Création des souches de numéros

Pour chaque société que vous configurez, vous devez affecter des codes d’identification uniques aux éléments tels que les comptes généraux, les comptes client et fournisseur, les factures et d’autres documents. La numérotation n’est importante que pour l’identification. Un système de numérotation bien conçu facilite la gestion et l’analyse de la société et permet de réduire les erreurs de saisie des données.

Important

Par défaut, les écarts dans les souche de numéros ne sont pas autorisés car l’historique exact des transactions financières doit être disponible pour audit, conformément à la loi, et doit donc suivre une séquence ininterrompue sans numéros supprimés.

Si vous souhaitez autoriser des écarts dans certaines séries de nombres, consulter l’auditeur ou le responsable de la comptabilité pour vous assurer de respecter les exigences légales en vigueur dans votre pays/région. Pour plus d’informations, voir la section Écarts dans les souches de numéros.

Noter

Il est recommandé d’utiliser les mêmes codes souche de numéros que ceux répertoriés sur la page Liste de souches de numéros de la société de démonstration CRONUS. Des codes tels que P-INV+ ne vont pas vous paraître significatifs au premier abord, mais Business Central dispose d’un certain nombre de paramètres par défaut en fonction de ces codes souche de numéros.

Vous créez un système de numérotation en définissant un ou plusieurs codes pour chaque type de données de base ou de document. Par exemple, vous pouvez définir un code pour la numérotation de clients, un code pour la numérotation des factures vente et un autre code pour la numérotation des documents dans les feuilles comptabilité. Une fois que vous avez configuré un code, vous devez configurer au moins une ligne de souche de numéros. Celle-ci contient des informations telles que les premier et dernier numéros de la souche et la date de début. Vous pouvez définir plusieurs lignes souche de numéros par code souche de numéros, avec une date de début différente pour chaque ligne. Les souches de numéros sont consécutives, chaque souche commençant à la date de début respective.

Remarque

La longueur maximale d’un nombre dans une souche de numéros est de 20 caractères. Il y a des situations où Business Central ajoutera un numéro avec un ID généré par le système. Par exemple, lorsque des documents tels que des factures sont utilisés pour appliquer des transactions, telles que des paiements, Business Central génère des identificateurs pour les transactions appliquées. L’identificateur est composé d’un numéro d’une souche de numéros et d’un identificateur à six caractères attribué par le système, tel que -12345. Si vous prévoyez de traiter plus de 9 999 documents dans des journaux bancaires ou GIRO, ou dans des journaux de reçus de caisse, configurez des souches de numéros pour ces types de documents pour inclure moins de 14 caractères.

Vous devez généralement définir votre souche de numéros pour insérer automatiquement le numéro suivant sur des fiches ou des documents que vous créez. Toutefois, vous pouvez également configurer une souche de numéros pour permettre la saisie manuelle d’un numéro. Pour saisir manuellement des numéros, activez le bouton bascule N° manuels.

Si vous voulez utiliser plusieurs codes souche de numéros pour un type de données de base (par exemple, si vous voulez utiliser différentes souches de numéros pour diverses catégories d'articles), vous pouvez utiliser des liens de souches de numéros.

Obtenir l’assistance de Copilot

La fonctionnalité de suggestion de souches de numéros avec Copilot peut aider les administrateurs à créer et à maintenir des souches de numéros pour toutes les entités et tous les documents dans Business Central en fonction d’une saisie structurée ou d’un langage naturel. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité basée sur l’IA, accédez à Suggérer des souches de numéros avec Copilot.

Écarts dans les souches de numéros

Tous les enregistrements que vous créez dans Business Central ne sont pas des transactions financières qui doivent utiliser une numérotation séquentielle. Par exemple, vous attribuez des souches de numéros aux clients, aux devis et aux activités d’entrepôt, mais ceux-ci ne sont pas soumis à l’audit financier et peuvent être supprimés. Pour ces souches de numéros, vous pouvez cocher la case Autoriser les écarts dans les numéros sur la page Lignes souche de n°. Ce paramètre peut être également modifié après la création de la souche de numéros. Pour plus d’informations, voir Pour créer des souches de numéros.

Comportement du champ N° sur les documents et cartes

Sur les documents de vente, d’achat, de transfert et de service ainsi que sur toutes les cartes, le champ N° peut être rempli automatiquement à partir d’une souche de numéros prédéfinis, ou vous pouvez l’ajouter manuellement. Cependant, dans certaines circonstances, le champ N° est invisible pour vous empêcher de le modifier.

Le champ N° peut être renseigné de trois manières :

1. Si une seule souche de numéros pour le type de document ou de fiche existe, et que le champ N° par défaut est sélectionné et le champ N° manuels n’est pas sélectionné pour cette souche de numéros, alors le champ est renseigné automatiquement avec le numéro suivant dans la souche. Le champ N° ne s’affiche pas sur la carte ou le document.

   Même si vous définissez des modèles avec différentes souches de numéros pour les clients, si la souche de numéros définie sur la page Paramètres ventes est configurée de cette manière, le champ N° ne s’affiche pas sur la fiche client, quel que soit le modèle utilisé. Il en va de même pour les autres types de fiches et de documents.

   Remarque

   Si la souche de numéros ne fonctionne pas, par exemple parce qu’elle a atteint le dernier numéro défini pour sa plage, le champ N° s’affiche pour que vous puissiez saisir manuellement un numéro. Vous pouvez résoudre les problèmes sur le N° Série page.

2. Si vous disposez de plusieurs souches de numéros pour un type de document ou de carte et que la case N° par défaut n’est pas cochée pour la souche de numéros attribuée, le champ N° s’affiche et vous pouvez accéder à la page Souches de numéros et sélectionner la souche de numéros que vous souhaitez utiliser. Le numéro suivant dans la souche sélectionnée est inséré dans le champ N°.

3. Si vous ne disposez pas de souche de numéros pour un type de document ou de carte, ou si le champ N° manuels est sélectionné pour la souche de numéros, le champ N° s’affiche et vous devez saisir un numéro manuellement. Vous pouvez entrer jusqu’à 20 caractères alphanumériques.

Lorsque vous ouvrez un nouveau document ou une nouvelle fiche pour lequel il existe une souche de numéros, la page Paramètres souche de n° s’ouvre afin de pouvoir configurer une souche de numéros pour ce type de document ou fiche.

Remarque

Si vous devez activer la numérotation manuelle, par exemple, sur de nouvelles fiches d’articles créées avec un processus de migration de données qui a masqué le N° par défaut, accédez à la page Paramètres stock et choisissez le champ N° article pour ouvrir et définir la souche de numéros associée sur N° manuels.

Il en va de même si vous utilisez des fonctionnalités de gestion de services. Pour résoudre ce problème, allez sur la page Paramètres gestion des stocks et choisissez le champ N° articles service pour ouvrir et définir la souche de numéros sur N° manuels.

Pour créer des souches de numéros

1. Choisissez l’icône , saisissez Souche de numéros, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez l’action Nouveau.
3. Sur la nouvelle ligne, renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
4. Sélectionnez l’option Lignes.
5. Sur la page Lignes souche de n°, remplissez les champs pour définir l’utilisation réelle et le contenu de la souche de numéros créée à l’étape 2.
6. Répétez l’étape 5 pour autant d’utilisations différentes de la série de chiffres dont vous avez besoin. Le champ Date de début définit quelle ligne de souche de numéros est active.

Astuce

Pour permettre aux utilisateurs de spécifier manuellement des numéros lorsqu’ils enregistrent un nouveau client ou fournisseur, par exemple, choisissez le champ Numéros manuels sur la série de nombres elle-même. Pour empêcher la numérotation manuel, effacez le champ.

Vous pouvez attribuer des souches de numéros aux modèles que vous configurez pour les différents types de clients et de fournisseurs que vos commerciaux et acheteurs ajoutent le plus souvent. Dans ce cas, configurez la souche de numéros appropriée, liez-la via des relations, puis ajoutez la première souche de numéros dans la relation appropriée à la page de configuration appropriée. Ensuite, lorsqu’un utilisateur crée un client, il choisit le modèle approprié et le nouveau client reçoit un numéro attribué à partir de la souche de numéros définie pour ce modèle.

Pour créer des liens entre des souches de numéros

Si vous configurez plusieurs souches de numéros pour un même type d’informations ou de transactions, vous pouvez créer des relations entre les souches. Cette fonction peut vous aider à choisir parmi les codes lorsque vous utilisez un numéro. Lorsque vous configurez une relation entre plusieurs souches de numéros, vous associez toutes les souches liées à une souche de numéros. Ensuite, vous pouvez entrer ce code dans un champ du raccourci Numérotation des pages de configuration, telles que Paramètres ventes.

1. Choisissez l’icône , saisissez Souche de numéros, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez la ligne avec la souche de numéros pour laquelle vous souhaitez créer des relations, puis cliquez sur Relations.
3. Dans le champ Code souche, entrez le code de la souche de numéros à lier à la souche sélectionnée à l’étape 2.
4. Ajoutez une ligne pour chaque code à lier à la souche de numéros sélectionnée.
5. Fermez la page.

Désormais, pour créer un élément nécessitant un numéro, vous pourrez utiliser les liens ainsi créés et choisir parmi les souches de numéros liées.

Pour définir l’emplacement d’utilisation de la souche de numéros

La procédure suivante indique comment configurer des souches de numéros pour la zone Ventes. La procédure est identique pour d’autres secteurs.

1. Choisissez l’icône , saisissez Paramètres ventes, puis choisissez le lien associé.
2. Sur la page Ventes, dans le raccourci Souche de numéros, sélectionnez la souche de numéros souhaitée pour chaque fiche ou document vente.

Le numéro sélectionné remplit maintenant le champ N° sur la carte ou le document selon vos paramètres.

Voir aussi

Configuration de Business Central
Utiliser Business Central

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