Contrats client

Les contrats client représentent des obligations envers les clients. La structure des contrats est similaire à celle des commandes vente. Sur la page Contrat client, les champs du raccourci Général contiennent des informations sur le sous-traitant, par exemple leur personne à contacter. Les lignes contiennent des informations sur la facturation des composants du contrat.

Dans le raccourci Expédition et facturation, vous pouvez spécifier les destinataires de l’expédition et de la facturation pour le sous-traitant.

• Autre adresse d’expédition ou Adresse personnalisée pour l’adresse du Destinataire. Dans le contexte d’un contrat, un autre terme pour destinataire de l’expédition pourrait être destinataire du service. Par exemple, vous pouvez utiliser ce concept dans un modèle de partenaire pour enregistrer le client final du partenaire. Par conséquent, les informations d’expédition servent également d’indicateur visuel lors de l’affectation de nouveaux éléments de contrat. Pour en savoir plus, consultez Affecter des engagements de service à un contrat client.
• Adresse personnalisée ou Autre client pour l’adresse de Facturation. Comme pour les commandes vente, un destinataire de facture différent peut être saisi ici. Ceci est pris en compte lors de la création des factures de contrat.

Remarque

Les contrats sont disponibles dans le récapitulatif Historique des ventes - donneur d’ordre sur les pages Fiche client, Fiche fournisseur et Fiche contact. Choisissez la pile correspondante pour ouvrir un aperçu.

Vue d’ensemble du processus de création d’un contrat client

Voici les étapes générales pour créer un contrat pour un client.

1. Entrez les paramètres de base.
2. Affectez des engagements de service.
3. Créez une facture par contrat.

Créer un nouveau contrat client

Sur la page Clients, utilisez l’action Contrat pour créer rapidement un nouveau contrat client. Les données de contact du client sont transférées vers le nouveau contrat.

Pour créer un contrat, procédez comme suit :

1. Choisissez l’icône , saisissez Clients, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez le client, puis choisissez l’actionContrat.
3. Renseignez éventuellement les champs Type de contrat et Description. Pour en savoir plus sur les types de contrats, accédez à Types de contrats.
4. Dans le champ ID utilisateur affecté, choisissez l’employé responsable du contrat.
5. Si nécessaire, modifiez les valeurs dans les champs Code devise, Code conditions de paiement et Code mode de paiement dans les Détails de la facture. Les valeurs ont été copiées à partir du client à l’étape 1.
6. Sélectionnez si une Vue d’ensemble des détails doit être générée pour les factures.
7. Dans le raccourci Expédition et facturation, vérifiez les valeurs dans les champs Expédition et Facturation.
8. L’étape suivante consiste à affecter des engagements de service. Pour en savoir plus, consultez Affecter des engagements de service à un contrat client.

Astuce

Vous pouvez utiliser les champs Type de contrat et ID utilisateur affecté comme filtres dans la facturation de l’abonnement pour facturer les contrats séparément en fonction du type et de l’employé.

Il existe deux façons d’ajouter des engagements de service à un contrat. Vous pouvez affecter des engagements de service à partir des commandes lancées en utilisant l’action Obtenir engagements de service dans le contrat client, ou vous pouvez également étendre le contrat, si nécessaire. Pour en savoir plus, consultez Étendre le contrat.

Affecter des engagements de service à un contrat client

Pour facturer des engagements de service, vous devez les affecter à un contrat. Sur la page Contrat client, utilisez l’action Obtenir engagements de service pour affecter des engagements de service. La page Engagements de services sans contrat client affiche les engagements de service pour le client que vous facturez via un contrat, mais qui ne sont pas encore affectés à un contrat. Les engagements de service qui s’affichent sont basés sur le client sur l’objet de service. Pour en savoir plus, consultez Objets de service. Lorsque vous les ouvrez dans un contrat, le champ N° contrat est prédéfini dans Affecter au contrat n° sur l’engagement de service.

Si le Nom du destinataire est le même dans l’objet de service et le contrat, la valeur du champ s’affiche en gras.

Astuce

Vous pouvez également ouvrir la page Engagements de services sans contrats client en utilisant la partie Engagements de service sans contrats dans tableau de bord Abonnement et facturation récurrente ou en utilisant la fenêtre de recherche. Dans ce cas, les engagements de service ne sont pas filtrés et le numéro de contrat n’est pas prédéfini.

Outre Abonnement et facturation récurrente, la partie est également disponible dans les tableaux de bord Hub Entreprise, Gestionnaire d′activité, Gestionnaire de service, Préparateur de commandes vente, Chef de projet et Responsable vente et relations.

Lorsque les engagements de service d’un contrat sont transférés, des lignes contrat sont créées avec le contenu des engagements de service. Les modifications des lignes contrat sont transférées aux engagements de service. Le champ Quantité affiche la quantité de l’objet de service associé.

Remarque

Si aucun autre destinataire n’est indiqué dans le contrat lorsque le premier service est affecté à un contrat client, le contrat utilise le destinataire affecté à l’objet de service. Cette affectation facilite la création d’un contrat lorsque vous mappez un modèle de partenaire.

Les engagements de service sont généralement créés automatiquement lorsque vous validez l’expédition dans la commande vente. La condition est une configuration correspondante dans le package d’engagement d’article ou de service.

Astuce

La modification des lignes contrat au lieu des engagements de service dans les objets de service individuels facilite le travail. Étant donné que le contenu des engagements de service facturés ensemble est généralement similaire, les intégrer au même contrat peut faciliter leur accès et leur modification à partir du contrat.

Attention

Vous ne pouvez entrer manuellement que des lignes de texte sur les lignes contrat. Les lignes de texte sont utilisées comme notes internes pour la personne qui traite le contrat. La base de facturation est toujours un engagement de service.

L’étape suivante consiste à créer des factures pour le contrat.

Créer une facture par contrat

Dans la facturation de l’abonnement, vous créez généralement des factures de contrat à partir de la page Facturation récurrente. Pour en savoir plus, consultez Facturation récurrente. La facturation récurrente est conçue pour générer des propositions de facturation par lots. De plus, plusieurs options sont disponibles pour créer des documents de validation, tels que des factures collectives. Pour en savoir plus, consultez Documents de validation.

Cependant, il peut également être utile de créer une facture de contrat pour un contrat sur lequel vous travaillez, sans créer au préalable une proposition de facturation. Dans ce cas, vous pouvez utiliser l’action Créer facture contrat sur les pages Contrats client et Contrat client. Vous pouvez spécifier la date clé de facturation dans le champ Date de facturation et, éventuellement, la date limite de facturation dans le champ Facturation jusqu’au. En outre, vous pouvez spécifier la Date du document et la Date de validation pour les documents de validation à créer. Si vous activez le bouton bascule Ouvrir le document, le document créé s’ouvre. Vous pouvez éventuellement activer le bouton bascule Valider le document pour valider directement le document créé. À l’exception de Facturation jusqu’au, tous les champs sont prédéfinis avec la date de travail spécifiée sur la page Mes paramètres.

Remarque

La création d’une facture de contrat telle que décrite ici n’est utile que dans des cas individuels.

Détails des factures de contrat

Sur la page Contrat client, dans le raccourci Détails de la facture, le champ Vue d’ensemble des détails contrôle si les factures contiennent automatiquement les détails de facturation. Vous pouvez spécifier si les détails doivent inclure les prix. Ce champ sert également de critère lorsque vous créez des factures collectives, et doit avoir la même valeur pour que tous les contrats à combiner.

Les champs Nom du sous-traitant dans la facture collective et Nom du destinataire dans la facture collective déterminent si et quels noms de clients doivent être transférés vers les factures collectives. Lorsque vous créez un nouveau contrat client, le champ Nom d’origine de la facture vente collective est renseigné avec les détails de la facture. Pour en savoir plus, accédez à Détails de la facture. Cependant, vous pouvez également le définir par contrat.

Étendre le contrat

Si vous souhaitez étendre un contrat avec un composant supplémentaire, utilisez l’action Étendre le contrat sur la page Contrat client. L’action crée un objet de service et affecte les engagements de service associés à un contrat client et/ou fournisseur.

La page Étendre le contrat comporte trois raccourcis. Dans le raccourci Fournisseur, utilisez le champ N° contrat fournisseur pour sélectionner le contrat fournisseur pour les engagements de service côté fournisseur. Le champ n’est modifiable que si vous activez le bouton bascule Étendre contrat fournisseur. Le raccourci Client est similaire. Dans le raccourci Article, dans le champ N° article, spécifiez l’article correspondant au nouvel élément de contrat. Vous pouvez également remplir les champs Quantité et Date de début de provision. L’icône AssistEdit pour le champ Engagements de service supplémentaires vous permet de spécifier des engangements de service facultatifs pour l’article sélectionné.

La page Étendre le contrat est légèrement différente, selon la façon dont vous l’ouvrez. Les valeurs de la dernière ouverture s’affichent la prochaine fois que vous l’ouvrirez. Lorsque vous l’ouvrez depuis les pages Contrat client ou Contrat fournisseur, les raccourcis Client ou Fournisseur affichent des informations sur le client ou le fournisseur.

Vous pouvez également ouvrir la page à partir du menu. Dans ce cas, les valeurs du dernier appel sont également utilisées comme valeurs par défaut. Cependant, le bouton OK n’est pas disponible pour exécuter l’action. Pour exécuter l’action, utilisez l’action Effectuer l’extension. L’action Effectuer l’extension n’est pas disponible lorsque vous ouvrez la page à partir d’un contrat client ou fournisseur.

Remises facture

Pour en savoir plus sur le mappage des remises forfaitaires pour un contrat entier, consultez Remises facture.

Lignes contrat clôturées

Après avoir spécifié une date de fin du service pour une ligne contrat, soit manuellement, soit à l’aide de la File d’attente des travaux, vous ne pouvez pas facturer la ligne. Les lignes terminées ne s’affichent pas dans la vue par défaut du contrat. Cependant, sur la page Contrat client, les lignes s’affichent sur le raccourci Lignes clôturées. Par exemple, si nécessaire, vous pouvez utiliser ces informations pour les recréer dans un contrat.

À l’exception de la case à cocher Clôturé, vous pouvez modifier les champs sur les lignes clôturées. Si vous décochez la case, la ligne est renvoyée vers le raccourci Lignes et est modifiable. Ensuite, par exemple, vous pouvez ajuster la date de fin du service. Si vous n’effectuez aucune modification, la ligne est renvoyée vers le raccourci Lignes clôturées la prochaine fois que vous utiliserez l’action Mettre à jour dates service. Pour en savoir plus sur la mise à jour des dates et délais d’annulation et sur la résiliation des lignes contrat, consultez Résiliation des composants du contrat.

Fusionner les lignes contrat

Au fil du temps, un client peut acheter des engagements de service similaires ou identiques. Par exemple, s’ils achètent des utilisateurs supplémentaires pour une licence existante. Pour facturer ces engagements de service ensemble, sur la fiche Contrat client, sélectionnez les lignes, puis utilisez le champ Fusionner lignes contrat pour combiner ces engagements de service.

Vous ne pouvez fusionner des lignes contrat que si toutes les lignes répondent aux critères suivants :

• Aucune ligne de proposition de facturation n’existe pour aucun des engagements de service.
• Les dimensions sont identiques.
• Les détails de l’utilisateur final sont identiques.
• Les articles des objets de service sont identiques.
• Les Références client des objets de service sont identiques.
• Les objets de service ne sont pas suivis par numéro de série.
• La Date de la prochaine facturation est identique. Pour en savoir plus, consultez Facturation harmonisée.

Remarque

Vous ne pouvez pas utiliser l’action pour les lignes de texte.

Sur la page Sélectionner la ligne contrat client, sélectionnez la ligne contrat sur laquelle combiner les lignes sélectionnées. Ensuite, un nouvel objet de service est créé en tant que copie de l’objet de service de la ligne contrat sélectionnée, y compris les engagements de service et la quantité totale. Les engagements de service à combiner sont clôturés et le nouveau service est ajouté au contrat. Pour en savoir plus, consultez Lignes contrat clôturées. Dans les objets de service d’origine, le champ Date de fin de provision est défini, si possible.

Facturation harmonisée

Si un client achète plusieurs engagements de services avec un rythme de facturation plus long (par exemple, 12 mois) à des moments différents et facturés via le même contrat, la date de facturation des services est généralement différente. Si le client souhaite aligner la facturation sur une date de facturation, cochez la case Facturation harmonisée contrats client sur la page Types de contrats. Pour en savoir plus, consultez Types de contrats.

Si vous cochez cette case pour le type de contrat du contrat client, vous pouvez modifier les champs Date de base de facturation et Rythme de facturation par défaut dans le raccourci Expédition et facturation. Lorsque le premier engagement de service est ajouté au contrat, les champs sont prédéfinis en fonction de ces données. Cependant, vous pouvez les modifier si nécessaire.

Lorsque vous créez les lignes de proposition de facturation, Business Central vérifie si chaque engagement de service est connecté à un contrat qui utilise la facturation harmonisée. Si oui, les champs de facturation harmonisée sont pris en compte.

Les champs de facturation harmonisée sont mis à jour lorsque vous ajoutez, supprimez et modifiez des engagements de service, le cas échéant.

Astuce

Si vous ajoutez des engagements de service avec un rythme de facturation plus long (par exemple, 12 mois) à un contrat dont la Date de la prochaine facturation est en cours d’année et que ces engagements de service (et tous ceux à venir) ne doivent généralement être facturés qu’en fin de l’année, vous pouvez réinitialiser le champ Date de base de facturation au 1er janvier de l’année.

Cas particulier : suppression de la première proposition de facturation

Cette section décrit un cas particulier qui nécessite votre intervention manuelle.

Un contrat doit être facturé de manière harmonisée (par exemple, par année civile). Par conséquent, la Date de base de facturation dans le contrat est définie sur le 1er janvier de l’année en cours. Des engagements de service sont ajoutés au cours de la première année. Si une proposition de facturation est désormais créée au cours de la première année et pour celle-ci, puis supprimée ultérieurement, la Date de base de facturation utilise la Date de la prochaine facturationla plus ancienne à partir des lignes de contrat (engagements de service). Cela ne peut pas être évité en raison de la mise à jour automatique des engagements de service et ne se produit que lorsque le contrat n’a pas été facturé. Après la première facturation, le problème ne se produit plus. Dans ce cas, vous devez réinitialiser manuellement la Date de base de facturation sur le 1er janvier de l’année en cours.

Informations connexes

Vous pouvez ouvrir les informations associées du contrat. Par exemple, vous pouvez accéder aux factures et avoirs associés. Si les validations dans le contrat sont différées régulièrement, utilisez l’action Reports de contrat pour les afficher.

Pour les lignes, vous pouvez utiliser les actions Lignes facturation et Lignes facturation archivées pour accéder aux informations associées pour la ligne sélectionnée. L’action Lignes facturation archivées ouvre la facture et l’avoir validés.

Informations connexes

Renouvellement de contrat
Reports de contrat