis sélectionnez le lien associé.

2. Dans le champ Filtre document, choisissez le type des documents que vous souhaitez afficher.

3. Pour obtenir la liste des documents contenant des tâches service auxquelles une ressource ou un groupe ressources est affecté, renseignez les champs Filtre ressource et Resource Group Filter, puis sélectionnez Entrée.

4. Pour obtenir la liste des documents contenant une certaine date de réponse ou des dates de réponse comprises dans une période, renseignez le champ Filtre date réponse puis sélectionnez Entrée.

5. Pour obtenir la liste des documents avec un état d’affectation ou statut document spécifié, renseignez le champ Filtre affectation/Filtre statut puis sélectionnez Entrée.

6. Pour obtenir la liste des documents appartenant à un certain contrat, client ou zone, renseignez le champ Filtre contrat/Filtre client/Filtre zone puis sélectionnez Entrée.

7. Cliquez sur une ligne qui correspond à une commande service ou le devis service, puis sélectionnez l’action Afficher document.

   La page Commande service ou Devis service s’ouvre et vous pouvez utiliser le document. Pour revenir à la page Tableau d’affectation, choisissez OK.

Pour affecter une ressource à l’aide de la disponibilité ressource ou groupe ressources

1. Sélectionnez l’icône entrez Tableau d’affectation, puis sélectionnez le lien associé.

2. Choisissez la commande service, puis sélectionnez l’action Affectations ressources.

3. Choisissez l’écriture comportant la tâche service à laquelle vous souhaitez affecter une ressource.

4. Choisissez Disponibilité ressource ou l’action Disponibilité groupe ressources.

5. Sur la page Disponibilité ressource serv., choisissez Afficher matrice.

6. Choisissez une ressource à affecter. Votre sélection peut varier en fonction de la qualification de la ressource pour la tâche, si elle se trouve dans la zone client et/ou si elle a été choisie par le client.

7. Spécifiez une date à laquelle la ressource dispose de suffisamment d’heures disponibles pour la tâche, cette date doit être proche de la date de réponse de la commande service.

8. Dans le champ Qté à affecter, saisissez le nombre d’heures pendant lesquelles vous souhaitez affecter la ressource à la tâche service.

9. Sélectionnez l’action Affecter pour affecter la ressource sélectionnée à la date sélectionnée.

   Le champ Statut est automatiquement paramétré sur Actif.

Répétez ces étapes pour chaque date à laquelle vous souhaitez affecter la ressource à la tâche service.

Notes

Pour un article de service d’une commande service, il ne peut y avoir que des écritures affectation actives avec une seule ressource ou un seul groupe ressources à la fois.

Pour affecter une ressource à l’aide d’une commande service

Après avoir créé et renseigné une commande service ou un devis service, vous pouvez affecter des ressources, par exemple, des techniciens, pour exécuter des tâches service enregistrées sous forme de lignes article de service dans le document.

1. Sélectionnez l’icône entrez Commandes service, puis choisissez le lien associé.
2. Cliquez sur la commande service, puis choisissez Modifier.
3. Choisissez la ligne article de service correspondant à la tâche service à laquelle vous souhaitez affecter une ressource.
4. Choisissez Affectations ressources.
5. Sur la page Affectations ressources, choisissez une écriture affectation non active avec la tâche service à laquelle vous souhaitez affecter la ressource. Si l’écriture affectation non active n’existe pas, vous pouvez en créer une en choisissant Nouveau.
6. Spécifiez la tâche service en renseignant le champ N° article de service de la ligne.
7. Dans le champ N° de ressource, choisissez la ressource. Si la ressource appartient à un groupe ressources, le numéro du groupe ressources est inséré automatiquement dans le champ N° groupe ressources. .
8. Renseignez les champs Date affectation et Heures affectées. La statut du champ est Actif. Cela signifie que la ressource est affectée à la tâche service.
9. Éventuellement, pour affecter la ressource à tous les articles, choisissez Affecter à tous les articles de service.

Notes

Pour un article de service d’une commande service, il ne peut y avoir que des écritures affectation actives avec une seule ressource ou un seul groupe ressources à la fois.

Pour réaffecter des ressources à une commande service

Vous pouvez réaffecter des ressources directement à partir d’une commande service ou devis service en cours d’utilisation. L’écriture d’origine existe toujours mais son statut est mis à jour comme suit :

• Si la maintenance a débuté pendant que l’affectation était Active (c’est-à-dire, si l’état réparation de l’article de service de l’écriture est passé à En cours), l’état affectation passe de réallocation nécessaire à Terminée.
• Si la maintenance n’a pas débuté pendant que l’affectation était Active,l’état affectation passe de Réallocation nécessaire à Annulée.
• Si vous réaffectez une commande service issue d’un devis, le statut des écritures affectation enregistrées pour le devis passe toujours à Terminé lorsque vous réaffectez les articles de service de la commande service.

1. Sélectionnez l’icône entrez Commandes service, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez la commande service.
3. Sélectionnez la ligne article de service correspondant à la tâche service à laquelle vous souhaitez affecter une ressource, puis sélectionnez l’action Affectations ressources.
4. Sur la page Affectations ressources, sélectionnez une écriture affectation avec la tâche service à laquelle vous souhaitez réaffecter la ressource. Sélectionnez la ressource concernée dans le champ N° de ressource. Ce numéro remplace le numéro ressource qui figurait dans le champ.
5. Sélectionnez Entrée. La boîte de dialogue qui s’ouvre vous demande de confirmer la réaffectation de cette écriture. Renseignez le champ Code motif si nécessaire et cliquez sur le bouton Oui pour confirmer la réaffectation.
6. Renseignez les champs Date affectation et Heures affectées. L’écriture contient maintenant la nouvelle ressource et son statut est Actif.

Pour réaffecter une ressource à l’aide du tableau d’affectation

Si la ressource affectée à une tâche service ne peut pas accomplir le travail, vous devez la réaffecter. Généralement, vous réaffectez des ressources aux tâches service à l’aide du tableau d’affectation.

1. Sélectionnez l’icône entrez Tableau d’affectation, puis sélectionnez le lien associé.

2. Dans le champ Filtre affectation, sélectionnez Réaffectation nécessaire. La page Tableau d’affectation affiche maintenant uniquement les commandes service comprenant des tâches service qui doivent être réaffectées.

3. Sélectionnez la commande service appropriée, puis sélectionnez l’action Affectations ressources. La page Affectations ressources s’ouvre.

4. Sélectionnez l’écriture affectation comprenant la tâche service à laquelle vous souhaitez réaffecter une ressource.

5. Sélectionnez la ressource concernée dans le champ N° de ressource. Ce numéro remplace le numéro ressource qui figurait dans le champ.

6. Sélectionnez Entrée. La boîte de dialogue Motifs des écritures de réaffection s’ouvre, et vous êtes invité à réaffecter ou non cette écriture. Renseignez le champ Code motif si nécessaire et cliquez sur le bouton Oui pour confirmer la réaffectation.

7. Renseignez les champs Date affectation et Heures affectées. L’écriture contient maintenant la nouvelle ressource et son statut est Actif.

   Notes

   L’ancienne écriture existe toujours mais son statut à jour est mis à jour comme suit :

   • Si la maintenance a débuté pendant que l’affectation était Active (c’est-à-dire, si l’état réparation de l’article de service de l’écriture est passé à En cours), l’état affectation passe de réallocation nécessaire à Terminée.
   • Si la maintenance n’a pas débuté pendant que l’affectation était Active,l’état affectation passe de Réallocation nécessaire à Annulée.
   • Si vous réaffectez une commande service issue d’un devis, le statut des écritures affectation enregistrées pour le devis passe toujours à Terminé lorsque vous réaffectez les articles de service de la commande service.

Pour enregistrer les heures ressource

Lorsque vous utilisez des articles de service de commandes service, vous devez enregistrer les heures ressource utilisées pour le service. La procédure suivante vous explique comment enregistrer les heures ressource sur la page Feuille activité article de service.

Vous pouvez utiliser la même procédure pour enregistrer les heures sur la page Lignes service que vous pouvez ouvrir sur la page Commande de service. Ouvrez la fiche service appropriée, puis cliquez sur l’action Lignes service.

Si la même ressource travaille sur tous les articles de service de la commande service, vous pouvez enregistrer le nombre total d’heures ressource pour un seul article de service, puis vous pouvez répartir les lignes ressource pour affecter les heures ressource aux autres articles de service.

1. Sélectionnez l’icône entrez Tâches service, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez la ligne comprenant l’article de service approprié, puis choisissez l’action Feuille activité article.
3. Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

Pour affecter une ressource à tous les articles de service d’une commande

Si la même ressource, par exemple, un technicien, travaille sur tous les articles de service de la commande service, vous pouvez enregistrer le nombre total d’heures ressource pour un seul article de service et répartir la ligne ressource pour diviser les heures ressource sur les lignes ressource des autres articles de service.

La procédure suivante explique comment répartir des lignes ressource sur la page Lignes facture service.

1. Sélectionnez l’icône entrez Commandes service, puis choisissez le lien associé.

2. Ouvrez la commande service.

3. Dans le raccourci Lignes, sélectionnez l’action Lignes de service. La page Lignes de service s’ouvre.

4. sélectionnez la ligne ressource à répartir. La valeur du champ Quantité est répartie entre tous les articles de service de la commande.

5. Sélectionnez l’action Répartir ligne ressource. Choisissez Oui pour confirmer.

   Des lignes ressource pour les autres articles de service de la commande sont créées avec le même numéro ressource que la ligne répartie. La quantité représente la quantité de la ligne répartie divisée par le nombre d’articles de service de la commande.

Pour annuler des affectations :

Vous pouvez annuler des affectations de ressources pour des tâches service sans réaffecter les tâches.

1. Sélectionnez l’icône entrez Tableau d’affectation, puis sélectionnez le lien associé.

2. Choisissez la commande service, puis sélectionnez l’action Affectations ressources.

3. Choisissez l’écriture affectation contenant la tâche service pour laquelle vous souhaitez annuler l’affectation.

4. Sélectionnez l’action Annuler affectation.

5. Dans le champ Code motif, sélectionner le code motif adéquat.

6. Cliquez sur Oui pour confirmer l’annulation.

   Notes

   L’option Réaffectation nécessaire dans le champ Statut est automatiquement sélectionnée. Si le statut réparation de l’article de service de l’écriture est Initial, le programme le transforme en Expertisé (aucun service n’a été commencé). Si l’état réparation est En cours, il est modifié en Service en partie réalisécàd que la maintenance a été partiellement effectuée.

Voir aussi

Configurer l’affectation des ressources
Statut affectation et statut réparation

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