Utilisation des présentations Microsoft Excel

Les présentations d’état de Microsoft Excel sont basées sur les classeurs Excel (fichiers .xlsx). Elles vous permettent de créer des états en utilisant des fonctionnalités Excel familières pour résumer, analyser et présenter des données avec des outils comme des formules, des tableaux croisés dynamiques et des graphiques croisés dynamiques, etc.

Cet article explique les informations importantes dont vous avez besoin pour démarrer avec les mises en page Excel.

Pourquoi utiliser des présentations Excel ?

Avantages de l’utilisation des mises en page Excel :

• Vous pouvez créer vos propres dispositions d’états avec Excel, à partir de zéro ou à partir d’une présentation existante.
• Vous pouvez inclure plusieurs feuilles de calcul, éléments interactifs, visualisations, tableaux croisés dynamiques et segments.
• Vous pouvez afficher des données brutes à partir du jeu de données de rapport pour vous aider à comprendre le fonctionnement du rapport et l’emplacement des données dans les visuels.
• Vous pouvez utiliser des fonctionnalités Microsoft Office intégrées pour le post-traitement sur les rapports rendus, notamment :
  • Protéger les feuilles de travail
  • Appliquer des étiquettes de sensibilité
  • Ajouter des commentaires et des notes
  • Faire des prévisions et des analyses
• Vous pouvez utiliser des compléments installés et des intégrations d’applications, telles que des flux Power Automate et OneDrive.

Astuce

Avec OneDrive l’intégration configurée, lorsque vous exécutez un rapport avec une mise en page Excel, le fichier de classeur Excel est copié dans OneDrive puis ouvert dans Excel en ligne. Pour plus d’informations, accédez à Enregistrer des classeurs Excel et des fichiers de rapport dans OneDrive

Démarrer

Il existe deux tâches impliquées dans la configuration d’une disposition Excel pour un rapport :

1. Créer le nouveau fichier de présentation Excel.
2. Ajouter la nouvelle présentation au rapport.

Tâche 1 : Créer le fichier de présentation Excel

Il existe plusieurs façons de créer une disposition Excel pour votre rapport :

• À partir d’un rapport quelconque.
• À partir d’une présentation Excel existante sur un état.
• À partir de Visual Studio Code.

À partir d’un rapport quelconque

Procédez comme suit pour créer une présentation Excel à partir de n’importe quel état, quel que soit le type de présentation actuel. La présentation Excel contient la feuille Données et le tableau requis, et une feuille Métadonnées de l’état.

1. Sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, entrez Mises en page de rapport, puis choisissez le lien correspondant.

   La page Présentations d’état apparaît et répertorie toutes les présentations actuellement disponibles pour tous les rapports.

2. Sur la page Présentations d’état, sélectionnez une présentation pour l’état, puis choisissez l’action Exécuter état.

3. Sur la page de demande d’état, sélectionnez Envoyer à, puis Document Microsoft Excel (données uniquement), puis OK.

   Cette étape télécharge un classeur Excel contenant le jeu de données de l’état.

4. Ouvrez le fichier Excel téléchargé, effectuez vos modifications, et enregistrez le fichier.

À partir d’une disposition de rapport Excel existante

S’il existe déjà une présentation Excel pour un état, utilisez celle existante comme point de départ. Il existe deux approches pour obtenir une copie de la présentation. Vous pouvez exporter la présentation existante à partir de la page Présentations d’état ou télécharger la présentation à partir de la page de demande d’état. Les deux méthodes téléchargent un fichier de présentation Excel qui inclut toutes les feuilles du fichier existant. La différence est qu’à partir de la page de demande, la présentation inclura les données réelles. Les données ne sont pas obligatoires, mais elles aident lors de la conception de la présentation.

Approche 1 : Exporter la présentation à partir de la page Présentations d’état

1. Sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, entrez Mises en page du rapport, puis choisissez le lien associé. La page Mises en page des rapports s’affiche et répertorie toutes les mises en page actuellement disponibles pour tous les rapports.
2. Sélectionnez la mise en page Excel dans la liste, et choisissez l’action Exporter présentation.
3. Ouvrez le fichier Excel, effectuez vos modifications, puis enregistrez le fichier.

Approche 2 : Téléchargez la présentation à partir de la page de demande de l’état

1. Sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, entrez Mises en page du rapport, puis choisissez le lien associé. La page Mises en page des rapports s’affiche et répertorie toutes les mises en page actuellement disponibles pour tous les rapports.
2. Sur la page Présentations d’état, sélectionnez une présentation pour l’état, et choisissez l’action Exécuter état.
3. Sur la page de demande de l’état, sélectionnez Télécharger.
4. Ouvrez le fichier Excel, effectuez vos modifications, puis enregistrez le fichier.

À partir de Visual Studio Code

Utiliser Visual Studio Code est la manière la plus avancée de créer une présentation d’état Excel. Elle nécessite une connaissance du code AL et est destinée aux programmeurs. Avec cette approche, les mises en page Excel, dans ce cas, font partie d’un package d’extension que vous installez. En savoir plus sur la création d'un rapport de mise en page Excel dans l’aide du développeur et des professionnels de l’informatique.

Tâche 2: Ajouter la présentation Excel à l’état

Lorsque vous avez le fichier de présentation Excel, la tâche suivante consiste à l’ajouter en tant que nouvelle présentation pour l’état.

1. Sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, entrez Mise en page des rapports, puis choisissez le lien associé.

   La page Présentations d’état apparaît et répertorie toutes les présentations actuellement disponibles pour tous les rapports.

2. Sélectionnez Nouvelle présentation.

3. Définissez ID état sur État.

4. Dans le champ Nom disposition, saisissez un nom.

5. Dans le champ Options de format, sélectionnez Excel.

6. Sélectionnez OK, et effectuez une des étapes suivantes pour télécharger le fichier pour le rapport :

   • Faites glisser le fichier depuis l’explorateur de fichiers sur votre appareil vers la boîte de dialogue.
   • Sélectionnez le lien cliquez ici pour parcourir, recherchez le fichier, puis sélectionnez Ouvrir.

   Le fichier sélectionné est chargé dans la présentation et la page Présentations d’état s’ouvre.

7. Pour examiner l’état avec la nouvelle présentation, sélectionnez la présentation dans la liste, et sélectionnez Exécuter un état.

Comprendre les présentations Excel

Il y a quelques précautions à prendre lorsque vous commencez à créer ou à modifier des présentations Excel. Chaque présentation Excel doit avoir une feuille Données et une table Données. Ces éléments définissent les données métier de Business Central avec lesquelles vous pouvez travailler. La Feuille Données lie la disposition aux données métier, ce qui constitue la base des calculs et des visualisations que vous présentez dans d’autres feuilles.

Pour le bon fonctionnement d’une disposition, certaines exigences relatives à la structure du classeur Excel doivent être respectées. Le diagramme et le tableau suivants décrivent les éléments d’une présentation Excel et les exigences.

Non.	Élément	Description	Obligatoire
0	Feuille de Données	Doit avoir le nom Données. Ne peut inclure qu’une seule table, et la table doit être nommée Données.
2	Table de Données	Doit avoir le nom Données. Doit avoir au moins une colonne. Ne peut inclure que les colonnes qui se trouvent dans le jeu de données de l’état. Doit commencer dans la première cellule A1 de la feuille de Données.
3	Feuilles de présentation	Utilisées pour présenter des données. Les données proviennent de la feuille de Données.
4	Feuille de Métadonnées de l’état	Inclus automatiquement si la présentation a été créée en exportant un autre état au format Excel. Contient des informations générales sur l’état. Peut être supprimée.

En résumé lors de l’utilisation de la feuille de données :

• Vous pouvez supprimer ou masquer des colonnes.
• Vous pouvez placer les feuilles dans n’importe quel ordre, avec la feuille Données en premier ou en dernier.
• Vous ne devez pas renommer la feuille de données , la table de données ou l’une des colonnes.
• Vous ne devez pas ajouter de colonnes, sauf s’ils existent déjà dans le jeu de données de rapport.

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