Facturation récurrente

Vous facturez les contrats à partir de la page Facturation récurrente. Vous créez d’abord une proposition de facturation, sur la base de laquelle les documents de validation tels que les factures et les avoirs, sont créés dans une deuxième étape. Pour en savoir plus sur les documents de validation, consultez Documents de validation. La facturation ou la création de la proposition de facturation est basée sur les lignes contrat, en tenant compte de la date dans le champ Date de la prochaine facturation. Pour en savoir plus, consultez Gestion des contrats, des objets de service et des engagements de services.

Utiliser des propositions de facturation

La page Facturation récurrente est structurée comme suit :

• Zone de filtre
  • Un Modèle de facturation peut être sélectionné ici.
  • La Date de facturation est prédéfinie par le modèle de facturation, mais peut être modifiée. Utilisez-la pour suggérer les lignes contrat appropriées pour la facturation en fonction du champ Date de la prochaine facturation (à partir de la ligne contrat).
  • Par le biais du champ Rythme de facturation, chaque ligne contrat incorpore les informations relatives à la date de facturation par défaut. Par le biais du champ Date de facturation jusqu’au, cela peut être spécifié (différemment) pour toutes les lignes à créer. Cela peut entraîner un raccourcissement ou une extension de la période de facturation. Le champ est également prédéfini via le modèle de facturation et peut également être modifié. Cela peut être obtenu au moyen d’une limitation, par exemple, les articles de contrat ajoutés au cours d’un exercice ne sont facturés que jusqu’à la fin de l’année ou de l’exercice afin d’obtenir à nouveau un rythme de facturation uniforme pour la période de facturation suivante.
• Actions
  • Créer une proposition de facturation : l’action parcourt toutes les lignes contrat et suggère les engagements de service à facturer en fonction de la Date de la prochaine facturation et de la Date de facturation jusqu’au. En modifiant le modèle de facturation et en le rappelant, des lignes supplémentaires peuvent être ajoutées à la proposition de facturation. Si la Date de la prochaine facturation est postérieure à la date de facturation, cette ligne sera ignorée. Si la Date de la prochaine facturation est antérieure à la date de facturation, la période correspondante (en tenant compte du rythme de facturation) doit être facturée.
  • Créer des documents : l’action crée des factures de contrat ou des avoirs pour les lignes affichées pour lesquelles aucun document n’existe encore.
  • Effacer la proposition de facturation : en appelant cette action, la proposition de facturation peut être supprimée. Une requête s’affiche ensuite pour demander si toute la proposition de facturation ou uniquement les lignes ajoutées par le modèle de facturation actuellement sélectionné doivent être supprimées.
  • Supprimer les documents : l’action supprime toutes les factures de contrat ou avoirs générés pour les lignes affichées.
  • Modifier date de facturation jusqu’au : par le biais de cette action, la date dans le champ Facturation jusqu’au peut être ajustée individuellement. Dans le même temps, le Montant du service sera recalculé. L’action est exécutée pour toutes les lignes sélectionnées.
  • Supprimer ligne facturation : cette action est utilisée pour supprimer toutes les lignes sélectionnées.
  • Actualiser : cette action met à jour les lignes, par exemple si des avertissements y sont affichés. Si la raison de l’avertissement n’est plus spécifiée, l’avertissement est retiré.
  • Naviguer
  • Client/Fournisseur : l’action ouvre la fiche client ou fournisseur de la ligne en cours.
  • Contrat : l’action ouvre la fiche contrat de la ligne en cours.
  • Objet de service : l’action ouvre l’objet de service de la ligne en cours.
  • Axes analytiques ligne contrat : utilisez cette action pour afficher les axes analytiques stockés sur la ligne contrat associée.
• Lignes de proposition de facturation
  • Les lignes de proposition de facturation affichent les détails des lignes à facturer.
  • Outre le sous-traitant et le contrat, des informations sur l’objet du service et les engagements de service à facturer sont également affichées.
  • Lorsque Créer une proposition de facturation est appelé, une ou plusieurs lignes sont créées pour chaque engagement de service en fonction de la Date de la prochaine facturation et de la Date de facturation jusqu’au. Plusieurs lignes sont toujours créées si le Rythme de facturation de la ligne contrat entre plusieurs fois dans la période comprise entre la Date de la prochaine facturation et la Date de facturation jusqu’au. Chaque ligne affiche des informations concernant la période de facturation (champs Facturation à partir du et Facturation jusqu’au) et les prix (champs Montant du service, Prix, Quantité et Remise). En utilisant cette méthode, aucune ligne contrat à facturer ne peut être omise (à condition que les critères de filtre du modèle de facturation soient corrects), car toutes les lignes contrat passées font automatiquement partie du filtre.
  • Il est possible de définir un regroupement pour la proposition de facturation dans le Modèle de facturation (voir la section suivante). Si un regroupement est défini dans la valeur par défaut actuellement sélectionnée, les lignes de proposition de facturation peuvent être développées et réduites en fonction de ce critère. Cela est effectué en utilisant la double flèche en regard du titre Nom du partenaire. De plus, les blocs individuels peuvent également être développés et réduits. Cela est effectué en utilisant la flèche unique en regard du champ Nom du partenaire dans la ligne.
  • Si un document de validation (facture ou avoir) a déjà été créé, il est affiché via Type de document et N° document. Un clic sur le N° document ouvre le document de validation.

Astuce

En modifiant le modèle de facturation et en rouvrant la page Créer une proposition de facturation, vous pouvez étendre la proposition de facturation pièce par pièce. De cette manière, vous pouvez par exemple créer des factures collectives pour plusieurs contrats, même si les contrats sont disponibles via des propositions de facturation différentes.

Modèles de facturation

En choisissant l’icône AssistEdit dans le champ Modèle de facturation, tous les modèles de facturation disponibles s’affichent. Chaque modèle de facturation nécessite un code et une description uniques ainsi que des critères de filtrage et des valeurs par défaut du calcul de date. Les valeurs par défaut du calcul de date sont spécifiées sous la forme de formules de date. Les valeurs de date réelles sont ensuite calculées en fonction de la date de travail lorsqu’un modèle de facturation est sélectionné/appliqué. Cela permet d’utiliser les valeurs par défaut encore et encore.

Utilisez le champ Partenaire pour spécifier si cette valeur par défaut est utilisée pour facturer les engagements de service client (valeur Client) ou fournisseur (valeur Fournisseur).

Pour utiliser un modèle de facturation, vous devez saisir des critères de filtre. Les critères déterminent les engagements de service à facturer. Pour définir les filtres, utilisez l’action Modifier le filtre. Une page s’ouvre dans laquelle vous pouvez spécifier des critères de filtre. En plus des critères prédéfinis, vous pouvez ajouter des critères tels que le type de contrat, l’utilisateur responsable ou le vendeur. Quand vous choisissez OK sur la page de filtre, les critères sont enregistrés dans le modèle de facturation. Ceci est reconnaissable au fait que dans le champ Filtre contrat, un crochet est défini.

Dans le champ Formule date de facturation, une formule de date est saisie, qui est interprétée lorsque le modèle de facturation est utilisé dans le champ Date de facturation. Ce champ est ensuite utilisé pour filtrer les engagements de service à facturer (en fonction de la Date de la prochaine facturation) lors de la création des lignes de proposition. Si aucune formule de date n’est spécifiée, la Facturation récurrente utilisera la date de travail.

Le champ Formule date de facturation jusqu’au peut être utilisé en option pour saisir une formule de date qui, si elle est présente, est interprétée lorsque le modèle de facturation est utilisé dans le champ Date de facturation jusqu’au. Ce champ peut ensuite être utilisé pour définir la date de fin de la facturation dans les engagements de service à facturer. Si aucune formule de date n’est spécifiée, le champ dans Facturation récurrente restera également vide et les lignes seront proposées en fonction des informations contenues dans la ligne contrat.

Le champ Mes suggestions uniquement peut être utilisé pour filtrer la proposition de facturation sur les lignes créées par l’utilisateur.

Le champ Regrouper par contrôle si les lignes de la proposition de facturation sont affichées en groupes. En plus de l’option sans regroupement, les sélections Contrat et Partenaire du contrat sont disponibles. Si Contrat est sélectionné, toutes les lignes de facturation d’un contrat seront affichées groupées. Le niveau de regroupement est affiché en gras. De plus, les champs Facturation à partir du et Facturation jusqu’au affichent la période totale (regroupée) et le champ Montant du service affiche le total des montants de service associés.

Remarque

Chaque ligne contrat ne peut être incluse dans une proposition de facturation qu’une seule fois par période de facturation. Si une ligne de facturation pour une période a déjà été créée par un autre utilisateur et que la proposition de facturation actuelle utilise une valeur par défaut dans laquelle l’indicateur Mes suggestions uniquement est défini, l’utilisateur actuel ne peut pas créer à nouveau cette ligne pour lui-même.

Créer des documents de validation

Une fois la proposition de facturation créée, vous pouvez utiliser l’action Créer des documents pour créer les factures ou les avoirs pour les lignes affichées pour lesquelles aucun document n’existe encore. La page du même nom s’ouvre, où les spécifications des documents à créer peuvent être définies. Par exemple, la Date du document et la Date de validation peuvent être spécifiées. Les documents créés peuvent aussi éventuellement être validés directement (Valider les documents). En outre, Documents par peut être utilisé pour spécifier si les documents de validation doivent être créés par contrat, par partenaire de contrat ou par destinataire de facture.

• Contrat : une facture distincte est créée pour chaque contrat. De ce fait, toutes les valeurs par défaut du contrat respectif sont substituées.
• Partenaire du contrat : les factures sont créées pour chaque partenaire du contrat. Les conditions de paiement, les modes de paiement, etc. sont déterminés par le client. Les factures ne sont créées séparément pour les contrats que si la devise ou les Détails des factures de contrat diffèrent.
• Destinataire de la facture : les factures sont créées pour chaque Destinataire de la facture. Les conditions de paiement, le mode de paiement, etc., sont déterminés par le client. Les factures ne sont créées séparément pour les contrats que si la devise ou les Détails des factures de contrat diffèrent.

Pour en savoir plus sur les documents de validation créés, consultez Documents de validation.

Astuce

Les lignes contrat à facturer à l’avance et en arriérés peuvent être proposées à la facturation via différents modèles de facturation, si nécessaire. Cela est possible grâce à l’interaction de la Date de la prochaine facturation et de la Date de facturation, à condition qu’aucune date pour Facturation jusqu’au ne soit utilisée. Alternativement ou en complément, les contrats à facturer différemment peuvent également être distingués les uns des autres à l’aide de différents types de contrats. Pour en savoir plus, consultez Types de contrats. Le type de contrat peut être utilisé comme filtre dans les modèles de facturation.

Nécessité de la mise à jour

La Facturation récurrente dispose d’un mécanisme à plusieurs niveaux pour éviter les incohérences de données. Si des modifications de quelque nature que ce soit sont apportées à un engagement de service ou à une ligne de contrat alors que des lignes sont déjà créées dans la proposition de facturation, ces lignes seront mises en évidence deux fois dans la proposition de facturation. D’une part, les lignes sont affichées en rouge et en gras et, d’autre part, elles reçoivent un indicateur dans le champ Mise à jour nécessaire, qui indique qu’une mise à jour des lignes est nécessaire. Lors de la mise à jour, les valeurs modifiées sont extraites des engagements de service ou des lignes de contrat. La mise à jour peut être effectuée en exécutant l’une des actions Créer une proposition de facturation ou Actualiser. Tant que la mise à jour n’a pas été effectuée, aucun document de validation (facture/avoir) ne peut être créé.

Si un document non validé existe déjà, aucune modification ne peut être apportée aux engagements de service ou aux lignes de contrat. Un message d’erreur correspondant apparaîtra.

Seules les modifications qui ne sont pas pertinentes pour la facturation peuvent être effectuées dans le document de validation lui-même. Par exemple, des modifications peuvent être apportées à la description des lignes ou de nouvelles lignes peuvent être ajoutées. Pour toutes les autres modifications, le document de validation doit d’abord être supprimé, les modifications apportées à la ligne contrat (ou aux engagements de service), puis les lignes de facturation mises à jour et le document recréé.

De plus, il n’est pas possible de créer plusieurs documents de validation pour la même ligne de facturation.

Remarque

Dès qu’une proposition de facturation est créée pour une ligne contrat, le champ Date de la prochaine facturation est mis à jour pour afficher le statut actuel. Si la ligne de facturation est supprimée (ou la période de facturation est modifiée), le champ est automatiquement réinitialisé (ou défini en fonction de la période de facturation modifiée).

Un avoir à une facture de contrat réinitialisera également le champ Date de la prochaine facturation. Afin d’assurer la cohérence de la ligne de contrat et des engagements de service, lorsque vous créditez plusieurs factures de contrat, les crédits doivent être chronologiques.

Informations connexes

Gestion des contrats, des objets de service et des engagements de services